公司行政部门工作职责.doc

公司行政部门工作职责 公司行政部主要工作职责及规范 公司行政部是负责上情下达、下情上传、管理公司内部事务、做好对外联络和协调、监督公司各部门工作进展的中枢机构。为加强公司的经营管理，不断简化审批手续，达到公司人、财、物的统一调配。 公司行政部主要工作职责如下： 一、负责员工招聘、管理工作 1、负责员工招聘广告的制作、发布和后续反馈信息（来信、来电、来访）资料的收集、登记。 2、负责对招聘人员资料的筛选，确定面试人员名单，报公司主管领导，并正式开始面试。面试程序、内容和参与人员由行政部经理和公司总经理或董事长商定。 3、负责和执行董事、总经理、执行副总经理商量，对招聘员工名单进行确定，并办理入职等相关手续。 4、负责员工试用期考核、转正手续的办理和离职手续的办理。 二、负责员工培训工作和业绩考核工作 1、按照公司培训制度规定，负责组织、检查和督促员工培训工作。 2、制定培训计划、培训内容；安排培训时间、培训授课老师。建立培训档案，记录培训考核情况。 3、按公司考核制度，负责组织、协调员工试用期考核、半年考 核、年终考核。并收集、保管好员工业绩考核表，及时交公司领导审批、决定。 三、按公司领导决定和相关制度、规定，配合财务部做好员工薪酬、各种补贴、节日奖、提成奖、项目奖等造册和发放。 四、按公司考勤制度、奖惩制度等，做好公司考勤工作和奖惩工作的调查落实，及时向公司领导汇报，尽快做出最后决定。 五、负责公司各项规章制度和通知、总结、报告的撰写、制定、修改、执行、检查工作。 六、做好公司文件收发与管理工作、档案、借阅和管理工作。 七、负责指派专人做好固定资产和低值易耗品的采购工作，协助财务部做好公司固定资产和办公用品、低值易耗品的管理、保管、领用工作。 八、按公司合同管理制度规定，负责每份经济合同的最后把关工作，含法律把关和文字把关，并按规定做好合同管理和存档工作。 九、按公司保密制度规定，负责全公司的保密工作。同时按公司安全保卫制度规定，做好公司安全保卫工作和值班工作。 十、负责公司车辆的管理和调度工作。 十一、负责公司印鉴管理、交接工作 1、新公章的刻制和管理：当工商局(公安局)出刻制公章证明时，行政部经理即应负责催促公章保管人按公司印章使用与管理制度办理公章刻制手续，公章的刻制与取回也均由保管人负责办理，行政 部经理或助理进行登记，并办好保管人领用手续和手续存档工作。 2、负责公章保管人变更时，按公司印章使用与管理制度办理变更手续。 3、财务章、法定代表人印章或其他印章的领用与保管由行政部经理负责按公司印章使用与管理制度办理手续(程序按第1条规定)，财务章、法定代表人印章保管人变更时，重新刻制新章，作废旧章，并应办理银行印鉴变更手续。原印章保管人与新印章保管人均应一起核对银行账户余额、银行对账单并对库存现金进行盘点，最后签字确认。这些移交材料一式三份，由行政部、原保管人、新保管人各存档、保管一份。 十二、负责公司所有证照的申请办理、领取保管、年审更换等工作。 行政部主管的职责 1、协助经理会完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作； 2、协助起草、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理； 3、各项规章制度监督与执行； 4、参与公司绩效管理、考勤等工作； 5、会务安排：做好会前准备、会议记录和会后内容工作； 6、参与公司行政、办公用品采购事务管理； 7、负责对公司岗位的管理； 8、做好材料收集、文书起草、公文制定等工作； 9、协助行政部总监做好公司各部门之间的协调工作； 10、保安，保洁等； 11、领导交办的其他重要工作。 行政部部门工作职责 【行政部人员岗位职责】 【工作指南】 序： 项目运营是在一个【虚拟的协同平台】中完成的。 这个【虚拟的协同平台】是由公司运营保障体系下的多部门、多岗位、多角色共同构建的。 在这个【虚拟的协同平台】中，项目经理是项目运营的【首席执行官、首席运营官和核心领导者】。即：推行由项目经理统一【协调、统筹、组织、领导】公司运营保障体系下各部门、各岗位、各角色的高效运营管理模式。 项目运营具有强烈的【团队作战】属性。 项目运营成功的条件：能否确保在这个【虚拟的协同平台】中，公司运营保障体系下的各部门、各岗位、各角色成员都能【有组织的、有领导的、协同、和谐、有序、统筹】的开展工作。 在这个【虚拟的协同平台】中，始终坚持以公司为【投资主体】的、项目经理为项目运营【首席执行官、首席运营官、核心领导】的，公司职能部门提供【支持性、服务性、保障性、监督督察性】管理职能的，【绩效奖金以外的】项目收益为公司集体所有的项目管理模式。 = = 岗位描述 = = 一、行政部的工作目标 1、积极配合企业决策管理，起到良好的【支持和辅助】作用。 2、积极与企业各部门之间进行协调、沟通，起到良好的【枢纽】作用。 3、做好企业内外信息的收集和处理工作，起到良好的【参谋】作用。 4、为企业营造最佳的办公工作环境，起到良好的【管理】作用。 5、树立企业的良好形象，起到【窗口和辐射】作用。 这五个方面的内容综合起来就是： 保证企业工作的正常进行，为企业营造最佳的办公工作环境和氛围，为企业组织保障体系的高效运营服务。 二、行政部的角色职能 【管理、协调和服务】是现代企业行政管理工作的核心职能，其职能主要包括以下三个方面： 行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋和助手”，更应在企业经营理念、管理策略、企业精神、企业文化等重大问题上有自己的见解，并能切实领会公司的一切管理制度、管理流程以及其他管理决策，且能在实际工作中加以贯彻落实，从而真正成为上级领导不可缺少的“高参和臂膀”。 2、企业内部的【沟通、协调、纽带】角色职能 在企业内部，做到“充分沟通、清晰传达、职业化的协调”，并统筹各部门之间的工作，保证高效地完成任务。 3、企业运营的【服务、后勤保障】角色职能 为企业各部门提供高品质的服务，做好公司各部门的后勤保障工作。 行政管理的理想境界应该是“润物细无声”。行政部应该像一部自动化程度很高的机器，这端原料【任务、制度】进去，那端成品【结果、执行】出来，其中经历的许多曲折，都将“消化”在行政体系之内。 三、行政部的部门工作职责 1、公司日常办公事务【车辆调度、办公软件的日常管护、网络管护等】的管理 对企业各种日常事务进行计划、组织、协调和控制等管理工作。 2、办公环境、氛围管理 负责企业办公室的日常管理维护、以及员工之间的沟通、疏导和协调管理，为企业营造最佳的办公工作环境和氛围。 3、办公用品、办公设备的行政采购管理 负责企业办公用品、办公设备的计划审批、调拨平衡、采购、入库保管、发放、使用监督、账务管理、费用核算等工作，并制定相应的制度。 4、公司档案、文档、文本、收发文【含：OA系统发文】等企业文档管理 对印信、文书（公文）、档案和书刊等进行管理，是企业行政管理的主要工作。 5、会议管理 各种会议所涉及“会前准备、会中服务和会后工作”等相应管理工作。 6、企业经营法务管理 经营法务管控、工伤理赔、其他保险理赔等。 积极与企业的【法律咨询公司】进行高效联络，为企业经营提供强力的法律保障和服务。 7、企业证照管理 公章、企业资质、证照【含：职业资格证】、企业升级、年检等管理。 8、兼【总经理办公室秘书】的职能 、对内关系协调：协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调，做好上传下达工作；按照上级领导安排，协助其他部门一起组织企业重大活动。 、对外关系协调：配合企业有关部门协调企业与政府有关主管部门的关系，协调与相关行业管理机构、协会、商会以及其他单位的关系；按照上级领导安排，代表企业出席各种外部会议。 、会议管理：按照上级领导安排，出席某些会议，起草会议文 件，及时完成会议记录、纪要工作。 、接待：妥善、礼貌的接待有关单位及人员的来访。 、总经理活动及办公日程安排。（此项由助理完成） 9、涉外事务管理 负责企业“外部交流”相关事宜的组织协调。 10、职工【福利方案】的调研、制定，并推动进步 11、企业办公财产、资产的实体管理 办公室房屋不动产【物业管理】、办公设备、公司车辆、非工程施工使用的固定资产等公司办公资产的管理。 12、企业保险管理 车辆保险、财产保险、意外伤害保险等企业保险事物。 13、行政经费管理 公司及项目部的食堂及生活费管理、公司及各部门办公费用管理、业务费用管理以及电话费、办公用品费和房租等管理。 14、企业接待管理 妥善、礼貌的接待企业各分供方【企业客户】及外来人员的来访。 15、其他行政事务管理 行政部门工作职责一览表 公司行政部是负责上情下达、下情上传、管理公司内部事务、做好对外联络和协调、监督公司各部门工作进展的中枢机构。为加强公司的经营管理，不断简化审批手续，达到公司人、财、物的统一调配。 一、管理权限：受总经理委托，行驶对公司规章制度、后勤生活、维护内部治安的管理权限，承担执行公司规章制度、通用管理标准及工作指令的义务。 二、管理职能：负责公司规章制度的拟定、修改与监督落实工作、后勤管理工作、维护内部治安、确保公司财产安全、对所承担的工作负责。 三、行政部门工作职责细分： 1. 公司各项规章制度管理（1）负责公司通用管理标准和规章制度的拟定和修改（2）监督和落实各部门执行规章制度（3）加强对各项工作的督促和检查，沟通内外、上下联系 2. 日常办公事物管理：（1）企业各种日常办公事务的计划、组织、协调、控制与汇总季度和年度总结及表彰工作（2）会议组织，会议内容记录与传达（3）负责公司的临时任务、突发事件的组织、协调、处理 3. 办公物品及设备管理（1）负责制定办公物品及设备的采购、保管、发放与使用制度（2）办公设备的日常保养与故障维修，计算机与网络设备故障一般由专业人员维修 4. 文书资料管理（1）信件、传真等的管理和文书、公文的起草、收取、传达与处理（2）企业各种档案特别是员工档案的建档管理，书刊的订阅、发送、建档、保管、借阅管理 （3）做好文书资料以及内部信息的保密工作 5. 车辆管理（1）办公车辆的调度管理（使用登记管理）（2）安排车辆年检、定期保养、日常维修等工作 6. 人事日常事物管理（1）负责公司考勤制度的制定与监督实施（2）员工考勤、出勤统计、分析等人事管理工作（3）对员工生活福利、安全保健、卫生等方面的管理（4）负责员工业余文化生活方案的制定和组织实施 7. 后勤保障事务管理（1）公司环境绿化、卫生及消防安全管理（2）负责员工食堂的卫生与食品的采购管理工作，定期地询问公司员工对就餐质与量的要求，以确保员工就餐的安