东方飞扬档案软件使用说明.doc

_档案系统使用说明一、登陆系统1、点击桌面飞扬档案管理系统图标 2、系统弹出如下登陆界面，输入用户名和密码。（用户名和密码是集团分配好的请咨询系统管理员）二、数据录入3、进入系统后弹出如下界面4、点击档案著录按钮弹出如下档案著录界面5、点击要录入的分类节点名称如下图所示6、在点击案卷目录如下图所示7、系统弹出著录界面如下，图中红色框选的部分为录入案卷的区域，蓝色框选的部分为卷内文件录入的区域。8、上图中“录入”按钮是灰色不可用的状态。需要点击菜单栏中“编辑”按钮以后，进入可录入状态。9、点击案卷级录入区的空白处后再点击录入按钮，系统会自动登记一条数据10、系统提供两种录入方式一种列表录入、一种是卡片式录入、11、案卷级录入的时候，案卷号会根据分类的不同自动累加，文件级录入的时候，卷内顺序号会根据不同案卷自动从001开始累加。三、报表打印12、文件录入完毕后点击打印按钮。13、弹出如下打印选框14、点击要打印的目录名称（如科技卷内目录），且勾选想要打印的案卷档号，再点击预览按钮15、预览会出现下图所示的卷内目录格式，点击右上角的打印按钮，即可打印。四、电子文件数据上传 16、上传数据只能选择文件级条目进行上传 17、点击“更多”“原文管理”“上传文件”按钮 （如果按钮呈现灰色不可用状态，点击一下“编辑”按钮即可） 18、弹出如下对话框找到要上传的文件并且选中以后点击打开按钮即可上传19、上传成功以后弹出上传完毕的话框以后点击确定即可20、上传成功以后再数据列表的最前面会出现回形针的图像21、如果发现自己上传文件是错误的，那么就点击“挂接”按钮去除原文，再从新上传。 22、点击挂接以后弹出如下对话框，按照图中红色箭头的指示操作即可去除原文。23、上传的数据可以是.PDF.JPG.DOC.XLS等格式（不能上传压缩文件）。 24、为了提高文件传输速度，上传的文件，每页控制在50K左右,单个文件最好不超过5M。文件名称以档号命名。五、档案查询 25、系统提供了多种查询方式，最常用智能查询和卡片检索两种检索方式在菜单栏中可以直接点击。 26、点击“检索”按钮弹出智能查询对话框如下图，在输入框内输入要查询的关键字点击“查询F”按钮即可27、点击“卡片检索”弹出下图对话框，在检索条件的任意一项中输入要查询的关键字，再点击“查询”按钮即可28、如果点击“卡片检索”弹出下图对话框中，无字段检索条件，则需要点击箭头所示的“设置查询项”按钮设置查询项29、点击“设置查询项”按钮后弹出下图对话框在未选择字段中选择要查询的字段以后点击“确定”按钮即可。30、查询完以后数据框中的数据只会显示被搜索到的数据，如果要返回显示所有数据的状态就要点击一下“还原”按钮。六、数据导出导入 31、数据导出，首先选择要到导出的数据区域，然后点击“导出”按钮32、弹出如下对话框，点击红色箭头指向的位置选择保存位置和格式32、保存类型有三种，选择常见的excel格式。再点击“保存”按钮即可。33、数据导入，系统支持三种数据导入格式分是.xls .dbf .xml。我们最常用的是.dbf和.xls。下面就以xls格式举例说明。34、excel中的数据必须是规范的格式，excel中的第一行必须要和系统内的字段绝对保持一致。如下图所示。（excel录入模板最好是从系统中导出来的excel文件）35、选择要导入的数据节点，再点击“编辑”按钮，再点击导入按钮。36、弹出如下对话框，点击箭头指向的按钮 37、弹出文件选择文件对话框，