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医院办公自动化系统医院办公自动化系统 Ver 2 5 用户手册用户手册 重庆钟鼎文科技有限公司 目目 录录 第四章第四章 系统登陆系统登陆 10 一 如何进入一 如何进入 HOA 系统系统 10 二 登陆密码的修改二 登陆密码的修改 12 第二部分第二部分 HOA 系统基础数据建立系统基础数据建立 13 第一章第一章 首页介绍首页介绍 13 一 首页 进入系统后第一个页面一 首页 进入系统后第一个页面 13 二 功能按钮区域介绍二 功能按钮区域介绍 13 1 页眉功能 13 2 系统操作一级菜单 14 3 个人快捷按钮 14 4 工作桌面 事务处理区域 15 第二章第二章 部门与岗位设置部门与岗位设置 18 一 组织机构许可与说明一 组织机构许可与说明 18 1 许可用户单位组织机构名称 19 2 组织机构类型说明 19 二 建立部门与岗位的操作二 建立部门与岗位的操作 19 第三章第三章 给岗位分配操作权限给岗位分配操作权限 19 第四章第四章 人员注册与维护人员注册与维护 19 一 人员信息维护一 人员信息维护 19 二 注册管理设置二 注册管理设置 19 1 人员分类 19 2 工作组设置 20 第三部分第三部分 系统应用功能划分系统应用功能划分 22 第一章第一章 个人办公个人办公 22 个人办公功能简介个人办公功能简介 22 一 我的桌面一 我的桌面 24 1 首页 24 2 电子邮箱 25 3 我的快捷按钮 28 4 快捷按钮排序 28 5 更换皮肤 29 二 待办单二 待办单 日程日程 30 时间管理的意义时间管理的意义 30 名词概念名词概念 31 1 任务与日程 32 1 任务与日程的添加 编辑 32 1 添加任务 或日程 的方法 32 2 待办任务编辑 35 3 任务的完成 35 4 待办任务单的清理 36 5 任务的颜色显示与排序 36 2 限期任务 37 3 日程 38 4 任务的转移分派 44 1 任务转移分派 44 2 接受分派的任务 45 3 分派任务的查看与监控 46 4 分派的任务的删除 48 5 给任务上传附件 48 6 给任务附加知识库链接 50 2 日程周视图 51 3 日程月视图 52 4 整理周期日程 52 5 协调团队日程 52 三 工作日志三 工作日志 53 工作日志的形成 53 1 我的工作日志 55 2 本周工作日志 56 3 完成任务查询 57 4 评阅同事工作日志 57 5 评阅日志权限设置 59 6 我的日志有权评阅者 59 7 工作日志导出 60 四 计划总结四 计划总结 60 1 周计划与总结 60 1 每日完成工作情况和每日工作总结 周日到周六 60 2 本周工作总结 61 3 下周工作目标和计划 可反复填写下周待办任务单 61 4 下周工作计划概述 61 5 领导评阅意见 61 6 查阅本人上周 下周的计划与总结 61 2 评阅同事周计划与总结 61 五 通信录五 通信录 62 1 名片夹 62 2 常用电话簿 68 3 内部通讯录 68 六 个人资料管理六 个人资料管理 69 1 我的文档管理 69 2 流程委托设置 70 3 电子签章 70 4 密码修改 71 第二章第二章 公共业务公共业务 71 一 新闻平台一 新闻平台 71 1 新闻发布 72 1 普通文字新闻发布 72 2 图标新闻的发布 74 2 草稿新闻 76 3 新闻管理 76 4 新闻模板设置 77 1 修改默认模板 77 2 添加新模版 78 3 模版库管理 78 5 新闻显示设置 79 6 新闻官设置 79 二 公文管理二 公文管理 80 三 公共事务管理三 公共事务管理 81 1 提意见 81 2 意见汇总查阅 管理人 81 第四章第四章 系统登陆系统登陆 一 如何进入一 如何进入HOA系统系统 执行以下操作 进入医院办公自动化系统 Ver2 5 1 打开 IE 浏览器 在地址栏键入服务器的 IP 地址 回车后出现如图 图 1 4 1 的登录界面 内网用户登录地址 http 192 168 160 20 图 1 4 1 登陆页 外网用户登录地址 http 192 168 160 20 2 输入帐户和密码 默认系统管理员帐户 admin 密码 直接回车 将出现医院办公自动 化系统 Ver2 5 的主界面 首页 临床科室登录系统账号是登录医生站或护士站的账号去掉前面的 数字 0 如账号为 0018 则使用 18 登录 初始密码为 123456 忘记密码找人事科联系恢复初始 密码 如图 1 4 2 图 1 4 2 办公平台首页 二 登陆密码的修二 登陆密码的修改改 您可以执行下列操作更改自己的密码 1 选择 工作台 我的桌面 菜单后 单击 密码修改 按钮后 出现图 1 5 1 的界面 图 1 4 4 修改密码 2 在图中输入旧密码后再输入新的密码 单击 确定 完成修改 密码位数不能小于 6 位 可以是数 字或字符的组合 第二部分第二部分 HOAHOA系统基础数据建立系统基础数据建立 第一章第一章 首页首页介绍介绍 一 首页 进入系统后第一个页面一 首页 进入系统后第一个页面 图 2 1 1 系统首页 使用最频繁的页面 二 功能按钮区域介绍二 功能按钮区域介绍 1 1 页眉功能 页眉功能 显示服务器目前日期 星期 年度周数 登陆人职务 登陆人姓名 在线人数 知识搜索 可对医院人员上传的经验知识库进行快速搜索 系统快捷按钮 后退 刷新 重新登陆 打印 添加任务日程 考勤 帮助 关于 其意义分别如下表所示 图标意义图标意义 页面后退页面刷新 重新登录打印页面 新增任务网上签到 帮助关于 2 2 系统操作一级菜单 系统操作一级菜单 该行按钮 均为一级菜单类 点击一级菜单 可看到下面所属的二级菜单 三级菜单 其中一级 菜单 二级菜单均为分类菜单 三级菜单才是功能执行菜单 一级 二级 三级菜单 均可以使用本系统里核心生成器相应功能 采用无代码方式生成 或者 更改名称等属性 具有极大的方便性 上述显示出的一级菜单功能 个人办公 公共业务 医务教学 系统管理 核心生成器 3 3 个人快捷按钮 个人快捷按钮 在首页最左边 是可以由每个登陆人自由设定的个人快捷按钮 是在每个人自己现有的权限和菜 单基础上进行指定 哪些功能常用 就可定为快捷按钮 系统菜单按功能来划分 可以分为五类 系统管理 建立组织机构 部门 岗位 岗位匹配权限 注册用户 人员定岗 个人办公 个人工作桌面 电子邮箱 个人事务 日程 计划总结 通讯录等日常管理 公共业务 新闻平台 公文管理 公共事务管理 知识管理 内部通知 在线论坛等公共性业务 科室定制业务 医务教学 护理部等 核心生成器 通过无代码配置的方式生成 数据表管理系统 关联系统 流程审批系统等 4 4 工作桌面 事务处理区域 工作桌面 事务处理区域 首页中间部分区域 均是事务处理区域 也称工作桌面 特点 特点 该界面采用工作推送的原理 桌面上展现的是您需要处理和查看的事务 一般每天将您花几分 钟的时间将桌面的工作处理安排下 就可以完成绝大部分工作 大大提高了您的工作效率 每个人当天或近期需要处理的事务 比如医院有什么通知 新闻 是否有待我审批的流程 邮件 当天有什么事务 日程安排等 均显示在相应的版块里 以方便登陆人在最短的时间内 了解紧 要事务并及时处理 保证工作不丢三拉四 所以 工作桌面将是用户使用频繁的一个工作界面 工作桌面包括 图 2 1 2 工作桌面 新闻公告 新闻公告 内部新闻发布平台 起草后 经指定新闻官审核后 才发布到此版块 有权限的人员 才可以 删除管理已发布的历史新闻 在 新闻公告栏 区域可单击其中的各条新闻进行阅读 阅读完毕后可点 返回 则回到首页 应用举例 图 2 1 3 短信对话栏 短信对话栏 需要有短信猫硬件支持 手机短信回复短信呼叫中心号码 相应人员在此版块会收到短信 内容信息提示 可以点击进去看详情 并方便地回复短信到对方手机上 达到互动 可以 手工删除 应用举例 图 2 1 4 流程待办单 流程待办单 待办流程是需要您处理的一些流程性的工作事务 由于每个人的工作岗位的不同 比如医 务处主任 院长等领导可能有较多的待办流程需要处理 而一些普通医护人员可能比较少 从流程待办单中您可知道该流程的主题 流程类型 发起人或流程转发人以及发起时间 以便您择优及时处理 需要登陆人审批或处理的流程事务 待处理流程 自动放在此版块 只有处理了 该流 程事务才会自动消失 转到下一个节点 应用举例 图 2 1 5 参阅通知栏 参阅通知栏 本人收到的内部通知 知会消息等 都放在此版块里 可手工关闭和删除 应用举例 图 2 1 6 内部邮件箱 内部邮件箱 即电子邮箱 是医院内部的电子邮件系统 本人收到的内部邮件 未读过的 均会显示在 此板块上 点击即可阅读 阅读后的邮件自动消失不显示 详细使用在下一小节讲解 应用举例 图 2 1 7 计划日程 计划日程 在 计划日程表 区域中 将列出今日您自己计划或别人分配给您的工作日程 即自己当 天的所日程安排 会自动显示在此版块 单击每项日程 可查看日程的具体内容 可处理方式 完成 延期 删除等 以便自行管理日程事务 应用举例 图 2 1 8 任务待办单 任务待办单 本功能就相当于便签事务管理 临时想起来的事务 可以很方便地写到空白条里 回车后 就形成了一个待办事务 点击该事务可以可以指定其紧急度 重要度等属性 还可以管理别人分派给登陆人的任务 点击待办事务左边的方框 即可完成 划掉 该事务并形成工作日志 用版块上方的工 具 可以清理 不显示 已完成的事务 应用举例 图 2 1 9 第四章第四章 人员注册与维护人员注册与维护 一 人员信息维护一 人员信息维护 略 二 注册管理设置二 注册管理设置 1 1 人员分类 人员分类 系统菜单按功能来划分 可以分为五类 系统管理 建立组织机构 部门 岗位 岗位匹配权限 注册用户 人员定岗 个人办公 个人工作桌面 电子邮箱 个人事务 日程 计划总结 通讯录等日常管理 公共业务 新闻平台 公文管理 公共事务管理 知识管理 内部通知 在线论坛等公共性业务 科室定制业务 医务教学 护理部等 核心生成器 通过无代码配置的方式生成 数据表管理系统 关联系统 流程审批系统等 选择 人员注册 注册管理设置 菜单 单击 人员分类 按钮后 出现如下界面图 2 4 20 图 2 4 20 可以删除已有的类别 可以增加新的人员类别 暂时没有用到的 设置 管理人员 这两项作为暂时保留的项目 请不要使用 2 2 工作组设置 工作组设置 执行以下操作 将完成对一个工作组的设置 1 选择 系统管理 工作组设置 菜单 单击 工作组设置 按钮后出现如图 2 4 21 的界面 图 2 4 21 在图 2 4 21 中 若要添加新的工作组 可单击 添加工作组 的按钮 将出现图 2 4 22 的界面 图 2 4 22 在图 2 4 22 中 填写工作组名称及说明 并从右边的组织机构树中选择组成该工作组的成员 将 其添加到左边的成员列表框中 单击 保存 按钮进行确认 此外 在图 2 4 21 中 若您不是建立新的工作组而是选择一个已经建立的工作组名 也将出现图 2 4 23 的界面 图 2 4 23 在此界面中 您可进行如下操作 调整该工作组的人员 调整完毕后 需单击 保存 后才能生效 若单击 删除 将对该工作组进行删除操作 新注册的人员 经过上述设置以后 就可以用自己的帐户和密码登陆 HOA 系统了 每个人员登陆系统以后 如何使用各项办公的功能 请见第三部分 系统应用功能划分 第三部分第三部分 系统应用功能划分系统应用功能划分 第一章第一章 个人办公个人办公 个人办公功能简介个人办公功能简介 个人办公 或称个人事务 包括 二级菜单 我的桌面 待办单 日程 计划总结 工作日志 我的短信 我的考勤 通讯录 个人 资料管理 每个二级菜单下 有相应的三级菜单功能 包括个人电子邮箱 我的快捷按钮 更换皮肤 任务管理 日程管理 工作日志及查看同事工作 日志 完成任务查看 周计划总结 周计划与总结评阅 我的短信设置 我的短信窗口 无主短 信查看 我的名片簿 常用电话 内部通讯录 我的文档管理 流程委托设置 电子签单 密码 修改等 点击 个人办公 的一级菜单 可直接展开二级菜单和三级菜单 如下图所示 图 3 1 1 系统菜单按功能来划分 可以分为五类 系统管理 建立组织机构 部门 岗位 岗位匹配权限 注册用户 人员定岗 个人办公 个人工作桌面 电子邮箱 个人事务 日程 计划总结 通讯录等日常管理 公共业务 新闻平台 公文管理 公共事务管理 知识管理 内部通知 在线论坛等公共性业务 科室定制业务 医务教学 护理部等 核心生成器 通过无代码配置的方式生成 数据表管理系统 关联系统 流程审批系统等 图 3 1 1 菜单的展开方式 菜单的显示方式有两种 一是左边 二级菜单 三级菜单的分级显示方式 分别展开每个二级菜单 可看到下属的三级菜单 二是中间部分 所有二级菜单 三级菜单平铺显示出来 可直接点击所需的任意一个三级执行菜单 如果您只需要按平铺的方式显示所有菜单 请作如下操作 图 3 1 2 在个人办公左下方 有一个只圆球 点击一次 就可以关闭分级显示方式 再点一次则又打开了 分级显示方式 下图所示为关闭了分级显示方式的效果 图 3 1 3 图 3 1 3 隐藏了分级显示菜单方式 一 我的桌面一 我的桌面 1 1 首页 首页 如图 2 1 1 所示 系统首页是使用最频繁的页面 大部分需要及时处理的工作事务 都由系统 自动推送到工作桌面相应的栏目里 图 2 1 1 系统首页 使用最频繁的页面 详细的介绍可参见 第二部分 第一章 首页介绍 2 2 电子邮箱 电子邮箱 选择 个人办公 我的桌面 菜单后 单击 电子邮箱 按钮 后出现下图界面 它默认显示我 的收件箱的内容 图 3 1 4 图 3 1 4 1 1 邮件的查收邮件的查收 单击图 3 1 4 的 收件箱 后将显示当前您接受到的邮件 状态 栏上标有的邮件为新的 邮件 在此界面上 您可执行以下的操作 邮件查看 鼠标单击您需要查看的邮件后 将显示您选择的邮件内容 如下图所示 图 3 2 2 点 关闭 返回 图 3 1 5 邮件转发 当您点图 3 1 4 中对应邮件的 转发 按钮后 您可以转发您收到的邮件 邮件回复 当您点图 3 1 4 中对应邮件的 回复 按钮后 您可以直接回复此信的发件人 邮件删除 当您在收到的邮件前面方框里 选 可以全选 如图 3 1 4 再点 删除 按钮后 您可以删除此邮件 移到回收站 当您在收到的邮件前面方框里 选 可以全选 如图 3 1 4 再点 移到回收站 按钮后 您可以移动此邮件到回收站内 而不是直接删除 注 未读的新邮件 会一直保持在首页上的 内部邮件箱 栏目里 直到您点击查看了为止 点 击查看后 该邮件自动从首页 内部邮件箱 栏目里消失 需要点击 内部邮件箱内部邮件箱 字样进 入邮件箱里 才能再看到所有邮件 2 2 发送新邮件发送新邮件 单击图 3 1 4 中的 新邮件 的按钮 将显示发送新邮件界面 图 3 1 6 图 3 1 6 发送新邮件 在上图中 您可以 选择收件人 单击选择收件人按钮后 将出现组织机构树供您选择收件人的名称 您可以 按岗位进行选择或按员工姓名进行选择 上传附件 单击 上传 按钮后 将出现文件选择对话框 您可从中选择您需要上传的文 件 邮件内容编辑 通过提供的邮件编辑工具 您可以对输入的邮件内容进行格式方面的调整 邮件保存 对于您编辑好的邮件 若您不想立即发送 可单击 保存到发件箱 按钮后 此邮件将被保留在草稿箱中 立即发送 单击立即发送按钮后 此邮件将被送出 若发送成功 将出现下图提示信息 图 3 1 7 3 3 已发送已发送 即发件箱即发件箱 单击图 3 1 4 中的 已发送 的按钮 将显示已发件邮箱界面 图 3 1 8 注意 注意 1 由于这里的邮件只是内部邮件 其发送范围只是整个组织机构内部 而不能接受或 发送组织机构以外人员的邮件 2 邮件地址只能通过选择而产生 而不能通过输入产生 因为邮件地址不是基于 pop3 或 web 方式的 abc 格式的 图 3 1 8 重新发送 可以出现再次发送此邮件的提示和界面 阅读情况 可以查看接收人阅读的情况记录 初始查阅时间 查看次数 删除 接收方每阅读一次 查看次数自动累加 1 次 如果接收方看完后删除了该邮件 则显示已删除 如图 3 1 9 所示 图 3 1 9 4 4 草稿箱草稿箱 单击图 3 1 4 中的 草稿箱 的按钮 将显示所有待发送的邮件如下图所示 图 3 1 10 图 3 1 10 草稿箱 在上图中 您可以在操作栏中 您可以对指定的邮件单击 发送 或 删除 按钮进行对应的操作 5 5 回收站回收站 单击图 3 1 4 中的 回收站 的按钮 将显示所有从收件箱转移到回收站的邮件 如图 3 1 11 所 示 图 3 1 11 可以单选 全选邮件 再点 删除 按钮 可以进行删除 3 3 我的快捷按钮 我的快捷按钮 快捷按钮是显示在屏幕左边的一组工具条 用户可以按自己的需求自行决定些按钮被设置为快捷 按钮 2 选择 个人办公 我的桌面 菜单后 单击 我的快捷按钮 按钮 将显示图 3 1 13 的界面 图 3 1 12 自定义的个人快捷按钮区域位置 最左边一列 图 3 1 13 我的快捷菜单设置界面 1 在图 3 1 13 中 列出了所有二级菜单及其三级菜单 您可以勾选其中的三级菜单 被勾选的三级 菜单将被列入快捷按钮工具条中 2 选择完毕后 单击 保存 按钮进行确认 4 4 快捷按钮排序 快捷按钮排序 执行以下操作 进行快捷按钮排序 3 选择 个人办公 我的桌面 菜单后 单击 快捷按钮排序 按钮 出现图 3 1 14 的界面 图 3 1 14 2 在图 3 1 14 中显示的是当前工具条上快捷按钮的次序 在图中 请点选需要改变次序的按钮项 再单击 向上 或 向下 按钮 即可调整该快捷按钮的排列顺序位置 3 调整完毕后 单击 确定 5 5 更换皮肤 更换皮肤 本系统提供三种皮肤界面风格 深蓝深蓝Big Blue 蓝色金属蓝色金属Blues Metal 汤姆叔叔的小木屋汤姆叔叔的小木屋 Uncle Tom s Cabin 对于自己喜欢的界面皮肤的图片 在其下方有图片的名称 如 深蓝深蓝Big Blue 点击此名称就完成更换 系统会自动退出 需要重新登录进入 重新登陆后展现在您面前 的就是您所新选择偏爱的皮肤风格 图 3 1 15 我的皮肤选择 二 待办单二 待办单 日程日程 时间管理的意义时间管理的意义 时间对于每个人都是公平的 每天都是 24 个小时 需要一定的休息睡眠时间 但每个人每天的 工作效率却有很大的相同 这里面原因很多 其中 有效的时间管理对于有效地管理自己的有限的 时间 合理安排 分清轻重缓急 有着非常重要的意义 持之以恒的时间管理具有很多优势 借助合理的时间管理方法 并利用本系统的方便和强大 的时间管理工具 合理安排时间 创造更大的人生价值 1 精心安排下一个工作日 对当天的工作进行计划 了解当天的工作要求 安排好当天的工作顺序 集中精力处理重要事情 2 尽量不分散工作精力 完成当天工作目标 区分重要与次要重要的事情 对制定优先原则和委派他人工作做出决定 捆绑式完成工作 任务 追求效率最大化 3 避免工作中受到干扰 减少工作中断 在完成工作过程中坚持自律原则 消除精神压力和紧张感 发生意外时间要镇定自若 4 提高自我控制能力 享受成功的快乐 提高个人取得成就的能力 通过有效的工作赢得金色时光 时间管理系统的基本功能 时间管理系统的基本功能 运用待办任务单可以将个人制订的工作目标 工作计划 具体的工作任务 临时的行动 便笺 行动备忘录已列表的形式的列出 以提示工作和监督工作的落实 运用日程表安排自己任务的完成时间 以计划日程表的形式列出 监督执行并提示其他 工作协同人员 分析并指定任务的重要度和紧急度 按照事情的轻重缓急来安排 先做重要而紧急的工作让 自己尽量每天做重要而不紧急的工作 不重要的工作可以安排其他的助手或更适合的人来完 成 可以将任务转移分派给他人 经过授权任务转移等步骤 合理支配自己的时间 可以委派他人的工作计划日程 或者接受其他人的日程安排委派 协调团队日程 在安排具体的工作日程的时候可以查看了解到其他人员具体相关时间段 是否有安排 进而可以有效合理的安排日程 避免日程安排的冲突 名词概念名词概念 时间管理其主要功能是帮助个人更好地利用时间 高效地进行工作 最终花费较少的时间 获得成功 在介绍具体功能之前 我们先介绍几个在本手册中使用的名称 4 任务任务 也叫待办任务 是等待办理的工作事务 待办任务可以是自己计划安排也可以是同 事或领导分派转移的 5 日程日程 将待办任务整体或分解后赋予计划完成的具体的某天的时间段 其为计划日程或简 称日程 一个待办任务可以分为一个或若干个日程来完成 任务待办单其他人无法查 看 对于可查看的任务 在其完成后自动转入工作日记中的 已完成的任务 经过授权的人员 可以查看 每个人的计划日程所有人都可通过协调团队日程中进行查看 6 周期任务周期任务 任务具有周期性 发生的周期可以为每天 每周 每月 7 预估时间量预估时间量 预计本次任务持续的时间 本系统的预估时间为小数点后一位 为 6 进制 小数点后一位代表第几个 10 分钟 8 任务及任务日程分派任务及任务日程分派 其他同事或领导分派的待办工作任务 可以分派任务也可分派日程 9 任务重要度任务重要度 待办任务可以按重要度分为两个程度 A 重要 B 不重要 重要度标志此待 办任务对目标完成的贡献价值 10 任务紧急度任务紧急度 待办任务可以按完成的急迫程度分为两个紧急度等级 1 紧急 2 不紧急 11 日记日记 也叫工作日志 工作它是对一天工作的总结 日记内容包括已经完成的任务或日程 其他完成的工作 自己对本天工作的评价和同事领导对自己本天工作的评价等 12 协调团队日程协调团队日程 也叫任务协调 是查看同事计划日程安排时间表的功能 以便于主管了解 下属的工作日程以及进度 1 1 任务与日程 任务与日程 待办的任务 并可按重要度和紧急度排序 按颜色标示轻重缓急 以便按时间管理的四个象限原 则安排事务处理的先后次序 可以将任务委派 被委派人可以接受或拒绝任务 任务的完成过程 在委派人的任务单上有同步记录并可监控和督办 任务按时间属性分为任务 限期任务 当天任务 日程等 任务可以是作为便笺一类的备忘录使用 随意记录一些简要信息 在关闭任务查询模块 可以看到历史任务列表 查看已经关闭归档的任务的记录及明细 1 1 任务与日程的添加 编辑 任务与日程的添加 编辑 1 1 添加任务 添加任务 或日程 的方法 或日程 的方法 添加任务的操作有四个方法 A 在首页的右上角的常用按钮 添加任务日程 按钮 图 3 1 16 B 在首页的任务待办单眉栏的左侧 添加任务 按钮 图 3 1 17 C 在首页的任务待办单的 请点此添加待办任务 栏 直接添入任务的主题 然后回车 使用方 法和 OUTLOOK 的添加任务方法相同 此种方法非常方便 但添加的是不重要和不紧急的给自 己的任务 图 3 1 18 D 选择 个人办公 待办单 日程 菜单后 单击 任务与日程 按钮 后出现图 3 1 19 的日程 首页界面 图 3 1 19 任务与日程 在图 3 1 19 中 单击 添加 按钮 出现图 3 1 20 的界面 图 3 1 20 添加任务 任务或日程操作任务或日程操作的说明 主题主题 填写任务名称 内容内容 填写待办任务内容 可以对任务详细描述 重要程度重要程度 决定任务的重要程度 任务可以按重要度分为两个程度 A 重要 B 不重要 重要度标志此待办任务对目标完成的贡献价值 紧急程度紧急程度 待办任务可以按完成的急迫程度分为两个紧急度等级 1 紧急 2 不紧急 操作类型操作类型 任务按照时间的属性 即要求任务完成的时间期限 分为任务 限期任务 当 天任务 日程 任务 任务 对完成时间没有限定的任务 限期任务 限期任务 要求必须在某一确定的日期前完成的任务 有倒计时的功能 当天任务 当天任务 要求在今天内完成的任务 没有明确是在今天的哪个时段来执行 计划日程 计划日程 明确在今天的某个时段执行落实的任务 也就是我们常说的日程 属性属性 指日程的属性 是指该日程在协调团队日程的日程共享时是否能够被其他人看到 若该任务不想让别人知道 可以选择私有信息 那么在日程团队共享时别人看不到日程的内容 主题 只能看到日程的起止时间 因公外出申请 因公外出申请 在添加日程时选择因公外出申请因公外出申请这个选项 主要用于外出的请假 选择后 系统会直接发起一个请假流程 发给本组的考勤组组长 该考勤组长核准后 该日程请假被核 准 日程性质 日程性质 指的是日程的是否重复发生的性质 分为一般偶发任务一般偶发任务和周期任务周期任务 一般偶发任务 一般偶发任务 一次性发生的任务 周期任务 周期任务 任务具有周期性 发生的周期可以为每天 每周 每月 计划执行时间 是日程的计划开始时间 计划执行时间 是日程的计划开始时间 预估时间量 预估时间量 是日程的计划持续时间 特别说明 该时间量的小数点后六进制 如 0 5 代表 50 分种 1 3 代表 1 个半小时 提醒设置 提醒设置 是指对日程可以进行短信提醒的时间设置 设了短信提醒 到了日程计划执行 时间 日程开始时间 的前设置时间 系统会自动发送一条提醒短信 转移分派 转移分派 填写您将此任务分派的对象人 强制短信提醒 强制短信提醒 是在任务分派时 为保证执行力度和及时性 在分派任务时同时发送一条 任务短信提示 这条短信不管任务的接收方的个人短信设置如何设置 该短信肯定发送到对方 的手机 附件列表 附件列表 为完成此任务 选择一些附加参考文件 单击 号 可以添加多个附件 相关知识 相关知识 为完成此任务 在知识库中选择一些参考知识 保存 新增任务或修改编辑任务后需要保存 保存 新增任务或修改编辑任务后需要保存 完成 完成任务代表将任务完成完毕 完成的任务在任务待办单列表里任务的前面有一个 对号 再次单击对号 任务可以回复 这时工作日记里增加了一条完成任务 图 3 1 21 删除 可以将任务删除 删除任务后就不可恢复 2 2 待办任务编辑 待办任务编辑 在待办任务单中 单击您需要编辑的待办任务后将重新出现图 3 1 22 的界面 您可以重新填写 其中的相关信息 修改完成后 单击 保存 3 3 任务 任务的完成的完成 如果将某待办任务完成 只需要勾选该任务前面的方框 同时该待办任务被划上一条横线 如 图 3 1 26 所示 技巧 技巧 1 附件列表和相关知识列表里的内容不能进行重新编辑或删除 2 您也可以单上图中的 删除 按钮 删除该条任务 若您不作任何修改 可单击 返回 按钮即可 图 3 1 26 在上图中 可进行以下所述的各项操作 4 4 待办任务单的清理待办任务单的清理 清理任务方法 1 在首页的任务待办单上有清理任务按钮 如下图 图 3 1 27 图 3 1 27 清理任务前 如下图 图 3 1 28 图 3 1 28 清理任务后 如下图 图 3 1 29 图 3 1 29 清理任务方法 2 在 任务与日程 界面中单击 整理任务 按钮后 已经完成的任务将不再显 示在待办任务单中 图 3 1 30 5 5 任务的颜色显示与排序 任务的颜色显示与排序 A 待办任务单中的颜色标识 在待办任务单中 采用了不同的颜色表示不同的任务 如下表 颜色示例任务的类型和属性 红色重要而紧急的任务 天蓝重要而不紧急的任务 橙黄不重要而紧急的任务 深蓝不重要和不紧急的任务 绿色派给别人的任务 紫色别人派给自己的任务 B 任务的排序和排序整理 单击待办任务单中的 紧急 或 重要 两个按钮 图 3 1 31 将对待办任务按紧急性或重 要进行重新排序 方便按任务的属性整理和安排任务 图 3 1 31 任务排序 2 2 限期任务 限期任务 在图 3 1 25 中 勾选操作类型中的 期限任务 选项后 您可以在任务日期栏中单击 图标 选择开始日期和和预计完成日期 图 3 1 22 图 3 1 23 技巧 技巧 代办任务单里的任务默认是按任务产生时间的倒序进行排序 也就是最新的任务是在任 务待办单的最上面的 图 3 1 22 添加限期任务 图 3 1 23 当天任务 3 3 日程 日程 1 1 日程 日程的赋予的赋予 计划日程包括对一次性任务赋予日程 对重复性任务附予日程以及对指定的时间赋予日程 在 图 3 1 42 中 在操作类型选项中 若选择 计划日程 将出现图 3 1 43 的界面 图 3 1 24 添加日程 图 3 1 43 在图 3 1 43 中 若单选 一般偶发任务 需要填写如下内容 日程性质 确定任务是一般偶发任务或是周期性任务 计划执行时间 填写该任务开始执行的时间 单击 可以选择时间 注意日期的 填写方式只能是 XXXX XX XX 或 XXXX XX XX 时间的填写方式是 小时为 0 23 分 钟为 0 59 预估时间量 填写该任务预计完成的时间 单位是小时 小数点后 6 进制 提醒设置 您设置手机短信提醒 将在下一版本提供 以及选择提醒时间 上传附件 单击 浏览 按钮 选择您需要上传的附件 2 2 排定重复任务的日程 排定重复任务的日程 在图 3 1 43 中 若日程性质选项中 若选择了 周期任务 选项 将出现图 3 1 44 的界面 除要填写图 3 1 43 中的所有信息以外 还要填写有关任务周期的内容 技巧 技巧 预估时间量后面只有一位小数 采用 6 进制 其值只能是 0 1 2 3 4 5 分别表 示整点 10 分钟 20 分钟 50 分钟 图 3 1 44 若选择循环方式为每天 则需要填写的循环规则如图 3 1 45 所示 图 3 1 45 在上图中 对每天重复的任务可有如下三个选择 无结束日期 对于每天都要执行的任务可进行该选择 重复次数 填写该任务的执行次数 结束日期 填写该任务的结束日期 若选择循环方式为每周 则需要填写的循环规则如下图所示 图 3 1 46 在图 3 1 46 中 还需要选择该日程在每周的周几执行 若选择循环方式为每月 则需要填写的循环规则如下图所示 图 3 1 47 在图 3 1 47 中 还需要选择该任务每月的执行时间 3 3 在指定的时间 在指定的时间添加日程添加日程 图 3 1 19 任务与日程 单击在图 3 1 19 右边的计划日程表中的每个时间间隔 比如 点 00 或 都 将出现添加日程对话界面 图 3 1 48 00 为整点即 14 00 为半点即 14 30 提示 提示 您也可以在编辑待办任务单中的一个待办任务 对该待办任务赋加日程的属性 图 3 1 48 日程的执行开始时间 在上图中 您只需要填写任务名称 计划执行开始时间等信息以后 您可以单击 保存返回 表示确认并结束当前的输入 删除 删除正在编辑的此日程项目 退出 取消当前的输入操作并返回 4 4 计划日程表 计划日程表的管理的管理 单击在图 3 1 19 右边的计划日程表中的每个计划的日程后 将出现该日程属性显示界面 图 3 1 49 您可以对指定的任务进行以下操作 完成 若任务已完成 您可单击 完成 按钮 此时计划日程表中对应的任务后面将出现 该任务已完成的提示 如图 3 1 50 图 3 1 50 修改 单击图 3 1 49 的 修改 按钮后 将出现日程修改对话框 您可编辑其中的内容 编辑 完成后 可单击 修改返回 单击 关闭 则不进行任何修改 延期 若您点选延期按钮 将出现如下对话框 图 3 1 51 在上图中 您可以将原来的计划日程重新指定为待办任务或任务日程 重新填写任务名称 内容 重要以及紧急程度以及任务或日程的性质 单击 保存返回 后将出现如下改变 A 若将指定日程延期为待办任务 则待办任务单中将出现该日程名称 并且原日程表中的 日程名称后标明 延期 图 3 1 52 B 若将指定日程延期为日程 则在计划日程表中将出现一个新的日程 并在原计划日程后标 明 延期 注意注意 附加文件以及附加的知识不能再进行编辑 图 3 1 52 4 4 任务的转移分派 任务的转移分派 1 1 任务转移分派任务转移分派 所谓任务转移分派 是指您预先为其他人分配一个任务 执行以下操作 完成任务分派工作 A 在图 3 1 25 中 勾选 转移分派 选项后 出现分派人员树 如图 3 1 32 图 3 1 32 选择任务的接收人 B 在图 3 1 32 的右边列表框中选择指定接受任务的人员后 单击 添加 后 所选人员被加入 到左边 同样 您可以点选 删除 全部删除 进行选择调整 C 单击 确定 后 分派任务的人员名称将在转移分派文本框中 如下图所示 图 3 1 33 图 3 1 33 任务分派 D 单击 保存返回 2 2 接受分派的任务接受分派的任务 当其他人为您分派一个任务时 将在您的待办任务单上出现该分派任务的名称 并有小灯在 不停闪烁 分派人的姓名也将显示在方括号内 如下图 图 3 1 34 图 3 1 34 鼠标单击分派的任务 将出现如图 3 1 35 的界面 图 3 1 35 接受任务或拒绝任务 在图 3 1 35 中 您可单击 接受任务 表示您已经接受此任务 已接受的任务将已另一种颜色出现在待办任务单中 拒绝任务 您拒绝接受此任务 被拒绝的任务将从您的待办任务单中删除 退出 表示您延迟做出是否接受的决定 3 3 分派任务的查看 分派任务的查看与与监控监控 您向别人分派任务后 该任务也显示在您的待办任务单中 单击您向别人分配的待办任务 将显示该任务的相关信息 其中 操作状态 栏中将显示该分 派任务目前的状态 图 3 1 36 包括 1 等待处理 2 已接受 3 已接受 完成 图 3 1 36 分派任务结果显示 分派任务监控 点 详细 出现图 3 1 37 任务监控页面 图 3 1 37 在此页面可以新增督办信息 并可强制短信提醒 图 3 1 39 新增督办信息并可给予短信提醒 任务的接受人可看到如下界面 图 3 1 40 任务的接收人可以新增任务执行的进程汇报 如下图 4 4 分派的任务的删除 分派的任务的删除 您可以进行删除分派出的任务的操作 此操作根据任务的分派任务的结果显示中的操作状态不 同 有以下两种功能 若每个接受者对分派任务的操作状态都是 等待处理 此时您单击 删除 将执行取 消此次任务分派的操作 被分派的任务将从被分派者以及分派人的待办任务单中移出 若分派任务的已被全部 部分 被分派人接受 此时您单击 删除 只是将此分派任务 从分派人的待办单中移出 而被分派者的待办单上仍然保留 5 5 给任务上传附件 给任务上传附件 任务上传附件的方法 1 单击浏览 选择相应的文件 图 3 1 53 2 选择相应的文件 确认 图 3 1 54 3 如果要增加多个附件 点左面的加号 点浏览 增加新的一个附件 依此方法一个一个文件 地增加附件 图 3 1 55 6 6 给任务附加知识库链接 给任务附加知识库链接 1 点相关知识的浏览 图 3 1 56 2 系统弹出知识库界面 图 3 1 57 3 在知识库里选择一个或多个知识文件 确认 图 3 1 58 2 2 日程周视图 日程周视图 执行该功能后将显示出您一周的日程情况 包括完成的日程 未完成的日程 延期的日程 选择 个人办公 待办单 日程 菜单 点击 日程周视图 将出现图 3 1 59 的界面 图 3 1 59 在图 3 1 59 中 您可以单击其中的每个任务 展开的界面 标题栏将显示任务名称 文本框 中将显示任务内容及附件名称 您还可对该任务进行管理 3 3 日程月视图 日程月视图 选择 个人办公 待办单 日程 菜单 单击 日程月视图 按钮后 将出现图 3 1 60 的界面 图 3 1 60 4 4 整理周期日程 整理周期日程 选择 个人办公 待办单 日程 菜单 单击 整理周期日程 按钮 后出现图 3 1 61 的界面 图 3 1 61 在图 3 1 61 中 您可以在操作栏目中执行以下操作 详细 查看该周期任务的详细信息 删除 可以直接删除周期日程 删除今日以后已产生的周期日程 或在今日以后停止产生该周 期日程 5 5 协调团队日程 协调团队日程 在计划会议等需要团队同时工作的日程安排时 可以先通过协调日程的功能来查看相关人员的计 注意 注意 1 周程不包括别人分派给您 而您尚未接受的的日程 没有您确认接受的日程将不会 在周程中出现 2 点击上图的上周 下周 本周三个按钮可分别查看各周的日程 划日程表 然后经过协调确定本次日程的时间表并通过日程分派或新闻公告等发布 执行以下的 操作 完成任务协调过程 1 选择 个人办公 待办单 日程 菜单 单击 协调团队日程 按钮后将出现人员选择机构树的界 面 选择您需要查看的人员后 被选择的人员的已计划日程将在图 3 1 63 中显示 2 从图 3 1 63 中您可以查看被指定人的当天的所有工作安排 包括公开的和不公开的都可了解占用 的时间段 以掌控总体时间的安排 图 3 1 63 三 工作日志三 工作日志 工作日志的形成 工作日志的形成 本人的待办任务 我所接受的分派任务 日程等事务 点击 完成 后 自动生成一条当天的 工作日志 每完成一个待办事务 就生成一条日志 技巧技巧 1 协调日程安排工作 您可以直接选择部门查看日程 也可以选择具体的人员查看日程 还可 以 同时选择部门及人员查询人员的日程安排情况 2 考虑到显示的情况 最多可以查看到二十个人员的日程 生成日志的途径介绍 A 点击 个人办公 待办单 日程 单击 任务与日程 按钮 如图图 3 1 19 界面 里生成 图 3 1 19 任务与日程 图 3 1 26 点击待办事务左边的方框 即可完成 划掉 该事务并形成工作日志 点 整理任务 按钮 可以清理 不显示 已完成的事务 B 在 首页 工作桌面 任务待办单 栏目里生成 图 3 1 64 图 3 1 64 工作桌面上的任务待办单栏目 点击待办事务左边的方框 即可完成 划掉 该事务并形成工作日志 用版块上方的工具 可以清理 不显示 已完成的事务 C 在 首页 工作桌面 计划日程表 栏目里生成 图 3 1 64 或者 在图 3 1 19 所示计划日程表里生成 单击一个日程事务 出现图 3 1 65 点击 完成 按钮 就可以自动生成一条工作日志 图 3 1 66 图 3 1 65 图 3 1 66 1 1 我的工作日志 我的工作日志 在图 3 1 19 中点 整理日记 或 工作桌面 上如图 3 1 64 中 点按钮 会弹出 我的 工作日记 界面 如图图 3 1 67 图 3 1 67 我的工作日记 在图 3 1 67 中 您可进行以下的操作 进行一天的工作总结 在工作总结文本框中 填写自己的今天所做工作的工作总结 遇到 的问题 结果的过程和结果 感想等 查看同事评价 在同事评价栏中 您可看到经过授权的同事对您的工作进行评价 单击右边的日历 可以查看指定时间的工作日记 也可单击 今天 或 上一天 下一天 按 钮 查看当天以及前一天和后一天的日记 单击右边的标签可以直接跳转到某月的第一天 执行上述操作后 可以点击右下角 保存 按钮进行保存 快捷键为 Alt S 键 2 2 本周工作日志 本周工作日志 在 个人办公 工作日志 里 点击 本周工作日志 显示出本周各天的任务完成情况 总结 情况 可以直接查看 上周 本周 下周进行跳转 图 3 1 68 图 3 1 68 3 3 完成任务查询 完成任务查询 在 个人办公 工作日志 里 点击 完成任务查询 可看到图 3 1 69 所示查询界面 图 3 1 69 可以按日期 类型进行查询我已完成的所有任务 还可以将完成的任务导出到 EXCEL 表保存 4 4 评阅同事工作日志 评阅同事工作日志 在 个人办公 工作日志 里 点击 评阅同事工作日志 可看到图 3 1 70 所示评阅界面 图 3 1 70 可以双击里面的某一个 某几个人员 也可以点 全选 按钮 把本人有权评阅的所有人全选进 行评阅工作日志的工作 点 全选 后如图 3 1 71 图 3 1 71 在图 3 1 71 里 可以对每个人的工作日志写出评阅意见 公开 其他有权评阅的人 可以看得到本评阅意见 不公开 其他有权评阅的人 看不到本评阅的意见 查看被查询人员的任务完成情况 查看被查询人员的工作总结 在 同事评价 中查看同事的评价 在评阅栏中 填写您对被查询人员的工作评阅 指导同事的工作 评价完毕后 单击 确 定 若选择 不公开 则只有被评价人能看到评阅人的评阅意见 他人看不到评阅的详 细内容 5 5 评阅日志权限设置 评阅日志权限设置 在 个人办公 工作日志 里 点击 评阅日志权限设置 可以对需要评阅同事工作日志的权 限进行设置 如图 3 1 72 图 3 1 72 步骤 1 先左边的组织机构树上 选择需要评阅权限的人员 步骤 2 在右边的待选人员里 将可评阅的人员 双击或点击 添加 到左边的框中 步骤 3 反复添加完毕后 点 确定 完成对这一个人的评阅权限设置 用途一 评阅工作日志 用途二 评阅周计划与总结 6 6 我的日志有权评阅者 我的日志有权评阅者 在 个人办公 工作日志 里 点击 我的日志有权评阅者 可以查看哪些同事 领导能查阅 我的工作日志 技巧 在图 8 29 中 你可以同时快速选择单人或多人进行工作日记的评阅工作 7 7 工作日志导出 工作日志导出 在 个人办公 工作日志 里 点击 工作日志导出 能将本人的工作日志 导出到 excel 文档 保存 四 计划总结四 计划总结 1 1 周计划与总结 周计划与总结 选择 个人办公 计划总结 菜单 单击 周计划与总结 按钮后 出现如下界面 图 3 1 64 图 3 1 64 在上图中 下面部分列出了本周的工作完成情况 本周工作总结以及可查看到领导的评阅意见 最上 面的两行 您还可以对下周的工作进行安排和计划 被安排的工作将自动放置在 待办任务单 中 1 1 每日完成工作情况和每日工作总结 周日到周六 每日完成工作情况和每日工作总结 周日到周六 每天已完成的任务 日程 均自动形成当天的工作日志 还可以每天填写当天的工作总结情况 图 3 1 65 图 3 1 65 2 2 本周工作总结 本周工作总结 可以对本周全周的工作情况 作出一个自我总结 图 3 1 66 图 3 1 66 3 3 下周工作目标和计划 可反复填写下周待办任务单 下周工作目标和计划 可反复填写下周待办任务单 可以填写下周的工作计划任务 回车后形成一条任务待办单 一件事就是一条任务单 么复填写 4 4 下周工作计划概述 下周工作计划概述 还可以填写下周的计划综述情况 5 5 领导评阅意见 领导评阅意见 有权限评阅的领导 同事可以填写评阅意见 6 6 查阅本人上周 下周的计划与总结 查阅本人上周 下周的计划与总结 可以快速地查阅本人的上周 本周 下周的工作计划与总结情况 填写好内容后 点击 保存 完成 快捷键为 Alt S 键 2 2 评阅同事周计划与总结 评阅同事周计划与总结 选择 个人办公 计划总结 菜单