第八章-控制与控制过程PPT课件.ppt

可编辑 1 第十章控制与控制过程 可编辑 2 本章教学内容 第一节控制活动第二节控制过程第三节有效控制第四节控制方法 可编辑 3 本章重点 控制类型 控制过程 预算控制 ISO9000质量控制体系 本章难点 可编辑 4 第一节控制活动 一 控制的必要性二 控制理论三 控制类型 可编辑 5 一 控制的必要性 环境的变化性管理权力的分散工作能力的差异 可编辑 6 二 控制理论 基本原理 1 任何系统都是由因果关系链联结在一起的元素的集合 元素之间的这种关系就叫耦合 控制论就是研究耦合运行系统的控制和调节的 2 为了控制耦合系统的运行 必须确定系统的控制标准 3 可以通过对系统的调节来纠正系统输出与标准值之间的偏差 从而实现对系统的控制 可编辑 7 控制含义 控制就是用预定标准来检查组织中各项工作的进展情况 看其是否与下达的指标和既定原则相符 及时发现差距和存在的问题 采取矫正措施 使工作按照原定计划进行 或适当调整计划 使之符合客观实际的管理活动 可编辑 8 控制与计划的关系 计划起着指导性作用 控制则是为了保证组织的产出与计划一致而产生的一种管理职能 计划预先指出了所期望的行为和结果 而控制则是按计划指导实施的行为和结果 只有管理者拥有整个组织 各部门的相关信息后才能制定出有效的计划 而这些信息中的绝大多数是通过控制过程得到的 如果没有计划来表明控制的目标 管理者就不可能进行有效的控制 可编辑 9 三 控制类型 可编辑 10 现场控制反馈控制前馈控制 可编辑 11 现场控制 组织机构授权主管人员 使他们能够在深入现场亲自监督检查 指导和控制下属人员的活动 其纠正措施是在正在进行的计划执行过程中进行的控制活动 优点 可以指导下属以正确的方法进行工作 可以保证计划的执行和计划目标的实现 缺点 这种方法受管理者的时间 精力 业务水平的制约 应用范围较窄 易在控制者与被控制者之间形成对立 损害被控制者工作积极性和主动性 可编辑 12 反馈控制 用过去的情况来指导现在和将来 以消除将来系统可能出现的偏差的控制活动 财务分析 成本分析 质量分析以及职工成绩评定 作用 总结过去经验 教训 为未来计划的制定和活动安排提供借鉴 缺点 损失已经发生 很难弥补 可编辑 13 前馈控制 不断利用最新的信息进行预测 及时采取措施使投入和实施活动与期望的结果相吻合的这样一种指导将来的控制活动 优点 防患于未然 针对计划所依赖的条件 不针对人易被员工接受 缺点 实施条件比较多 如管理者须拥有大量准确的信息 现场控制示意图 安徽财经大学工商管理系 14 可编辑 15 第二节控制过程 一 确定标准二 衡量业绩三 纠正偏差 可编辑 16 控制的基本过程 一 确定标准 二 衡量业绩 三 纠正偏差 可编辑 17 一 确定标准 标准 指考核业绩的尺度 它们是从整个计划方案中选出的用以衡量业绩的计算单位 最佳的标准是可考核的指标或目标 1 确定控制对象2 选择控制重点3 制定标准的方法 可编辑 18 1 确定控制对象 1 关于环境特点及其发展趋势的假设 2 资源投入 3 组织活动 可编辑 19 2 选择控制重点 通用电器的八个控制点 获利能力市场地位生产率产品领导地位人员发展员工态度公共责任短期目标与长期目标的平衡 可编辑 20 3 制定标准的方法 统计性标准根据评估建立标准工程标准 可编辑 21 二 衡量业绩 1 通过衡量成绩 检验标准的客观性和有效性2 确定适宜的衡量频度3 建立信息管理系统 可编辑 22 1 衡量出勤率是否就能达到评价劳动者工作热情 劳动效率和贡献的目的 2 分析产品销量 就能判定企业盈利程度 3 计算销售人员给顾客打电话次数 就能判定他们的工作绩效 判断 可编辑 23 三 纠正偏差 一 找出偏差产生的原因 二 确定纠偏措施的实施对象 三 选择恰当的纠偏措施 可编辑 24 首先 要判定偏差是暂时的 偶然的 是否给组织带来威胁 值得分析原因 采取纠正措施 其次 探寻偏差的主要原因 一 找出偏差产生的原因 销售利润的下降 销量降低 市场出现了技术先进的产品 竞争对手采取某种竞争策略 本企业产品质量下降 成本提高 原材料 劳动力消耗增加 购买价格提高 可编辑 25 二 确定纠偏措施的实施对象 计划本身 标准或企业的实际活动 计划 标准调整的原因 1 原计划 标准制定得不科学 2 原来正确的标准或计划 由于客观环境的变化 不再适用于新形式的需要 可编辑 26 三 选择恰当的纠偏措施 1 使纠偏方案双重优化2 充分考虑原先计划实施的影响3 注意消除人们对纠偏措施的疑虑 可编辑 27 1 使纠偏方案双重优化 第一重优化 实施成本和效果相比的经济性要优于不采取行动 如果行动的费用超过偏差带来的损失不如不实施措施 第二重优化 在此基础上 找出追加投入最小解决效果最好的方案 可编辑 28 格雷格厂长的目标与控制 格雷格担任这家工厂的厂长已1年多时间了 他刚看了工厂有关今年实现目标情况的统计资料 厂里各方面工作的进展出乎意料之外 他为此气得说不出一句话来 记得 他任厂长后的第一件事是亲自制定工厂一系列工作的计划目标 具体地说 他要解决工厂的浪费问题 要解决职工超时工作的问题 要减少废料的运输费用问题 他具体规定 在一年内要把购买原材料的费用降低10 15 把用于支付工人超时的费用从原来的11万美元减少到6万美元 要把废料运输费用降低3 他把这些具体目标告诉了下属有关方面的负责人 可编辑 29 然而 他刚看过的年终统计资料却大出他的意料 原材料的浪费比去年更严重 原材料的浪费率竟占总额的16 职工超时费用亦只降到9万美元 远没达到原定的目标 运输费用也根本没有降低 他把这些情况告诉负责生产的副厂长 并严肃批评了这位副厂长 而副厂长则争辩说 我曾对工人强调过要注意减少浪费的问题 我原以为工人也会按我的要求去做的 人事部门的负责人也附和着说 我已经为削减超时的费用作了最大的努力 只对那些必须支付的款项才支付 而负责运输方面的负责人则说 我对未能把运输费用减下来并不感到意外 我已经想尽了一切办法 我预测 明年的运输费用可能要上升3 4 可编辑 30 在分别向有关方面的负责人交谈之后 格雷格又把他们召集起来布置新的要求 他说 生产部门一定要把原材料的费用降低10 人事部门一定要把超时费用降到7万元 即使是运输费用要提高 但也决不能超过今年的标准 这就是我们明年的目标 我到明年底再看你们的结果 思考题 1 格雷格厂长为这个厂制定的明年的目标能实现吗 为什么 2 格雷格厂长有哪些工作做得不恰当 你认为应如何加以改进 3 这位厂长采用的是哪一种控制方式 可编辑 31 第三节有效控制 一 整合性二 客观性三 准确性四 适时性五 灵活性六 经济性 可编辑 32 一 整合性 整合性 控制作为管理职能之一 必须与其他管理职能相互协调 充分整合到整个组织系统中 一 控制与计划 二 控制与组织 可编辑 33 二 客观性 客观性 控制系统应该尽可能的提供和使用无偏见 详细 可以被证实和理解的信息 这有赖于标准本身的客观性 可编辑 34 三 准确性 不准确的信息会给企业造成巨大的损失 原因标准和衡量工具不精确 人为蓄意造价 如安然事件 可编辑 35 四 适时性 适时性 指当管理者需要信息时就立即得到 从而及时采取行动 理想的控制系统在偏差产生之前 就注意到偏差产生的可能性 从而采取措施 防止偏差的产生 质量控制图 UCL LCL CL 建立预警系统 可编辑 36 五 灵活性 灵活性 即一个有效的控制系统要能适应组织调整或外部变化 弹性控制为不同经营规模下规定不同的经营额度 使预算在一定范围内可以变化 可编辑 37 六 经济性 经济性 在控制系统中 应该考虑控制系统运行的成本和收益的对比关系 控制成本 为获取信息所花费的成本 纠正偏差所花费的成本 收益 因为控制而减少的损失等 可编辑 38 最佳控制水平 控制量 纠正偏差成本 总成本 信息成本 成本 可编辑 39 成本与收益 控制程度 A B C E X1 X2 控制成本 控制收益 净收益最大 可编辑 40 第四节常用的控制方法 一 集中控制 分散控制和分层控制二 预算控制与非预算控制 可编辑 41 一 集中控制 1 含义集中控制是指在组织中建立一个控制中心 由它来对所有的信息进行集中统一的加工 处理 并由这一控制中心发出指令 操纵所有的管理活动 2 条件组织规模和信息量不大 控制中心对信息的取得 存储和加工效率 可靠性很高 可编辑 42 二 分散控制 1 含义分散控制对信息存储和处理能力要求相对较低 反馈环节较少 采用分散决策的方式 每个部门自我控制 2 条件组织规模和信息量大 3 缺陷分散系统的相互协调较难 危机整体优化 甚至会导致失控 可编辑 43 三 分层控制 1 含义分层控制是一种把集中控制和分散控制结合起来的控制方法 2 特点各个子系统都具有各自独立的控制能力和控制条件 从而能对子系统的管理进行独立处理 整个管理系统分为若干层次 上一层次的控制机构对下一层次各个子系统的活动 进行指导性 导向性的简介控制 可编辑 44 二 预算控制与非预算控制 一 预算控制 二 非预算控制 可编辑 45 一 预算控制 1 弹性预算2 零基预算 根据预算规定的收入与支出标准来检查和监督各个部门的生产经营活动 以保证各种活动在完成既定目标 实现利润的过程中对经营资源的利用 从而使费用支出受到严格有效的约束 可编辑 46 1 弹性预算 又称可变预算 其基本思想是按固定费用 在一定范围内不随产量变化的费用 和变动费用 随产量大小变化而变化的费用 分别编制固定预算和可变预算 以确保预算的灵活性 可编辑 47 2 零基预算 ZBB 基本原理 对任何一个预算期 任何一种项目费用的开支 都不是从原有的基数出发 即根本不考虑各项目基期的费用开支情况 而是一切都以零为基础 从零开始考虑各项目所需要的项目费用 并要求对每一项目编写具体方案 说明项目费用开支的目的及需要开支的数额 然后由高层管理者对每一费用项目方案进行 成本收益分析 对每一项目和可能的收益进行比较 在此基础上进行费用项目的比较评价 并根据各个费用项目的轻重缓急 分成若干层次和顺序 结合计划期内可用资金来源分配资金 落实预算 优点 能调动各级管理者的积极性和创造性 并促使他们精打细算 量力而行 合理使用资金 从而提高资金使用效果 缺点 以零为起点 因而编制工作量较大 可编辑 48 二 非预算控制 1 统计数据资料2 专题报告和分析3 经营审计 可编辑 49 1 统计数据资料 它是运用企业经营管理各个方面的统计数据资料来进行控制的方法 通常用曲线图形 图解或者表格等方式来编制统计数据资料 可编辑 50 2 专题报告和分析 专题报告和分析有助于对具体问题的控制 可编辑 51 3 经营审计 经营审计就是企业内部的审计人员对企业的会计 财务和其它业务经营活动所作的定期和独立的评价 根据审查主体和内容不同 将审计分为 1 内部审计 2 外部审计 3 管理审计 可编辑 52 预算的作用 作用 1 使经营绩效具有可比性2 为调整企业活动指明了方向3 为协调企业活动提供了依据4 为企业的各项活动确立了财务标准5 为采取纠正措施奠定了基础 可编辑 53 复习思考题 1 简述同期控制 反馈控制与前馈控制的含义 2 简述控制的过程 3 如何进行有效控制 4 简述ISO9000质量控制体系的作用 可编辑 54 案例讨论 案例讨论 汉诺弗航天电子公司汉诺弗航天电子公司总经理沃伦 汉诺弗 WarrenHanover 和其他几家大型军工承包公司的总经理在华盛顿刚同国防部长会谈过 这位部长提起下列事实 给这些总经理留下了深刻印象 部长指出 政府方面坚决认为军工承包公司应该有良好的管理和严格的控制 以使在国防经费日益短绌的条件下提高产量 特别是鉴于近年来通货膨胀的激化更应如此 部长强调指出 从现在开始 国防部将认真检查承包公司管理的实际做法 凡是缺乏有力而有效的控制系统的公司 就不会给它什么重要的合同 可编辑 55 沃伦 汉诺弗和其他公司的总经理都得到了这一信息 汉诺弗回到堪萨斯城的公司总部后 立即召见他的行政副总经理 把国防部长的态度告诉他 同时命他构建一个有效的控制系统 行政副总经理转而召见公司总会计师 把这项指令给了他 总会计师随即把此项任务委派给他的办公室助理 要求她去检索有关控制问题的文献 从中找出能供这家公司采纳的一种控制系统 并要求她在一周内写成建议书交给总会计师 到了周末 助理不得不向总会计师汇报 她没有找到适用于本公司的