纸箱跟单员须知.doc

。跟单员手册一、 跟单员的工作时间1、 同工厂车间的作息时间相同。2、 每月有四天休息，在不影响工作的情况下，可自行轮流调整休息。二、 一个端正、四个熟悉1、 一个端正是指：跟单员必须端正工作态度，不能把个人的“喜怒哀乐“表现在工作当中，要有团队精神，一切以团队为主，团队的成就就是你的成就，团队的快乐就是你的快乐！2、 熟悉公司的产品；3、 熟悉公司的客户；4、 熟悉跟单的工作职责和工作日程；4.1 负责客户资料的管理，建立健全的客户资料库（客户的名称、地址、联系人、联系电话、手机、传真、邮箱、开户帐号等等）；4.2负责客户订单的处理（由接到订单到货到客户手上顺利出货）；4.3负责客户的投诉处理，对客户的投诉做好记录（投诉的问题和解决的过程及方法）4.4负责协调订单前期的设计、制作、调色、打样、校对、签样等工作；4.5负责协调制印版和模版的工作；4.6负责与生产车间沟通、协调各订单的生产执行情况；4.7负责协助财务部门的账单核对及汇回款情况；4.8负责收集客户信息、意见、建议等反馈处理情况和记录工作；4.9负责保管客户提供的各项资料，包括电子文件、样品等；4.10认真完成上级交办的其他工作。5、熟悉工作流程和人际关系 5.1接单：客户订单有两种方式，电话订单和传真。对于老客户的电话订单，必须与客户就尺寸、用料等确认无误后，并明确符合公司要求后方可接单，一般情况下不提倡此类接单。5.2审单：5.2.1确认该订单是否符合公司的接单要求，如是老客户的老品种，可直接下单，老客户的新品种和新客户的订单必须要样板确认后方可下单；5.2.2订单审核的具体要求：a.审核订单信息是否完整，包括规格尺寸、楞型、外（内）径、唛头、用料、价格、交期等，发现不明确或不完整的及时与客户沟通；b.交期审核，是否符合公司接单要求规定，不符合条件的，及时与客人沟通；c.规格、颜色、箱型、制造条件的审核； d.用料、价格审核，符合生产制造条件的方可下单，否则与客户沟通，符合公司要求或上级主管认可后方可下单。5.3核价 5.3.1对于老客户老材质按固定价格进行下单生产；5.3.2对于新客户或老客户新材质必须经客户书面签认单价后方可下单；5.3.3对于老客户老材质客户要求降价的，请示上级主管，信息确认后及时给予客户答复。5.4下单5.4.1生产流程单下单的具体内容和要求a. 客户名称b. 客户订单号c. 客户订购的箱型d. 客户订购的规格（正常为外经长 x 宽 x高，单位为厘米或英寸）e. 客户订购的材质f. 客户订购的数量g. 客户预计交货的时间h. 客户要求的印刷颜色i. 是否有其他特殊制作要求j. 计算出所需订购纸板的规格（坑高 x 坑长 ，以英寸为单位）k. 计算出所需订购的纸板数量l. 总面积，根据成品规格、数量计算出的平方数5.5改单 5.5.1接到客户传真或电话要求改单时，先查询此单是否生产，如生产完毕向客户说明情况，如没有生产，可根据客户要求以书面通知生产的相关部门按新要求生产，当更改内容较多时，应请客户提供文件以做更改凭据；5.5.2对于客户要求暂停作业的，接到通知后立即查询生产情况，未开始生产的立即暂停一切作业，并将发放的作业单全部收回。如在生产过程汇总，立即通知相关未生产部门暂停生产。可分为以下几种情况：A、未排产 B、已经排产未生产 C、已分纸未印刷 D、已入库 E、已送货对于A、B两种情况可接受暂停对于C、D、E三种情况立即通知客户，无法更改的以书面形式通知客户，并协调如何处理，并将相关处理情况上报上级。5.6接受客户咨询或投诉 5.6.1客户咨询：客户来电咨询订单生产情况，应及时回答，对于不能确定的情况，应向有关上级咨询，明确后及时给客户回复。5.6.2对客户电话要求急要的订单，生产部门能够当天完成的，及时联系仓库送货，生产部门来不及生产的，与客户沟通力求客户满意。5.6.3接到客户投诉，应形成书面记录，交内勤主管汇总后，交相关部门处理，形成处理意见后及时反馈给客户。5.7定期统计 5.7.1定期统计库存对于纸箱客户订单量比较大的，每周统计库存情况后反馈给客户，再根据客户要货计划酌情下达任务给生产部门。5.7.2每天上午了解所负责客户产品入库情况和超交期情况，对超交期库存及时反馈给客户，自行与客户沟通交货时间，对客户自提的入库产品及时通知客户提货。5.8定期整理客户资料5.8.1及时将客户电子档案更