内审员应知应会.ppt

2013年12月 QualityDepartment 内审员应知应会 1 标准框架 体系审核 审核的定义 为确定质量活动和有关结果是否符合计划安排 以及这些安排是否有效的实施并达标到预定目标所做的系统的 独立的检查 审核的分类 属性 内部审核 第一方审核 一体化审核外部审核 第二方审核 第三方审核联合审核 一体化审核问题 第一 二 三方审核的目的和依据分别是什么 内审目的 客观评估明文规定的质量管理体系执行的情形 1管理体系是否符合质量体系标准的要求 符合性 2所有的管理规定 办法 作业指导书是否被遵守执行 有效性 3执行的效果是否达到预定的目标 适宜性 内审特性 1符合性 文件是否符合标准的要求 2有效性 有否按文件要求去做 3达标性 有无达到预定目标 4系统性 是否从全局着眼有计划的进行 5独立性 有无体现客观 公正 公平 内审流程 N Y N N 内审流程 阶段 1准备 40 2执行 40 3报告 10 4效果跟进 10 40 40 10 10 审核准备阶段 1年度内审策划目的 1 确保内审有计划的进行2 便于管理 监督和控制内审工作2审核计划目的 1 对外 使受审核方做好准备2 对内 审核组内部分工3 确保审核有目的 按要求进行 时间和进度的控制 准备阶段 3审核小组的组成及分工审核小组组成 审核组长 审核员应是内审员 是审核组正式成员专家 实习内审员 顾问师 非正式成员备注 1 具备与受审核方有关的相应的知识和能力2 经过培训并认可的4编制检查表 准备阶段 审核时机1 常规审核 按预定的时间进行 如年度审核计划 集中全面的对所有部门或所有过程进行审核或分散流动式进行审核2 追加审核 在特殊情况下增加的审核组织体系 管理结构 产品结构 质量方针 目标发生重大变化时外审 第二 三方审核前 准备阶段 确定审核范围审核前应经沟通 使编制的审核范围和深度能符合客户的特殊要求 1 组织及厂所2 产品种类3 生产作业流程4 质量系统项目 准备阶段 检查表 目的1 实现审核的专业化 规范化2 确保审核按计划按目标进行3 落实审核的抽样方案4 作为记录存档 证实审核的可行性 内容查什么 审核要点 查 文件 记录 凭证 抽样数量 3 12 如何查 审核方法问 询问责任人员看 现场 标识 操作 准备阶段 检查表的设计1 应反映过程方法 体现PDCA循环 审核流程应清楚2 将标准或手册的要求作为审核要点3 选择典型的质量问题 如老大难问题 作为审核要点4 结合受审部门特点 新情况确定审核要点检查表的编制和应用1 由审核员按审核计划分工编制 组长审查协调2 可以编制定型的检查清单 每次审核再根据具体审核任务加以增删应用3 审核时原则上按检查表 有新情况需调整时要经组长同意4 作为备忘使用 而不要出示给受审方逐项核对5 根据检查表审核 好与坏两方面均要如实作好记录 准备阶段 审核的依据1 ISO9001 2008标准的要求2 公司的质量体系文件的要求3 顾客的要求及法律法规方面的要求4 以往的审核结果及其纠正措施5 变更的要求 准备阶段 使用检查表的好处1 确保准备工作的完整性2 作为审核员之引导及备忘3 审核的客观证据4 减少笔记时间5 帮助准备审核结束会议6 帮助撰写审核报告7 真实的记录 准备阶段 使用检查表的好处1 确保准备工作的完整性2 作为审核员之引导及备忘3 审核的客观证据4 减少笔记时间5 帮助准备审核结束会议6 帮助撰写审核报告7 真实的记录 准备阶段 涉及到每个受审单位的条款 称 公用条款 都要安排进每个受审部门 如 QMS的公用条款 4 2 3 4 2 4 5 3 5 4 1 5 5 1 5 5 3 8 2 3 8 4 8 5 组织的各职能部门应接受哪些条款 过程 的审核 主要以质量手册中的 过程质量职能分配表 中的标有 即主控的过程 的条款来具体的安排 准备阶段 年度内部审核策划表 制定 日期 审批 日期 准备阶段 年度第次内部审核计划表 编制 日期 审核 日期 批准 日期 准备阶段 内部审核检查表 审核员 T J质量职能分配表 天基电气 深圳 有限公司质量职能分配表 T J质量职能分配表 天基电气 深圳 有限公司质量职能分配表 内审会议 目的和内容 也可作为审核组长讲话内容 介绍审核组成员及分工 重申审核目的 范围 依据 审核时间 审核安排及计划的确认 强调审核的原则 方法和程序 客观公正 找客观证据 正面取证 负面报告 抽样方法 查 问 听 看 追溯 不合格的确定与确认 综合评价处理与确认 整改及验证要求 审核过程中会议安排 澄清 审核思路 实施审核 2020 3 16 25 可编辑 一 沟通二 观察 收集证据三 判定 审核执行和技巧 26 实施审核 实施审核 1 封闭式的问题2 开放式的问题3 澄清式的问题4 引导式的问题5 没有声音的问题 肢体语言 问题的种类 27 简单答案 是 否 有 没有 可获得指定的资讯可用以总结结论由审核者控制问与答带来压力 减轻压力 封闭式的问题 28 实施审核 怎么样 How 如何做 什么 What 在做什么 何时 When 什么时候做 何地 Where 在哪里做 谁 Who 是谁在做 为什么 Why 为什么要做 审核员常用问式 5W1H 29 实施审核 明确观点和目的 准确表达 发问一定考虑被问者的背景 注意神态表情 适时表达好意 努力理解回答 不能建议或暗示某种答案 不说有情绪的话 不可连续发问 提问注意事项 30 实施审核 少讲多听 不怕沉默 排除干扰 多问开放性问题 多鼓励讲话者 善意的态度 审核员聆听技巧 31 实施审核 定义 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其客观存在信息 注 审核证据可以是定性的也可以是定量的 在审核中应分清什么可以作为审核证据 什么不可以作为审核证据 审核 客观证据 32 实施审核 审核技术 提问开放型 封闭型和阐明型问题 你如何 是你负责签署通知单吗 请示范给我看 如果 你如何 观察 收集证据 33 实施审核 1 检查是以随机抽样形式进行 而非100 全检2 决定抽样的数量时应考虑 被审核部门 项目的文件 工作 人员和记录的数量 过去的表现3 通过会见人员 检查文件 记录 及观察有关活动以收集符合要求的证据4 留意检查表内容以外的有关不符合事项的线索5 验证通过感官观察或测量记录而获得的资料6 抽查的方向不一定需要从头到尾 可从任何一点展开7 抽查的文件 人员 记录间应有连贯关系采购文件 申购单 采购单 审批者要求 合格供方名单 供方评审记录 供方评审要求 检查方法 34 实施审核 审核技术 提问What 这是什么过程 Who 谁负责 When 此过程什么时候进行 Where 检测点在哪 Why 为什么这么操作 How 你怎样完成此过程 观察 收集证据 35 实施审核 审核技术 记录审核日期 时间和地点受审核人员部门 工号 职务所见记录文件名 编号 版本记录编号产品名称 型号设备 编号 等审核发现事实 观察 收集证据 36 实施审核 审核技术 聆听和观察仔细听所讲的内容记录用记录加以评估注意非语言的表达控制 尽量不离题注意观察产品标签和标识追踪工序流程 观察 收集证据 37 实施审核 审核技术 重复整理收集到的资料与受审核方确定 观察 收集证据 38 实施审核 不符合事项的分类严重 主要 不符合项1 质量管理体系与标准或文件的要求严重不符 如关键的控制程序没有得到贯彻 缺少标准规定的要求等 2 造成系统性失效的不合格 可能需要由多个一般不合格去说明 如在用测量监控设备大部分未按周期进行校准 检定 不合格品的处置大部分未按规定要求进行评审和记录等 3 造成区域性失效的不合格 可能需要由多个一般不合格去说明 如某质量体系未覆盖到应实施的某车间或该车间根本未按标准要求组织实施 质量管理体系覆盖的所有产品中有某个产品未按标准进行质量控制等 判定 39 实施审核 4 可造成严重后果的不合格项 如压力容器的焊接达不到规定要求 家用电器没有进行绝缘 耐压试验 按错误的图纸进行加工等 这些都直接危及到产品 人身安全 或会给组强带来重大经济损失 严重损害组织声誉 5 违反法律 法规的不合格项 2轻微 次要 不符合项1 不是偶然的 明显不符合文件要求的不合格项 如有部分销售合同未进行评审 检验员职责不明确 2 直接影响产品质量的不合格项 如几台检测设备超过校准周期 未按规定进行首检自检 3 造成质量活动失效不合格项 如质量控制点没有针对关键质量特性或工序支配因素进行控制等 判定 40 实施审核 不符合事项的分类3轻微不合格项是指孤立的 偶发性的 并对产品质量无直接影响的问题 如卷宗里有一张图纸或一份文件的版次不是最新的 某一份文件没有标明日期 用词不准确 签字不符合要求等 4观察 建议 事项1 证据稍有不足 但存在问题 需提醒的事项 2 已发现问题 但尚不能构成不合格 如发展下去就有可能构成不合格的事项 3 其他需要提醒注意的事项 判定 41 实施审核 不符合事项的模式1文件问题1 没有把标准的要求文件化2 文件不能反映实际运作情况3 文件内容不当 不足或错误4 文件之间有矛盾 判定 42 实施审核 不符合事项的模式2执行问题1 没有按文件要求执行工作2 有执行 但不彻底3 设计问题4 方法错误5 工具设计错误6 技术错误 判定 43 实施审核 不符合事项报告发现的问题 观察所得的事实 客观证据结论 违反标准或文件的章节 类型 严重 轻微还是观察事项 判定 44 实施审核 1重申审核的目的 范围 依据与方法2强调审核的局限性 3宣读不合格项报告 可选择主要部分 4提出纠正措施要求 5宣读审核意见 6受审核方领导表态 并对纠正作出承诺 7会议结束 审核方表示谢意 末次会议 45 审核会议 案例分析 1审核员在审核采购部时发现 2012年10月后新增加的4家供方已按有关文件的规定对供方进行了现场审核并都已婚通过了评审成为合格的供方 但采购部不能出示新增加的4家供方是依据什么标准判定为合格的 2在计量室 审核员发现由外部计量部门提供的检定报告中 除千分尺外 由XX计量所检定的报告上写上 合格 而没有具体的计量的数据及说明是由什么标准设备来检定该计量器具的记录 3在一家电扇公司的电机仓库里 审核员看见仓库里的电机都按电机的种类存放 但未区别不同的批次的电机 仓库管理员告诉审核员 公司对电扇的主要部件电机质量情况是有追悼溯要求的 电机发放时员工是按机种发货 进库时会把数量登记在登记簿上 一般上是按先进先出发货 但不在登记簿上写明批号 46 案例分析 4 在一间电子工厂的资材部 业务员把过去2个月从总公司来的订单让审核员看 订单上都写明了型号及交货期 审核员问业务员 订单的评审是如何进行的 业务员回答说除非有特殊要求 一般诺订单上的交货期在两星期后 他就签字接受 由于总公司已知道这要求 因些不会把交货期定短于14天 因此评审可以很简单 不需要看其它资料 5在业务部 审核