关于应用软件Office组件Word的实践.doc

关于应用软件Office组件Word的实践 当今社会在不断发展壮大的过程中，需要不断完善能与之相适应的各项事业发展进程，迎接日益激烈的市场竞争，信息技术为此提供了最好的解决途径，计算机应用工作应运而生，计算机技术的发展让人们始料不及，Internet的辉煌令世人惊叹不已。有史以来，从来就没有一种技术能象计算机技术这样日新月异；数千年的人类文明史，唯有今天的Internet深刻地改变着整个世界。信息社会概念新颖的服务意识，获取信息同时又提供信息的互助观念，既是竞争对手又是合作伙伴的业界思想，各类应用软件产生的业界潮流，敢于挣脱旧的阻碍生产力发展的条条框框又勇于创新的时代精神，是计算机业界和Internet所独有的，也是计算机和Internet改变世界的精髓。我们认为，计算机应用工作不单纯是一个技术，它融入了信息社会全新的思想、观念和精神，顺应信息社会的世界潮流，是对传统文字处理概念的一种新的诠释，是信息社会计算机与专业应用相结合的一种新的模式。计算机应用工作在各个领域的应用逐渐得到推广，相应地许多应用软件的使用也得到进一步的推广，其中应用软件office就是目前流行最广的办公集成软件，而其组件之一的Word在字处理方面应用就更广，在目前有80%90%的人都在使用它。在文字处理方面，人们对Word稍微有所了解，但了解得不怎么透彻，如替换命令，很多人只了解其表面，仅仅知道用它来查找和替换文字，但对其更深层次的应用人们还不怎么了解，如在替换字符的格式、段落标记、分页符、换行、空格和其他项目等方面还不怎么熟悉。本人结合多年来对Word2000的应用，谈一谈Word中部分命令的几点妙用。一、修改字符中的某些错误 众所周知，Word是目前使用最广的一款字处理软件，人们在用它进行操作的过程中或多或少会犯下某些错误，其中常见的错误是字符本身的输入错误、字符格式或段落格式的错误等。出现上述错误该怎么办吗？对一篇长文章来说，这时如果对着屏幕一个个地查找并改正的话，将费时费力，有时甚至还可能改错。针对此情况，我们并没有必要一个一个地找，一个一个地改，因为Word已经为我们提供了功能强大的查找与替换功能，使用它不仅可修改错误，还可大大提高编辑工作的效率。下面以将文中的所有“西方”替换为“西欧”，且字符格式设为黑体、五号、加粗、倾斜、阴影为例来谈一谈如何利用它来完成解决此种问题。 先选中要进行替换的文本，然后单击菜单栏中的“编辑”“替换”命令，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”框中，输入“西方”，在“替换为”框中输入“西欧”。如果扩展的替换选项看不见，可单击“高级”按钮，选中替换框中“西欧”，单击“格式”按钮，从下拉列表选择“字体”命令，然后在弹出的“字符”对话框中，选择字体为“黑体”，字号为“五号”，字形为“加粗、倾斜”，效果列表选中“阴影”。若要全部修改可直接单击“全部替换”按钮，在弹出的提示框中，若单击“确定”按钮，则完成修改操作，若单击标题栏右面的“关闭”（即“”）按钮，返回“替换”对话框；若要逐个修改，可单击“替换”按钮，重复多次，也完成多个错误的修改（注意一般不提倡使用“全部替换”命令进行替换命令）。最后单击“关闭”按钮，这样就可完成对上述问题的相关操作。至于其它类似错误的修改与上述操作相似。 二、删除文字间多余的字符或符号 在实际生活中经常遇到这样的问题：如从Internet网下载一篇文章其保存为Word文档后，会发现在文档的字符间有很多个无用的字符或符号，特别是特殊符号，其中特殊符号最多的是空格符、手动换行符“”（即软回车符）和段落标记“ ”（即硬回车符），有时多得甚至在每两个字符间均含有一个多余字符或符号（其中空格符占的比例较大）或在每一行后有一个手动换行符或段落标记，这样就不仅影响了文档的美观，并可能浪费了磁盘空间。该如何将其删除呢？通常人们就直接用删除键（即DEL键）或退格键（即BackSpace键）将多余的字符或符号一个一个地慢慢删除，但对一篇长文章来说，这样虽然可将字符或符号全部删除，但费时费力，有时甚至还可能删错。有没有更快的方法呢？回答是肯定，我们可用Word中替换命令来完成。三、特殊符号间的更换 Word中的特殊符号很多，除了前面涉及的空格区域、段落标记、手动换行符外，还有制表符、手动换页符、分节符、不间断空格、分节符、分栏符等。若在文章中要实现它们间的相互更换，该如何操作呢？例如：从Internet网下载一篇文章将其保存为Word文档后，会发现在文章中本来应该分段的，却分成了行（即句号后有一个软回车符）。如何将分行操作转变成分段操作呢，其实质就是将软回车符“”转变成硬回车符“”。方法有很多种，人们常用是直接用删除键（DEL键）或退格键（BackSpace键）将软回车符一个一个删除，再一个一个按Enter键加入硬回车符，这样做起来虽然可将软回车符改变成硬回车符，但对一篇长文章来费时费力，有时甚至还可能改错。有没有更快更好的方法呢？回答是肯定，我们也可用Word中替换命令来完成。下面以将软回车符转变成硬回车符为例介绍一下Word中替换这方面的妙用。 先选中要进行替换的文本，然后单击菜单栏中的“编辑” “替换”命令，在打开的对话框的“查找内容”框中，单击“特殊字符”按钮，在弹出的菜单中选择“手动换行符”项或直接输入“l”，在“替换为”框中选择“段落标记”或直接输入“p”，再单击“全部替换”按钮，若单击“确定”按钮，则对特殊字符的更换，若单击标题栏右面的“关闭”（即“”）按钮，返回“替换”对话框，也可使用“替换”按钮，逐个修改。最后单击“关闭”按钮，完成此方面的操作。其它特殊符号的更换与上述操作相似。 四、利用替换进行分行或分段 例如：将下列诗将进酒按每行一句排列。 君不见黄河之水天上来，奔流到海不复回。君不见高堂明镜悲白发，朝如青丝暮成雪。人生得意须尽欢，莫使金樽空对月。天生我材必有用，千金散尽还复来。 烹羊宰牛且为乐，会须一饮三百杯。岑夫子，丹邱生，将进酒，杯莫停。与君歌一曲，请君为我倾耳听。钟鼓馔玉不足贵，但愿长醉不愿醒。古来圣贤皆寂寞，惟有饮者留其名。陈王昔时宴平乐，斗酒十千恣欢谑。主人何为言少钱，径须沽取对君酌。五花马，千金裘。呼儿将出换美酒，与尔同销万古愁。 碰到这种情况，可能有的人可能会采取以下方式：将插入点定位于每个句号后，再同时按下Shift+Enter键插入一个软回车符来完成。但有的人分辨不清什么是分行或分段，就直接在句号后按Enter键插入段落标记（即硬回车符），这样操作是彻底错误，他们把分行看作是分段，严重违背了题目的意思，是不可行的。做此题时首先要分辨清楚，什么是分行、什么是分段，两者是怎么区分的。分行和分段的区分关键在于特殊符号是软回车符还是段落标记，若是段落标记说明它是分段，否则就是分行。用直接插入软回车符的方法给诗文分行虽可进行，但不是最佳方法。最佳方法是： 先选中要进行替换的文本，然后单击菜单栏中的“编辑” “替换”命令，在打开的对话框的“查找内容”框中，直接输入句号“。”，在“替换为”框中直接输入句号“。”和特殊符号“手动换行符”或直接输入“l”，再单击“全部替换”按钮，在弹出的提示框中，若单击“确定”按钮，则分行操作，若单击标题栏右面的“关闭”（即“”）按钮，返回“替换”对话框。也可使用“替换”按钮，逐个修改来完成分行操作。最后单击“关闭”按钮，完成分行操作。 注意：分段操作与此操作相同，只是要将“替换为”框中的“手动换行符”或直接输入“l”换为“段落标记”或直接输入“p”即可。五、格式处理技巧自动缩进两个汉字：我们中国人写东西都有段首空两个汉字俗称低两格的习惯，如果每次都要在段首敲四个空格半角键，实在是太麻烦了，Word 2000为我们提供了更为方便的办法，选中所要设置缩进的段落，打开“格式”菜单中的“段落”设置，在“特殊格式”下拉框中选择“首行缩进”，在“度量值”中选择“2字符”。当然，最方便的办法还是在默认模板中设置段落“首行缩进”为“2字符”。 删除行首行尾空格：由于网页排版中的“低两格”都是通过插入空格来实现的，所以我们从网上拷贝下来的文章段落在Word 2000中进行段落重排时，由于我们已经设置了自动“首行缩进”两个汉字，再加上这两个全角空格，就成了段首四个汉字空格，手工进行删除实在是太麻烦，这时我们可以选中要去掉行首行尾空格的段落，然后按下工具栏中的“居中”按钮，使段落的对齐方式为居中，这时行首行尾的空格就都被去掉了，最后再按“左对齐”按钮，使段落恢复原来的对齐方式。删除空行：对于文章中的空行，手工删除也是一件很麻烦的事情，其实想一下空行的特点，也就是多个“段落标记”连在一起，那么我们用Word 2000的替换功能就可实现删除文章中的空行。打开“编辑”菜单中的“替换”对话框，把光标定位在“查找内容”输入框中，按下“高级”按钮，选择“特殊字符”中的“段落标记”两次，在输入框中会显示为“pp”，在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”，即“p”，然后按下“全部替换”按键，可删除单行的空行，对于多行空行，可进行重复替换，直到删除全部的空行为止。六、通配替换如果要想将文档中的书名(包含在书名号“”之间的部分)统一设置“黑体、红色”，可以利用通配符替换来实现：打开“查找和替换”对话框，展开“高级”选项，选中其中的“使用通配符”选项，在“查找内容”中输入“”，然后将光标定在“替换为”右侧的方框中，不输入内容，打开“替换字体”对话框，将“中文字体”和“字体颜色”分别设置为“黑体”和“红色”，点击“确定”返回，再按一下“全部替换”按钮即可。 七、双击鼠标的妙用 在Word的程序窗口中不同位置上双击，可以快速实现一些常用功能，我们归纳为:在标题栏或垂直滚动条下端空白区域双击，则窗口在最大化和原来状态之间切换；将鼠标在标题栏最左边WORD文档标记符号处双击，则直接退出WORD(如果没有保存，会弹出提示保存对话框)； 将鼠标移到垂直滚动条的上端成双向拖拉箭头时双击，则快速将文档窗口一分为二； 将鼠标移到两个窗口的分界线处成双向拖拉箭头时双击，则取消对窗口的拆分； 在状态栏上的“修订”上双击，则启动“修订”功能，并打开“审阅”工具栏。再次双击，则关闭该功能，但“审阅”工具栏不会被关闭；在状态栏上的“改写”上双击，则转换为“改写”形式(再次“双击”，转换为“插入”形式)； 如果文档添加了页眉(页脚)，将鼠标移到页眉(页脚)处双击，则激活页眉(页脚)进入编辑状态，对其进行编辑；在空白文档处双击，则启动“即点即输”功能； 在标尺前端空白处双击，则启动“页面设置”对话框。八、文档图片位置任由自己来确定通常，大家都是通过拖动的方法移 动Word文档中的图片等对象。但是，如果要准确地把图片拖动到某位置，是比较困难的。此时，你可以试试以下方法。 1.微移法 首先选定要移 动的图片对象。在“绘图”工具栏上，单击“绘图”，指向“微移”，再单击要将对象移 动的方向。如果“绘图”工具栏未打开，请在“视图”菜单中，指向“工具栏”，单击“绘图”。 2.像素法 像素是计算机的显示硬件用来在屏幕上绘制图像的单个度量单位,这些单位通常显示为小点，组成了屏幕上显示的图片。在Word文档中，选定要移 动的对象后，按Ctrl和箭头键可以以单个像素的微移量来移动对象。 3.Alt键拖动法 按住Alt键，再行拖动图片，亦可将图片拖放到准确的位置。 4.箭头键法 在“绘图”工具栏上，单击“绘图”，再单击“绘图网格”，然后取消勾选“对象与网格对齐”复选框，单击“确定”按钮。之后，选中Word文档中图片等对象后，使用箭头键即能够以较小的增量“微移”对象。九、利用“图文场”移动多个不相邻的对象 Word中的图文场是能够存储被移动的多个对象的特殊的“自动图文集”词条。原则上需要先将各对象添至图文场中，然后将其作为一整体插入到新的位置或文档。各对象都保留在图文场中，可重复插入。如果要将另一组对象添至图文场，则必须先清空图文场内容。具体操作为： 1. 选中对象（文本或图形）； 2. 按下“Ctrl+F3”组合键，就可将这个对象移到Word中的图文场； 3. 对每个要移到图文场的对象依次重复以上两步； 4. 将鼠标放到要插入图文场内容的位置； 5. 如果插入图文场内容，并清空图文场，按下“Ctrl+Shift+F3”组合键；如果只插入图文场的内容而不清空图文场，可先按住“Shift”键，然后选择“插入”菜单中的“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”命令，在“请在此键入自动图文集词条”框中，单击“Spike”，然后单击“插入”按钮。 另外，如果要查看图文场的内容，可选择“插入”菜单中“自动图文集”命令，再单击“自动图文集”名称列表中的“spike”选项，Microsoft Word会在“预览”框中显示全部或部分图文场内容。十、双面打印技巧我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料，Word是我们平常用的最多的Office软件之一。有时我们要用Word打印许多页的文档，出于格式要求或为了节省纸张，会进行双面打印。 我们一般常用的操作方法是:选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”，来实现双面打印。我们设定为先打印奇数页。等奇数页打印结束后，将原先已打印好的纸反过来重新放到打印机上，选择该设置的“打印偶数页”，单击“确定”按钮。这样通过两次打印命令就可以实现双面打印。 我们也可以利用另一种更灵活的双面打印方式:打开“打印”对话框，选中“人工双面打印”，确定后