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工作计划与时间管理 导师 裴勇2008年12月 由内而外全面造就自己 你希望获得信任吗 你希望在工作上享有更多的自主吗 惟有反求于己 从思维与品德做起由内而外的全面造就自己才能使你在人生各个层面表现出众 请谈谈你的看法 什么是职业人 敬业 职业人的必备素质一 受人钱财替人消灾不打折扣地完成任务 专业 职业人的必备素质二 爱心热心信心恒心细心 五心工作者 员工 企业最重要的产品是什么 形象人 公司 产品 职业人最重要的投资是什么 自己才是最大的敌人 福 字就是 心里有一口田 开心才能观心 大海能容百川你生气时 往往看不到自己的怒容当你退缩时 从不觉得自己懦弱修身 齐家 治国 平天下 自我发展的关键 计划 领导 监控 组织 资源 人 物时间 计划 组织 领导与监控机构内的人员 以及运用现有的资源 去达到指定的机构目标 管理的定义 管理的四个任务 监控计划领导组织 确定你所想达成的目标 并明确要具体做什么 由谁去做 时间 地点和方法 调度各种人力和物力资源 把计划付诸实践 对比原来计划和目标 确保任务完成 并合乎标准 如有问题 采取措施更正 通过指导 激励 沟通和影响力 使相关人员明白和执行任务 制订计划是其他三大任务的基石 效率 EFFICIENCY DOTHINGSRIGHT效能 EFFECTIVENESS DORIGHTTHINGS 管理人员的绩效 计划是 预先决定一系列事件现在先行决定未来即将执行的事务现在没问题 未来会怎样现在有问题 接下来该怎样决定达成目标的策略和方法 计划 管理的根基 为什么要作计划 共同目标减轻变动的冲击力减少浪费及重叠设计便于控制的标准 计划的重要性 管理工作没有计划的缺点 不是人在推动工作 而是工作在推动人 一天不知道忙些什么没有目标 没有步骤 轻重不分 舍本逐末墨守成规 没有进步工作不配合 时间浪费 意外损害物不尽其用 人不尽其才 造成领导无能的印象 企业目标 经营策略 营运计划 政策 长期计划 一次性计划 标准程序 规则 程序表 预算 创办人 董事局 高层 高层或中层经理 中层或一线经理 非重复活动 重复活动 计划的等级与种类 计划的流程 在地图上标出你前进的路线 你需要回答四个问题 分析现状 我身处何方 设定目标 我意欲何往 执行计划 我应该做些什么达到目标 和团队成员如何合作 资源应该如何分配 跟进监控 我现在做得怎样 我如何能做得更好 去得更快 目标的概念 射击 攻击或寻求的对象想要达到的境地或标准是一幅可以看得见的图画 第一步 写下你觉得重要的 想要拥有的事物的清单 不少于10项第二步 确认清单内列下所有事项 从中选取最重要的5项 你有生之年想完成的事情 职业发展中所要求的能力变化 目标设定的基本原则 S Specific具体的M Measurable可衡量的A Achievable可行的R Related相关的T Time有时间界定的 目标管理的概念 杜拉克认为 凡属可能直接及严重影响企业 事业机构的生存和发展的每一项领域 都必须确立目标 他认为 所谓管理工作 也就是目标管理 目标管理的特性 目标管理的观念 具有显著的特性 推行目标管理 管理者就应着重于 应做些什么而不是应如何做 重视人的运用 而不是讲求方法和步骤 对如何授权比对工作的督导更为注重 制定目标前的准备工作 目标制定与分解 目标实施 检查实施结果 信息反馈及处理 目标管理的流程 PADC PADC PADC PADC 目前水平 改善后水平 PDCA改善图 授权原则 在执行工作目标的过程中 应适度授权协助原则 提供有关资讯及协助 排除执行障碍训练原则 自我训练及训练下属控制原则 目标管理既然有时限性 在每一时段中应加以检核控制及协助矫正 目标达成的基本原则 制订有效计划的步骤 1 检讨长期目标2 评估时间与任务之间的配合3 订出每日特定的目标 SMART 4 预测可能出现的障碍和解决方案5 按序优先分配 计划的步骤 制订计划的参照表格 清点你的资源 甘特图 清点你的资源 资源估算 组织讲稿的原则 KISS 勤奋 运气或灵活的手段固然重要 却非关键惟有掌握重点才是成功不二的法则辨别事情的轻重缓急急所当急 充分授权是个人管理的钥匙 个人管理的习惯 要事第一PutFirstThingsFirst 增加销量发展员工提高员工的生产力开发新客户 拓展全系列改进管理层和员工的沟通实现业务成果 利润 市场占有率 股票价值 本部门的目标是什么 您要经常对自己提出下述问题 这项工作目的是什么 老板怎么来衡量你的成绩 哪些是特别的绩效 各种活动的优先权和最终完成日期是什么 可供利用的资源有哪些 什么是可接受的成本 该工作和其他人有哪些联系 澄清自己的工作 重要的事绝不应被不重要的小事所牵绊我将焦点放在事情的重要性而非紧急性上 时间管理要务重要 个人觉得有价值及对你的使命 价值观及达到目标具有贡献的活动 紧急 你或别人认为需要立刻处理的活动 基本原则 重要不重要 紧急不紧急 时间管理矩阵图 结果 压力 筋疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 偏重第一类事务 结果 短视近利 缺乏自制力 怪罪他人 危机 处理 轻视目标与计划 偏重第三类事务 结果 全无责任感 依赖他人或社会机构维生 危机处理 忙于收拾残局 偏重第三 四类事务 结果 有远见 有理想 平衡 纪律 自制 少有危机 着重第二类事务 第一象限的事情应该首先做应该把工作的大多数时间放在第二象限的事情上 这样就可以从容地处理各种问题了第三象限的事尽量少做第四象限的事最好别做 时间管理的策略 把每天要做的事情列一份清单确定优先次序 从最重要的事情开始做起每天都这么做 通过计划帮您有效地利用时间 选择你的生活重心 3 8原理 80 20 管理定律 抓20 重点 掌握80 成果 注重结果 而不是注重忙忙碌碌 Concentrateonresults notonbeingbusy 全面观照生命最佳的 自我投资 策略 均衡发展的成长原则 持续更新的习惯 人生最高明的投资策略莫过于生理 心智 心灵及社会情感方面严格要求自己从日积月累的进展中不但拓展了自我成长空间也协助了他人成长 不断更新SharpentheSaw 产出 结果 需要产能 资源 的开发 我将透过人生的四大面向的自我更新而增加效能我将持续地改善 基本原则 生理 我们透过适当的营养 运动 休息及压力管理来强化身体 心智 我们由阅读 写作及思考增进心智成长心灵 透过阅读 沉思与大自然相处提升心灵健康社交 情感 重要的人际关系情感帐户每日持续存款 更新的四面向 生理更新 掌握自己的健康现况的资讯例行的运动持续适合自己的运动建立例行保健习惯以蔬菜 水果 面包 谷类等保持体能用正面的方法来舒缓压力得到充裕的睡眠 休息确定你的习惯及生活模式对长期的身体健康有贡献 心智更新 读书写日记创意的写作解决困惑培养嗜好收集经典独立研修倾听高尚音乐持续你的教育 精神更新 创造 检视及精致化你的人生目标看 听及观察自然世界阅读文学巨著读自传认识音乐和艺术建立正直的人格塑造一个丰富的私人生活 社会 情感更新 塑造家庭关系经常维护你的人际关系建立新的友谊从事创