时间管理培训——第三课PPT课件.ppt

时间管理培训 1 培训目标 在完成本课程后 参加者将能 了解时间管理失控的问题知道时间失控的原因掌握时间管理的基本技巧 2 培训内容概要 时间的特点时间管理的本质有效时间管理的好处时间管理不善的征兆和原因掌握时间管理的要诀时间管理的步骤时间管理一些值得注意的要点时间管理理论的发展时间管理金科玉律 3 时间有什么特点 宝贵 一寸光阴一寸金 时间就是生命均等 没有人拥有比你更多 更少的时间不可再生 失不再来 4 时间的机会成本 时间 金钱一小时看电视 一小时不阅读报纸一小时与人闲谈 少了一小时的工作机会成本与个人成就机会成本与机构成效 您的时间值多少钱 5 时间管理的本质是选择管理80 的效益来自于20 的工作 掌握关键 我没有时间 其实只是一个藉口 时间管理的本质 6 有效时间管理的好处 提高效率更高的工作满意度人际关系的改善减少紧张与焦虑 7 问题征兆 与 美儿 电话聊天 30分钟与朋友电话聊天 工作信件未完成同事突然到访闲谈 未能恰当婉拒会议未做准备 开会时失控 超时工作办公桌文件十分凌乱 虽有秘书协助 忙碌时间还亲自接听电话迟到赴会 8 问题征兆 电话聊天遇到同事有需要 便毫不考虑个人的工作时间个人工作未能按时完成 超时工作没有组织有关部门和下属协助进行工作迟到赴会 其它征兆感到较大的工作压力因工作进展问题 心情烦乱 9 时间失控的原因 缺乏计划缺乏组织缺乏分配缺乏控制 10 时间失控的根源 做了根本不需要做的事做了能够由别人做 应该由别人做的事因考虑不周而耗时过多不能惯彻 致使重复工作缺乏计划 组织 授权 控制没有人愿意承认浪费了别人的时间 11 您是先捡那些有兴趣的事做吗 是否您是先做容易的事再做困难的事吗 是否您是先做紧急的事再做重要的事吗 是否您是按事情发生的先后顺序处理它们吗 是否您是到接近最后期限才真正投入项目吗 是否 下面哪些做法是对您的描述 确定优先处理顺序 12 处理优先次序 重要 急 不急 不重要 分析工作的轻重缓急 13 处理优先次序 续 重要 急 不急 不重要 分析工作的轻重缓急 首先处理 尽量少做尽可能委派给下属 用大多数时间 最好别做或有时间再做 14 确定处理优先次序 上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同 澄清您的工作目标和您的老板保持一致工作的优先顺序会变化 所以需要在每天开始时重新进行评估 越是接近自己目标的工作 集中 重点地处理就越重要 15 1 把每天要做的事情列一份清单2 确定优先次序 从最重要的事情开始做起3 每天都这么做 三步药方 通过计划帮您有效利用时间 认清主要工作目标 围绕主要工作目标安排轻重缓急 16 练习 日工作计划 17 改善管理习惯 控制进度 定出完成时间安排跟进 帕金森定律表明 工作往往会越拖越长 最终耗尽所有可用时间 18 处理文件 紧急 立即处理不紧急 待处理只摆放目前手头需要处理的文件每天都清理 扔掉 存档已处理文件 19 如何有效进行会议 没必要不开会电话会议明确目的必要的人参加 准时用日程安排 紧扣主题控制讨论及进程结论简单明了 措施可行书面记录 跟进行动 20 掌握时间管理要诀 开发时间领域 创造更多的时间 21 开发时间领域 提高阅读能力加强决策能力使用工具训练下属提高工作效率 授权定时运动 适时正确地摄取营养 保持健康增广见闻 拓宽视野早起晚睡根据个人的节律安排时间 22 根据个人节律安排时间 记录你的体力和脑力状况的高峰时间 了解它们持续的时间长度将要求最高的重要任务 安排在每天体力和脑力的高峰期将休息时间安排在精力不济之时 以重新振作将不重要的工作放在精力低谷期 23 要做什么 可以不做 可以授权 按先后排序 轻重缓急 分配时间按计划行动 自我约束评估工作及时间效益 时间管理的步骤 24 时间管理一些值得注意的要点 遵循20 80法则记住帕金森定律 Parkinson sLaw 把不太重要的事集中起来办避免将整块时间拆散4D原则 25 4D原则 Doitnow 亲自做 不能丢掉不管 不能拖一拖再办 不能授权的事 按照优先顺序自己亲自去完成 Delegateit 授权 学会授权 将能派出去的事尽量派给他人干 这样可以节约时间干最重要的工作 Doitlater 稍后再办 把一些偏离目标的精神情绪活动 次要的工作 信息资料不全的工作 暂时挂在一边 待有空时再去处理 Don tdoit 丢掉不管 把一些与目标无关的事 无效益的事 应差的事丢掉不管 26 注重结果 而不是注重忙忙碌碌 Concentrateonresults notonbeingbusy 27 行动计划 找出你的时间障碍 并确定改善方法及行动 28 设立有挑战但可实现的目标设定所有工作的完成期限建立固定的日常工作模式在精力最充沛时做最用脑力的工作不要推迟你不喜欢但重要的事情不重要的事迟一点做分析你在时间管理方面的障碍确立你不希望被打扰的时间一次只做一件事如果你开始做一件事 尽可能做完它 时间管理金科玉律 29 做好电话沟通的计划在工作效率低时做几次小休的安排用固定的时间 会议与下属讨论日常事宜有选择 要学会拒绝在同一地方收集你所