差旅费报销管理规定.docx

差旅费报销管理规定第一条、目的为规范员工差旅费用报销管理标准及流程，明确员工出差的定义，住宿及交通等各项费用的报销标准，为财务监督控制提供管理标准依据，结合公司实际情况，特制定本管理规定。第二条、适用范围1、本规定适用于xxxx（以下简称集团总部）及与其有关联交易关系的所有下属子公司、分公司全体员工差旅费报销的管理。2、各下属子公司、分公司可以本管理规定为基本依托，根据所在地人员特点，制订适合本公司的补充规定，经报总部管理部审批备案后，与本管理规定具备同等管理效力。第三条、出差审批原则1、各公司、各部门员工应本着合理、节约、高效的原则确定出差计划并使用差旅费，能够通过其它沟通方式解决的事务，尽量不安排出差，禁止以出差为由外出旅游或参加其他私人性质的活动。2、每笔差旅费的使用必须有明确的目的，出差结束后必须向上级主管汇报工作成果，直接上级有责任对差旅费使用情况进行了解和管理。3、出差期间有可能发生的超时（超出公司规定的正常上下班时间的延时及周末）工作因素因公司除支付当日正常工资标准外已支付出差补贴，因此不再计发加班费或予以补休。4、总部管理部、总部财务部有权针对各公司/各部门差旅费予以核查。第四条、相关定义1、出差“出差”是指因公到公司所在市行政区划范围以外地区处理公司事务的行为，因私赴外地会议、培训、办事不计为出差。例如总部员工出差是指到北京市行政区划范围以外地区处理公司事务。外派出员工回家探亲的情况不计为出差，探亲路费可按出差交通费标准每年报销2次派出地至派驻地的往返费用；外派员工回派出地公干而非回家探亲的，可按出差标准予以往返交通费报销，不占用外派员工探亲路途报销次数，但不计为出差，不享受出差的相应补贴。2、因公外出“因公外出”是指因公到公司所在市行政区划范围内处理公司事务当日可返回的行为。例如总部员工因公外出是指到北京市行政区划范围内外出处理公司事务。3、因公外训/与会“因公外训/与会”是指因公赴外地培训或参加各类外部机构组织的会议活动，培训/与会目的地可为本市或外地省市，因公外训/与会不计为出差。第五条、管理职责1、管理部（1）总部管理部A、负责建立、完善差旅费报销标准和项目等相关管理规定并给与解释；B、负责审核总部各部门、所属各公司的差旅费报销是否符合公司规定；2、出差员工所在部门（1）出差员工A、负责提出出差申请或履行出差工作任务；B、填制出差报销相关单据，提供合理、详细的出差报销费用明细及相关票据，确保报销金额准确合理，票据合理合规合法；（2）出差员工的直接上级A、审核出差员工的出差目的、计划、费用预算；B、审核出差回来后实际工作完成情况及与计划的差别、实际产生出差费用的必要与合理性，并针对明显有问题的出差行为及所产生的费用予以驳回并提出处置建议；（3）出差员工的间接上级A、审核员工出差的必要性、出差费用预算与出差回来后的计划变更；B、审核针对问题出差给出的处置建议。（4）部门系统最高领导负责审核超过报销标准的差旅费用，给出处理意见并对问题出差给出的处置建议给予批示；3、财务部A、审核报销签字和审批权限是否符合公司相关规定；B、审核出差票据的真实性、合理性、合法性以及报销金额与票据金额的相符性；C、根据公司财务相关规定对出差费用做正确的财务核算与账务处理；D、对超标报销、不合规票据报销等问题报销行为予以驳回，要求补充审批及上报处置建议。第六条、因公外出、出差、外训/与会审批程序1、因公外出、本市范围内外训/与会审批程序（1）因公外出或本市范围内外训/与会的员工，应提前1天提出申请，注明外出时间、事由等内容，经直接上级审核、间接上级审批后交至当地负责人备案方可外出；（2）紧急情况需外出的员工，应电话向直接上级申请，得到批准后，可以回公司后1个工作日内补办外出审批手续。2、因公出差、外省市范围内外训/与会的审批程序（1）因公出差、外省市范围内外训/与会的员工，应提前2天提出申请，注明因公出差、外省市范围内外训/与会的地点、事由、计划外出期限、交通工具等内容，经直接上级和间接上级审核、系统最高领导审批后交至当地负责人方可外出；第七条、 差旅费报销标准各部门员工日常性因公外出/出差/外训/与会，其差旅费开支由往返路费、交通费、住宿费、餐费补贴、出差补贴构成。因公外出/出差/外训/与会过程中发生的其他费用（如复印、购买办公用品、招待费等）不属差旅费报销范畴，其他费用的报销标准和原则按公司相关财务制度执行。1、往返路费报销标准（1）经理级及以下级别员工：A、路费标准当路程距离1500km时，员工应选择长途客车、火车（含G字头火车）等出行方式，行程时间超过6小时的，可以购买卧铺车票；未选择汽车或火车（含G字头火车）等出行方式的，按普通列车硬卧下铺价格为标准上限凭正式发票报销。当1500km路程距离2000km时，员工应选择长途客车、火车（非G字头火车）等出行方式，未选择汽车或火车（非G字头火车）等出行方式的路费报销按普通列车硬卧下铺价格为标准上限凭正式发票报销。当路程距离2000km时，员工出行可选择长途客车、火车（非G字头火车）、飞机经济舱等方式出行，但应选择同日最低折扣价格。员工出国统一由公司购买机票，应选择性价比较高的经济舱，往返路费实报实销。外派员工探亲时，如到达地非派出地，应按派驻地至派出地的距离遵照以上标准凭正式发票进行报销，超出部分由员工个人承担。行程时间以铁道部12306网站查询的行程时间为准；路程距离以谷歌地图驾车方式查询的从出发地到目的地的距离为准。B、其他规定出发地到目的地飞机票、火车票、长途客车票等以及上述票据产生附加费用，可以凭专用票据实报实销，此部分费用不包含在上述上限标准中；往返路费附加费用包括机票附加费用（机场建设费、燃油附加费、合理并经审批的订/改/退票费）、火车/轮船/长途客车附加费用（合理并经审批的订/改/退票、港务费等）。因订票人员操作失误或个人原因产生的改/退票费，公司不予报销，应由责任人自行负担。若员工路费超过规定的路程费上限标准，公司按照该上限标准给予凭正式发票报销费用。紧急情况因公出差，路程距离2000km，需乘坐超出费用标准的交通工具时，须经系统最高领导审批通过后方可超标；未经批准的超标往返路费，公司按照规定的上限报销标准予以报销，超出部分由员工自己承担。因公外训/与会不具有情况特殊性，往返路费严格按照本管理程序中的标准执行，不得超标。（2）经理级以上级别的员工按照实际出行方式实报实销。（3）与上级领导同行出差的，可与上级领导享有相同标准的往返路费标准。2、住宿费报销标准人员分类住宿标准一线城市二线城市三线城市总经理/总监级实报实销经理/副经理级400元/天/人300元/天/人250元/天/人职员级300元/天/人200元/天/人150元/天/人（1）在规定标准范围内按实际住宿天数据实计算住宿费，根据住宿费标准凭正式发票报销。当次出差住宿费可平均计算，超出部分可用当次出差的交通费补助标准弥补，弥补不足部分自理。（2）出差目的地当地有宿舍的应住公司宿舍，住宿费不予报销（主管级及以上员工除外），如因当地宿舍已住满，当地无法提供住宿确需外部住宿的，应由当地负责人审核后方可按本条以上标准报销住宿费用。（3）出差到公司所在市的周边地区，原则上应当天返回，不允许住宿。（4）因公外出和本市范围内外训/与会的员工应当日返回，不得住宿，不执行上述标准。（5）外训/会议承办机构提供住宿的，公司不再给予住宿费报销。（6）因公司业务需要进行客户或政府招待时，应经部门负责人、报系统最高负责人审批后，可采用随行员工住宿费标准与客户相同的原则，采用凭票实报实销。（7）若特殊情况，住宿费超出报销标准时，须经系统最高领导批准后方可超标报销；未经批准的超标住宿费，公司按照规定的上限报销标准予以报销，超出部分由员工自理。（9）多人一起出差时，同性别员工应合住一间标准间，由其中一人进行住宿费用的报销，住宿标准可以累加计算，同行人员不得再单独申报住宿费用。3、交通费报销标准（1）交通费：指因公外出、出差、外训/与会当地市内乘坐出租车、公共汽车、地铁等公共交通工具的费用。（2）出差交通费报销标准人员分类出差交通费标准一线城市二线城市三线城市总经理/总监级实报实销经理/副经理级100元100元60元职员级50元50元30元A、表中的报销标准为上限标准，在标准内的采用凭正式票据实报实销。B、当次出差交通费可平均计算，如弥补住宿费后只报销标准的差额部分。4、出差餐费补贴标准（1）员工出差所在地如有分支机构且能够提供用餐的，应在当地食堂就餐，不能提供用餐的，可按以下标准享受出差餐费补贴：A、出差餐费补贴标准：人员分类出差餐费标准总经理/总监级实报实销经理/副经理级60元/天职员级30元/天（2）出差/公出期间随领导/客户一起就餐的、外训/与会机构提供就餐的、公司提供就餐个人拒绝不吃的，不得申请餐费补贴，一经发现，按公司奖惩管理制度“弄虚作假”相关规定给予处罚。5、出差补贴（1）考虑到出差员工旅途的辛苦，公司按照实际出差天数给予30元/天的出差补贴，