记录管理工作程序.doc

保勝(廣州)光電有限公司質量、環境管理體系文件保胜(广州)光电有限公司BASO (GUANG ZHOU)OPTOELECTRONICS CO.,LTD文件编号BASO-COP07版 本 号C文件标题記錄管理工作程序修订版号00页 次3/3BASO QUALITYENVIRONMENTALMANAGEMENT SYSTEM【ISO9001:2000ISO14001:2004】文件批准文件审核文件编制生效日期文件管制吳彬2006年04月01日文控中心日期日期日期2006.03.22文件分发情况(管理代表规划该文件纸质檔的分发,电子檔文件以网络载体公司范围内发行)部门总经理副總經理制造处长管理部资材部管理代表行销部工务部稽核室编号001002003004005006007008009分发部门研发部研磨課定鍍課裝配課品保部專案室财务部射出課工程部编号010011012013014015016017018分发1.0目的规范质量、环境记录及对记录进行控制和管理,为产品质量和环境符合规定要求和质量、环境体系运行有效性提供证据。2.0适用范围 本文件适用于产品、管理和所有质量、环境管理体系相关的记录。3.0定义凡本公司与客户、供货商有关合约质量、环境要求、检查、试验、调查、审核、审查或相关结果之记录及图表或公司本部之记录文件(含电子记录数据)或顾客指定的记录,均称为质量、环境记录。本文件所规定的记录处置(Disposition)包含销毁(Disposal).4.0 工作程序4.1 质量(环境)记录的规划:4.1.1 管理代表根据质量手册、环境手册、质量(环境)管理体系程序文件以及其它相关活动的追溯性要求,对质量(环境)管理体系所需的质量(环境)记录进行规划.4.1.2 记录的载体可以是文字,也可以采用其它承载媒体(磁盘、光盘、电子媒体以及它们的组合等).4.2 质量(环境)记录表单编制、管理及发放:4.2.1各职能部门依文件控制工作程序及相关程序书和工作指导书内容需要负责部门所使用的质量、环境记录表单的具体编制策划, 表单内容应包含全部体系的相关要求.4.2.2各职能部门将编制的质量(环境)记录表单经部门主管审核呈管理代表核准符合质量(环境)记录规划要求后, 以质量(环境)记录的相关质量(环境)活动完成且不再造成质量(环境)影响为依据确定各种质量(环境)记录的保存期限,交文控中心归档, 文控中心登录到体系管制文件一览表对质量(环境)记录表单进行管理。4.2.3质量(环境)记录的识别按文件控制工作程序进行编号识别.4.2.4 文控中心根据质量/环境记录表单的使用情况发放一份影印件给质量(环境)记录表单的使用部门作为影印母本,原件归档在文控中心,发放过程表单使用部门在原件背面签名签收.部门在收到后把表单类型记录在部门文件管制一览表内.4.2.5 编制的质量(环境)记录需覆盖为质量(环境)管理体系提供充分证据所必需的全部内容.4.3 质量/环境记录表单的评审与变更:4.3.1 管理代表组织各部门对不适宜的质量(环境)记录表单按文件修订有关规定进行变更.确保质量(环境)记录表单的适宜性、有效性.4.3.2 质量(环境)记录的名称、序号、编号及格式经审批后不得更改,需更改时, 按文件控制工作程序规定执行.4.4 质量(环境)记录表单的使用:4.4.1各相关部门使用表单须经文控中心确认为最新版本后始可印制,以免误用旧表单。4.4.2各使用的质量(环境)记录表单须标示该表单识别编号, 质量管理体系、环境管理体系实施前已使用旧表单如格式与新的原件一致可继续使用,这部份表单用完后重新印制时,须体现编号,新策划的表单在策划时同时体现此记录的保存期限.4.5 质量(环境)记录填写和有效确认:4.5.1各部门组织相关人员填写质量(环境)记录,其内容须详实记载,严禁使用铅笔,确保填写的质量(环境)信息在保存期限内不褪色,填写工整、准确、清楚、完整清晰易读。热敏纸传真件不可以直接作为记录,必须影印后才能成为记录.4.5.2质量(环境)记录应避免更改,当需更改时可在原记录处把需修正的数据等划掉并在旁边重新填写并由修订人员签全名或盖章承认,并知会记录填写人、审批人,若涉及其它部门或个人,记录更改部门需及时通知相关部门,其它载体记录更改确保与备份同步进行.4.5.3 所有质量(环境)记录必须经部门负责人或有审批权人员审批,方可作为质量(环境)证据.4.5.4 质量(环境)记录发出部门将记录发放到相关部门时,应视其重要性决定是否需要签收,签收方式自定.4.6 收集、建档与识别:4.6.1各项记录经相关部门主管审核后,应将记录以档案夹或卷宗装订成册,并标示记录名称。4.6.2除大分类外亦可按客户别、供货商别、产品别、制程别或相关法律法规等予以分类。4.6.3各记录除原始表单由文控中心统一进行文件编码外,视需要作编号管制。4.7 储存、维护、检索:4.7.1各部门的质量/环境记录应有固定场所储存与维护需易于存取调阅,并提供适宜环境以防其损坏变质或遗失。4.7.2所有保存于光盘、磁盘、硬盘等电子媒体上数据记录,由各单位负责保存,由指定人员管理,设置修改权限密码,防止随意改动,并随时防毒、防磁、防尘、防热等防护管理。4.8 逾期处置:4.8.1各质量(环境)记录如已逾越保存期限规定时,可交至文控中心,由文控中心在记录面划“”以示作废，不涉及公司经营机密的记录背面可作再生资源利用,涉及公司经营机密的记录用碎纸机销毁。4.8.2 公司电子媒体存在的质量(环境)记录，各部自行销毁,文控中心作抽查确认。4.9质量(环境)记录不得借阅,查阅必须经部门负责人同意.5.0相关记录部门文件