图书馆馆藏发展政策之研究.doc

圖書館館藏發展政策之研究黃添輝壹、 緒言館藏發展政策的意義與功能 圖書館是一個蒐集、整理、保存各種圖書資料，以供讀者利用的機構。而館藏資源、人（包括館員、讀者）與館舍，乃構成圖書館的三大要素，缺一不可。再以圖書館的業務進行程序來看，從圖書資料的選擇採訪到分類編目、典藏閱覽、以至於各項讀者服務與參考服務活動的推動，無不以圖書館的館藏資源為基礎。也可以說，圖書館功能之發揮，實繫於圖書館館藏資源之建立。因此，不論圖書館的類型為何，也不論圖書館的規模大小，莫不將館藏的發展與管理視為最重要的工作（註1）。 圖書館館藏的發展從最早藏諸名山的概念轉變為現今以讀者為主的服務理念，其中讀者與館藏的關係主要建立在資料的可得與否。資料的可得性通常也是用來評鑑圖書館服務讀者的重要指標之一（註2）。積極的建立和維護館藏資源，以滿足讀者對知的需求，便成為現代化圖書館的首要任務。但由於過去數十年來圖書資料以等比級數的驚人速度暴增而圖書資料的價格又節節上揚，圖書館在面臨購書經費館藏空間的限制下，幾乎不可能完整地蒐集到讀者所需要的各種圖書資料，而讀者們對圖書館的各項服務要求又日益增加的雙層壓力之下。近來，圖書館界都進行有關館藏發展與館藏發展政策的規劃工作，甚至於有倡議合作採訪與合作發展館藏計畫的推動工作，並期望在平等互惠原則下，以分工典藏方式，達到資源共享的理想境界。一、 館藏發展 館藏發展（Collection Development）是依據讀者需求及社區資源來辨識館藏強弱，並且設法彌補館藏缺失的過程（註3）。吳明德教授更明確指出：圖書館有系統、有計畫地依據既定政策建立館藏、並且評鑑館藏、分析館藏強弱，探討讀者使用館藏情形，以確定能夠利用館內及館外資源來滿足讀者資訊需求的一種過程（註4）。因此，館藏發展的內容至少應該包括下面六種活動的循環過程：1.社區分析、2.館藏發展政策的訂定、3.圖書資料的選擇、4.圖書資料的採訪、5.館藏評鑑、6.館藏淘汰。二、 館藏發展政策 館藏發展政策（Collection Development Policies）為圖書館將圖書選擇的原則、學科範圍以及內容深淺等記載於正式的書面，稱為書面選書政策（Written Selection Policy），書面選書政策等於是圖書館館藏發展的藍圖，在伊文斯（Evans）的書中認為選書政策亦稱為館藏發展政策（註5）。筆者依據館藏發展的意義與內涵，以為圖書館的館藏發展政策係指：圖書館將其創設宗旨與發展目標、服務對象與目的、館藏選擇與淘汰、選書工作職責、經費配置、館藏學科範圍與深度等基本原則，定期檢討修訂並公開發表，以作為館藏資源規劃與對館內外溝通的工具。因此，我們認為館藏發展政策，具有下列幾個特質：1.館藏發展政策所敘述的是基本策略和原則，而不是工作的流程或工具。2.館藏發展政策應定期檢討修訂並依一定的程序公開發表。3.館藏發展政策制訂目標應作為規劃館藏資源及對館內外溝通的指標。4.館藏發展政策至少要包括下列十二個基本項目（註6）：(1)圖書館的目的。(2)社區的描述。(3)館藏學科範圍。(4)非書資料的館藏政策。(5)贈書處理。(6)爭議性資料的館藏政策。(7)選書工作的職責。(8)選書工具。(9)館藏淘汰。(10)與其他館的合作計畫。(11)讀者意見的處理。(12)館藏發展政策的訂定與修訂。貳、各類型圖書館館藏發展政策與其基本項目 吳明德教授綜合美國圖書館學會的Guidelines for the Formulation of Collection Development Policies、館藏發展專家的意見，以及參酌國內圖書館的情形，認為一個完整的館藏發展政策最少要包括十二個基本項目。一、 圖書館的目的 符合圖書館的目的是館藏發展的最高指導原則。一個圖書館的採訪館員或負責館藏發展的館員，缺乏對圖書館成立目的的認識，任何選書或其他有關館藏發展的活動都不具意義了。因此，館藏發展政策首要描述的就是圖書館的目的，內容應包括有：圖書館的創設宗旨、工作目標與基本任務、以及未來發展目標等。二、 社區的描述 訂定館藏發展政策，必須要瞭解社區讀者對資訊的需求，其中包括圖書館的服務對象、社區人口結構、社區發展的趨勢、相關資訊服務機構等。由於各類型圖書館設館宗旨與服務對象不同，其對社區分析的描述亦有所不同，諸如：公共圖書館應包括有：社區人口特質與主要職業、社區民眾閱讀興趣和主要文化或休閒活動、社區的歷史、地理、交通、經濟、社區內其他圖書館或資訊服務機構、社區內其他提供資料借閱的場所或書店、社區內的教育機構等。 大學圖書館的社區是指其所服務的大學整體而言。除與公共圖書館相同也應瞭解大學（社區）的歷史、地理、交通、社區內其他圖書館或資訊服務機構、社區內其他提供資料借閱的場所或書店等外，同時對現有學科系所、計畫增設的學科系所的課程規劃、教師與學生的人數結構、教師的研究計畫或其他建教合作計畫等，都應予以適當分析及描述。 學校圖書館與大學圖書館相類似，以支援老師教學和研究、學生學習為宗旨。對於讀書習慣的養成，性情的陶冶及健全人格的建立尤為重要。因此學校圖書館特別要瞭解當地公共圖書館的館藏與服務項目並建立合作之關係，以謀館藏資源的合作發展。 專門圖書館大都與其母體機構設立宗旨與工作目標相維繫，對於讀者之需求、館藏學科範圍與館藏深度層級的描述，容易且明確表達。惟對母體機構的發展計畫與未來趨勢、社區內或國際間相關圖書館或學術研究機構之合作關係要予以特別加強建立。三、 館藏學科範圍 館藏學科範圍與深度層級是館藏發展政策的核心。學科範圍的描述有的圖書館採較大的學科名稱、有的依學校科系所或開設課程之名稱列舉、有的圖書館甚至採圖書分類表之類號及類目，作為描述館藏學科範圍的依據。館藏深度層級大都以美國圖書館學會的指南為基礎，分0 不蒐藏、1 微量級、2 基礎資料級、3 支援教學級、4 研究級、5 廣泛級等五個不同蒐藏完整程度。四、 非書資料的館藏政策 由於科技與電腦的發達，改變了以紙張作為主要記錄的媒體，圖書館同時也湧進了大量非書型式的資料。因此在館藏發展中有必要特別對各類型視聽資料、機讀資料、輿圖、剪輯、小冊子、圖片及電子媒體如磁碟片、光碟等資料的館藏政策加以描述。五、 贈書處理 贈書是圖書館免費獲得館藏資源的重要手段之一。對於大量贈書的處理原則、圖書館保有全權處理的聲明、捐贈者特殊要求、表揚方式，甚至是否接受外界之贈款等問題，都應有原則性的指示。六、 爭議性資料的館藏政策 事實上，圖書館在建立其館藏資源的過程中，無論圖書館的類型，總會有一些比較不容易決定、或是較容易引起爭議的問題，諸如：圖書館處理複本的原則、升學教科書、暢銷小說或武俠小說、連環漫畫書、性愛色情圖書、善書或其他較易引起爭論的圖書資料之處理原則也必須於館藏發展政策中記載。因此，各圖書館可依據其性質，分別舉出對上述爭議性資料的蒐藏處理原則。七、 選書工作的職責 圖書館館藏資源建立的責任，不應全部落在採訪館員的肩上。選書工作的職責可由多人共同擔任，因此在館藏發展政策中對於各個選書者所負責學科範圍或資料類型、圖書選購小組的成立與組織、讀者推薦書刊、選書意見不同時的處理、審查工作等原則，也應有所說明。八、 選書工具 條列各類型圖書資料的主要選書工具，除可協助新進採訪館員或選書小組成員在選書時有所參考依循外，對於新書資訊的核對與更新亦有很大的幫助。九、 館藏淘汰 對於圖書資料內容不符館藏發展政策、破損不堪、不合時宜或已由其他媒體形式取代之館藏資料的汰舊工作，除可作為館藏資源的新陳代謝外，同時也可以解決圖書館館藏空間不足的問題，也是維持高品質服務水準的保證。教育部核定之圖書資料淘汰要點，可資圖書館制訂館藏淘汰原則的參考。十、 與其他館的合作計畫 圖書館與其他館的合作計畫可包括合作採訪、合作編目、合作典藏、館際互借與複印等合作項目。這些項目都會影響圖書館的館藏資源建立與淘汰工作。因此在館藏發展政策中應加以說明圖書館所參與的國內外合作計畫或館際合作組織，同時也將本館參加的合作計畫或館際合作組織中，所應盡的責任與義務一併描述。十一、讀者意見的處理 圖書館由於購書經費與館藏空間的不足，不可能完整地蒐集所有圖書資料，來滿足讀者的資訊需求時，就會常引起讀者向圖書館抱怨或意見（建議）書的投訴。館方對於讀者各項意見的處理得當與否，直接影響到圖書館對其社區良好公共關係的建立。讀者對於館藏資源的意見，通常有如：館藏缺少某主題或某種圖書資料、期刊雜誌的缺期、圖書資料到館不夠迅速、複本不敷使用、圖書資料過於破舊或不堪使用以及不符合館藏發展政策和爭議性書刊資料的抱怨。因此，圖書館應有一套處理讀者意見的原則、讀者意見書表格、讀者意見書的收件與答覆、追蹤考核辦法等，記載於館藏發展政策中。十二、館藏發展政策的訂定與修訂 如同一般法律規章的制訂，對於館藏發展政策訂定的程序、參與的人員、修訂的過程、核准公告實施等事項均需一一說明。這種宣告除可供館內外人士瞭解館藏發展政策是如何完成的，另一方面，也有助於顯示館藏發展政策的公開性、公正性、權威性和其效力等。參、結論與建議各類型圖書館規劃館藏發展政策應注意的事項 誠如筆者在緒言中論及，過去數十年來圖書館面臨各類型圖書資料不斷地推陳出新，價格又節節上揚、而購書經費確遭到刪減、館藏空間又普遍不足的多層壓力之下，如何有效地規劃與建立館藏資源，以滿足讀者對知的需求，成為各圖書館的當務之急。因此近年來，有許多的圖書館進行有關館藏發展與館藏發展政策的規劃工作，甚至於館際之間倡議合作發展館藏計畫的推動工作。在學術方面的表現，除吳明德教授於民國80年間出版館藏發展乙書外；有關館藏發展政策研究論文的發表更高達三十餘篇以上；中國圖書館學會每年的技術服務專題研習班（民國84年起改名為圖書館館藏規劃專題研習班），自民國81年起即分別有館藏規劃與評鑑、館藏發展政策、館藏發展政策的制訂與實施等課程規劃；該會同時也在民國84年12月初的年會中，召開有關圖書館營運之規劃與評估研討會；教育部圖書館事業委員會更有於民國80年建立全國圖書館合作服務制度促進資源共享政策、民國84年6月全國圖書館館際合作綱領及12月出版的推動全國圖書館館藏發展計畫等專題研究報告的問世。由上述種種之表現，在在顯示館藏發展，已在我國各類型圖書館的營運當中受到相當的重視。 因此，筆者謹就所選擇四種不同類型圖書館的館藏發展政策，所進行比較研究的結果與心得，依館藏發展政策的制訂與出版、館藏發展政策的結構和內容以及進一步的研究與建議等，提出個人的看法，以供各類型圖書館制訂館藏發展政策時的參考。一、在館藏發展政策的制訂與出版形式方面 館藏發展政策所描述的是圖書館對整個館藏資源發展的基本策略和原則，而不是工作的過程或工具。因此館藏發展政策並非僅是圖書館內部作業的文件，它的對象也並不限定是一般採訪館員或館內其他工作人員。館藏發展政策可以說是圖書館與其顧客讀者之間雙方溝通的最好工具，它使讀者明瞭圖書館的選書原則以及館藏範圍與蒐藏深淺程度。另一方面，館藏發展政策也可以使圖館的上級主管（機關），瞭解圖書館的館藏發展計畫、圖書經費的使用情形等，進而使館藏發展政策成為爭取書刊採購經費的重要依據。因此筆者建議：(一)圖書館在訂定館藏發展政策時必須同時考慮採訪（或館藏發展）館員、館內其他工作人員、讀者、上級主管（機關）或民意機關等方面的意見和參與。(二)圖書館在訂定館藏發展政策時應考慮成立館藏發展政策制定工作小組，其組織成員至少包括：1.召集人館長為當然召集人。2.執行秘書由館長選派，通常是館藏發展或採訪部門主管擔任。3.指導教授聘請有經驗之學者專家擔任。4.館藏發展政策工作委員全體館藏發展政策起草委員、圖書館各組室主管或代表、圖書選購小組或圖書館委員會組成與其他相關單位代表，以負責館藏發展政策草案的審議修訂。5.館藏發展政策起草委員可由負責館藏發展的館員或擔任選書工作的館員、專科閱覽室的負責人、閱覽及參考服務單位之代表、館內具學科背景的專業館員擔任。起草委員人數以不超過十人為原則，可由館藏發展或採訪部門主管或召集人館長指派適當人選擔任起草小組的負責人。(三)館藏發展政策的制訂與修訂應有一定的程序，以彰顯館藏發展政策的公開性、公正性與權威性。一般制訂程序與步驟如下，修訂時亦同。1.館長組織、召集館藏發展政策工作委員會，以籌備制訂館藏發展政策之進度與其他相關工作。2.指定館藏發展政策起草委員，進行館藏發展政策架構之建立與起草工作。3.將起草小組所研擬之館藏發展政策草稿，送交館務會議進行討論及修訂工作。4.館長召集館藏發展政策工作委員會議，將圖書館所提館藏發展政策草案進行審議、討論與修訂。5.將審議通過之圖書館館藏發展政策（草案）陳送上級主管機關，核定公告實施。6.將定案的館藏發展政策印刷成冊，分送全體館員、圖書選購小組或圖書館委員會、其他相關單位主管、上級主管機?民意機關等。另外可將館藏發展政策的節縮版致贈圖書館的讀者或關心者，以加強圖書館公共關係的建立。(四)館藏發展政策應予以定期檢討修訂，並廣為公開發表。為修訂條文或相關內容的更新，館藏發展政策的修訂頻率與出版形式可考慮：1.圖書館為因應主客觀環境的變遷，建議應予以每二至三年檢討修訂一次。此外，圖書館的母體機構若有重大政策及重點措施的改變、研究計畫的更新或書刊採購經費分配幅度更改過高時，圖書館館長得視實際需要，隨時召開會議，進行館藏發展政策的修訂工作。2.為便於館藏發展政策修訂條文及相關內容的更新抽換工作，館藏發展政策可以活頁印刷方式出版。同時編印新、舊版抽換內容索引或對照表，裝訂於館藏發展政策之最前端，裨便讀者翻閱參照。3.圖書館館藏發展政策之全文，也可連接於電腦網路上，如圖書館資源介紹的首頁（home page），同時開放網路論壇讓更多的讀者透過網路瞭解圖書館館藏資源的發展方向，亦可提供建議和興革事項，共謀圖書館的發展。二、在館藏發展政策的綱要與主要內容方面 吳明德教授綜合美國圖書館學會的館藏發展政策制定綱領、各館藏發展專家的意見，以及參酌國內圖書館營運的現況，認為一個完整的館藏發展政策至少要包括：圖書館的目的、社區的描述、館藏學科範圍、非書資料的館藏政策、贈書處理、爭議性資料的館藏政策、選書工作的職責、選書工具、館藏淘汰、與其他館的合作計畫、讀者意見的處理以及館藏發展政策的訂定與修訂等十二個基本項目。本文以選擇四個不同類型圖書館的館藏發展政策，逐項比較結果和心得，分館藏發展政策的綱要、館藏發展政策的主要內容兩大項說明與建議，以作為圖書館界制訂館藏發展展政策的參考。(一)在館藏發展政策的綱要上，似乎可以再增加五個項目的描述：1.館藏特色與其深淺層級的描述。訂定館藏發展政策初期，除對圖書館的服務宗旨、社區環境與讀者背景和其資訊需求，要有詳盡的調查分析外；對於圖書館本身的館藏資料，也要有深入的瞭解，尤其是館藏特色與其深淺層級的描述，除可向讀者顯示其特有的館藏資源外，圖書館也可以依據此項館藏資源特色繼續加強蒐集，以奠定館際間合作發展館藏的基礎。2.書刊採購經費的配置原則。一般圖書館的書刊採購經費，主要有經常預算、特別撥款、補助款或捐贈款項等不同來源；經費配置方式依圖書館類型與營運狀況，有的依圖書資料的類型和語文別、有的採科系所及學生人數來分配、有的則依學科別、或者以總館、分館及民眾閱覽室來配置經費比率。在館藏發展政策中都應要有明確的描述。3.館藏評鑑方式。為瞭解館藏資源的強弱並作為修訂館藏發展政策之基礎及指引，應定期評鑑館藏，一般評鑑方法包括有：館藏量的評鑑、書目核對法、引用文獻分析法、專家評鑑法、流通分析、館內使用調查、讀者意見調查、資料提供能力評鑑與期刊使用評鑑（註7）等方法。圖書館應依各館實際經營情形選擇適當且可行的館藏評鑑方法於書面的館藏發展政策中。4.書刊編目政策。圖書資料分編的速度，很難趕得上圖書進館的速度，國內各級圖書館的庫存待編圖書，普遍有堆積的現象。因此，編目單位也可將圖書資料編目的優先順序、分類編目的詳細程度等原則，記載於館藏發展政策中，對於整體規劃圖書館的館藏發展有莫大助益。5.圖書閱覽典藏政策。廣義上的圖書閱覽典藏政策，應包括圖書館的借閱政策、書刊典藏原則、閱覽室與書庫規劃原則、圖書資料淘汰原則等方面。這些項目也相對地影響館藏發展的內容與規劃方向，應可於館藏發展政策中擇要描述與說明。6.網路資源與館藏發展的互動策略。由於電腦與通訊的快速發展，使圖書館甚至於個人可利用各種網際網路，查詢和傳輸各種文獻資料。世界先進的圖書期刊代理商，也不斷地調整自己在虛擬的文獻世界中，如何扮演出版者與虛擬圖書館間的仲介角色。這種可透過網路直接查詢和傳輸各種文獻資料的服務模式，將會影響到圖書館館藏資源的建立、維護與發展。因此，圖書館對於此種資訊服務方式與館藏發展間的互動關係，應適當表現於館藏發展政策中，以符合當前資訊服務的新趨勢。(二)在館藏發展政策的主要內容上，依據分析結果，認為各類型圖書館在制訂館藏發展政策時，應再加強以下幾個基本項目內容的敘述：1.在圖書館的目的與任務方面：應加強圖書館簡史、未來發展目標與本期、近程、中程、長程發展計畫的描述。2.在社區的描述方面：至少要對本館讀者的資訊需求、閱覽興趣、社區內其他圖書館或資訊服務機構、社區內其他提供資料借閱的場所或教育機構等進行調查分析，並於館藏發展政策裡適當的列舉說明。3.在館藏學科範圍方面：於本文所選擇各類型圖書館的館藏發展政策中，對於未來館藏發展的學科範圍描述有的圖書館採較大的學科名稱、有的依學校科系所或開設課程之名稱列舉、有的圖書館甚至採圖書分類表之類號及類目；館藏深度層級也沿用美國圖書館學會的指南為基礎，分0 不蒐藏、1 微量級、2基礎資料級、3 支援教學級、4 研究級、5 廣泛級等五個不同蒐藏完整程度。事實上，對於館藏資源的結構描述除採上述的館藏學科範圍和深淺層級的方式外，另外也可分別利用按文獻出版時間來劃分的時間結構、按圖書資料出版的語文別來劃分的文種結構、或以圖書資料出版的形式來劃分的文獻類型結構（註8）來輔助說明現有館藏結構或未來館藏資源發展的方向。4.在選書工作的職責方面：除表達圖書館負責選書的館員、圖書選購委員或其他選書人員的工作職責外，同時應加強各個選書人員的選擇範圍說明、圖書選購小組的成立與組織、讀者推薦書刊處理原則、選書意見不同時的處理辦法等描述。5.在與其他館的合作計畫方面：在圖書館的館藏發展政策中應特別加強說明圖書館所參與的國內外合作計畫或館際合作組織，同時也將本館參加的合作計畫或館際合作組織中，所應盡的責任與義務一併描述。雖然目前國內圖書館間的合作組織仍局限於館際間互借與複印服務為主體，但是有這項積極配合其他圖書館的館藏特色，進行分工採訪與典藏的宣告，可為圖書館規劃館藏合作發展計畫建立良好基礎。6.在讀者意見的處理方面：圖書館對於讀者各項意見的處理得當與否，直接影響到圖書館對其社區良好公共關係的建立。因此圖書館應有一套處理讀者意見的原則、讀者意見書表格、讀者意見書的收件與答覆、追蹤考核辦法等，記載於館藏發展政策中。肆、進一步的研究與建議事項關於各類型制訂圖書館館藏發展政策的研究，筆者認為將來還可以應朝以下三個方向繼續努力研究。(一)館藏發展政策制訂綱領的研究工作。蒐集海內外各類型圖書館的館藏發展政策與各國之館藏發展政策制訂綱領，同時參酌國內圖書館的經營現況，積極研究並訂定符合我國國情的館藏發展