公文格式及报送程序.ppt

2011年4月 常用公文格式及报送程序 一 党的机关公文种类 用于向上级机关汇报工作 反映情况 提出建议 答复上级机关的询问 用于向上级机关请求指示 批准 用于机关之间商洽工作 询问和答复问题 向无隶属关系的有关主管部门请求批准 二 常用公文请示与报告的区别 一 行文目的 用途不同1 请示旨在请求上级批准 指示 需要上级审批 重在呈请 2 报告是向上级汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级询问 一般不需上级答复 重在呈报 二 呈量时间不同1 请示需要事前行文 不能 先斩后奏 2 报告一般在事后或者工作进行过程中行文 三 主送机关不同1 请示一般只主送一个直接上级机关 不宜多头 多级主送 即使是受双重领导的机关 单位上报请示 也应根据内容分别写明主送 抄送机关 以根据主次分清承办责任 由主送机关负责答复请示的问题 2 报告有时可多级多头主送 如情况紧急需要上级领导机关尽快知道的灾情 疫情等等 二 常用公文请示与报告的区别 四 受文机关处理方式不同1 请示均属承办件 收文机关必须及时处理 明确作答 限期批复 2 报告多属阅知件 除需批转的建议报告外 收文机关对其它报告都可不作答复 五 涉及内容不同1 请示用于向上级机关请求批准 指示 凡是下级机关 单位无权处理 无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题 均可写为请示 2 报告按其内容可分为向上级汇报工作的工作报告 反映情况的情况报告 提出意见建议的建议报告 答复上级询问的答复报告 报送文件 材料或物品的报送报告 二 常用公文请示与报告的区别 六 写作重点不同请示和报告虽然都要陈述 汇报情况 但报告的重点就在汇报工作情况 报告中不能夹带请示事项 而请示中陈述情况只是作为请示原因 即使反映情况所占篇幅再大 其重点仍在请示事项 七 文面结构形式不同1 请示多采用篇段合一式 三段式或总分条文式结构 篇幅一般较短 2 报告常用总分条文式 分部式或贯通式 多段式 结构 篇幅一般较长 三 请示与报告不分的两种常见形式 一 把请示当作报告就是把请求指示 批准的请示当作了报告 如 xxxx关于申请政府采购办公电脑的报告 指本机关根据工作需要 提出购买办公电脑的要求 请求上级机关予以批准 批准后方可执行的事情 这类应属于请示 而行文实践中有时却错误的使用了报告这一文种 二 请示与报告混合型有些公文既请示工作又报告情况或者既报告情况又夹带请示事项 这些形式都不符合文种的使用规范 如 xxxx关于申请划拨土地建设xxxx的请示报告 这类文件形式 其内容既汇报了工作 又顺便提出了请示或者一文数项请示 这种混合的形式 极易使上级机关理不出头绪 四 报送有关活动 会议的请示件应注意的事项 应正式行文 并且必须明确以下内容 一 活动或会议名称 二 具体时间 地点 内容等 三 建议邀请的县领导名单 四 具体议程 包括主持人 讲话领导和各项议程的时间 顺序 预期结束时间等 五 主持词 讲话稿等文件材料起草 送审的责任单位 责任人 六 举办单位及其联系人 联系电话等 五 行文规则要点 一 向上级机关行文 应当主送一个上级机关 如需其他相关的上级机关阅知 可以抄送 不得越级向上级机关行文 尤其不得越级请示问题 在特殊情况必须越级行文时 应当同时抄送被越过的上级机关 三 不相隶属机关之间一般用函行文 二 向上级机关请示问题 应当一文一事 主送机关只写一个 不能直接写领导的姓名 不应当在非请示公文中夹带请示事项 请示事项涉及其他部门业务范围时 应先经过协商并取得一致意见后上报 经过协商未能取得一致意见时 应当在请示中写明 四 除县领导明确要求直接报送其本人和绝密 机密文件外 各镇 各部门一律不得将公文直接报送县领导个人 六 各镇 各部门不得通过OA网直接向县领导发送公文和简报 七 各镇 各部门报送的请示 报告等上行公文 必须采用上行文的格式 由单位主要负责人签发 打印正式红头文件 用A4纸双面印刷 左侧装订 并加盖单位公章 五 各部门报送县委 县政府的文件 不能在报送 两办 受理前送分管县领导批注意见 六 公文格式及字体 字号要求 一 党的机关公文由版头 份号 密级 紧急程度 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 发文机关署名 成文日期 印章 印发传达范围 主题词 抄送机关 印制版记十七个部分组成 二 公文的字体 字号 1 公文标题 二号方正小标宋 GBK2 正文 三号仿宋 GB23123 一号标题 三号黑体4 二号标题 三号楷体 GB23125 主题词三个字用三号黑体 后面的主题词组用三号方正小标宋 GBK6 签发人用三号仿宋 GB2312 签发人姓名用三号楷体 GB231 七 公文印制注意事项 一 发文字号的括号必须使用六角号 二 成文日期 党委公文使用阿拉伯数字加年月日组成 如2011年4月8日 政府公文使用汉字数字加年月日组成 如二 一一年四月八日 三 公文应双面印制 遇到奇数页的版面 版记部分须调放在偶数页 四 层次序数的使用一般按如下顺序 一 一 1 1 五 发文机关署名 党委公文须署名 政府公文不需署名直接盖单位印 六 当排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务必使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 2020 3 16 11