公文处理、公文格式.ppt

公文处理实务操作 综合办范帆 一 公文和公文处理工作的相关定义 培训内容 三 公文的各项格式要素 四 收文办理及具体流程 二 科创区的发文流程 公文的定义 公文 全称公务文书 是机关团体 企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务 有一定格式的应用文 根据 党政机关公文处理工作条例 第一章第三条 党政机关公文是党政机关实施领导 履行职能 处理公务的具有特定效力和规范体式的文书 是传达贯彻党和国家方针政策 公布法规和规章 指导 布置和商洽工作 请示和答复问题 报告 通报和交流情况等的重要工具 传达指令 Descriptionofthecontents 指导工作 公文的作用 公务联系 记载凭证 公文的作用 公文处理 是指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 公文处理应当坚持实事求是 精简 高效的原则 做到及时 准确 安全 公文处理的定义 公文处理 公文整理 公文管理 公文归档 公文办理 收文办理 签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 发文办理 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发 公文处理的分类 科创区发文流程 一 区级各部门拟稿 由该部门自行发文二 区级各部门代党工委或管委会拟稿 由区综合办统一发文 一 部门拟稿 部门自行发文 步骤1 由文稿拟办人填写 事由 即文件标题 附件 发送单位 报 抄送 等5栏内容 步骤2 拟办人在 主办单位或拟办人 一栏签署自己的部门名称 本人姓名和拟稿时间 步骤3 若部门有指定的核稿人员 核稿人员在进行文字校对后应在 核稿 一栏签署自己的姓名和核稿日期 若无核稿步骤 该栏可不填写 一 部门拟稿 部门自行发文 步骤4 将发文稿纸及草拟文件内容送部门领导负责人审签 若部门负责人直接在 签发 一栏署名 则 拟稿部门领导意见 一栏可不填写 若部门负责人在 拟稿部门领导意见 一栏签署并要求送分管领导审签 则由分管领导在 签发 一栏进行签发 步骤5 领导签发后 由部门的发文人员进行发文编号 填写 封发日期 及 印数 并在领导签发的署名上方加盖部门公章 以上流程完毕后 部门的发文人员开始制作正式发文的文件 二 各部门代党工委或管委会拟稿 由区综合办统一发文 步骤1 由拟稿部门的文件起草人填写 事由 即文件标题 附件 发送单位 报 抄送 等5栏内容 步骤2 文件起草人在 主办单位或拟办人 一栏签署自己的部门名称 本人姓名和拟稿时间 步骤3 文件起草人将发文稿纸及草拟内容送部门负责人审签 部门负责人在 拟稿部门领导意见 一栏签署姓名及日期 步骤4 部门负责人签署后 文件起草人将发文稿纸及草拟内容交由区综合办专职核稿人员 黄家涛 处进行文稿初核 核稿完毕后由核稿人员在 核稿栏 下方签署姓名和日期 二 各部门代党工委或管委会拟稿 由区综合办统一发文 步骤5 初核完毕后 文件起草人可将发文稿纸及草拟内容送至区综合办 邱明霞 处 由区综合办主任核稿并确定会签及签发领导 步骤6 后续由区综合办将发文稿纸及草拟内容送相关领导会签及签发 步骤7 签发完毕后 将通知文件起草人把草拟文件的电子档传至综合办 范帆 处 由综合办统一进行文件编号并印发正式文件 公文一般格式 主体 版记 眉首 首页红色反线 含 以上部分 红色反线以下至版记之前的部分 秘密等级 保密期限紧急程度 发文机关标识发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件说明 成文日期 印章 附注 附件 抄送机关 印发机关和印发日期 公文的格式要素 1 公文用纸一般采用国际标准A4 210mm 297mm 左侧装订 张贴的公文用纸大小 根据实际需要确定 2 公文页边尺寸 上白边 天头 37mm 下白边 地脚 35mm 左白边 订口 28mm 右白边26mm 具体设置方法 打开WORD文档 在 文件 栏中选择 页面设置 选项 将 页边距 设置为 上3 7cm 下3 5cm 左2 8cm 右2 6cm 公文的纸张要求 公文的纸张要求 3 排版规格 一般要求为每页22行 每行28个字 文字的颜色一般为黑色 4 印制要求 版面干净无底灰 字迹清楚无断划 尺寸标准 版心不斜 误差不超过lmm 公文的各项格式要素 一 发文字号一般位于发文机关标志下空两行的位置 在平行文及下行文中 居中排布 上行文的发文字号居左空一字 与最后一个签发人姓名处在同一行 年份 发文顺序号用阿拉伯数字标注 年份应标全称 用六角括号 括入 发文顺序号不加 第 字 不编虚位 即1不编为01 自每年第一件起按发出顺序编排 在阿拉伯数字后加 号 字 左图为平行文和下行文的发文字号格式 左图为上行文的发文字号格式 公文的各项格式要素 二 签发人 上行文 上行文要标注签发人的姓名 由 签发人 三字加全角冒号和签发人姓名组成 居右空1字 签发人 三字用3号仿宋字体 签发人姓名用3号楷体字 如有多个签发人 签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右 自上而下依次均匀排列 每行可排两个姓名 同时与上一行第一个签发人姓名对齐 单一签发人的签发格式 多个签发人共同签发的签发格式 公文的各项格式要素 三 公文标题一般由发文机关全称或规范化简称 事由和文种组成 用2号小标宋体字 编排于红色分隔线下空两行的位置 分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 长短适宜 标题排列使用梯形或者菱形 该标题为梯形排列 该标题为菱形排列 公文的各项格式要素 四 主送机关公文的主要受理机关 使用机关全称 规范化简称或同类型机关统称 编排于标题下空一行位置 居左顶格 回行时仍顶格 最后一个机关名称后标全角冒号 主送机关字体为3号仿宋字体 主送机关为一行时 主送机关为多行时 公文的各项格式要素 五 正文公文的主体 用来表述公文的内容 用3号仿宋字体 编排于主送机关名称下一行 每个自然段左空2字 回行顶格 文中的各级标题依次用 一 一 1 1 标注 一般一级标题用3号黑体字 二级标题用3号楷体字 三级标题和四级标题用3号仿宋字体 正文段落间行距一般为28 8磅 公文首页必须有正文内容 公文的各项格式要素 六 附件说明公文附件的顺序号和名称 放在正文下空一行 左空2字编排 附件 二字 后标全角冒号和附件名称 若有多个附件 使用阿拉伯数字标注附件顺序号 如 附件 1 XXXXX 附件名称后不加标点符号 附件名称较长需要回行时 应当与上一行附件名称的首字对齐 公文的各项格式要素 七 发文机关署名和成文日期发文机关署名用发文机关全称或规范化简称 成文日期用发文机关负责人签发的日期 联合行文时 署最后签发机关负责人签发的日期 成文日期中的数字用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份标全称 月 日不编虚位 成文日期右空4字编排 公文的各项格式要素 八 加盖公章单一机关行文加盖公章时 在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下的位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 公文的各项格式要素 联合行文时 将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置 并将印章一一对应 端正 居中下压发文机关署名 最后一个印章端正 居中下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交或相切 首排印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 公文的各项格式要素 请示 报告等上行文一律加盖印章 用印页 发文机关署名页 至少应有2行正文 不能采用页首加圆括号标注 此页无正文 字样 当公文排版后所剩空白处不能容下印章 成文日期时 可以采取调整行距 字距的措施解决 公文的各项格式要素 九 附注附注是公文印发传达范围等需说明的事项 最常见的是在上行文 平行文中标注联系人及联系方式等信息 居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行 如表述中重复出现括号时 用中文六角符号套小括号 公文的各项格式要素 十 附件附件需要另起页面进行编排 并在版记之前 与公文正文一起装订 附件 二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行 顺序号后不加冒号 附件标题居中编排在版心第三行 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致 附件格式要求同正文一样 若附件与正文不能一起装订 应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注 附件 二字及附件顺序号 公文的各项格式要素 十一 版记 一 版记中的分隔线与版心等宽 首条分隔线和末条分隔线用粗线 高度0 35mm 中间的分隔线用细线 高度为0 25mm 首条分隔线位于版记中第一个要素之上 末条分隔线与公文最后一页的版心下边缘重合 公文的各项格式要素 二 抄送机关除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的其他机关 用4号仿宋字体 在印发机关和印发日期之上一行 左右各空1字编排 抄送 二字后加全角冒号和抄送机关名称 回行时与冒号后的首字对齐 最后一个抄送机关名称后标句号 如需把主送机关移至版记 除将 抄送 二字改为 主送 外 编排方法同抄送机关 既有主送机关又有抄送机关时 应当将主送机关置于抄送机关之上一行 之间不加分隔线 公文的各项格式要素 三 印发机关和印发日期用4号仿宋字体 编排在末条分隔线之上 印发机关左空1字 印发日期右空1字 用阿拉伯数字将年 月 日标全 年份应标全称 月 日不编虚位 后加 印发 二字 公文的各项格式要素 十二 页码公文的页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各放一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 公文的附件与正文一起装订时 页码应当连续编排 页码分别置于公文左下角或右下角 并在页码左右各放一字线 是为了方便阅读 所谓 一字线 就是符号栏中的 符号 不是短的 符号 左右的 符号和数码之间都有一个半角空格 公文的各项格式要素 设置方法与步骤 第一步 打开 页面设置 对话框 选定 版式 标签 在 页眉和页脚 选 奇偶页不同 可实现单 双页码分置左右 节的起始位置 选 新建页 第二步 插入页码 位置 页面底端 页脚 对齐方式 外侧 格式 不带短横线的阿拉伯数字 第三步 双击页脚进入页脚编辑状态 对准页码位置单击出现编辑框 插入 特殊符号 标点符号中的 一字线 再加半角空格 右边也加空格和 一字线 然后设置成4号宋体 第四部 选中页码 格式 段落 缩进2字符 奇数页右缩进2字符 偶数页左缩进2字符 公文的各项格式要素 十三 装订公文应当左侧装订 不掉页 采用骑马钉 无法用骑马钉时采用平订 订位为两钉外订眼距离版面上下边缘各7cm处 允许误差 4mm 无坏钉 漏钉 重钉 钉脚平伏牢固 骑马订钉距均订在折缝线上 平订钉距与书脊间的距离为3 5mm 公文的各项格式要素 十四 印制 一 未按规定履行审签手续的公文 一律不得印制 二 承印公文要区分先后缓急 一般应在文件签发当日印出 最迟应于次日印刷 装订完成 三 印刷公文必须保证质量 做到墨色均匀 字迹清楚 版面端正 装订整齐 庄重美观 不得漏字掉句 错页少页 印刷质量不符合要求的 应及时重印 收文办理 收文办理 是指对收到的公文的办理过程 应当做到快捷 准确 规范 不出现疏漏和贻误 收文办理的具体流程 一 签收收文时应逐件清点 重要文件需逐页清点 并以签字或盖章的方式给发文方以凭据 若发现问题 如散包 被拆 错送 错投等 要及时向发文机关查询并采取相应的处理措施 签收时要注明签收的具体时间 建议 区级各部门在接收外单位送来的文件时 务必请对方在文件末尾或不明显处标注联系人及联系方式 收文办理的具体流程 二 初审对收到的公文应当进行初审 初审的重点是 1 是否应当由本机关办理 2 是否符合行文规则 3 文种 格式是否符合要求 4 涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商 会签 5 是否符合公文起草的其他要求 经初审不符合规定的公文 应当及时退回来文单位并说明理由 三 登记登记应将公文标题 密级 发文字号 发文机关 成文日期 主送机关 份数 收文日期及办理情况逐项填写清楚 收文登记的具体做法 由各机关根据具体情况自行确定并做到规范化 一般应标注本机关的收文序号 收文办理的具体流程 示范 区综合办目前正在使用的 收文登记簿 收文办理的具体流程 四 拟办收文后 由经办人员按规定提出拟办意见 包括需送领导同志和部门阅知的范围 需提请会议集体审议或领导同志审批的意见 需转请其他部门研办的建议 然后将拟办意见 公文及必要的背景材料分送相关领导签字 左图为区综合办目前正在使用的公文处理笺 步骤一 由综合办收文人员填写 编号 收文时间 来文单位及文号 文件标题 内容提要 这四项内容 步骤二 由综合办收文人员将文件处理笺及公文送综合办负责人处 由综合办负责人签拟办意见 收文办理的具体流程 五 分发经办人员应按照核定的拟办意见 迅速将公文分送有关领导同志或部门阅批或研办 分发公文要严格按照领导批示范围进行 时效性强的要及时分送 密级较高的公文要尽量减少传递环节 缩小范围 分发情况应做好记录 步骤三 1 按照拟办意见若需送分管领导 则按先后顺序送分管领导审签 2 若需管委会主任 党工委书记审签 则按先后顺序送两位领导审签 注意 在 拟办意见 和 分发 的过程中 随时可能需要区级各部门提出相应的处理意见 并填写在 部门意见 一栏内 左图为处理完毕的党工委 管委会综合办公文处理笺 收文办理的具体流程 六 传阅 传批对需送多位领导同志传阅或传批的公文 应按照一定的顺序呈送 传阅件按领导同志排序由前向后 级别最高的领导为第一个阅读者 传递 传批件按领导同志排序由后向前递送 办理公文传阅 传批应掌握好公文去向并做好记录 避免漏传 误传和延误 公文传阅 传批不要横传 以免传阅 传批失控