公文处理基础.ppt

公文处理 收发文处理 公文处理的定义及重要性 1 公文处理 公文处理是指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的工作 2 公文处理的重要性 公文处理的基本内容 签收与拆封拟办的程序阅文送呈的方法请办传阅催办承办 办复发文处理办法签发公文制发程序中存在的问题公文的日常管理及存档 一 公文的签收与拆封 1 签收 主要是保证公文在处理过程中的明确双方责任 保证文件的安全可靠 一种为 外收发 另一种为 内收发 主要有三种方式 签字 盖章 收条2 拆封 注意私人信件及绝密件的拆封 二 拟办程序 1 概述 对来文提出初步处理意见 办公室领导对应由哪位领导审批 哪个部门承办 以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见 供领导批办时参考 2 拟办意见 拟办的结果是形成拟办意见 拟办意见是否准确恰当 对领导批办 文件执行和工作效率有直接影响 三 阅文送呈的方法 注传法 注发和传阅有机结合的办文方法 注发意见写给需要承办和了解文件精神的有关部门 个人 存注法 存档和注发有机结合的方法 适合处理下级来文 一般不传阅 只分发有关领导和部门 办完注发存档 阅注法 处理下级请示 报告的办法 需要有关领导批示处理 拟办批示 报领导批示前 对报告 请示中提出的问题提出初步意见 形成拟办意见 摘要注办 收发员把收文处理的主要经过 处理结果及复文文号或交代人员 地点 时间 精神简短注明 四 请办 批抄法 包括 请批 和 抄发 两层意思 主要是请谁批 送谁阅的问题 请主管领导批示 同时请对应职能部门办理 加抄法 对批抄分发之后 又要增发的单位 部门 和个人 主要原因是 批抄时考虑不周 情况发生变化 领导阅后批示 请 批 办法 公文内容需要办理的事项明确 直接送主管业务部门办理 请批法 送请领导批办 提出具体倾向性方案 提不出具体方案 对重大问题不便发表意见或不能确定的 拟办意见处理中应注意的问题 对于必须办理的 拟办意见比肯定 如 请 阅办 请 办理 请 批示 请 审示 等 对于非必须办理的 属阅知性的 语气不必肯定 如 请 审阅 请 阅 请 阅酌 请 研究 请 阅处 等 五 传阅 分送传阅集中传阅设立阅文室横传法回传法专传法 传阅 分送传阅 由专人负责传阅 其流程为 先送第一人应阅人 第一应阅人退回 再送第二人 依次传阅 主要适用于涉密文件及控制阅文范围的文件 传阅 集中传阅 利用领导集中学习或开会及其他集中时间 会前或会后传阅 适用于急而比较简短的文件 传阅 横传法 又叫 接力式传阅 传阅流程为 第一人阅完后直接传递给第二人 依次类推 直到传递到最后一个应阅人为止 适用于比文件信息不涉密 应阅人群集中的情况 缺点 容易失控 解决办法 挂号 销号 掌握去向 传阅 回传法 后阅人批示意见需要向前边已作过批示的领导通报的情况 是倒流传阅的过程 这是传阅过程中不可缺少的传阅形式 传阅 专传法 由专人将传阅文件送给领导审批 主要在特殊情况下采用 一是特急件 二是绝密件 一般领导及时批示后送第二个领导批示 时间短 安全 六 催办 1 催办方法 电话催办 书面催办 登门催办 承办部门来汇报 2 催办要求 重视催办工作 制度化 催办登记 催办检查 七 承办 承办部门 个人 根据轻重缓急程度安排处理 根据批示意见或贯例 属牵头办理的 提出意见后与协办部门会商会签 再由牵头部门归纳意见 填写承办单 然后报领导审批 承办人员对已办结的文件要 注办 如果是行文答复的 要注明行文文号 八 办复 函复口头答复复印领导批示就地处理统筹安排 九 发文处理办法 发文内容 请示 批复 指导性文件 报告 函 复函 转发文件 简报 刊物等 行文及其要求 注意上行文 平行文 下行文 发文处理 拟稿 核稿 会签 签发 登记 编号 印制 分装 搞送等 核稿要领 公文正式印制前 文秘部门应当进行复核 复核的重点 一是审批 签发手续是否完备 二是附件材料是否齐全 三是公文格式 文种使用 文字表述是否统一 规范 拟稿过程中应该注意的事项 文稿前要使用稿头纸 认真填写 文件发范围要明确 具体 分两种 单称 全称 注意简称 拟稿人要把形成文稿有关的文字资料的依据附在文稿后面 主管部门拟以领导机关名义发文 要经部门领导审核签字 涉及其他部门的 要送其他部门会签 十 签发 签发原则 按职权划分的原则 集体负责的原则 授权代签的原则 加签的原则 会签的原则 签发的格式 核准意图要具体 注意圈阅 签发人的姓名要写全 签发日期要写全 签发过程中应注意的问题 以本机关名义制发的上行文 由主要负责人或者主持工作的负责人签发 以本单位名义制发的下行文或平行文 由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发 十一 公文制发中的 倒流 现象 1 什么是 倒流 不按正常程序核稿 送审 签发 而直接送领导签发后 文稿才转到办公室核稿 2 倒流 的危害 影响公文制发速度 影响公文质量 容易出现原则上错误和政策矛盾 3 解决 倒流 的办法 送审过程由办公室流转 业务部门及草拟人严格遵守核稿 送审 签发程序 十二 公文的日常管理及存档 1 来文收集 除少数没有查考值的公文外 绝大多数公文都需要收集 来文收集的方法 1 来文份数较多的留足归档份数 2 加盖明显戳记 3 领导有得要批示的 复印办理 4 传阅后及时收存 5 会议发放材料 要及时收集登记再交部门或个人使用 用毕及时收回 公文的日常管