重庆首地房地产开发有限公司工程资料档案管理制度(试行).doc

.重庆首地房地产开发有限公司工程资料档案管理制度(试行)1、编制目的为建立重庆首地房地产开发有限公司（以下简称“重庆公司”）在建项目工程资料档案管理标准，使工程资料档案管理规范化、制度化，根据国家、地方建设工程文件归档整理规范和标准以及首地集团工程资料档案管理要求，结合重庆公司实际，特制定本制度。2、适用范围本制度适用于重庆公司投资建设的所有开发项目，及工程资料管理人员对工程文件材料的收发、流转、归档、备案、查阅等各环节文控管理，以及对工程电子档案的收集、整理、备份管理。3、管理原则1. 工程文件材料应随工程进度同步收集、整理，并按规定移交；2. 工程各参建单位应确保文件材料的真实、有效、完整和齐全，不得随意对其进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失。4、管理职责4.1重庆公司总经理办公会4.1.1审定重庆公司工程资料档案管理制度。4.2工程部4.2.1负责编制并修订重庆公司工程资料档案管理制度;4.2.2工程部经理：作为工程实施及现场管理的责任人，组织开展工程档案管理工作，协助配合工程资料管理各项工作的顺利进行；4.2.3工程专职资料管理员：作为工程文档管理的执行者，负责工程开发建设全过程资料档案管理工作，包括工程资料档案的建立、收集、发放、整理、归档、移交、保管、保密等；4.2.4工程资料管理人员负责工程参建各方进场后的档案管理交底，并在工程实施过程中监督、检查各施工单位和监理单位对所负责项目工程文件材料的收集、整理归档工作；4.2.5负责督促公司开发设计部、合同预算部定期将相关资料整理移交工程部归档，并建立相应台账；4.2.6负责定期将重要档案整理移交公司综合管理部；4.2.7负责收集、整理并向首地集团移交需归档的重要工程文件（具体文件详见附表1）;4.2.8工程竣工后，在规定时间内组织参建各方进行竣工档案移交及工程实施过程文件材料销毁工作，并按规定向公司档案室办理档案移交工作。4.2.9负责将工程资料档案移交物业公司。4.3开发设计部4.3.1 负责将项目相关报批报建成果文件交由综合部存档并签署交接清单，将报批报建上报文件和成果文件复本及文件清单交由工程部归档，同时将其复本留存。4.3.2 负责将本部门归档资料及项目重要的工程设计资料（详见附表1）建立相应台账，定期整理移交工程部归档。同时将其复本和电子版留存。4.3.3负责按集团设计管理部要求上报相关报批报建成果文件（详见附表1）。4.4合同预算部4.4.1负责将本部门归档资料及项目重要的工程成本、招采资料（详见附表1）建立相应台账，定期整理移交工程部归档。4.4.2负责按集团成本采购部要求上报项目重要的工程成本、招采资料（详见附表1）。5.工程资料档案管理5.1工程资料档案管理的归口部门为工程部，并设置专人负责工程资料档案的管理工作。开发设计部、合同预算部配合进行有关报建、设计、招标采购、合同预算和成本资料的定期归档工作。5.2配合部门归档范围为本部门主办的批文、发文、会议纪要、总结、报告、简报、合同类文件、招标文件、管理过程文件、首地集团要求移交的项目档案（详见附表1）等。5.3配合部门移交工程部的档案应包括纸版资料、电子版资料（若有）和相应台账。5.4工程部专职资料管理人员应根据归档范围对归档文件进行分类整理、电脑登记、编号、备份、归档和建立检索目录，提高档案利用率，保证档案管理工作的顺利进行。5.5工程部及相关部门应在首地集团对口部门要求的时限内及时备案重要的工程文件（详见附表1）到首地集团相关职能部门。6、工程资料分级管理6.1为加强公司工程资料档案管理，根据资料的重要性程度，对工程资料实行分级管理，管理等级分主控文件和一般文件。6.2主控文件以“”表示，一般文件以“”表示，详见附表1。7、工程资料的收发管理7.1.1对于公司内部统一模板表单，要求施工单位报送时不可随意更改原表单格式，内容填写规范、表单编号正确方可进行流转；7.1.2工程资料管理人员须建立收发文薄，对外收发文件材料要求必须进行收、发、流转登记、签收，跟踪、催办流转过程，使文件的流转处于受控状态（详见附件3、4、5、6）；7.1.3要求工程专职资料管理人员于每月底组织施工单位、对关于本月所发生的文件材料（特指：设计变更、技术洽商单、施工图纸、施工方案、收方单、签证单、工程进度款审核等）事宜进行清理核对并形成记录，对于未及时完成流转归档的文件进行追踪。7.1.4工程纸质文档归档工程实施过程中，建设单位、监理单位、施工单位应按建设工程文件归档整理规范（GB/T 50328-2001）及建委、城建档案馆的要求，收集、整理、归档各类工程档案。建设单位工程部专职资料管理人员应定期按规范及档案馆关于竣工资料的相关要求进行检查，确保项目建设过程中工程档案与现场实施进度同步。7.1.5工程文件的主办人员在文件产生后三天内向工程部专职资料管理人员移交文件书面文本或电子文本，由专职资料管理人员分类归档，并做好相关登记（附表2：工程资料归档管理台账）。7.1.6 开发设计部在接到设计单位领取初设、施工图纸的通知后，应派专门人员在3天内领取，施工图纸的变更图纸、零星出图在通知当天领取。图纸领取完毕后交由工程部专职资料管理人员登记、发放。7.1.7工程部专职资料管理人员应及时发放图纸，并做好施工图纸发放登记；监理单位、施工单位领取图纸时应有公司工程部专业人员确认。7.1.8工程部专职资料管理人员应适时与设计单位进行施工图纸目录、图纸接收情况的核对工作，保证工程人员所使用的施工图是最新版。7.1.9 各项目归档文件档案盒脊背文字样式为XX公司XX项目XX期（标段）+年份+文件类别。7.1.10文件类别按政府、建设单位、施工单位、监理单位、供应商、其他等大类区分，文件类别的细分名录可根据需要按以下原则命名。第一册： 政府文件第二册： 公司管理制度工程部人员架构及职责工程管理制度工程类表单第三册： 公司内部往来文件报公司及各部门文件公司下发文件概预算文件目标成本文件招采、合同文件结算文件审计文件其他文件第四册： 会议纪要公司周/月例会纪要公司专题会议纪要工程部例会纪要合同预算部例会纪要现场工作协调会纪要其他会议纪要第五册： 监理公司往来文件监理合同（含招投标文件）监理细则监理例会纪要监理月报及审核意见监理通知及回复意见发监理单位文件其他往来文件第六册：施工单位往来文件施工合同（含招投标文件）施工组织设计（施工单位提供）施工方案（施工单位提供）施工单位来文及回复 发施工单位文件及回复 工程联系单 其他往来文件第七册：供应商考察报告及相关资料第八册：设计变更（按时间顺序）方案、扩初阶段施工图阶段图纸会审纪要施工技术交底记录 第九册：工程洽商（按时间顺序）第十册：工程签证第十一册： 验收检查记录中间验收资料竣工验收资料竣工图开竣工报告工程验收报告 7.11工程资料编号由工程资料管理员负责，每一个文件夹须有文件卷目总索引、文件卷目索引表、文件目录表。文件卷目总索引列明归档文件各卷目编号及名称；文件卷目索引表列明本卷目归档文件的分类及名目；文件目录表作为整理记录、文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。对施工和供应商合同可按工程部所编序号进行排序，并在首页打印出目录表。7.12标识：对已分类和编号的文件，应在档案盒上进行标识，标识应简单清晰、明了、易懂。在工程结束时，原件需交政府部门留存，复印件留存公司，并在复印件上注明原件去处。8、工程资料借阅管理8.1 公司各部门管理人员借阅工程资料时，应办理借阅登记手续，填写借阅登记表；外单位人员借阅资料，需由主管领导批准（附表7：借阅登记表）。8.2 所有借阅人员借阅资料后，应妥善保管，原则上借阅30日后必须归还（特殊情况可申请续借），造成资料档案损失的，视情况进行赔偿或处理。9、工程资料的归档管理工程实施过程中，建设单位、监理单位、施工单位应按建设工程文件归档整理规范（GB/T 50328-2001）及建委、城建档案馆的要求，收集、整理、归档各类工程档案。建设单位工程专职资料管理人员应定期按规范及档案馆关于竣工资料的相关要求进行检查，确保项目建设过程中工程档案与现场实施进度同步。9.1卷内目录：9.1.1每个档案盒内必须附有卷内目录；9.1.2必须具备文件编号、责任人、文件题名、归档日期等要素，建议可利用电子登记台账9.1.3要求一周更新一次，可先手写式，待更新至新档案盒时，对前档案盒中完整目录进行打印，并粘贴至档案盒内侧，要求项目后期档案盒中目录均为打印版。9.2归档编号9.2.1所有归档文件材料必须具备归档编号，此编号统一要求写于归档资料封左上角；9.2.2从简化管理出发，归档编号仅为流水号，但不允许出现断号、重号现象。9.2.3归档文件材料为完成审批的原始文件材料，且参建各方签字、签章（鲜章）完善，附件附图完整，卷内归档文件材料应与卷内目录一一对应，按顺序整理摆放。9.2.4专职资料管理人员有确保项目归档文件材料完整性的责任，如被借阅，应在卷内目录中进行标注。9.2.5为保证归档文件材料的及时清理，卷内文件材料要求至少一周更新一次；9.3工程档案管理交底9.3.1总包单位、监理单位进场后一周内，由专职资料管理人员组织各参建方资料员针对本项目工程档案管理进行交底，并形成交底纪要及存档；9.3.2工程实施过程中，由于后续分包单位的不断入场，由专职资料员对所有参建单位资料员进行二次交底，并形成交底纪要及存档；9.3.3工程即将办理竣工档案前，由专职资料员对竣工档案的收集、整理、装订、移交等工作对参建方资料员进行最后交底，并形成交底纪要及存档。9.3.4工程电子档案9.4工程电子档案管理载体为项目团队共享平台；9.4.1工程部成立后，由工程专职资料管理人员联系相关负责人员建立项目团队共享平台；9.4.2工程电子档案要求及时、真实，施工单位报送的工程电子档案要求与纸质文件材料同步、内容一致。9.5工程部应将项目立项到工程验收合格全过程管理中形成的工程资料根据附表中的要求分类归档，确保同类文件集中归档，档案盒内必须附有归档目录。9.6 归档的工程资料应为原件，当为复印件时提供单位应在复印件上加盖单位印章，并有经办人签字及日期。9.7工程资料一律采用A4规格归档（作为附件的图纸应折叠为A4规格），文字、图标、印章应清晰，不得采用圆珠笔或其它易于褪色的墨水书写和绘制；其内容应完整、结论明确、签认手续齐全。9.8图纸一般采用蓝图，图面整洁，线条字迹清楚，修改符合技术要求；竣工图应真实反映竣工工程的实际情况，竣工图必须编制各专业竣工图的图纸目录，竣工图应有竣工图章及相关责任人签字；图纸的绘制和折叠应满足当地档案馆的有关要求。9.9 移交当地档案馆的工程资料需在收集完整、系统整理后进行组卷，组卷原则应符合当地档案管理部门及当地建筑工程资料管理制度的要求，保证编有卷内目录和移交目录；对于档案的形成过程和完整、准确情况要有简要说明，要有立卷人的签字。9.10 照片要求图像清晰，声像资料要求声音清楚，解说与画面同步，照片与声像资料的文字说明准确精炼；电子档案应符合国家有关标准。10、工程档案的竣工验收10.1 公司应在项目开工后三个月内派专人与当地档案馆沟通，了解当地工程资料档案管理规定及验收程序等问题。10.2公司在组织工程竣工验收前，应派专人按当地城建档案管理机构要求组织工程档案预验收。10.3公司在工程档案的验收阶段应按首地集团要求向集团备案以下资料：工程档案预验收工作计划安排、预验收后的整改要求及整改反馈。11、工程资料的移交11.1要求项目各参建单位按照当地档案管理部门档案移交的范围和要求，在工程竣工验收合格后，按合同、协议规定时间，将竣工档案向公司工程部移交，分包单位资料由总包单位负责汇总。由工程部经办人和专职资料管理人员共同审核、接收。11.2 竣工档案移交时须填写移交目录一式两份，由移交单位和接收单位签字盖章后各存一份。11.3项目通过工程竣工验收后，公司工程部专职资料管理人员配合开发设计部前期主管负责将工程档案移交当地城建档案馆一套，移交物业公司一套，留存项目所属法人公司一套，移交首地集团总部电子版竣工图纸一套。移交前，公司应与当地城建档案馆、物业公司分别确定需移交资料档案清单，按要求完成移交。12.附则12.1本制度由工程部负责解释。12.2本制度自发布之日起执行。13、附录附表1：工程资料档案分级及归档管理附表2：工程资料归档管理台账（样表）附表3：施工图纸接受登记表（样表）附表4：施工图纸发放登记表（样表）附表5：收文登记表（样表）附表6：发文登记表（样表）附表7：借阅登记表（样表）附表8：工程资料档案考核评分表14、支持性文件14.1 中华人民共和国国家标准建设工程文件归档整理规范GB/50328-200114.2 中华人民共和国行业标准建筑工程资料管理规程JGJ/T185-200914.3 首都机场地产集团有限公司工程资料档案管理制度（试行）附表1：工程资料档案分级及归档管理序号文件名称文件等级项目公司保存期限集团归档范围集团归档部门备注1项目立项及用地批复文件1.1计划、立项报告及批复文件永久工程管理部1.2可研报告及审批意见永久工程管理部1.3关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久1.4项目评估材料长期1.5环境影响报告表批复、附件、附图永久1.6选址规划意见书永久1.7建设用地批准书及附图永久工程管理部1.8国有土地使用证及附图永久工程管理部1.9拆迁补偿安置协议长期工程管理部1.10 土地出让合同及补充协议永久工程管理部2项目报建文件2.1申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久2.2建设用地规划许可证及附图永久设计管理部2.3总平面规划方案报建批复永久设计管理部2.4修建性详细规划的批复及附图、说明书永久2.5建筑设计方案报建批复及附图长期设计管理部2.6有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议永久设计管理部2.7审图单位对施工图设计文件的审批意见永久设计管理部2.8建设工程规划许可证永久设计管理部2.9地名使用批准书永久2.10 建设工程质量安全监督登记表长期2.11施工许可证永久工程管理部2.12预售许可证永久工程管理部3勘察、设计、测绘文件3.1工程地质勘查报告永久3.2水文地质勘察报告永久3.3地形测量和拔地测量成果报告永久3.4项目规划、设计方案专题会纪要短期3.5初步设计图纸和说明长期设计管理部3.6职能部门初步设计图纸审查意见、专家评审意见及意见完成情况、评审纪要短期设计管理部3.7施工图及其说明长期设计管理部3.8项目公司施工图内部审核的相关会议纪要及审查意见及意见完成情况短期设计管理部、工程管理部3.9设计变更联系单永久3.10项目重大方案调整文件及会议纪要永久设计管理部4招投标与合同文件4.1勘查设计招投标文件长期成本采购部4.2勘查设计合同及中标通知书长期成本采购部4.3施工总承包招投标文件长期成本采购部4.4施工总承包合同及中标通知书长期成本采购部4.5工程监理招投标文件长期成本采购部4.6监理委托合同文件长期成本采购部4.7其他招投标文件及合同（甲指材料供应合同、施工分包合同等）长期4.8有关招标会议纪要短期5机构资质、人员5.1项目公司管理机构及人员名单长期5.2监理机构及负责人名单长期5.3各标段施工机构（施工项目经理部）及负责人名单长期5.4设计机构及设计代表名单长期5.5参建各方资质等级证书复印件长期5.6施工单位营业执照副本复印件长期6工程财务文件6.1项目投资估算文件短期成本采购部6.2项目设计概算文件短期成本采购部6.3项目招标控制价文件短期成本采购部6.4项目目标成本文件短期成本采购部6.5项目结算文件长期成本采购部6.6竣工财务决算及审查结论长期成本采购部、财务管理部6.7审计结论长期财务管理部、审计法务部7工程施工管理及技术文件7.1施工、监理单位主要管理人员变更许可手续文件长期7.2工程管理全程策划书短期工程管理部初设审查完成后45天内7.3图纸会审记录及设计交底记录永久工程管理部7.4工程施工（总体和阶段）进度计划审批记录短期工程管理部初设审查完成后45天内7.5项目采购、专项招标、专项施工计划短期7.6大宗材料、设备等厂家考察报告短期7.7项目工程施工组织设计及审批表长期工程管理部7.8各项技术方案（包括施工方案、重大技术方案、安全管控措施等）及审批表长期工程管理部集团归档范围为需专家论证部分7.9监理规划、细则及审批记录长期7.10 进度款报审文件、监理支付审批证书、项目公司合同预算部审批意见短期7.11设计变更、洽商审批单长期工程管理部成本变化（）30万7.12工程签证及审批单长期工程管理部核算金额30万元7.13监理通知及回复长期7.14各参建单位间工作联系单短期7.15项目公司月度生产例会纪要短期7.16项目质量管理体系及相关文件长期工程管理部7.17进厂材料、设备验收记录（开箱检验等）短期7.18项目安全管理体系及相关文件长期工程管理部7.19安全交底检查记录短期7.20 重大质量、安全事故处理报告及相关文件长期工程管理部7.21施工阶段与工程管理相关的内部公文长期7.22项目公司重要会议纪要（影响投资额度100万以上或影响交房时间超过1个月、重大安全、质量事故）长期工程管理部7.23工程竣工分户检验组织方案及分户检验验收记录长期7.24工程管理案例短期工程管理部8竣工验收文件8.1工程质量验收申请表长期工程管理部8.2建筑、环保、消防、卫生、环境、人防、市政竣工验收合格意见长期工程管理部8.3测量成果报告书长期工程管理部8.4防雷合格证长期工程管理部8.5排水、排污许可证长期工程管理部8.6永久水表安装完毕报告表长期8.7电力工业局竣工验收报验表长期工程管理部8.8工程质量评估报告长期8.9勘察、设计文件质量检查报告长期8.10 单位工程施工安全评价书长期8.11电梯检验报告及准许认可使用文件长期8.12环保、消防、燃气工程、通信管线工程验收文件或准许认可使用文件长期工程管理部8.13民用建筑工程室内环境质量检测报告长期工程管理部8.14房屋建筑工程质量保修书长期8.15商品住宅住宅质量保证书和住宅使用说明书长期8.16建设工程质量监督验收意见书长期8.17建设工程规划验收合格证长期工程管理部8.18需向当地档案馆移交的工程档案长期8.19移交档案馆竣工图（建筑、结构、钢结构、幕墙、给排水、采暖、建筑电气、智能、通风与空调、电梯工程、室内燃气、小市政及园林景观竣工图）长期工程管理部8.20建设工程档案竣工预验收认可文件长期8.21建设工程档案验收合格证长期8.22建设工程竣工验收报告长期8.23竣工验收备案表长