业务流程管理软件可行性研究报告.doc

山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 业务流程管理软件 可行性研究报告 山东山水水泥集团有限公司 2010 12 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 2 28 2 28 信息中心 目录 1引 言 3 1 1编写目的 3 1 2项目背景和必要性分析 3 1 3计划安排申请 4 2系统开发目标及功能 7 2 1系统开发目标 7 2 2系统功能 8 2 2 1系统软件体系结构要求 9 2 2 2业务流程开发平台功能 10 2 2 3BPM 平台业务功能目标 内容可调整 13 3可行性分析 16 3 1技术可行性 16 3 1 1项目的可利用资源及资源的有效性 16 3 1 2技术的成熟度 17 3 1 3开发 测试 推广等各阶段的资源调配 18 3 1 4系统上线后的维护方案 18 3 1 5项目风险 18 3 2经济可行性 19 4结论意见 23 附录 集团化管理的业务流程管控系统案例参考 24 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 3 28 3 28 信息中心 1 引 言 1 1 编写目的 本文描述了业务流程管理软件的主要功能 分析了本项目在技术上和 经济上的可行性 明确了本项目的目标和工作计划 同时 本文也为业务 需求的编写提供了基本依据 本报告的预期读者是集团领导及参与本项目可行性论证的专家 1 2 项目背景和必要性分析 近几年来 随着山水集团业务规模的急速增长和收购兼并的进行 集 团管理近 20 多家分公司 特别是近几年收购和整合的公司 存在公司规 范化管理 文化融合 企业执行力 费用管控等诸多方面急需改进的问题 同时由于集团总部位于济南市 各生产分公司分布于全国各地 距离分散 总部和分公司之间不便进行信息沟通 分公司销售 生产 合同 费用 透明度不足 形成了信息孤岛 导致总部汇集数据费力耗时 管理调度不 及时 尤其随着企业的发展 规模的扩大 企业管理水平的提高 这种孤 岛现象造成了集团公司诸多不便 如信息共享不便 上传下达低效 办公 及业务审批效率低 人力物力的浪费 管理决策缺乏科学依据等 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 4 28 4 28 信息中心 近年来 公司在生产控制自动化 生产过程数字化 供销存智能化 集 团信息网络化等方面的建设卓有成效 也为集团管理信息化的深化应用打 下坚实基础 公司对管理信息化又提出了更高的要求 结合 管理规范化 规范制度化 制度表单化 表单电子化 的理念 急需引进一套涵盖集团 和子公司的纵向业务流程管理平台软件 同时 由于集团业务范围涉及水 泥 管道 塑编 机械 商品熟料 新材料等诸多产品和行业 各个公司 业务生产的管理流程存在过程差异和行业特点 同时各个分公司的组织结 构也存在差异 很难使用一套成熟的软件产品适应各种分公司的业务特点 引进的软件平台不仅需要能够支撑各种办公审批 公文上下发 还能够横 向的支持各种业务产品管理流程的特点 具备自适应能力 扩展性强 1 3 计划安排申请 根据集团领导 2010 年 4 季度提出的 审批流程化 流程电子化 的 基本要求 本项目初步命名为 山水集团业务流程管理系统 具体开发 和实施计划如下 一 可行性研究阶段 2010 年 12 月 8 日 2011 年 2 月 15 日 1 项目筹备阶段 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 5 28 5 28 信息中心 2010 年 12 月 8 日 2010 年 12 月 30 日 本阶段研究业务流程管理软件总体业务需求 确定项目目标和项目人 员等 2 项目考察阶段 2011 年 1 月 1 日 2010 年 1 月 25 日 本阶段工作为实地考察业务流程管理软件在各种集团化公司的使用情 况和做产品厂家筛选对比 项目小组成员主要由信息中心朱宁军主任负责 信心中心 参与 二 项目产品演示和招标阶段 2011 年 2 月 11 日 2011 年 2 月 28 日 中间跨春节 本阶段属于项目成员讨论软件的可应用性 及各软件公司来我公司演 示和接洽讨论阶段 其后组织公开招标或者议标 确定供货厂家 项目小 组成员全体参加 三 开发实施阶段 2011 年 3 月 1 日 2011 年 7 月 1 日 1 业务需求分析阶段 2010 年 3 月 1 日 2002 年 3 月 30 日 本阶段由项目小组成员根据我集团公司办公 预算 财务 采购 销 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 6 28 6 28 信息中心 售 人事 物流 生产资料等各生产 办公 业务管理流程等内容共同对 业务需求进行分析 确定业务流程的详细设计及编制 2 项目开发阶段 2011 年 4 月 1 日 2011 年 6 月 30 日 本阶段由厂家技术人员和项目小组编制和开发流程 3 测试完善阶段 含操作手册编写 2011 年 7 月 1 日 2010 年 7 月 30 日 本阶段是对系统进行测试 并对存在的问题进行完善 编写操作手册 系统测试包括模拟环境测试和实际环境测试两个阶段 四 培训推广阶段 2011 年 8 月 1 日 2011 年 8 月 20 日 其中 3 天举办培训班 对集团和试点一期分公司的使用人员进行培训 并跟踪使用情况 及时调整系统的适应性 最终目标 2011 年底前集团总部和各分公司全面推广 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 7 28 7 28 信息中心 2 系统开发目标及功能 2 1 系统开发目标 结合 管理规范化 规范制度化 制度表单化 表单电子化 的理念 建立一套涵盖集团和子公司的纵向业务流程管理平台软件 以适应现代化 集团企业高效管理的运作要求 为集团的经营管理及时提供决策信息 系 统开发具体目标如下 1 建立集团和各分公司的办公和业务流程的审批平台 2 支持各分公司业务种类和管理流程 3 实现业务审批流程化的自动化流转 减少甚至替代审批表单的书 面传递 提高各类业务及办公审批的效率 4 实现业务审批流程过程的实时监控 实现流程审批时间的管理和 督办 并实时统计分析流程运行的绩效 实现人 部门 业务多视角的流 程绩效统计 为绩效考核和流程改进优化提供决策数据 5 实现业务流程审批和处理环节中管理数据的动态收集 如公办 预算 订单 费用 采购 固定资产 付款 回款 到货及时率 人事变 动等 结合生产数据的采集系统 实现集团生产 业务 管理全数据的自 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 8 28 8 28 信息中心 动化 6 实现与现有 ERP MES 生产等系统的数据和流程整合 实现企 业资金流 业务流的端到端的流程监控和管理 7 实现和公司目前内网门户的整合 管理以人为本 实现面向 人 的统一管理入口和权限控制 并配合邮件 短信实现流程提醒和督办 8 实现管理层领导的手机审批功能 解决领导外出可能引起的审批 延误 2 2 系统功能 业务流程开发平台 以下简称 BPM 平台 主要为企业解决工作流程 管理 BPM 及提供工作流程自动化软件与服务的软件平台 BPM 平台既是一种软件平台 也是一种管理实践 提供一个业务流 程监管平台 以达到提升组织敏捷以及运营效益 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 9 28 9 28 信息中心 2 2 1 系统软件体系结构要求 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 10 28 10 28 信息中心 2 2 2 业务流程开发平台功能 如上图所示 整个系统建立在 BPM 平台之上 系统表现为层次化的 构筑体系 包括八个方面的内容 1 工作流引擎 工作流引擎处理所有自动化流程的流转 支持服务器集群以提高性能 和可靠性 2 流程数据库 流程数据库作为流程管理平台数据持久化存储的实体 包括流程模型 数据库 规则模型数据库 流程实例数据库等 3 流程业务数据库 流程业务数据库用来存储和管理丰富 大量的流程业务数据 这些数 据来自于管理过程中的人工录入或者从其他专业应用系统中的抽取 4 标准远程调用接口技术 标准远程调用接口是 BPM 平台提供的标准接口 可以与现有软件系 统进行远程调用和数据交换 BPM 平台本身内嵌与常用数据库 MS SQLServer Oracle XML 等 的访问机制 用户只需要进行简单的 配置 就能够从流程表单中显示或者修改这些现有系统的数据 5 流程与表单设计工具 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 11 28 11 28 信息中心 流程与表单设计工具是协作式流程设计和开发环境 它在单一整合的 环境下结合了流程开发和表单设计的特点 用户可以轻易地制作表单 定义业务逻辑关系 集成数据库等 而无需编程或编写脚本 功能要 求如下 图形化开发 图形化实现流程的复杂规则 最小化代码开发 版本控制 用户设计人员可以使用设计工具实现由业务部门提 出的需求 提供严格的权限控制和流程版本控制 模拟仿真 因为工作流程牵涉了许多使用者与计算机环境 把 新完成的工作流程系统安装到大部份的计算机后再测试 是非常 不切实际也没有效率的 流程仿真功能可以让设计者在同一部计 算机上直接仿真测试 一旦上线后 设计者能够放心确信它能够 符合原始设计并正常运作 6 组织机构设计工具 组织机构设计工具可以图形化的构建用户单位流程型组织结构图 具 有下列功能 可以采用 ERP 中人力资源模块或者企业 AD 域中的组织结构人 员的基本数据 按照集团 分公司 部门 科室设置 调动 修 改 增加或减少人员 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 12 28 12 28 信息中心 图形化标识参与流程的人员和角色的关系 实现以角色流转的 功能 提供各种工作组 权重比例工作组 优先工作组 工作队列等 满足流程自动化的种种需求 比如会签等 一个大的组织结构图可以嵌套多个子组织结构图 满足复杂组 织架构的构建 支持各种目录服务 比如 MS AD 或者其它 LDAP 兼容的用户 管理 可以使用用户现有的用户权限管理机制 而无需单独创建 一套用户管理 7 配置工具 配置工具用于实现客户端程序与数据库的连接设定 流程版本控制 流程及实例删除等功能 8 流程监控分析报表 流程监控分析报表提供向导式 无需代码开发的绩效考核报表 如 实例花费时间报表 步骤时间报表 用户活动报表流 任务负载报表 等十类报表 用于从流程及流程实例流转的各个侧面进行监控和分析 以达到考核和优化的目的 9 移动审批和指派功能 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 13 28 13 28 信息中心 支持手机审批和电脑审批并行模式 支持指派 收回等管理功能 10 系统整合能力 能够支持和现有 ERP MES HR 等业务模块实现数据和流程的集成 并支持和门户 报表 文档系统 电子签章系统 数据库 邮件 短 信平台等实现架构集成 2 2 3 BPM 平台业务功能目标 内容可调整 1 实现集团 分公司纵向的办公业务协同审批 公文撰写提交 审核 批准 发布 接收确认 分发 分发确 认的公文管理流程 新闻 通知 公告的撰写提交 审核 批准 网上发布的公告 信息管理流程 会议组织提交 审批 会议室申请 会议通知 会议纪要形成 审批 下发 接收确认的会议管理流程 通用管理问题提交 指派 处理 确认流程 如生产工艺改进 建议流程 车辆申请 派车 用车完毕确认等车连个管理流程 办公用品请购 审批 采购 入库 领用等管理流程 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 14 28 14 28 信息中心 固定资产请购 审批 采购 入库 确认负责人 负责人变动 报废等管理流程 2 实现集团 分公司纵向和横向的费用和资金管控 结合预算管理系统计算出的全预算数据 进行各分公司 个业 务和管理部门的年 月度预算的提交 审批 确认流程实现预 算流程管理 实现所有生产物料采购 付款 非生产物料采购 办公 设备 资产 资本性支出 期间费用 人力资源 差旅 办公 会议 培训等 支出等所有费用支出申请 批复 结算验收 确认的 管理流程 实现订单回款 借款的计划 申请 财务确认的管理流程 实现预算 支出 结算 回款四位一体的资金管控流程 并能 够将过程数据和 ERP 系统的财务结果数据整合 实现真正意义 的集团和个子公司费用管控体系 3 实现分公司端到端的业务流程的管控 实现市场费用 活动的申请 批复 完成总结 考核的市场管 理流程 实现销售客户立项 跟踪 费用报销 协议审批 价格申请的 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 15 28 15 28 信息中心 销售过程管理流程 和 MES 系统结合 实现合同 订单审批 生产计划 物流 付 款的订单管理流程 实现客户回访 投诉 补货 退货等客户服务管理流程 4 实现集团和各分公司管理支撑流程的管控 员工的考勤 入职 离职 岗位变动 培训 考核等人力资源 管控流程 信息化项目申请 启动 验收 结算 日常维护 请购等信息 化系统管控流程 质量和企业等管理部门的标准 工艺 制度 质检等文件的签 批审核流程 5 实现集团和各分公司管理特点定制的其他业务流程 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 16 28 16 28 信息中心 3 可行性分析 3 1 技术可行性 3 1 1 项目的可利用资源及资源的有效性 1 网络可利用资源 利用我集团和各分公司现有的办公网 无需另外架设网络 目前 集 团的网络架设已较完善 可覆盖到分公司 可以满足 BPM 系统的联网管 理半径要求 2 计算机可利用资源 客户端层面 集团和各分公司及各部室 可用现有的办公网计算机 以目前办公网络一般的微机性能 机器可以承受 这样可节省投资 提高 办公机的利用率 系统服务端层面 需要采购和配置 BPM 服务器 WEB 服务器 数据 库服务器等 但使用部门级 PC 服务器即可满足需求 整体投入较低 3 人力及技术资源 可利用的人力资源 信息中心技术开发人员及各级子公司信息化维护 人员参与系统的开发研究 各业务部门和分公司抽调管理人员参与业务流 程梳理 管理人员的工作室阶段性和分业务调研 不太影响正常工作过程 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 17 28 17 28 信息中心 3 1 2 技术的成熟度 1 产品技术成熟度方面 初步接触的厂家和案例已经有国内外集团客户的案例 并且已经很好 的流程管控方面的系统运行经验和应用经验 2 应用开发方面 初期由厂家工程师协助我公司安装和开发 后期应用可逐步实现自身 开发和厂家技术支持结合的方式 满足集团和分公司未来业务和管理的需 求变化 3 系统安全性 本系统存储着全体人员信息 费用预算信息 固定资产 合同 生产 管理信息等重要过程资料和数据 系统的安全性十分重要 本系统采用我 公司专用的办公网作为传输主体 未来可以结合电子签章和人份认证系统 的实施 增强使用层面的安全性 系统级安全性和使用层面的安全性可以 满足管理的需要 4 信息传输的安全性 信息传输在我集团和各分公司内部的办公网内进行 在办公网内部 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 18 28 18 28 信息中心 信息传输的安全性由办公网本身的传输安全机制和信息控制机制来保障 如防火墙 路由 网关 VPN 等 由于办公网已经运行了较长时间 实践证明 安全性能是可靠的 因此 以办公网为信息传输通道的 BPM 平台的信息传输的安全性是有保障的 5 信息的一致性 数据库定期备份 查询数据实时更新 能够保证数据的一致性 3 1 3 开发 测试 推广等各阶段的资源调配 1 开发 测试阶段 开发测试前期不需集中人员在固定地点进行开 发 只需搭建模拟环境 测试后期需进行集团总部与试点分公司及各部室 之间的连线测试 可选取一个分公司 总部几个业务部室进行测试 2 推广阶段 推广阶段由信息中心举办培训班对各级分公司 业 务部室等各部门部门主要使用人员进行培训 再由各分公司对下属单位进 行转培训 3 1 4 系统上线后的维护方案 系统上线后总公司信息中心和各分公司信息技术部负责维护权限范围 内的有关数据 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 19 28 19 28 信息中心 3 1 5 项目风险 由于技术方面的问题在前面都已作了详细分析 因此 技术方面已没 有障碍 进度方面 该项目的开发周期为四个月 时间比较紧张 特别是 内部和各个子公司的管理 业务 办公流程的梳理 即公司内部的工作量 大 项目时间方面的周期风险大 但从项目技术角度而言 特别开发方面 的风险不大 通过以上对项目的可利用资源的有效性 开发的风险 资源的有效性 技术的成熟度的分析 我们认为该项目的实施风险较小 优势显著 该项目 的开发推广必将提高集团公司的业务流程管理的质量和效率 因此可以进 行项目开发 3 2 经济可行性 一 投入分析 1 软件 设备投入 业务流程管理平台软件购置费用预算 140 万元 版本为 服务器支持集团化架构 并发用户许可证不少于 500 个 同 时利用现有的网络不会增加网络费用 各分公司计算机设备自行解决 不 统一购置设备 集团总部采购 BPM 服务器 1 台 之强 CPU 4 8G 内存 500G 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 20 28 20 28 信息中心 预算 6 万 数据库服务器 1 台 之强 CPU 4 16G 内存 2TB 预算 8 万和 WEB 服务器 1 台 之强 CPU 4 8G 内存 500G 预算 6 万 数据库软件信息技术部已经在使用 无需购置 2 发展费用投入 人员培训 包括概念培训 0 5 天 系统管理员课程 3 天 最终用户 培训 1 天 初级开发培训 3 天 高级开发培训 2 天 由供应商软件公司安 排工程师实施 免费 场地费 培训时需用集团总部会议室 实施服务费 20 万元 包括 系统架构搭建和集成 流程梳理和建模 流程设计 流程开发 表单开发 接口开发和调试等项目 其中流程梳理 和开发方面会根据集团规划上线的流程数量的变化而有所浮动 先按照一 期规划办公流程 10 支 资金管控流程 30 支 生产业务流程 20 支 管理支 撑类流程 20 支 合计 80 支流程计算工作量 咨询服务 技术支持服务和后期培训服务 包含在产品价格中 软件升级服务 质保期 1 年 质保期内免费 质保期外每年按合同 金额的 15 收取 投入共计 140 万 20 万 20 万元 180 万 二 产出分析 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 21 28 21 28 信息中心 1 直接效益 业务流程管理平台能够实现系统间数据的集成和串接 使得有效地 业务 预算和财务数据等一次录入 多处共享 甚至可以最终汇总到 ERP 等集团财务软件中 使集团及各分公司审批人员从繁重复杂的纸张表单流 转的填写 数据统计分析等工作中解脱出来 特别是费用管控方面的统计 分析和数据再录入工作大量减少 按每个部室和分公司部室每年节约 1 人 30 个工作日 一个工作日工资费用按 100 元计算 预计节约工时工资费 用 10 24 10 1 30 100 750000 元 注 集团和分公司每个单位 按照 10 个部室计算 其中市场 财务 办公 质检等部门节省人力还不 止 1 人月 虽然该费用不能直接节省出来 但各个集团和分公司管理的 其他方面得以加强 节约下来的人力和时间可创造更大的机会成本 业务流程管理平台将办公 非生产物料采购 合同审批 设备申请 费用报销等管理基本控制点下移到每个员工 每个员工每年预计节省费用 碳粉 纸张等 50 元 按此计算节约办公费用 3000 人 50 150000 元 仅考虑集团和分公司的管理和业务人员 不包括一线工人 业务流程管理平台将预算 财务 等管理数据存放于集团总部 数 据可实现全集团管理分析使用 如 业务流程管理平台可向集团各部室和 分公司各部室提供自己部门的预算额度及花费进度的功能 集团各部室和 山水集团 业务流程管理软件可行性研究报告 22 28 22 28 信息中心 分公司各部室不需再通过财务室查询预算进度 财务事项审批时也无需各 级有权签字人逐一面签 加快了报账工作速度 提高了工作效率 仅此一 类流程 预算 支出管理流程 预计每个集团部室 各分公司部室每年节 约传递费 节省人力费用 3000 元 如果考虑办公 业务 管理和财务四 大类流程 80 支流程估算 共计 4x 10 24x10 3000 3000000 元 业务流程管理平台软件正常使用后将管理活动变成流程化的常态 按预计使用寿命为 10 年 折现率 2 25 计算 因此本项目的产出净现值为 750000 150000 3000000 NPV 2 25 10 38 141 809 元 项目总产出现值大于项目投入净现值 单就直接经济效益来看 购买 使用业务流程管理平台软件是可行的 投入产出效益明显 2 间接效益 业务流程管理平台软件将预算 支出