第7章+Office+办公组件的综合应用.ppt

1 第七章 Office办公组件的综合应用 2 本章主要内容 Word与Excel资源共享Word与PowerPoint资源共享Excel与PowerPoint资源共享 3 第一节 Word与Excel资源共享 数据可以从一个应用程序通过剪贴板复制粘贴到另一个应用程序中 达到数据传送的目的 如果需要传送大量的数据 则可以使用对象的链接和嵌入技术来实现数据共享 Excel具有数据库功能 但是它不能像数据库软件那样逐条打印记录 Word可以通过多种方式共享Excel数据 本节的实例使用Word合并Excel数据的方法打印个人工资条 实例的效果如图所示 4 5 6 操作步骤 1 建立文档板在Excel工作表中输入工资表的相关项目在Word中 根据工资表的相关项目制作一个表格保存为 文档模板 类型的文档 其扩展名为 dot 命名为 工资条 选择保存 工资条 模板的位置 并创建基于模板的文档 7 使用 邮件合并 单击 工具 信函与邮件 邮件合并 命令 在出现的 选择开始文档 中选择 使用当前文档 按钮通知中的编号设置 打开如图7 5所示的 选择表格 对话框 选择 工资表 操作步骤 2 操作步骤 3 3 生成工资条将光标定位在 姓名 单元格下方的单元格中 单击 邮件 选项卡的 编写和插入域 组中的 插入合并域 下拉按钮 在下拉列表中选择 姓名 选项 将插入点放置到 基本工资 单元格的下方 用同样的方法插入 基本工资 合并域 重复上面的操作 添加所有合并域 8 在 邮件合并 任务窗格的 合并 区域中单击 编辑个人信函 链接 出现 合并到新文档 对话框 选中 全部 或者 从 到 单选按钮 然后单击 确定 按钮 用剪切 粘贴等方法将后面页面的表格放置到前面的页中 这样即可在一页中打印多个员工的工资条 9 10 主要知识点 1 将Excel中的数据复制到Word中不带链接的粘贴 粘贴链接 11 主要知识点 2 将一个Excel区域植入到一个Word文档中粘贴的对象不是一个标准的Word表格 如果用户改变了这个Excel工作表中的一个值 Word中的数据不会被自动更新 如果用户双击这个对象 Word的菜单和工具条改变为Excel的菜单和工具条 此时用户可以在Word中使用Excel的命令来编辑这个对象 12 13 14 第二节 Word与PowerPoint资源共享 我们通常用Word来录入 编辑文本 而有时需要将已经用Word编辑好的文本做成PowerPoint演示文稿 以供演示 讲座使用 本节的实例利用PowerPoint的大纲视图快速完成Word文档的转换 实例的效果如图所示 15 16 操作步骤 1 打开Word文档 将要做成幻灯片的文本全部选中 选择 编辑 复制 命令 启动PowerPoint 选择 普通 视图 单击 大纲 标签 将光标定位在第一张幻灯片处 执行 粘贴 命令 则将Word文档中的全部内容插入到了第一张幻灯片中 17 操作步骤 2 将光标定位到需要生成下一张幻灯片的文本处 直接按回车键 即可创建出一张新的幻灯片 如果需要插入空行 按Shift Enter键 重复以上操作 很快就可以完成多张幻灯片的制作还可以使用 大纲 工具栏 利用 升级 降级 上移 下移 等按钮进一步进行调整 18 第三节Excel与PowerPoint资源共享 在使用PowerPoint制作幻灯片时 很多时候要用到Excel数据表格 本节的实例介绍在PowerPoint中嵌入Excel数据表格的方法实例的效果如图所示 19 20 操作步骤 1 在Excel窗口中复制选中的单元格区域 切换到PowerPoint窗口 选择要插入Excel表格的幻灯片 单击 编辑 选择性粘贴 命令 打开 选择性粘贴 对话框 21 操作步骤 2 选中 粘贴 在 作为 列表框中选择 图片 增强型图元文件 选项 单击 确定 按钮 粘贴Excel表格后 用户可以像处理图片一样调整表格的大小和位置 22 主要知识点 1 在PowerPoint中链接Excel表格PowerPoint的数据表处理数据不像Excel表格那样方便 我们可以直接利用Excel表格里的数据建立图表来免去烦琐和重复的输入过程 23 操作步骤 1 打开PowerPoint 选择 插入 图表 命令 插入一张图表幻灯片 此时PowerPoint会自动插入一个图表的实例 如图所示 24 25 操作步骤 2 选择 编辑 导入文件 命令 选择需要生成图表的Excel文档 单击 确定 按钮 打开 导入数据选项 对话框 选择需要制成图片的工作表 如果只需要导入工作表的一部分内容 选中 选定区域 在文本框中输入要导入的区域 最后选中 覆盖现