Word高级功能应用之目录生成.doc

Word高级功能应用之目录生成不少朋友在编制文档目录时是采用手工输入的方法，真是太遗憾了，因为他们并不知道，目录原来是可以自动生成的！而且，自动生成的目录具有自由变换版式、自动更新以及可链接到相应的页面等优势，绝非手工输入可比。一、利用大纲级别自动生成目录如果要插入目录，请单击“插入”菜单，指向“引用”“索引和目录”，出现“索引和目录”的画面，点击“目录”标签，倘若直接按下“确定”按钮，则会以黑体字提示“错误！未找到目录项”。那么何谓“目录项”呢？目录项即文档中用来显示成为目录内容的一段或一行文本。因此，要想自动显示目录，必先定义目录项。目录项的定义很简单，点击“视图”“大纲”切换至大纲模式，如下图所示，大纲模式下文档各段落的级别显示得清楚，选定文章标题，将之定义为“1级”，接着依次选定需要设置为目录项的文字，将之逐一定义为“2级”。当然，若有必要，可继续定义“3级”目录项。 定义完毕，点击“视图”“页面”回至页面模式，将光标插入文档中欲创建目录处，再次执行“插入”“引用”“索引和目录”，出现“索引和目录”画面，点击“目录”标签，则显示如图： 上面一共只定义了二个级别的目录项，因此将上图“显示级别”中的数字改为“2”。“显示页码”与“页码右对齐”这二项推荐选择，前者的作用是自动显示目录项所在的页面，后者的作用是为了显示美观。“制表符前导符”即目录项与右对齐的页码之间区域的显示符号，可下拉选择；此外，有多种目录显示格式可供选择，下拉“格式”就可以看到了。最后点“确定”，如图所示，目录就这样生成了，包括页码都自动显示出来了。按住Ctrl键，点击某目录项，当前页面自动跳转至该目录项所在的页码，很方便吧？ 使用这种方法生成目录还有一个好处，如果你想更改目录项，可以切换至大纲模式调整目录项的内容与级别，然后点击一下图中所示的按钮，目录就可以自动更新了得来全不费功夫！ 二、标记索引项自动生成目录第二种实现自动生成目录的方法是标记索引项，即预先将每个目录项标记成为一个索引项，最后实现目录的生成。具体的操作方法是：在页面模式下，选定文章中的第一个目录项，也就是文章的标题，执行“插入”“引用”“索引和目录”，出现“索引和目录”画面后点击“索引”标签，接着点击“标记索引项”按鈕，显示这样的窗口： 按下“标记”标记文章标题“一个文坛独行者”为主索引项，这时文中标题出现如下字样（引号内的内容）：“ XE 一个文坛独行者 ”接下来定义的是次索引项，操作方法同上，但在标记时应当注意：你所选定的文本内容在默认情况下会出现在“主索引项”而不是“次索引项”中，请在“次索引项”中输入你选定的文本“新作阿难：言情+问题”，同时在“主索引项”中输入刚才标记过的“一个文坛独行者”，这时该次索引项后出现如下内容：“ XE 一位文坛独行者:新作阿难：言情+问题 ” 对了，这些标记的主次索引项其实是一个域，因此可以不必重复操作，将引号内的内容直接拷贝至下一个次索引项后即可，要改动的只是其中的文字内容。如此，可快速地将所有主次索引项一一标记完毕。下面的事情就简单了，依次选择菜单“插入”“引用”“索引和目录”，在弹出的窗口中设定： 将“栏数”数值改为“1”，在“页码右对齐”前面打上“”，将“制表符前导符”下拉为点线，“格式”选用默认的“来自模板”。按一下“确定”，目录自动生成！这种方法可以随心所欲拷贝、移动、修改域中的内容，造就了索引项标记