会议策划—策划内容PPT课件.ppt

06 会议策划 策划内容 学习内容 1 熟悉会议管理8要素的策划要求2 掌握会议策划的主要内容 会议要素的 五个W 一个H B O 知识回顾 1 Why 为什么 开会 会议目标是什么 会议主题 议题 2 Who 就是指参加会议的人是 谁 主办者希望哪些人来参加 与会者 人数 3 What 是指 什么 类型的会议 会议类型 4 When 是指 什么时候 举行会议 会议时间 日程安排 5 Where 是指在 什么地方 开会 会议地点 会场布置 6 How 是指会议将 怎样进行 会议议程 会议程序 7 Budget 是指会议预算 经费预算 8 Others 是指会务工作 会议组织 接待 服务 成功会议策划15问 1 围绕什么主题开会 2 会议规模多大 与会人员多少 让谁参加 3 与会者由哪些部分构成 4 开一个什么类型的会议 P11 5 要让与会者采取何种方式和程度介入 6 会议在哪儿开 7 会议室如何布置 成功会议策划15问 8 每个人在会议中的任务和职责是什么 9 谁有权最后决策 10 会议上采用什么方法进行讨论和决策 11 会议开多长时间 12 是否列出议程表 13 有必要做会议陈述 14 以什么方式记录 15 如何决定任务 期限和任务 一 会议策划方案要素 本节知识点 1 会议的名称 会议名称的确定一般采用揭示会议主题 主办者 功能 与会者 范围 时间和届次 地点 方式等特征的方法 2 会议的目标和指导思想 3 会议的主题 议题和议程 4 会议的对象 规格和规模 会议对象要分清正式成员 列席成员 特邀成员 旁听成员 5 会议的时间 包括会议时机的选择 会议的起讫时间 会期和日程安排 6 会议的地点 一是选择合适的举办地 如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行 二是选择合适的场馆 包括会场 宾馆的规格及布置要求等 会议策划方案要素 7 主办 协办单位以及拟设立的会议组织机构 如主席团 组织委员会 指导委员会 执行委员会 学术委员会 秘书处 筹备组的构成等 8 会议的举行方式 配套活动以及辅助活动的日程安排 如参观 游览 娱乐 聚餐等 会议策划方案要素 9 会议的接待 后勤保障措施和技术手段 10 会议的宣传方式 如召开新闻发布会 编写会议简报 邀请记者采访 发送新闻稿件等 11 会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式 12 其他应当说明的事项 会议策划方案内容 1 标题 写明会议的全称和策划书或方案 预案 如 国际学术会议筹备 总体 方案 总体 二字也可以不写 二 会议策划方案结构 2 正文 正文部分应当逐项载明总体方案的具体内容 结构安排上一般采用序号加小标题的结构体例 开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据 然后用序号编排各个层次 表述有两种方法 一种是详述法 详细表述各项具体安排 另一种是简述法 对所涉及的各方面的计划作原则性的安排 具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述 会议策划方案 3 附件 如有附件 在正文下方写明附件的名称和序号 4 落款 署制定机构名称 5 成文时间 写正式提交的日期 会议策划方案 前言一 会议主题 3二 会议目的 3三 会议时间 5四 会议地点 5五 会议组织 5六 邀请嘉宾 5七 参会人员 5八 会议内容 5九 日程与议程 5十 会场布置 5十一 组织与分工 5十二 筹备程序 5十三 费用预算 5十四 注意事项 10十五 附录 10 会议策划有诸多内容 可以归纳为 五个W 一个H B O 要使会议成功 就必须使这些因素互相协调 彼此照应 三 会议策划与筹备 时间的策划 地点的策划 发言人与发言方式的策划 参加范围和方式的策划 会议目标和任务的策划 会议名称与议题的策划 整合策划方案 议程的策划 会议预算 会议策划与筹备 目标 主题 1 Why 即 为什么 开会 会议目标是什么 主题 议题 只有确定了目标 才可以确定哪些人参加会议 相应地才可以确定会议的地点 会议的议程和会议预算等 为推动我国调味品产业的科技进步 加快调味品企业的技术改造 活跃调味品行业的学术交流 探索和研究我国调味品生产技术前沿和热点问题 中国调味品协会秘书处研究决定 在举办2010年中国国际调味品及食品配料博览会期间召开此次学术研讨会 例 目标 会议议题 一 我国调味品产业发展前景 二 我国调味品相关产业的生产技术 三 我国调味品学术研究 四 探索和研究我国调味品生产技术前沿和热点问题 与会者 2 Who 就是指参加会议的人是 谁 主办者希望哪些人来参加 与会者 除了和会议目标 会议内容直接相关的与会者以外 还要根据会议内容 考虑是否邀请不同类型的贵宾 如政府官员 行业主管或中外专家学者等 这些人员的参加有助于提升会议的级别和层次 但同时也要注意不要随意提高会议的层次 会议类型 3 What 是指 什么 类型的会议 根据要达到的目标来选择恰当的会议形式非常重要 例如 就某一问题展开讨论 人数较少 可以采取座谈会 要宣传教育 表彰先进 可以采取较大型报告会 会议时间 4 When 是指 什么时候 举行会议 检查一下相关的日程表 看时间上是否与其他会议或活动冲突 要考虑会议的主持人或会议主办单位的主要领导及被邀请的领导人 贵宾是否能够出席会议来确定时间 保证多数被邀请的与会者有时间来参加会议活动 注意 在主要领导人出差当天或返回的当天最好不要召开会议 紧急会议例外 4 When 此外 会议持续的时间也要合适 据心理学家测定 成年人能集中精力的平均时间为45分钟至60分钟 超过这个时间人就容易精神分散 超过90分钟 则普遍感到疲倦 所以应把握好每一次召开会议的时间 如果会议需要较长时间 则应在会议中途安排休息 会议地点 5 Where 是指在 什么地方 开会 根据会议的级别和需要 选择不同的会议举办地 也可以根据会议对周边环境的要求 确定具体举办地点 或者根据会议的具体情况 确定是否将会议划分为几个会场 选择分会场的地点 会议策划中还要进行会场预约 会址的选择可以从以下几个方面考虑 1 大小是否适中 2 交通是否便利 3 环境是否适宜 4 设备设施是否齐全适用会场内的设施通常包括 照明设备 音响设备 通风空调设备 网络设备 消防设备 以及电源负荷等等 还应考虑是否有停车场以及场地租借的成本是否合理 会议举办的基本条件 较好的基础设施国际性的场馆四通八达的公路网络酒店等接待能力酒店综合信息旅游资源丰富城市环境优美第三产业发达定票系统先进 会议成功的十要素 会议 杂志社就会议目的地构成的要素进行了一次市场调查 调查结果及简要分析如下 交通的便利性 城市的可进入性状况是会议展览活动尤其是中大型会议展览活动首先要考虑的问题之一 这与国外相关机构的调查结果是基本一致的 会议地点的构成要素 场馆设施与酒店配套条件 对于中大型会议来说 会议设施的基本条件是会议组织者考虑的最重要的因素之一 酒店配套 主要包括两个方面 一是指场馆 会议中心或会议酒店 自身酒店客房的配套情况 另一是指场馆周边的酒店配套情况 从会议组织者角度来说 酒店客房距离会场越近越好 最好是在步行3 5分钟的范围内 场馆与酒店价格水平 绝大部分会议类型都属于价格敏感型的 会议组织方对于场馆与配套酒店的价格会特别关注 我国会议市场目前的主力消费层次处在中等偏上水平 大约相当于四星级酒店的消费水平 因此 会议场馆配套酒店的价格层次要以占大多数的中等消费为主 兼顾部分高端消费需求 旅游资源丰富程度 由于会议活动从总体上属于旅游活动的一个组成部分 会议代表同时也是游客 因此 目的地旅游资源的丰富程度是其竞争力水平的主要组成部分之一 政府支持力度 这一点对于国际会议 品牌会议 大型年会等一些重要的会议来说是很重要的因素 这些会议是会议市场上最受欢迎的会议类型 也是竞争最为激烈的会议类型 政府的支持程度在很多时候成了这些会议去留的决定性因素 政府支持的方式则可以是多样化的 既可以是资金支持 也可以是政策或其他方面的支持 当地是否有相应机构配合 会议组织机构是否把会议放在某个地方举行 与这个地方是否其相应机构配合也有一定的关系 比如 社团机构在某个城市有分支机构 企业集团在某个城市有分公司等 他们在该城市举办年会或其他类型会议的几率要大大高于其他城市 会议专业及配套服务水平 这一项是保证会议效果的重要因素之一 尤其是规模较大的会议与活动 交通成本 城际交通费用是我国会议消费结构中最为重要的项目之一 因此 在其它条件一定的情况下 城际交通费用越低 会议目的地的竞争力就越强 当然 交通费用也包括市内交通费用 靠近市中心的会议场馆的交通费用相对较低 城市品牌形象 城市品牌形象的塑造是一个长期的过程 国际会议协会 ICCA 每年发布的 举办国际会议最多的城市 排行榜中 维也纳 巴黎 伦敦 新加坡等城市每年都位居前列 这与其拥有良好的城市形象密切相关 反过来说 会议对于城市良好形象的传播与树立也起着十分积极的作用 气候条件 会议 杂志调查显示 会议市场往往会与当地的旅游淡旺季形成一定的互补关系 良好的气候条件对于一般游客和会议代表同样具有吸引力 只是目的地在观光游旺季时通常会出现交通拥塞的状况 这段时间的客房等价格也会比较高 因此 会议团队 尤其是中大型会议团队更愿意错开目的地的观光旅游旺季 而选择在平季举行 当然 外地的会议组织者选择在当地旅游淡季举办会议的概率也不高 会议议程 6 How 是指会议将 怎样进行 P56 当会议的议题 名称等确定下来之后 就要考虑会议将怎样进行 也就是对会议的议程进行规划 1 会议议程的每个环节应环环相扣 紧密相连 在安排会议议程时要认真检查 核对有无与会议主题或议题无关的内容 2 在议题比较多的时候 要注意先主后次 将重要的议题安排在议程的前面 保证与会者有充足的时间和清醒的头脑来研究主要议题 3 最好将会议议程提前通知与会者 在策划议程是要注意 6 How 一些大型会议的程序通常是 1 开幕式 致欢迎词 2 主要领导讲话或特约嘉宾演讲 3 闭幕式 做闭幕致谢 会议程序 XX大学 终身教授 颁奖大会程序2012年12月12日一 主持人请主席台就座的领导 嘉宾和获奖者入席 二 介绍出席会议的领导及主要嘉宾 三 主持人宣布 XX大学 终身教授 颁奖大会开始 全体起立 奏国歌 四 校党委书记XXX作主题讲话 五 校长XXX宣读 XX大学关于授予陈XX 钱XX 张XX 终身教授 的决定 六 市教育局局长 校党委书记和校长向陈XX 钱XX 张XX教授颁发 终身教授 证书和奖金 七 陈XX教授讲话 八 钱XX教授讲话 九 张XX教授讲话 十 市教育局领导讲话 十一 主持人宣布 XX大学授予陈XX 钱XX 张XX 终身教授 颁奖大会结束 开学典礼程序 会议预算 7 Budget 是指会议预算的策划 通常 会议成本预算包括两个部分 1 显性成本 指会议明显的耗费 如与会者的交通费 会议场所和视听设备的租借费用 住宿费 餐饮费 会务人员的费用 杂费等 2 隐性成本 指与会者因为参加会议而损失的劳动价值 一般是不为人所关注的成本 会议成本的计算公式是 会议成本 2XYT 其中X代表与会人员每小时平均工资的3倍 Y代表与会人数 T代表时间 会议预算与报销流程 日本太阳公司为提高开会效率 实行开会分析成本制度 每次开会时 总是把一个醒目的会议成本分配表贴在黑板上 成本的算法是 会议成本 每小时平均工资的3倍 2 开会人数 会议时间 小时 公式中平均工资所以乘3 是因为劳动产值高于平均工资 乘2是因为参加会议要中断经常性工作 损失要以2倍来计算 因此 参加会议的人越多 成本越高 有了成本分析 大家开会态度就会慎重 会议效果也十分明显 例 会议经费使用的几个主要方面 1 文件资料费2 邮电通讯费用3 会议设备和用品费4 会议场所租用费5 会议办会费6 会议宣传交际费7 会议住宿补贴费8 会议伙食补贴9 会议交通费10 其他开支 会议经费的构成 1 交通费用 1 出发地至会议地的交通费用 包括航班 铁路 公路 客轮 以及目的地车站 机场 码头至住宿地的交通 2 会议期间交通费用 主要是会务地交通费用 包括住宿地至会场的交通 会场至餐饮地的交通 商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通 3 欢送交通及返程交通 包括航班 铁路 公路 客轮及住宿地至机场 车站 港口的交通费用 制定会议预算 会议经费的构成 2 会议室费用会议场地租金 通常 场地的租赁已经包含某些常用设施 但非常规设施的租赁使用费用要另外的预算 会议设施租赁费用 主要是租赁一些特殊设备 如投影仪 移动式同声翻译系统 会场展示系统 多媒体系统 摄录设备等 租赁租金中应包含设备的技术支持与维护费用 在租赁设备时应对设备的各类功效参数提出具体要求 会场布置费用其他支持费用 通常包括广告及印刷 礼仪 秘书服务 运输与仓储 娱乐保健 媒介 公共关系等 制定会议预算 会议经费的构成 3 住宿费用对于会议而言 住宿费用可能是主要的开支之一 正常的住宿费除与酒店星级标准 房型等因素有关外 还与客房内开放的服务项目有关 长途通讯 洗换 迷你吧酒水 一次性用品 互联网 水果供应等 应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围 制定会议预算 会议经费的构成 4 餐饮费用 1 早餐 自助餐或者围桌式就餐 费用按人数计算即可 一般预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15 否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算 而改为按预定人数收费 2 午餐 可以采取人数预算 自助餐形式 按桌预算 围桌式形式 如果酒水消费自行采购 餐馆可能会收取一定数量的服务费用 3 酒水及服务费 在高星级酒店举办宴会 通常在基本消费水准的基础上加收15 左右的服务费 制定会议预算 会议经费的构成 4 餐饮费用 4 会场茶歇 按人数预算 预算是可以提出不同时段茶歇的食物 饮料组合 通常茶歇价格包含服务人员费用 如需非程序性服务 可能需额外的预算 茶歇的种类可分为西式和中式两种 5 联谊酒会 舞会 涉及场地与节目支持 预算可能需要比较长的时间确认 制定会议预算 会议经费的构成 5 旅游费用一般来说 可以找旅行社来安排会议旅游 费用由旅行社根据人数和天数报价 6 视听设备费用 室内举行的会议视听设备费用可以忽略 如为了公共关系效果不得不在室外进行 视听设备的预算就比较复杂 包括 设备本身的租赁费用 通常按天计算 设备的运输 安装调试及控制技术人员支持费用 可让会展服务商代理 音源 主要是背景音乐及娱乐音乐选择 主办者可自带 也可委托代理 制定会议预算 会议经费的构成 7 演出费用8 培训费或讲演费9 预计外支出 指会议过程中一些临时性安排产生的费用 包括 各类文秘 礼仪 司仪 勤杂 临时采购 临时司乘 向导 打印 纪念品 临时道具 传真机其他通讯 快递服务 临时保健 翻译临时商务