第六节-会后工作PPT课件.ppt

第六节会后的工作 1 一 合理安排与会人员返程 一 情景案例 二 基本知识 一 送别代表 1 做好票务服务 2 结清会议经费 3 安排车辆送站 4 安排暂留人员 2 3 4 5 6 7 你了解有哪些送客礼仪吗 8 基本礼仪 出迎三步 身送七步 1 分手时应充满热情地招呼客人 慢走 走好 再见 欢迎再来 常联系 等等 2 如果将客人送至门口 应在客人的身影完全消失后再返回 如果送客到机场 最好等客人通过安检后再返回 3 当客人带有较多或较重的物品 送客时应帮客人代提重物 9 技能训练 训练1你知道现在预订车票 机票的方式有那些 训练2如果你参与某次会议的服务工作 让你负责与会代表的返程票务事宜 你将怎样做好这项工作 请列出一个可操作性强的方案 10 二 提醒与会者及时做好各种物品的清退 1 整理自带物品2 归还租借用品3 托运大件物品4 清退房间 避免遗忘各种物品 11 三 清理会场和文件 一 情景案例2008年5月9日 广州天地公司与香港皇冠公司在科尔大酒店会议厅举行合作签约仪式 会议厅主席台的背景墙上布置着广州天地公司与香港皇冠公司合作签约仪式的会标 主席台上有话筒 手提电脑 公司双方领导层人员名字席卡 鲜花等 台下的会议桌上放着出席仪式的双方公司职员代表的名字卡片 主席台下会议桌的每个座位前均放有一份介绍双方公司情况的资料 酒店大厅及过道里摆放着本次会议的通知牌及方向标志 12 情景案例 签约仪式结束后 会议主办方广州天地公司总经理秘书小王与酒店服务人员一起整理会场 小王先将手提电脑装进电脑包 随后再将席卡及会议资料收集归类 分别装进纸箱及资料袋 准备带回公司 服务人员则协助将会标 话筒 鲜花 通知牌 方向标志等予以销毁 会场整理完毕后 酒店服务人员切断了电源 关闭了会议厅 接着秘书小王与酒店结清了租借会议厅的开支费用 带着电脑 席卡 资料等开车返回了公司 回公司后 小王将会议记录整理打印交总经理过目后复印 分发至双方公司领导层人员 自己作了分发记录的备份 13 清理会场可遵循以下几个步骤 l 拿走通知牌和方向标志 一次性说明标志或通知牌应予以销毁 对于可重复利用的应统计 归类 入库以便下次使用 2 清理会场内其他物品 撤去会场布置的会标等宣传品 把会议上使用的幻灯片 影幕 手提电脑 席卡等东西收拾好 在清理文件时要对文件的密级分类并及时销毁 3 会场清理完毕后要通知配电人员和服务人员切断会场使用的电源 关闭会场 14 案例分析 会议善后工作对整个会议起着重要的作用 不容忽视 我们应该清楚了解善后工作的每一道程序 以便更加完善地做好会议善后工作 同时也要清楚需要清退的物品或文件有哪些 分清重要与不重要的文件 保存重要的资料 做好文件资料的存档 这样才能更好地做好会议工作 15 四 整理会议材料 立卷归档 1 会议材料分类 1 会前形成的文件 会议计划 会议安排 会议通知 会议指南 会议须知 会议议程 会议程序 会议日程 2 会中产生的文件 开幕词 闭幕词 会议讲话稿 会议工作报告 会议记录等 3 会后形成的文件 会后总结等 16 2 立卷归档 1 基本原则 1 按照文件形成的自然规律2 保持文件之间的历史联系3 照顾文件的保存价值4 便于保管和利用 17 2 立卷方法 卷内文件排列卷内文件排列是指按一定的方法排列出卷内文件的先后顺序 以使卷内文件系统化 固定化 18 编号定卷 打印号编号定卷 是指将排列好的案卷 用编制页号的方法使案卷固定下来的行为过程 19 填写卷内文件目录卷内文件目录 又叫卷首目录 它放在卷首 用以介绍卷内文件的成份和内容 便于查阅和统计卷内文件 20 填写案卷卷皮 案卷封面与卷脊项目 21 填写卷内备考表卷内备考表放在卷尾 其作用主要有两方面 一是供立卷时说明卷内文件的情况 一是供调整案卷时记载卷内文件的异动情况 22 装订装订 即把案卷用卷绳组装起来的行为过程 23 五会议的总结 一 情景案例 24 顺达公司承办的一个大型研讨会即将落幕 在会议接近尾声时 负责这次会务工作的总经理秘书高祥就组织工作人员将早已设计好的一份会议评估表发给了与会代表 请他们逐项填写各项内容 统计后发现 绝大多数与会代表对会议的各项组织工作给予了高度评价 但也有代表在评估表中提出对某些工作的不满和批评 高秘书很重视 觉得会后有必要好好总结 以利改进 会议圆满结束后 高秘书组织全体会务人员趁大家还印象深刻的时候进行总结 他要求全体会务人员先进行一下自我总结 写出一份书面总结交给他 两天后召开一个座谈会 座谈会上大家畅所欲言 对这次会务工作中做得好的方面和欠缺的方面都进行了讨论和剖析 每个工作人员也根据自己的分工和实际工作进行了自我对照 找出了不足的地方 25 在大家进行了充分座谈后 高秘书根据与会代表填写的会议评估表和会议中每个人的实际表现 结合大家的发言和会议的实际效果 进行了总结性的发言 他认为 这次会议中 全体会务人员的表现都还不错 大家都很努力 会议基本达到了预期效果 然后点名表扬了会议的几个秘书 称赞他们负责的工作做得很出色 得到了与会代表的一致好评 同时 也指出了个别工作中存在的问题 把与会代表提出的意见反馈给相关人员 希望他们好好总结 在以后的会务工作中有所改进 最后他说 这次会议 大家辛苦了 回去好好休息 我会向领导汇报 为大家请功 座谈会后 高秘书根据各方面的意见 写出书面的会务工作总结 交给了总经理 总经理审阅后 高秘书把定稿发给相关的人员 并把会议总结做了归档 之后请总经理对全体会务人员进行了慰问 对表现突出的工作人员进行了表彰 26 二 基本知识点1 会议总结的方法或程序 会议效果的评估 座谈会 成文 审核 归档2 会议总结的要点 检查会议目的的实现情况 明确会议工作的具体分工 将自我总结和集体总结相结合 三 会议总结的要求找出规律 揭示本质 有理有据 实事求是 一分为二 激励为主 突出重点 有所侧重 四 起草会议纪要或总结报告 27 六 会议效果的评估 一 会议评估的目的评估的目的是为了掌握 会议目标是否得到了实现 会议的成本效益如何 是否超支 以及是否盈利 与会者是否感到满意 在以后的会议中需要进行哪些改进 二 会议评估的内容对主持人的评估对会议工作人员的评估对会议管理工作的评估 28 七 催办和反馈 检查催办工作要做到如下几点1 明确催办人员 2 健全登记制度