供应链项目技术方案.doc

中中电电科科风风华华信信息息装装备备股股份份有有限限公公司司 供供应应链链项项目目技技术术方方案案 浪潮软件集团有限公司浪潮软件集团有限公司 20172017 年年 0505 月月 2 目目 录录 阅读提示阅读提示 4 4 文档类别文档类别 4 使用对象使用对象 4 第一章第一章需求分析需求分析 5 5 1 11 1项目背景项目背景 5 1 21 2信息化现状信息化现状 5 1 31 3总体需求总体需求 5 第二章第二章总体规划总体规划 6 6 2 12 1总体目标总体目标 6 2 22 2详细目标详细目标 7 2 32 3项目范围项目范围 7 第三章第三章建设内容建设内容 8 8 3 13 1系统概述系统概述 8 3 1 13 1 1基础资料管理基础资料管理 8 3 23 2供应链管理供应链管理 14 3 2 13 2 1采购管理采购管理 14 3 2 1 1 系统概述 14 3 2 1 2 系统流程图 14 3 2 1 3 功能介绍 14 3 2 23 2 2合同管理合同管理 18 3 2 2 1 系统概述 18 3 2 2 2 系统流程图 19 3 2 2 3 功能介绍 19 3 2 33 2 3应付管理应付管理 21 3 2 3 1 系统概述 21 3 2 3 2 系统流程图 22 3 2 3 3 功能介绍 22 3 2 43 2 4销售管理销售管理 24 3 2 4 1 系统概述 24 3 2 4 2 系统流程图 24 3 2 4 3 功能介绍 24 3 2 53 2 5应收管理应收管理 30 3 2 5 1 系统概述 30 3 2 5 2 系统流程图 31 3 2 5 3 功能介绍 31 3 2 63 2 6库存管理库存管理 34 3 2 6 1 系统概述 34 3 2 6 2 系统流程图 34 3 2 6 3 功能介绍 35 3 3 2 73 2 7存货核算存货核算 39 3 2 7 1 系统概述 39 3 2 7 2 系统流程图 40 3 2 7 3 功能介绍 40 3 33 3财务与业务一体化财务与业务一体化 42 3 3 13 3 1供应链与财务一体化供应链与财务一体化 43 3 3 23 3 2供应链与合同一体化供应链与合同一体化 43 3 43 4系统上线标准系统上线标准 44 第四章第四章项目实施方案项目实施方案 4545 4 1浪潮项目实施方法论 45 4 1 1项目实施策略 45 4 1 2实施路线图 46 4 1 3实施工具 47 4 1 4技术支持 48 4 1 5保证项目成功的原则 48 4 2项目实施计划 49 4 2 1实施范围 49 4 2 2项目计划 49 4 2 3主要交付物 50 4 3项目组织 51 4 3 1项目组织机构 51 4 3 2项目组职能划分 52 4 4培训方案 55 4 4 1培训安排 55 4 4 2培训实施 56 4 5实施内容 56 4 5 1现场调研和规划 57 4 5 2现场安装调试 57 4 5 3静态基础数据的初始化指导 57 4 5 4现场培训 57 4 5 5系统上线运行问题处理 57 4 5 6系统验收 57 4 阅读提示阅读提示 文档类别文档类别 本方案是专为中电科风华信息装备股份有限公司制作的信息化建设方案 既是技术文档 也是商业机密 使用对象使用对象 该文档使用人员包括 中电科风华信息装备股份有限公司领导及负责本次项目的相关人员 浪潮软件集团有限公司参与本次项目的相关人员 5 第一章第一章 需求分析需求分析 项目背景项目背景 在数字化时代 企业的创新 发展离不开信息化的支撑 中国电科集团为实现面向 推动转型升级 实现二次腾飞 打造 国内卓越 国际一流 战略目标 对所属单 位也提出了更高 更深层次的管理要求和信息化建设要求 中电科风华信息装备股份有限公司从战略的角度出发 需要一个完整的信息体系作为 强有力的支撑 以业务系统为源头 以财务系统为核心 实现财务业务一体化管理的目 标 实现精细化管理 提高企业管理水平 从而形成一个完整的信息化整体规划 既符 合中电集团信息化管理的要求 也满足中电科风华信息装备股份有限公司业务发展的需 要 1 21 2 信息化现状信息化现状 目前财务需要实施推广浪潮 GS 财务管理软件 物资使用的是金算盘 物资系统独立 使用 没有和其他部门系统打通 并且只用了基本功能 物资部门的一些业务需求系统 已无法满足 并且与浪潮财务不能实现无缝对接 大量凭证需要手工填报 1 31 3 总体需求总体需求 要求满足物资申请全过程管理 采购订单全过程管理 采购合同全过程管理 主要包 括 物资管理流程设置 物资申请全过程跟踪 采购订单全过程跟踪 采购合同全过程 跟踪 统计查询功能 1 物资管理流程设置 要求按照采购物资申请管理 采购订单管理 采购合同管理 定义物资管理流程 根据实际情况对不同部门的审批管理职责进行设置 不同人员 不 同事业部有不同的物资管理操作权限 实现业务处理的分工执行 2 物资申请全过程跟踪 实现从物资申请的视角 跟踪记录从申请提出开始 到各 环节审批 采购分配 生成订单 询比价 线下比价 线上比价相结合模式 合同签 订 物资到货 检验结果记录 入库 最后领取的全部过程 以及后续退换货 质量投 诉等 能够从物资申请的角度 清晰明了的展示出每项申请在各个环节的状态 基于该 项申请当前所处的状态 正确提示下一步工作内容 对于特殊状态应给与及时告警 3 采购订单全过程跟踪 实现从采购订单的视角 跟踪记录从订单寻价 审价 订 单生成 物资到货 检验 入库的全部过程 能够从采购订单的角度 清晰明了的展示 出每项采购订单在各个环节的状态 正确提示下一步工作内容 6 4 采购合同全过程跟踪 实现从采购合同的视角 跟踪记录从合同生成 审批 收 付款计划 合同履约执行 合同付款的全部过程 能够从采购合同的角度 清晰明了的 展示出每份采购合同在各个环节的状态 正确指示下一步工作内容 4 统计查询 能够对物资申请信息 采购订单信息 采购合同信息 合同收付款信 息 应付合同款 应付票款 应付货款等多维度进行综合统计分析 基于课题项目的全过 程进度跟踪等 能够正确导出各项统计数据 为采购信息分析 采购合同审批提供正确 详细的数据依据 能够对申请课题 申请部门 申请人员 申请物资 采购时间信息分 类查询 第二章第二章 总体规划总体规划 中电科风华信息装备股份有限公司供应链管理系统总体规划是为了在信息化建设中有效 的规避风险 在不同发展阶段都要定期在战略规划的指导下 运用信息化规划手段来确定未 来 3 5 年信息系统的建设目标 发展阶段 建设重点 所需资源和推进计划 信息化规划具 有非常现实的意义 通过制订信息化总体规划 可以围绕信息共享和供应协同为目标 消除 内部应用系统间信息孤岛 规避重复投资和分散投资的风险 从而提升核心竞争力 总体目标总体目标 借助 融合中电科风华信息装备股份有限公司已有的供应链经验 以项目号为主线 以 采购管理 仓库管理 存货核算 合同管理为手段 为中电科风华信息装备股份有限公司构 建一个数据共享 业务协同 科学合理的供应链管理系统 面向未来供应链需求 统一标准 规范流程 实现物资供应链过程精细化 动态化管理 为财务业务一体化提供了必要的基础 本期目标 主要包含以下内容 实现基础数据集中管理 基础数据定义规范化 标准化 以便于逐步提高基础数据管 理质量 建立供应链系统 实现业务过程精细化管理 梳理并规范企业供应链业务流程 建立 一个合理 高效的物流管理体系 建设统一高效协同的供应链工作平台 强化各系统的统计查询的功能 为领导层决策支持提供依据 实现财务与业务的信息集成 消除信息孤岛 提高工作效率 实现合同与业务一体化 加强资金风险控制 提升管控能力 管理系统建设需具备先进的技术架构体系 设计基于平台化 稳定性 可扩展性强 易于维护 当企业管理 业务变化时产品能够灵活的调整 7 科研物资的建设目标 规范科研物资业务流程 提高管理水平 整体提升科研物资保 障供应的能力和效率 加强服务 通用物资的建设目标 利用供应链系统 提升通用物资的供应服务能力 2 22 2 详细目标详细目标 健全存货管理制 度 规范存货管 理工作程序 建立健全存货管理制度 梳理规范的存货管理工作程序 通过信息 化手段固化工作流程 实现信息透明公开 配合行政监督考核 减少 存货舞弊 浪费等现象 实现财务处与事 业部门库房存货 的即时对账 提 高存货核算的及 时性和准确性 通过进销存系统的对事业部实际的出入库操作进行记录 辅助行政 手段监督查处物资领而不用 库外大量堆放物资等现象 保证存货数 据准确 并可通过信息化系统即时对账 减少存货积压造 成的损失 采购计划到采购部门后 先看库房是否有未锁定的同种存货 并进 行调拨管理 减少存货积压损失 提高材料采购价 格透明度 系统提供存货的历史价格查询 退货记录查询 可以作为事业部在 制定采购计划时的价格和质量参考 提高透明度 提高采购计划准 确性 通过比较采购计划和实际领用情况 预计保修期备品备件等 可通 过信息系统辅助对项目结束后的剩余物资进行考核 确保发票及时报 账 通过发票管理模块的管理和预警功能 确保发票及时报销 减少人 工失误 提高到货及时率 通过实施采购进销存的计划 合同 预算 付款 到货 检验 入 库 出库等环节业务流程再造 实现全流程信息化管控 减少人工的 繁琐操作 提高工作效率 采购信息各方共享 可使得采购人员将更 多的精力放在合同质量 到货跟踪等实际业务中 使得事业部人员可 以随时了解物资采购情况 并提出相应的意见建议 提高供应商管理 水平 通过实施供应商基础信息管理信息化管理 对供应商的各类数据进 行综合统计分析 辅助完成供应商考评 提高供货质量和合作效果 提高采购预算水 平 通过信息化系统辅助进行采购预算编制 并进行采购预算执行情况 跟踪 督促采购预算水平的逐步提高 提高资金利用效率 8 提高信息准确度 实现与浪潮财务系统的全面集成 减少人工导入导出干扰 提高数 据可信度 2 32 3 项目范围项目范围 组织范围采供部 财务部 生产部 业务范围采购管理 库存管理 存货核算 合同管理 应收管理 应 付管理 销售管理 第三章第三章 建设内容建设内容 系统概述系统概述 根据多年来在大型制造型企业信息化的实施经验 结合浪潮 ERP 针对行业特点和传统 ERP 存在的问题 突破一些传统概念 进行了技术创新 引进项目 化 管理思想 专门推 出面向装备制造企业信息化解决方案 即浪潮 ERP 制造业解决方案 浪潮 ERP 制造业解决方案基本思想是 融合项目管理 并行工程 成组技术和 MRP TOC 等先进管理思想 以主数据管理为基础 打通上游 PDM 设计数据与车间制造现场管理数据 以物料管理 计划管理和成本控制为重点 通过有效的作业调度实现企业的有序高效生产 是一个集物流 资金流 工作流和信息流为一体化的制造行业高级管理信息化解决方案 系统彻底解决了复杂机械制造企业实施以 MRP 为核心的信息化系统 数据准备工作量大 生产制造过程变化大系统失去指导作用 实施难度大失败率高的问题 3 1 13 1 1 基础资料管理基础资料管理 定义机构信息定义机构信息 业务部门和员工信息是制作单据的必要信息 也是公司组织架构的体现 9 定义操作人员和业务权限定义操作人员和业务权限 定义每个公司业务人员以及其相应的业务权限 数据权限 通过权限管理界定每个人的工作职责 可以通过权限设置物资基础信息的新增或修改 物资分类和编码物资分类和编码 物资分类和编码是物资管理的基础 企业应当根据国标 行标和企业标准制定编码规则 为企业编制 统一的易于辨识的企业物资分类和编码 并规范物资名称 一物一码 不允许出现物资多名现象 系统支 持为物资划分不同的物资类别 各种类别具有分别的编码区间 用户可以自定义某类物资的编码长度 定义物资卡片定义物资卡片 物资卡片的内容包括 物资编码 物资名称 计量单位 采购参考价格 最高限价 ABC 分类 最高 储备 最低储备 失效期 批次管理 采购提前期 计价方法等 通过物资卡片定义将物资的全部属性描 述出来 在业务处理中 受其属性的约束 如参考价可以在采购申请时带出作为参考 控制价可以对采购 起限制上下限的作用 10 计量单位定义计量单位定义 定义各物资所使用的计量单位以及计量单位之间的换算关系 系统支持主计量单位 辅助计量单位 生产计量单位 采购计量单位 销售计量单位等多种单位组合 11 仓库和货位定义仓库和货位定义 定义公司的仓库和货位的编码和名称 并可以建立货位与物资之间的对应关系 往来单位 客户 供应商 档案管理往来单位 客户 供应商 档案管理 定义往来单位的分类 地区和基本信息 名称 地址 联系人 开户银行 税号 重要性等级等内容 系统提供供应商信誉记录 评测指标体系 由企业自行定义指标以及指标评价标准 根据评价体系 对供应商做出评价 分综合指标和分项指标排名和评价 系统提供客户 供应商证照信息资料维护 满足对往来单位的资质记录及审查 以及业务控制 12 系统还提供了供应商合伙人功能 从而可以支持当供应商为一个集团企业时与其下属的多个公司进行 采购以及结算等业务处理 审批流程定义审批流程定义 可以根据业务 计划 订单 付款等 的流程过程 在审批点上定义审批流 系统可以定义审批步骤 审批条件 审批权限 审批通过判断等 13 界面调整界面调整 可满足企业对单据个性化的内容定制 字段的扩展 保存规则 启用附件等平台开发功能 14 其他定义其他定义 包括 订单类别 入出库类别 结算方式 采购员 仓管员 计量单位及换算等内容 3 23 2 供应链供应链管理管理 3 2 13 2 1 采购管理采购管理 3 3 2 2 1 1 1 1系系统统概概述述 采购管理能够帮助企业采购部门控制并完成采购物料从需求计划 采购计划 比质比价 订 单下达 到货接收 检验入库 发票核销的全部采购过程 可以有效地监控采购计划的执行 采购价格的比较以及供应商交货履约情况 从而帮助采购部门选择最佳的供应商和订货策略 提高采购工 作质量和工作效率 降低采购成本 本系统与生产 项目 质量 设备 库存 销售 应付管理子系统均有良好的接口 系统入口从生产 库存等其他部门下达的需求计划开始 相关联的业务单据都支持合并生成或参考功能 许多信息可以自动 形成 方便用户灵活使用 加强了业务的关联 最大限度的实现了系统内部数据共享 采购物品收货后可 以直接转到库存管理子系统进行处理 并同时登记采购计划 采购订单 采购到货单 采购发票可以结转 到应付系统 同付款单核销 采购发票与付款单支持多币种采购 支持国际采购业务 根据自定义生成凭 证规则 能够自动生成记账凭证 无需财务人员重复录入 3 3 2 2 1 1 2 2系系统统流流程程图图 3 3 2 2 1 1 3 3功功能能介介绍绍 货源清单货源清单 15 在货源清单中 定义了每个物料的供应商 报价以及一些在业务中用到的重要数据 主要字段有 物 料编号 供应商编号 优先级别 报价单号 价格类别 各数量段价格 采购比例 允差 唯一供应商还 是多选供应商 是否免检 起止日期 供应商供方物料代码 审核等等 通过货源清单中的信息 收集了 各个供应商的报价 这样就可以在采购计划和价格审批环节找到最合适的供应商 并且可以按照采购比例 将采购任务分摊 在收货环节 通过采购允差设置确定供应商供货的数量是否符合要求 余额初始余额初始 为了方便企业对期初余额的处理 系统的初始都是利用单据进行初始 这样大大方便了企业的使用 期初单据的数据都记到初始期间的前一个期间 多维账本多维账本 应付账款是企业管理工作的重要内容 也是采购管理工作的重要组成部分 随着管理工作的细化 企 业越来越希望随时掌握应付账款的情况 借以加强现金流的管理 企业不但希望知道自己与其他单位之间 的应付账款有多少 更要求知道这些应付账款是由哪些部门 哪些人员的业务形成的 以往单一按照供应 商统计的应付账款已经不能满足企业的管理需求 本系统的应付账款的统计查询提供以供应商 采购部门 采购员三者的任意组合为统计依据账本 企业通过多维账本不仅能够了解应该付给哪个供应商多少钱 更 能清晰地了解到是哪个部门或者业务员形成的应付账款 审批流程审批流程 审批是企业加强各项工作管理的重要手段 尤其是重要的工作 不但需要审批 而且可能需要多级 多人的联合审批 为了满足审批工作形式多样化的需求 系统提供审批流程定义功能 操作人员可以自己 定义审批流程 以满足本企业审批工作的需要 每个单据的明细内容可以分配权限 在审批的过程中可以 修改某些内容 系统能够将所有修改的痕迹保留下来以加强对企业业务发生过程的管理与控制 采购请购单采购请购单 采购作业的第一步就是需求 需求确定了企业要买些什么 买多少 什么时候买 采购系统有三方面 的需求来源 分别是 生产的建议采购计划 库存量不足的补库采购计划 其他采购需求 在确定了这三 方面的需求后 通过合并下达功能 系统将一段时期内的需求汇总 并按照系统中定义的物料与采购员的 关系 生成责任到人的采购计划 通过系统自动的形成 可以将数据串联起来 系统提供需求领用对比分 析的功能 使企业中的请购行为得到有效的管理与控制 采购请购单可以归集存在于企业内的项目物资的请购要求 并且可以对项目物资的后续业务一跟到底 以确保对项目的独立核算与监控 采购计划采购计划 采购计划是请购单合并下达的结果 通过采购计划 可以对企业将要进行的采购有个全局的了解 这 一点与需求归集阶段是不同的 采购计划还用于在采购收货时对无计划采购的约束 如果企业将物料的属 性定义为计划控制 则在收货时如果该物料没有采购计划是不允许的 在采购系统中 采购计划既可以来 16 源于一项或多项需求计划 也可以通过系统设置决定是否可以手工录入 对于企业的紧急采购计划 系统 提供直接手工录入采购计划的功能 一般这样的计划要设置审批流程来加强管理 比质比价比质比价 比质比价这个环节对企业在采购某些金额或数量比重比较大的物料时尤为重要 可以通过物料卡片中 的物料控制属性进入这个环节 审批者可以根据业务员提供的单价 以及物料不同来源的价格比较 指 标准价 最高限价 最低限价 其他供应商报价以及其他渠道收集的价格信息 历史价格情况 供应商 信息 供应商资信信息 对采购活动进行批准 货比三家 系统价格审批单支持按比例配额分配供应商 为了提高企业应用的效率 系统将比质比价这个属性付给物料 也就是说哪些物料需要比价采购是企 业根据实际情况指定给物料的 而不是作用于所有的物料 这样就极大地提高了企业采购的效率 也有效 的控制了重要物资的采购 采购订单采购订单 采购订单是企业与供应商的业务依据 采购订单可来源于采购合同 作为采购合同标的的执行依据 即使双方不签订合同 企业输入并保存采购订单也很有意义 可以通过采购订单对供应商供货情况进行分 析 跟踪 采购订单可以来源于价格审批单的审批结果 也可以参照一条或多条采购计划生成 一条采购 计划也可以生成多条采购订单 同样地 通过系统设置也可以决定采购订单是否可以手工录入 系统提供了普通订单 寄存订单 设备订单三种业务单据 普通订单可以处理一般的采购业务以及项 目物资的采购业务 而寄存订单专门处理寄存物资的采购业务 设备订单主要是处理不使用设备模块情况 下的设备采购 相当于设备物料的普通采购 此处设备采购是不做入库处理的 到货 质检完成后直接开 票 付款 这样一来采购业务就更加的清晰了 采购到货单采购到货单 采购到货单是企业在收到货后的 没有质检入库前的单据 采购到货单可以来源于采购订单 也可以 参照一条或多条采购计划生成 一条采购计划或采购订单也可以生成多条采购到货单 采购到货单同质检系统有良好的接口 可以直接生成请验单 质检系统检验完成后会形成企业规定的 检验报告 并且可以反馈回到货单上 在得到检验报告后 系统提供退货 降低标准 换货等功能 企业 可以根据当时的具体情况采取相应的措施来处理此次到达的物资 采购入库单采购入库单 采购的理想结果就是按时收到货物 企业可能对有些物料定义为计划控制 对这些物料收货时 必须 按计划收货 如果没有 可以不允许录入 货物到达后 系统可以判断货物是否要经过质检 依据是是否免检的供应商 供应商档案上 此物 资是否需要质检 物料卡片上 如果需要检验 那么在收货环节系统提供自动提交请验单的功能 然后 到质检系统检验 质检系统检验完成后会形成企业规定的检验报告 并且可以反馈回收货单上 在得到检 验报告后 系统提供退货 降低标准 换货等功能 企业可以根据当时的具体情况采取相应的措施来处理 此次到达的物资 17 如果系统使用采购到货单 如果采购到货单已经进行了质检流程 那么采购入库单不必再执行质检流 程 采购费用采购费用 企业在采购的过程中往往要发生一些费用 采购系统对费用的处理提供了两种方式 一 分摊到某一 笔采购物资上 二 分摊到存货总成本上 可以说这两种方式各有千秋 第一种方式可以得到每一笔物资 的真实入库成本 第二种情况可以处理大宗的不间断的物资的采购业务 企业可以根据不同的物资采取不 同的分摊方式 在系统中这两种方式不是互斥的 对某一物资 企业可以这次采用第一种方式 下次可以 采用第二种方式 但是对一次采购的物资只能采取一种分摊方式 采购发票采购发票 采购发票业务是采购管理中比较重要的一个环节 主要完成采购发票的输入 采购费用的分摊以及发 票结转到应付的过程 采购发票的来源应该说是采购入库单 这一点可以在发票与入库单核销时体现出来 如果系统定义为发票记账的条件为核销后才能记账 则如果发票不对应入库单是永远无法记账的 企业可 以通过这些设置 利用计算机非人性化的特点来加强对企业的管理 发票在整个采购业务链中起到承上启下的作用 承上与采购入库单进行核对到货数量 单价等信息 是采购业务中物的流动的终结 启下是采购资金往来的开始 是形成应付的依据 将来要与应付系统中的 付款单进行核销 是付款的一个重要的控制点 采购发票结转采购发票结转 采购发票结转是采购同应付系统的一个接口 只有当采购发票结转到应付后 采购发票才能够在应付 系统中 记账登记账本 计算账龄等一系列的资金的往来控制 当采购发票结转应付后 将不能修改 但 不影响与采购入库单核销和费用分摊的过程 合作伙伴的管理合作伙伴的管理 针对第三方结算的情况 采购系统提供了合作伙伴的管理 系统提供对订单接受方的合作伙伴进行管 理 合作伙伴包括 原料制造商 货物提供方 开票方 收款方 并且可以允许对不同的合作伙伴类型设 置多个伙伴 主要报表主要报表 应付款余额查询 暂估应付款余额查询 应付款明细查询 采购请购单查询 跟踪 采购计划查询 跟踪 回溯 18 价格审批单查询 跟踪 回溯 采购询价单查询 采购报价单查询 采购订单查询 跟踪 回溯 采购到货单查询 跟踪 回溯 采购入库单查询 跟踪 回溯 采购发票查询 跟踪 回溯 采购资金计划查询 采购付款计划查询 供应商基本信息查询 供应商信誉查询 供应商货源查询 逾期未到货物查询 货到票未到查询 在途物料查询 在检验物料查询 应付款账龄分析 采购计划完成情况统计 采购订单完成情况统计 物料价格对比 物料价格波动 采购比重分析 原始单据统计 任意汇总查询 3 2 23 2 2 合同管理合同管理 3 3 2 2 2 2 1 1系系统统概概述述 合同管理处于企业供应链中的最上游模块 帮助处理企业中的日常 采购 销售 应收 应付以及其 他类型的合同 保证企业业务按照合同执行 方便企业对合同的管理查询操作 提供企业查询各合同当前 19 的执行情况 为企业的决策提供有效的数据证据 本模块主要包括基础字典维护 参数设置 分类编码设置 期初合同录入 期初结算单录入 日常合 同维护 合同结算 合同方面的查询分析等功能 通过一系列完整管理 提供给企业一个强大的 有效的 合同管理平台 3 3 2 2 2 2 2 2系系统统流流程程图图 3 3 2 2 2 2 3 3功功能能介介绍绍 日常合同维护 维护日常合同信息 根据合同性质划分本系统处理五种性质的合同 1 采购合同 采购合同是合同管理系统和采购系统的接口 采购合同可以参照采购系统中的采购计划生成 在采购 系统中采购订单可以参照采购合同生成 采购订单保存时更新合同的执行数量和执行金额信息 2 销售合同 销售合同是合同管理系统和销售系统的接口 在销售系统中销售订单可以参照销售合同生成 销售订 单保存时更新合同的执行数量和执行金额信息 3 应收合同 应收合同在合同管理系统中生成结算单 结算单保存时更新合同的执行数量和执行金额信息 4 应付合同 20 应付合同在合同管理中生成合同结算单 结算单保存时更新合同的执行主量和执行金额信息 5 其他合同 其他合同没有后续业务 只是进行保存到系统中 供查询 打印用 变更合同 完成对已经审核完成或者在执行的合同的修改 变更内容包括合同概要信息 标的信息 条款信息 合同的其他信息不需变更 可以在原合同的基础上进行修改 应收合同结算单维护 参照合同类型为 应收合同 的日常合同生成的结算单为应收合同结算单 结算单保存时更新合同的 执行主量和执行金额信息 并通过结算单结转功能 进入应收管理系统 成为企业应收账款的重要组成部分 应付合同结算单维护 参照合同类型为 应付合同 的日常合同生成的结算单为应付合同结算单 结算单保存时更新合同的 执行主量和执行金额信息 并通过结算单结转功能 进入应付管理系统 成为企业应付账款的重要组成部分 审批流程 审批是企业加强各项工作管理的重要手段 尤其是重要的工作 不但要需要审批 而且可能需要多级 多人的联合审批 为了满足审批工作的形式多样的需求 系统提供审批流程定义功能 是操作人员可以自 己定义审批流程 以满足本企业审批工作的需要 结算单结转 将应收应付合同结算单结转入应收 应付管理系统 形成企业的应收 应付账款 统计报表 21 3 2 33 2 3 应付管理应付管理 3 3 2 2 3 3 1 1系系统统概概述述 应付管理能够帮助企业财务部门控制企业付款的全部过程 可以有效地监控各部门付款的情况 从 而帮助降低资金占用率 合理规避风险 本系统与采购 委外 发运 合同 项目管理子系统均有良好的接口 系统入口从对业务系统形成的 应付单记账开始 相关联的业务单据都支持参考功能 许多信息可以自动形成 方便用户灵活使用 加强 了业务的关联 最大限度的实现了系统内部数据共享 可直接在本系统中制作其他应付单 适应企业的粗 放式管理 业务模块生成的应付单可以和本系统相对应的付款单进行核销 并且提供了票据管理 应付应 收对冲的功能 根据自定义生成凭证规则 能够自动生成记账凭证 无需财务人员重复录入 22 3 3 2 2 3 3 2 2系系统统流流程程图图 3 3 2 2 3 3 3 3功功能能介介绍绍 余额初始 为了方便企业对期初余额的处理 系统的初始都是利用单据进行初始 这样大大方便了企业的使用 期初单据的数据都记到初始期间的前一个期间 多维账本 应付账款是企业管理工作的重要内容 随着管理工作的细化 企业越来越希望随时掌握应付账款的情 况 借以加强现金流的管理 企业不但希望知道自己与其他单位之间的应付账款有多少 更要求知道这些 应付账款是由哪些部门 哪些人员的业务形成的 以往单一按照供应商统计的应付账款已经不能满足企业 的管理需求 本系统的应付账款的统计查询提供以供应商 采购部门 采购员三者的任意组合为统计依据 账本 企业通过多维账本不仅能够了解应该付给哪个供应商多少钱 更能清晰地了解到是哪个部门或者业 务员形成的应付账款 审批流程 审批是企业加强各项工作管理的重要手段 尤其是重要的工作 不但需要审批 而且可能需要多级 多人的联合审批 为了满足审批工作形式多样化的需求 系统提供审批流程定义功能 操作人员可以自己 定义审批流程 以满足本企业审批工作的需要 每个单据的明细内容可以分配权限 在审批的过程中可以 修改某些内容 系统能够将所有修改的痕迹保留下来以加强对企业业务发生过程的管理与控制 23 其他应付单 如果企业对应付业务管理比较粗放 或者企业没有购买其他业务模块 可直接在应付系统中做其他应 付单 付款单 付款业务是应付管理中的最后一个环节 它是构成应付账款的另一要素 主要完成付款单的输入以 及付款单登记应付账的过程 针对付款单 可以选择相应的账本业务类型 在付款业务中 可以手工录入 折扣金额 登记在付款单的现金折扣栏目中 应收应付对冲 如果客户既是供应商 又是客户的话 可以通过应收应付对冲实现客户欠款以及应付款的抵销 应 收应付对冲保存会形成收款单 付款单 收款单 付款单记账 从而实现了应收 应付对冲 并且本业务 支持三角债 即应付款单位与应收款单位不同 合作伙伴的管理 针对第三方结算的情况 采购系统提供了合作伙伴的管理 系统提供对订单接受方的合作伙伴进行 管理 合作伙伴包括 原料制造商 货物提供方 开票方 收款方 并且可以允许对不同的合作伙伴类型 设置多个伙伴 形成记账凭证 应付单 付款单等可以通过凭证接口自动生成财务凭证 统计报表 24 3 2 43 2 4 销售管理销售管理 3 3 2 2 4 4 1 1系系统统概概述述 销售管理子系统帮助企业的销售管理人员完成客户档案管理 销售产品管理 产品报价及折扣管理 销售计划管理 销售订单管理 客户信用额度检查 销售发货处理 销售发票及红冲发票处理 销售费用 管理 客户退货管理 委托代销业务等一系列销售管理事务 在产品管理方面实现或加强了产品的自定义 特别项目的管理 批次管理 状态管理 包装管理等产品管理事务 此外 该系统还实现了与防伪税控系 统的接口 异地分销的数据传输等有关事务处理 销售管理子系统根据大中型生产企业的需求而设计 尤其适合目前国内流行的分销业务处理模式 同 时兼顾直销模式 该系统支持 以销定产 以及 按库存生产 的多种生产模式 是一个多环节 连续步 骤的系统 用户通过它可以及时了解到销售过程中每个环节的数据信息 从而掌握销售业务的准确情况 本系统支持多币种核算 与生产 库存 应收 财务管理子系统均有良好的接口 例如 根据销售订 单 可形成生产计划 并可追溯订单的完工产量 销售处理过程中 可及时查询产品库存的分布状况 各 种原始单据可及时形成记账凭证 减少重复录入的工作等 销售业务以订单为龙头 以业务为主线 全面支持企业各种业务 例如 赊销业务 先进业务 委托 代销业务等 帮助企业规范销售业务 识别不同部门的职责 3 3 2 2 4 4 2 2系系统统流流程程图图 3 3 2 2 4 4 3 3功功能能介介绍绍 设置客户 业务员信用检验 25 根据客户 业务员的最大欠款限额 判断此客户 业务员在业务处理中 按照企业制定的判断规则判 断累计欠款额是否超出 如果超出 则根据企业定义的反应机制做出相应的处理 例如可以禁止该业务的 发生 或强制该业务发生等 支持产品类别 产品组 产品 客户类别 地区 客户 业务员 业务类型 日期范围等多种资信因 素策略 任意组合 余额初始 为了方便企业对期初余额的处理 系统的初始都是利用单据进行初始 这样大大方便了企业的使用 期初单据的数据都记到初始期间的之前期间 多维账本 销售欠款是企业管理工作的重要内容 也是销售管理工作的重要组成部分 随着管理工作的细化 企 业越来越希望随时掌握销售欠款的情况 借以加强现金流的管理 企业不但希望知道自己与其他单位之间 的销售欠款有多少 更要求知道这些销售欠款是由哪些部门 哪些人员的业务形成的 以便明确责任 加 强各个部门 人员管理销售欠款的意识 为企业的考核工作提供有力的依据 以往单一按照客户统计的销 售欠款已经不能满足企业的管理需求 本系统的销售欠款的统计查询提供以客户 销售部门 销售人员三 者的任意组合为统计依据的账本 审批流程 审批是企业加强各项工作管理的重要手段 尤其是重要的工作 不但要需要审批 而且可能需要多级 多人的联合审批 为了满足审批工作的形式多样的需求 系统提供审批流程定义功能 是操作人员可以自 己定义审批流程 以满足本企业审批工作的需要 设置单件管理 定义是否对产品的单件进行管理 如果允许单件管理 则在销售过程中 需要确认采用单件管理的产 品的单件号 定期折扣 定义定期折扣政策之后 系统可以根据折扣政策和销售业务的发生情况 计算某一段时间内应给 与客户的折扣金额 并在定期折扣计算以后发生的业务中予以返还 26 产品定价策略维护 定义每一产品的销售价格策略 在销售业务中 根据定价策略自动计算出产品售价 对于允许折让的 商品 系统提供 18 个折让因素 而且这些因素可以任意组合使用 系统根据优先级进行搜索 定义原始单据的打印格式 销售系统中 原始单据的打印格式可以自由定义 并可以定义出不同的格式类型 在单据打印时 根 据所选类型 打印出不同格式的单据 部门销售计划维护 维护各销售部门在本年度内 各月份的销售金额及所占比例 并自动汇总上级部门的计划内容 产品销售计划维护 维护每一部门内 各产品在各月份的销售数量 销售平均单价 销售金额及所占部门的销售比例 业务员销售计划 维护每一部门内 各业务员在各月份的销售金额及所占部门的比例 计划调整 对于已执行的计划 采用该功能调整部门 产品及业务员的销售计划内容 销售订单管理 按客户需求录入销售订单 形成订单编号 记录订单类型 售达方 送达方 收票方及付款方几个往 来单位 销售部门 业务员 折扣政策 定金金额 缴货地点 缴货时间 运输方式 联系人 双方代表 产品信息 销售数量 销售单价 销售金额 折扣等信息 录入的订单通过审核后 可形成生产计划 做 排产处理 可形成提货单 做发货处理 系统提供了可对已经执行或者审核的订单进行调整的功能 通过对订单的缴货期 订货数量及金额等 的调整来改变原来订单的信息 并且系统自动将原订单与调整后的订单建立关联 随时可以查看调整的订 单的变化 系统还提供了销售订单状态强制转换的功能 可以把处于执行状态的销售订单改成完成状态或者中止 状态 从而达到对销售订单的灵活处理 在签订销售订单的时候 根据双方达成的协议可以要求库存系统对某些商品进行预留 再销售某些商 品的时候 系统会自动将预留的部分剔除出去 在系统中根据业务的类型不同 签订不同的销售订单 包括普通销售订单 现金订单 寄售订单 寄 售结清订单 贷向凭单请求等 其中普通订单处理日常的销售业务 现金订单处理现金销售的往来业务 寄售订单处理寄售业务 寄售结清订单处理寄售结清业务 贷向凭单可以做调节贷向的请求凭据 而且每 一种订单都可以附带原合同文本信息 系统支持免费项目的销售订单 免费项目可用于样品送样 免费赠送等业务 可通过订单类型区分样 品订单或普通订单 单据支持上传文档或图片附件 27 销售发货处理 系统在处理销售发货的时候考虑了以下几种情况 1 欠款销售发货 欠款销售业务发货根据已经签订并且审核通过的销售订单生成回收提货单 参照销售订单的发货日期 未开提货单数量 形成本次提货单的数量 并判断库存是否能满足发货要求 也可以手工编制回收提货单 确定客户 售达客户 送达客户 收票客户及付款客户 销售部门 业务员 出库仓库 折扣政策 预 回款日期 业务类型及产品的发货数量 发货金额等信息 并判断库存是否能满足发货要求 提货单维护 中 根据客户 业务员信用限额判断是否允许发货 对于批次 单件管理的产品 确定发货的批次号及单 件号 提货单维护中 根据需要 可计算出每笔产品的折扣金额 也可计算整笔业务的折扣金额 2 现款下货发货通知 对于现款下货的发货通知单 不必手工编写 系统会自动根据签订的现金发货订单生成 然后传递到 库存系统进行出货处理 3 寄售业务发货 寄售业务发货分为两步来完成 第一步是根据签订好的寄售订单形成寄售发货提单 到仓库作出库处 理 此时商品从企业内的仓库转移到委托代销商的仓库中 仓库中的商品总量并没有发生变化 第二步是 根据已经签订好的寄售结清订单形成寄售结清提单 然后到仓库中作销售出库单 此时商品才真正发生销 售行为 仓库中此商品的总量减少 寄售业务是典型的商品使用权与所用权分步转移的一种业务 4 现金业务发货 28 系统提供了专门处理现金业务的功能 现金业务就是往来客户拿现金或现金支票来购买商品的业务 系统提供了现金提单自动根据现金订单增加的功能 退货业务 企业在销售的过程中难免会发生商品的退回 PS 销售系统提供了企业日常业务中发生的各种退货业务 具体如下 1 回收提单退货 回收提单丢失 当销售业务发生到开票 发票 之前发生了退货时 选择此功能来设置退货单位 品名 数量 单价 税额及金额等信息 以冲减企业的在途 如果在这个环节 并没有物品退回到企业内 那么通过回收提单 丢失来处理此时的退货业务 2 回收发票退票 当销售业务发生到开票这一步之后 也就是说客户拿着原先开制的销售发票来退货 同时将销售发票 退回 所以系统将这种退货业务叫做回收发票退票 意思就是除了要将货物退回到企业中以外 还要将发 票退回 也就是开制红发票的同时 系统要对应到原来已经开制的回收提单 要求库存系统根据红色的回 收提单作红色的销售出库单来处理商品的退回入库业务 3 产品发票退货 产品发票丢失 为了处理企业内的非在途业务的退货行为 这种业务没有形成企业的在途数据 只有应收 因此需要 开制红产品发票 系统根据开制的红产品发票的单位 商品 数额等信息资动产生红产品销售提单 然后 库存系统根据红产品提单做红销售出库单来处理货物的退回入库业务 如果没有发生商品的退回 那么只 要开制红产品发票丢失单就可以了 而不需要到仓库中做红销售出库单 4 现金业务退货 现金业务丢失 为了处理往来客户的现金买卖的退货业务 系统提供了现金业务退货功能 系统根据录入的现金业务 订单的信息自动产生现金提货单 现金销售发票及现金回款单 而且这些单据都是红字 也就是退货业务 如果客户有商品退回 那么开制红现金退货单 系统自动产生红现金提货单 然后到仓库根据此红提货单 开始红字销售出库单办理商品退回入库手续 如果客户没有商品退回 那么开制红现金丢失单 那么系统 自动产生的红现金提货单就不必到仓储部门办理商品退回入库手续了 5 寄售结清退货 寄售结清丢失 企业内的商品通过寄售业务发出的 委托代销商经过一段时间的销售以后 会选在某一个时间与企业 进行结算 系统中将这种业务叫做寄售结清 寄售结清的时候系统开制寄售结清订单 系统自动产生寄售 结清提单及发票 当这种业务发生退货的时候 在系统中开制寄售结清退货单 根据系统自动产生的寄售 结清提单开制红字销售出库单来办理退回的商品入库手续 当然这种情况如果没有商品退回的时候 也同 上面的几个业务类似 需要开制寄售结清丢失单 提货单记账 根据提货单登记客户的欠款账 增加客户的在途欠款金额 根据订单形成的提货单 记账后增加订单 发货数量 提供对多笔提货单一次记账的功能 提供取消记账的功能 能够形成在途的提货单在系统中只 包括回收提单 其他的入产品提货单 寄售提单 现金提单以及寄售结清提单都不行成在途金额 销售发票维护 根据企业的具体业务 系统将销售发票分为如下几类 29 1 回收发票 根据企业的在途业务需要 根据回收提单开制回收发票 回收发票除了要冲减企业的在途以外 还要 形成应收 2 产品发票 根据企业的一般销售业务 手工增加或者根据签订的销售订单开制产品发票 产品发票形成企业的应 收 3 费用发票 根据企业在实际销售过程中发生的各种费用 开制费用发票 费用发票形成企业的应收 所以这里的 费用发票实际上解决的是发生在企业销售过程中的各种代垫费用 4 现金发票 发生在企业内的现金业务通过现金发票来形成应收数据 但是由于是现金业务 因此这样的业务不产 生欠款余额 系统中做了相应的处理 企业在查询现金业务账的时候能够看到累计数据 欠款数据往往都 是 0 5 寄售结清发票 对于寄售业务来说 到结算的时候需要形成应收数据 寄售结清发票就是形成寄售业务的应收数据的 单据 寄售结清发票根据寄售结清订单有系统自动产生 对于销售发票来说 根据销售订单 填入本次每种产品的开票数量 同时可在发票中录入发生的各种 费用 并判断库存是否能满足发货要求 手工录入发票 确定客户 售达客户 送达客户 收票开户及付 款客户 名称 客户账号税号 客户地址电话 销售部门 业务员 折扣政策 结算方式 预回款日期 产品销售数量 销售单价 销售金额 折扣金额等信息 并判断库存是否能满足发货要求 根据已记账的 回收提货单形成回收发票 产生应收账款 冲减在途欠款 发票维护中 根据客户 业务员信用限额判断 是否允许发货 对于批次 单件管理的产品 确定发货的批次号及单件号 发票维护中 根据需要 可计 算出每笔产品的折扣金额 也可计算整笔业务的折扣金额 提供销售发票直接形成回款单功能 提供定期 折扣的返还功能 形成记账凭证 各种销售提货单 回收提单 产品提单 现金提单 寄售提单 寄售结清提单 发票 回收发票 产品发票 费用发票 现金发票 寄售结清发票 贷向凭单 可根据 凭证形成定义 功能 自动形成记 账凭证 并转入总账系统 防伪税控接口 根据防伪税控的不同的版本提供销售发票数据转入防伪税控系统的不同版本的接口功能 减少数据的 重复录入 销售月结账 完成销售月记账操作 销售系统将不能再进行本月的业务操作 本功能不处理账本 如果不启用应收 系统 销售管理模块月结时 进行销售账本的结转 主要报表主要报表 预制大量查询及统计报表 见下图系统截图 预制大量查询及统计报表 见下图系统截图 30 3 2 53 2 5 应收管理应收管理 3 3 2 2 5 5 1 1系系统统概概述述 应收管理系统帮助企业的财务管理人员完成客户档案管理 应收款 收款业务等一系列财务管理事务 应收管理系统根据大中型生产企业的需求而设计 包含应收单维护 收款单维护 欠款核销 红蓝单 对冲 应收单强制核销 收款单强制核销 票据管理 坏账管理 本系统支持多币种核算 与销售 委外 财务管理子系统均有良好的接口 例如 收款单可参照其他模块 结转过来的应收单 非常方便 31 3 3 2 2 5 5 2 2系系统统流流程程图图 3 3 2 2 5 5 3 3功功能能介介绍绍 余额初始 为了方便企业对期初余额的处理 系统的初始都是利用单据进行初始 这样大大方便了企业的使用 期初单据的数据都记到初始期间的前一个期间 多维账本 应收账款是企业管理工作的重要内容 随着管理工作的细化 企业越来越希望随时掌握应收账款的情 况 借以加强现金流的管理 企业不但希望知道自己与其他单位之间的应收账款有多少 更要求知道这些 应收账款是由哪些部门 哪些人员的业务形成的 以便明确责任 加强各个部门 人员管理应收账款的意 识 为企业的考核工作提供有力的依据 以往单一按照客户统计的应收账款已经不能满足企业的管理需求 本系统的应收账款的统计查询提供以客户 业务部门 业务人员三者的任意组合为统计依据的账本 应收账款对账 为了加强应收账款的管理 企业的相关人员经常核对业务部门的应收账款和财务部门的应收账款 在传统的手工操作方式下 这项工作的工作量巨大 而且经常会占去工作人员的许多宝贵的时间 为了提 高对账的工作效率 准确性 减轻工作人员的工作强度