归档文件整理演示稿.ppt

文书处理与归档文件整理工作 文书处理工作与归档文件的整理是环环相扣 密不可分的 1 文书处理工作是归档文件整理的基础 文书处理工作的对象是文件 而文件又是档案的主要来源 没有文件 档案工作也无从谈起 2 归档文件整理是文书处理工作的最终环节 文件转化为档案的唯一条件必须是处理完毕的文件 只有处理完毕的文件 才能进行归档文件整理 一 文书处理工作 一 文书处理含义 通常称为文书工作 是遵循科学的原则 程序和方法 围绕着公文的撰制 收发 办理 管理及整理归档所进行的一系列相互关联 衔接有序的工作 二 文书处理工作内容 1 发文办理 2 收文办理 3 公文管理 4 公文整理归档 三 文件的来源 做好文书处理工作 首先要明确文书处理的对象 也就是文件的来源 主要分三种 1 收文 指本机关收到其他机关发送来的文件 上级 下级 同级 非隶属机关 2 发文 本机关制成向外发出的的文件 3 内部文件 是本机关制发和使用 限于机关内部的文件 比如内部规章制度等 四 文书处理工作程序 包括发文处理和收文处理程序两方面 1 发文办理程序 包括草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等程序 1 草拟 是公文承办人员根据领导交拟或批办意见撰写文件草稿的过程 2 审核 是机关办公部门对公文草稿内容 体式 文字等所做的全面审查修改 3 签发 是机关领导人对文稿的最后审批 并签注意见 姓名和日期 4 复核 是公文正式印制前 为了保证发文的质量 由文秘部门对文件定稿再次进行的审查 5 缮印 对已经签发的公文定稿进行印制 6 用印 在印制好的公文上加盖发文机关印章 7 登记 对一切发出的文件进行的记录 8 分发 对公文对行网上传输 科室分发 文书人员要特别注意做好的以下三个环节 1 文件登记 文件发放后 一定及时要在发文登记簿上登记 2 领导签发 底稿签发栏 领导要用碳素墨水签字 3 分发文件后 文书人员要把发文件一式两份保存 一份正文 正文要和底稿别在一起 一份二套 二套是正文备份件 复制件 与正文的区别是 正文带底稿 收文登记章 收发文登记簿 2 收文处理程序 包括 签收 登记 拟办 批办 承办 催办 注办等 1 签收 对于来文进行签收 这是收文处理的第一个环节 2 登记 将需要登记的公文在收文登记簿上编号 登记 3 审核 是文秘部门对收到的下级机关上报需要办理的文件进行审核 4 拟办 文秘部门对来文的处理提初步意见 供领导批办时参考 5 批办 是机关领导人对送批的公文所做的批示处理意见 它是机关领导行使职权 履行职责的重要手段 6 承办 是机关有关部门和人员根据领导批办意见 对公文进行具体的处理活动 7 催办 是对公文办理的督促和检查 作用在于防止公文积压和延误 加快公文的运转和处理程度 跟踪 重点 定期 8 注办 是经办人员在公文处理上对于承办情况的简要说明 文书人员应做好的三个环节 1 做好收文登记 收文后 要及时在文件首页右上方盖收文登记章 然后根据章上顺序号在文件登记本上进行文件登记 2 文件传阅必须及时 收文后文书人员一定要迅速地进行处理 反对拖拉延误 首先要在收文首页粘贴文件处理单 文书人员始终发挥扇轴作用 全面掌控文件的去向 对于需要承办的文件要及时进行登记和催办 3 已经办理完毕的文件要及时收回 归档保存 文件处理单 3 处理完毕文件的日常保管 1 要准备多个文件夹 2 在文件夹脊背上分别标明发文机关和收文机关名称 如果收文机关文件比较多 可准备多个文件夹 把处理完毕的文件及时暂存到文件夹里 这样既便于文书人员文号的发放 又便于日常文件的查找 统计和利用 我们日常坚持做 为归档文件整理顺利开展打下良好基础 收发文夹脊背平面模式 二 归档文件整理 一 归档文件整理时间 一般在第二年的第一季或是上半年把处理完毕的文件集中进行归档整理 二 归档文件整理要求 1 以 件 为单位 一般以每份文件为一件 特别强调的是 1 文件正本与定稿为一件 正本在前 定稿在后 2 请示与批复为一件 批复在前 请示在后 3 文件与附件为一件 文件在前 附件在后 4 原件与复制件为一件 原件在前 复制件在后 5 转发文与被转文发为一件 6 一次会议形成的文件材料为一件 同一事由的文件为一份 7 形成有报表 名册 图册各为一件 2020 3 16 20 可编辑 2 应归档的文件必须是办理完毕的文件 正处于公文运转过程中的文件不能整理 只有公文处理程序办理完毕后 才能进行整理 3 归档文件用纸和字迹材料必须符合要求 必须A4纸 文件材料中不得出现铅笔 圆珠笔 纯蓝墨水 复写纸等字迹 三 归档文件整理程序 1 清点文件 在归档整理之前 一定对照收发文登记簿 看看收文发文是否齐全 查漏补缺 不齐的话要及时补充 收集 2 收集文件 积极主动收集领导会议文件材料 会议记录 大事记 领导讲话 年度统计报表等 3 文件分开排放 把收文和发文分别分开排放 1 发文要把正文和二套要根据文号顺序分别排放 2 收文要把上级文和下级文都分别排放 四 归档文件的归档范围划分 归档范围是指哪些文件进行整理 哪些文件不需要进行整理 根据国家档案局8号令 机关文件归档范围和文书档案保管期限规定 1 应归档的文件范围具体如下 1 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 能全面反映本机关在工作活动中形成的具有查考利用价值重要的文件材料 都列在归档范围之内 1 2 不归档文件范围 1 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 2 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 3 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 4 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员 不需要本机关办理的普发性 临时性文件 重份文件 历次修改稿等都不属归档范围之内 五 归档文件保管期限划分 分为永久 定期两种 定期分为30年 10年 1 永久保管的归档文件主要包括 1 本机关制定的法规政策性文件材料 2 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 3 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 4 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 5 本机关机构演变 人事任免等文件材料 6 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 7 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 8 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 本机关重要的法规性 业务性 综合性文件 重要的请示与批复 成立机构 表彰先进 任免本单位人员 房屋买卖 征地 30年以上的协议 合同等 2 定期保管的归档文件主要包括 1 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 2 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 3 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 4 本机关一般性事务管理文件材料 5 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 6 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 7 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 8 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 9 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 本单位人事工作制度 出国审批材料 县级以下表彰 警告处分 设备 资金批复 下级机关上报的重大问题报告等 都列入30年保管期限 其他一般性文件列入10年 六 归档文件排列同一保管期限的归档文件应排列在一起 1 先排上级红头来文 由高到低进行排列 同一级别的红头文 根据发文字号顺序排 2 后排上级白头文 根据发文时间顺序排列 3 同级机关文 根据重要程度顺序排列 4 本级文 根据发文字号先后顺序排列 5 下级文 根据重要程序进行排列 七 归档文件编号 是卷内文件排列的顺序号 在文件首页的正上端空白位置 加盖归档章 归档章 八 归档文件目录打印 文件目录是查检文件的索引 位于卷首 档案进馆单位永久和30年的归档目录一式三份 档案进馆单位要求用档案管理软件进行著录 归档文件目录 九 归档文件装订 永久 30年 二套文件要先拆钉 一到三页的文件用胶水粘贴 三页以上的文件 采用三孔一线的方法进行线订 10年的不用 十 归档文件装盒