文书档案管理.doc

秘书文档管理绪论一. “秘书文档管理”的内涵基于“文书学”和“档案管理学”整合，缘由：1. 有着天然的密切关系2. 档案学内容太多，需要精简学习二. “秘书文档管理”的研究对象与主要内容（一）“秘书文档管理”的研究对象：文书、文书工作、档案、档案工作。（二）“秘书文档管理”的主要内容：基础知识和工作流程三. 文档管理工作的重要性（一）文书、档案工作是国家管理的重要手段（二）文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分（三）文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段四. “秘书文档管理”与相关课程的关系第一章 文书和档案第一节 文书和档案的含义和关系一. 文书和档案的含义（一）文书的含义1. 在单位内从事文书、书信的制作，处理和管理的工作人员。2. 人们在生产和生活中为了记录事项、管理事物、交流情况，依照一定的体式制作的具有现实效用的文字材料。文书包含以下含义：（1）文书的作者是从事社会活动的人（2）文书具有实用性（3）文书的记录方式为文字（4）文书的载体形式多种多样（5）文书具有广泛的社会作用（6）文书是一个类别名词，一般指一类文字材料（二）文书、公文和文件之间的关系广义文件文书公文狭义文件（三）档案的含义定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保持价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。包含几个要素：档案的本质属性、档案的来源、档案形式的多样性二. 文书和档案的关系1.文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源。2.文书有条件地转化为档案。菲利普布鲁克斯 “文件生命周期”概念谢伦伯格 “双重价值鉴定”第二节 文书和档案的种类和作用一. 文书和档案的种类（一）文书的种类1.作用：通用公文、专用公文2.行文方向：下行文、平行文、上行文3.按来源和使用范围：外发文件、收来文件、内部文件4.功能性质：法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文、奖惩性公文5.时限：紧急公文、普通公文6.机密程度：机密公文、普通公文（二）档案的种类1.根据形成的历史时期：古代档案、近代档案、现代档案2.根据档案内容：文书档案、科技档案、专门档案、人物档案3.载体形式：甲骨等4.所有者：国家档案、集体档案、个人档案5.内容体式：公文、日记、电稿等二.文书和档案的作用（一）规范作用（二）指导作用（三）联络作用（四）凭证作用（五）参考作用是社会组织工作、科学研究、生产活动重要参考（六）教育作用第二章 文书工作和档案工作第一节 文书工作一.文书工作的含义1.仅指公文文书2.包含文书制作、文书办理、文书管理3.有法定的程序和严格的要求二.文书工作的原则（一）及时原则（二）准确原则（三）安全原则（四）精简原则三.文书工作组织（一）文书工作组织机构分为：中心机构、专门机构、分支机构（二）文书工作组织方式1.组织方式的类型：集中形式、分散形式（两种工作方法：按工作环节分工、按文件性质分工）2.组织方式的选择1）社会组织内部机构设置的层次和数量2）社会组织形成和使用的文件数量3）社会组织各内部机构空间距离的远近4）工作人员的配备情况（三）文书工作的组织领导1）就全国而言，党、政、军系统的文书工作分别由中共中央办公厅、国务院办公厅、中央军委办公厅负责指导。2）就社会组织而言，上级社会组织的办公厅对下级指导，党政指导其他部门。3）就一个社会组织而言，其文书工作由本组织的秘书长或办公室主任负责领导。4）就文书工作同档案工作的关系而言，各级档案部门对同级社会组织及其下属机构、部门的文书立卷归档工作负有检查、监督和指导责任。第二节 档案工作一.档案工作的含义和性质广义：档案事业工作狭义：档案业务工作管理性、服务性、政治性二.档案工作的内容也分广义、狭义（8工作环节）三.档案工作的基本原则（一）集中统一地管理国家全部档案1.国家全部档案由档案机构分别集中管理2.全国档案工作由党和国家设立的各级档案事业管理机关统一分级、分专业负责地进行指导和监督3.实行党政档案和党政档案工作统一管理（二）维护档案的完整与安全（三）便于社会各方面的利用四.档案工作机构（一）社会组织档案部门一般包含以下几种类型：机关档案室、科技档案室、影片唱片录音档案室、人事档案室、综合档案室（二）档案馆（三）档案事业管理机关（四）档案工作机构之间的关系无隶属关系，只有协作关系五.文书工作和档案工作的关系（一）文书工作与档案工作的联系1.文书工作和档案工作的对象有交叉。2.文书工作和档案工作前后相继。3.文书工作和档案工作互相影响。4.文书工作和档案工作长期处于“一体化”状态。历史上合多分少，统一管理是趋势（二）文书工作和档案工作的区别1.工作对象不同2.工作任务不同3.服务对象和工作目的不同4工作机构不同第三章 文书制作第一节 文书制作概述一.文书制作的含义含义：文书形成主体为了一定的目的，以特定的文体格式与载体形式表达主体意识的行为。二.文书制作的过程（一）制作阶段1.交拟 交拟是组织的负责人将拟稿任务交给起草人员的办文环节。 把握意图2.拟稿拟稿是拟稿人根据组织的负责人的意图，在发文稿纸上起草文件。3.核稿1）一看是否需要行文。2）二看文稿内容。3）三看文稿的文字表达。4）四看公文体式。4.签发正签：职权范围内的签发代签：根据授权或委托，代主要负责人签发。核签：又叫加签，由部门领导签字后再送主管领导签发。会签：两个以上社会组织联合发文时，各组织的负责人共同签发。签发意见、签发人姓名、签发日期5.复核（二）制发阶段1.打字排版 1）以签发的定稿为依据，忠实于原稿。2）版面设计要美观大方，严格按照文件格式进行排版。3）打印排版要建立相应的登记制度。2.校对3.印刷4.用印1）以组织负责人签发为准，组织负责人未签字的文件，不得用印。2）与文件制发组织一致。3）清晰端正，上不压正文，下要骑年月盖章。三.文书制作要求1.真实反映法定作者意图。2.严格遵守公文格式要求。3.准确把握公文写作特点。4.严格控制公文制作程序。第二节 文书体式一.文书体式的含义文体与格式二.法定公文格式公家行政机关公文格式办法、处理意见（一）公文格式的总体规定1.公文用纸纸张定量：60-80g/m纸张白度：85%-90%横向耐折度15次不透明度85%PH值为7.5-9.5国际标准A4纸：210mm297mm各裁边允许误差为3mm2.公文规格公文版心：156mm225mm公文页边：公文上下左右各页边尺寸：天头37mm1mm，地脚35mm1mm;订口28mm1mm，翻口26mm1mm。3.公文印制图文颜色：除标识，印章，均为黑色。排版规格：3号字高度加其7/8倍的距离，正体：3号仿宋，小标题：3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。制版要求：误差不超过1mm印刷要求：误差不超过2mm，黑色油墨达到色谱BL100%，红色油墨达到色谱Y80%，M80%。装订要求：页码之间误差不超过4mm，订位距书芯上下各1/4处，允许误差4mm，平钉钉距与书脊间的距离为3mm-5mm，裁切误差不超过1mm，四角成90。（二）公文格式的要素规定眉首、主体、版记眉首：红色反线以上主体：红色反线以下至主题词版记：主题词以下1.眉首（1）公文份数序号用于绝密、机密文件；便于核对、查找、销毁；位数最少为2位。（2）秘密等级和保密期限黑色三号字体，首页版心右上角绝密机密秘密未标保密期限，按照绝密事项三十年、机密事项二十年、秘密事项十年认定。（3）紧急程度（4）发文机关标识上行文应多空出80mm供批阅发文机关标识：小标宋体字，字体国务院字体（22mm高15mm宽）联合发文按照党、政、军、群的顺序（5）发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，居中排布。只能注明一个机关的发文字号。发文代字：一层是机关、一层是发文机关主办文件的部门代字。年份序号：用全称，用，序号不编虚位、不加“第”字。（6）签发人2.主体部分（1）公文标题由发文机关名称、事由、文种构成，在红色反线之下空2行，用2号小标宋题字。（2）主送机关标题下空1行，顶格用3号仿宋字体，全角冒号。（3）公文正文正文用3号仿宋字（4）附件附件于正文下空1行，左空2字，3号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。（5）成文日期零：用计算机符号（6）公文生效标识用印章（上套、下套）（7）附注用3号仿宋字，以圆括号括入，左空2字标识在成文时间的下一行。3.版记部分（1）主题词不超过5个，先标类别词，再标类属词；3号黑体字；后标全角冒号；词目用3号小宋字体；（2）抄送机关主题词下1行；左右各空1字；3号仿宋；全角冒号；逗号隔开；（3）印发机关和印发日期抄送下1行，3号仿宋，印发机关左空1字，印发日期右空1字。4.页码5.公文中表格6.公文的特定格式（1）信函式格式是平行文或下行文；不标识“文件”二字；字体、距离区别；武文线；（2）命令格式是国家机关发文的最高形式；发文机关名称全；37mm+20mm=57mm；发文机关下空2行标识令号；居中，黑色字体，有第字；（3）会议纪要格式距上边缘25mm；红色小标宋体；不加盖印章。三.其他文书格式（一）党的机关公文格式（二）专用公文文本格式第三节 文书稿本一.稿本概述稿本：文稿与文本的合称。草稿、定稿；正本、副本、存本。二.文稿（一）草稿（二）定稿三.文本（一）正本1.暂行本、试行本2.试行草案3.修订本注明修订日期；自修订本生效之日起，原有的文件即行废止。4.两种以上文字文本主要是语言区别（二）副本（三）存本第四章 文书办理第一节 文书办理概述一.文书办理的含义与特点（一）含义广义：包含文书制作、文书处理和文书管理在内的所有文书工作。狭义：按照国家相关规定，通过一系列前后相继的环节完成文件制作、传递、阅读、承办等工作，主要包括收文办理和发文办理。（二）特点1.连续性2.时效性3.保密性4.集成性5.规范性二.文书办理的内容（一）文件的拟制阶段（二）文件的处理阶段（三）文件的执行阶段（四）文件暂时保管阶段整理、保管、提供利用、处置、移交、销毁。第二节 行文制度行文三要素：行文关系、行文方式、行文规则。一.行文关系（一）组织关系的类别领导与被领导关系、业务指导与被指导关系、平行关系、不相隶属关系。（二）行文关系类别上行、平行、下行二.行文方式（一）逐级行文（二）多级行文（三）直达行文（四）越级行文（五）直接行文（六）联合行文三.行文规则（一）行文要尊重社会组织的隶属关系（二）行文要尊重组织职权1.一般不要越级行文2.行文时分清主送和抄送3.严格控制抄送范围（三）行文要考虑是否确有必要（四）行文要明确发文权限（五）同级社会组织可联合发文（六）经批准公开发布的公文同发文机关正式印发的公文具有同等效力第三节 收文办理一.收文办理的含义和内容二.收文办理流程（一）文件收进阶段1.签收：清点、检查、签字2.拆封：预判、拆开3.收文登记：簿册式登记、卡片式登记、联单式登记、计算机登记4.附文件处理单（二）文件阅办阶段1.拟办 拟办意见和签署2.批办 批示意见和签署3.分办4.承办 传阅、传达、拟稿5.注办 6.催办7.归卷第四节 发文办理一.发文办理概述主要指制发阶段二.发文办理流程中的其他环节1.发文登记2.装封1）清点：内回执、发文通知单、外回执、签收簿2）写封3）装封4）封口3.传递邮局、机要通信传递、机要交通传递、电信传递、文件交换4.注发第五节 内部文件管理一.内部文件概述（一）内部文件的含义和特点实用性、保密性、多样性（二）内部文件的分类日常事务类、原始记录类、核心信息类、规范制度类二.内部文件管理的内容（一）制发与传递（二）整理与分类（三）保存与保护（四）利用与查询第五章 文书管理第一节 文书管理概述一.文书管理的含义（一）文书管理的含义指通过严格规范的制度和科学有效的方法对文书的数量、质量和运作进行的监控和掌管。（二）文书管理的意义1.有利于提高文书工作的质量和效率2.有利于保证文书的安全3.为文档工作奠定坚实基础二.文书管理的原则统一管理原则、分类管理原则、安全保密原则、方便利用原则第二节 文书管理的内容一.文书的保管（一）文书保管的含义文书从生成或收到开始到归档或销毁之前，在组织内的保存和管理时间：次年6月份（二）文书保管的方法1.分类保存第一，暂存文件的分类要与组织文件分类方案相一致。第二，无论采用什么样的分类方法，都必须注意区分归档范围。2.平时归卷3.装入文件盒4.存放有序5.严格借阅制度（三）文书保管制度二.文书的借用和阅读（一）借阅制度借阅范围、借阅登记、借阅后的退还（二）阅文室的建设和管理1.阅文室的作用1）便于领导和相关人员安排阅读时间2）提高文件周转速度3）有利于文件的安全和保密4）有利于提高文书的工作效率2.阅文室的建设3.阅文室的管理三.文书的翻印、转发和汇编（一）文书的翻印和转发（二）文书的汇编四.文书的保密（一）保密范围（二）保密措施（三）奖惩严明五.文书的清退和清理（一）文书的清退涉密文件需要清退（二）文书的清理注意：1）经常将文件实物和文件登记薄对照，做到文账相符；2）认真抓落实，做到该承办的件件有措施，该回复的件件有回应；3）做好交接工作，文书工作人员调离工作或离职时，要把文件交接清楚。第六章 文书工作与档案工作的衔接第一节 文书终结处理与档案工作的开端一.文书终结处理（一）文书终结处理的含义对已经办理完毕的文书进行价值鉴定，以确定文书是否具有继续保存价值，并将没有保存价值的文书予以销毁，将有价值的文书经过整理变成档案长久保存的工作。（二）文书终结处理的主要内容1.立卷、案卷2.归档文件整理3.归档二.档案收集和鉴定（一）档案收集1.档案收集的含义2.档案收集的作用1）收集是档案工作的起点2）收集工作是贯彻档案工作基本原则的首要措施3）收集工作直接关系着档案工作的信誉问题（二）档案价值鉴定1.档案价值鉴定的含义鉴定档案的真伪和价值2.档案价值鉴定的意义1）便于发挥档案的作用2）便于档案的安全保管3）便于应付突然事变三.文书与档案工作衔接的必要性四.坚持文书部门和业务部门整理归档制度（一）推行文书处理部门立卷归档制度的有关法规（二）文书处理部门立卷的好处1）便于发挥文书处理部门熟悉业务和文书处理过程的优点，可以维护机关活动的历史面貌，提高案卷质量和工作效率。2）由文书部门暂时保存当年的文件，方便承办人员随时调阅，减少了归档和调卷的手续。3）由文书部门随时集中立卷，可以防止文件散失，有利于保证文件齐全及保护党和国家机密的安全。4）有利于档案室专门从事档案的整理、保管、利用等工作，改变机关档案部门“一年工作，八个月立卷”的被动局面。5）有利于沟通文书部门和档案部门的联系，共同研究文书处理和档案中的有关问题，提高机关工作水平。第二节 确定归档范围一.确定归档范围的依据中华人民共和国档案法机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定1.规定将原来的两份文件合二为一，其中的附件文书档案保管期限表既是对文书档案保管期限的具体划分，也是机关文书材料应归档范围，具有一表两用的功能。2.改革了文书档案保管期限划分方法。原有现在永久、长期、短期；短期1-15年、长期16-50年；永久、定期、定期中再实行标时制，一般分30年、10年3.突出了立档单位的主体地位，体现了“以我为主”的思想。4.条款细化，充实了新领域的文件材料。5.与1987年的文件相比，对一些档案的保管期限作了适当调整。6.加大管理力度，由“备案制”改为“审批制”。二.文书归档范围（一）应归档的文件材料（二）不归档的文件材料第三节 划分保管期限一.档案价值鉴定（一）档案价值鉴定的原则从国家和人民的利于出发，用全面的、历史的、辩证的观点来判断和预测档案的价值。（二）档案价值鉴定的方法直接鉴定法要注意：区别对待、以本单位为主、综合分析（三）档案室档案价值鉴定的程序1.各组织档案室根据国家档案局的原则精神和本单位的具体情况确定本单位的归档文件范围和档案保管期限表等文件，剔除没有保存价值的文件，由文书处理部门或业务部门保存一二年后加以销毁或作为参考资料使用。2.根据档案保管期限表确定文件的保管期限。3.档案价值复审。二.确定保存期限（一）永久保管的文书档案（二）定期保管的文书档案三.档案保管期限表（一）档案保管期限表的作用1.统一认识，统一标准2.保证鉴定质量，提高工作效率3.防止错误地销毁档案4.便于更好地立卷（二）档案保管期限表的结构（三）档案保管期限表的类型1.标准档案保管期限表2.专门档案保管期限表3.同系统机构档案保管期限表4.同类型机构档案保管期限表5.机关档案保管期限表第四节 文书立卷与归档文件整理一.文书立卷（一）文书立卷的要求1）保持文件之间的内在联系与完整；2）正确反映本组织工作的历史面貌；3）要区分文件材料的保持价值；4）要方便保管、检索和利用；（二）文书立卷的步骤1.编制立卷类目类：按问题分、按机关组织机构分目：号：大流水编号法、分类编号法2.平时归卷注意：准备文件夹、及时归卷、定期检查和调整。3.年终调整定卷4.组卷5.卷内文件的排列与编号6.拟写案卷标题注意：作者的拟写、问题的拟写、文种拟写、时间的拟写、通讯者、涉及地区的拟写。7.填写卷内文件目录和备考表卷内目录内容顺序号、文号、责任者、题号、文件内容、日期、页号、备注8.填写案卷封皮全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件页数、档号9.装订案卷（三）立卷的方法根据问题特征、按时间特征、按文种特征、按作者特征、按通讯者特征、按地区特征立卷；1）可以按照文件的不同类型，采用不同的特征立卷；2）可以抓住主要特征结合其他特征立卷；3）要注意有直接联系的文件材料不能分开立卷；4）应考虑文件材料的保持价值；5）分清卷与卷之间的界线；二.归档文件整理（一）归档文件整理与立卷的差别1.对文档实行文件级管理，不需要将文件立为案卷，免除了组卷不合理、案卷题名不规范、一人一个标准的繁琐、复杂的文件组卷过程。2.文件整理一般以一份文件为单位3.分类方法固定为年度、保管期限、机构三种，各单位视具体情况组合及简化分类层次。4.装订也同样以“件”为单位，装订材料只要符合档案保护要求，不做统一规定，装订方法也不限于传统的“三孔一线”要求。5.文件排列方法强调按事由排列，结合时间、重要程度等参考因素，并可根据实际情况选用。6.归档章的位置不限于首页右上角，只要在首页上端空白处皆可；归档章项目只保留检索必备内容。7.取消案卷和卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。8.不要求编页号，只需要在归档文件目录中填写“页数”。9.归档文件直接装档案盒内保管。10.不再填写案卷题名和案卷封面，只需填写档案盒盒脊项目。（二）归档文件整理的意义1.简化文档整理工作，提高工作效率；2.促进文档管理一体化，推动档案工作现代化；3.立足现有管理要求，兼容既往管理模式。（三）归档文件整理过程和方法1.收集2.鉴定1）确定每份文件有无保存价值，凡有保存价值的文件才属于应归档的文件，纳入归档文件整理范畴；2）对有价值的归档文件分别确定保管期限；3.装订4.分类年度分类法、保管期限分类法、组织机构分类法、问题分类法5.排列按不同事由形成时间的先后顺序排列按事由的重要程度排列按事由具有的共同属性分别集中排列6.编号全宗号、年度、保管期限、件号、机构7.编目件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注8.装盒文件装盒、填制案盒、填备考表第五节 文书归档一.归档制度（一）归档时间（二）归档要求（三）归档手续（四）编制归档说明二.档案的销毁第七章 档案的整理与保管第一节 档案整理一.档案整理工作概述将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、排列和编目，组成一个有序体系的工作。 二.档案整理工作的内容第一，系统排列和编制案卷目录或归档文件排列；第二，对整理不善的档案进行局部调整。第三，对一些零散档案或机关、个人委托整理的档案，档案室还要按照立卷整理流程或归档文件整理 进行全过程的整理工作。三.全宗与立档单位（一）全宗全宗是一个有机整体；全宗是在一定的历史活动中形成的；全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。（二）立档单位及其构成条件第一，可以独立行使职权；第二，是一个会计单位或经济核算单位；第三，设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权；四.区分全宗（一）区分全宗的含义（二）按全宗整理档案的意义（三）设立全宗的基本原则（四）零散文件区分全宗的特殊方法第一，可以从发文和内部文件的特征判定；第二，可以从收文的实际收受者判定；第三，对于全宗混淆情况严重的档案，可以从文件的各种标记去判断，或利用机关收发文簿等材料判断，或从文件的外形等特征去判定。（五）全宗的种类独立全宗、联合全宗、人物全宗五.全宗内档案的分类（一）年度分类法（二）组织机构分类法（三）问题分类法1）应该按照文件内容中最基本的问题来设置类别，如实地反映出立档单位的主要面貌；2）类目体系力求简明，必须合乎逻辑，类目的设置应根据全宗的大小、立档单位工作任务繁简和文件的多少来决定。3）按文件的主要内容准确地归类；（四）分类方法的结合运用和选择1.年度组织机构分类法2.组织机构年度分类法3.年度问题分类法4.问题年度分类法六.案卷的排列、编目与档案盒的排架（一）案卷的排列与编目（二）档案盒的排架第二节 档案的保管一.档案保管工作概述（一）档案保管工作的意义（二）影响档案寿命的因素内部因素：来源于档案本身外部因素：人为因素：由于政治斗争、战争及其他各种原因，某些档案文件遭到有计划有意识的破坏，导致该历史时期或事件无法被完整或真实地记录下来；由于档案工作人员或利用档案、接触档案的有关人员麻痹大意，或玩忽职守，或不遵守规章，或缺乏档案管理知识等导致管理或使用不当；档案在日常管理和利用过程中，难以避免地发生