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第五章财务处理子系统 1 总账管理系统之初始化设置 1 本章结构 5 1总账管理系统概述 5 2总账管理系统的初始化 5 5总账管理系统的期末业务处理 5 3总账管理系统的日常业务处理 5 4总账管理系统的会计账簿 5 5总账管理系统的出纳业务 2 5 1总账管理系统概述 3 5 1 1总账管理系统主要功能 地位会计信息系统的核心子系统总账系统的任务就是利用建立的会计科目体系 输入和处理各种记账凭证 完成记账 结账以及对账工作 输出各种总分类账 日记账 明细账和有关辅助账 4 5 1 1总账管理系统主要功能 主要功能系统初始化设置日常凭证处理出纳管理账簿管理辅助核算期末业务处理等 5 5 1 1总账管理系统主要功能 主要功能系统初始化设置提供资金赤字控制 支票控制 预算控制 外币折算误差控制以及查看科目最新余额等功能 加强对发生业务的及时管理和控制 制单赤字控制可控制出纳科目 个人往来科目 客户往来科目 供应商往来科目 6 5 1 1总账管理系统主要功能 主要功能日常凭证处理输入 修改和删除凭证 对机内凭证进行审核 查询 汇总和打印 根据已经审核的记账凭证登记明细账 日记账和总分类账 7 5 1 1总账管理系统主要功能 主要功能出纳管理为出纳人员提供一个集成办公环境 加强对现金及银行存款的管理 提供支票登记簿功能 用来登记支票的领用情况 并可完成银行日记账 现金日记账 随时生成最新的资金日报表 定期将企业银行日记账与银行出具的对账单进行核对 并编制银行存余额调节表 8 5 1 1总账管理系统主要功能 主要功能账簿管理提供按多种条件查询总账 日记账 明细账等具有总账 明细账和凭证联查功能月末打印正式账簿 9 5 1 1总账管理系统主要功能 主要功能辅助核算用于综合查询科目辅助明细账 期末业务处理自动完成月末分摊 计提 对应转账 销售成本 汇兑损益 期间损益结转等业务 进行试算平衡 对账 结账 生成月末工作报告 10 5 1 1总账管理系统主要功能 图5 1总账系统的主要功能 11 由于会计核算工作的特殊性 许多会计核算工作不可能都集中在总账管理系统完成 而是先由各子系统进行专项核算处理 然后将结果汇总并形成会计凭证 送到总账处理系统进行集中处理 各子系统在核算中也需要从总账管理系统中提取一些会计数据进行专项处理 因此 总账管理系统是电算化会计信息系统的关键和核心部分 各系统之间的关系主要表现在数据传递关系上 5 1 2总账管理系统与其他系统的主要关系 12 5 1 2总账管理系统与其他系统的主要关系 薪资管理 固定资产 资金管理 应收应付 记账凭证 记账凭证 记账凭证 记账凭证 总账 存货核算 成本管理 记账凭证 记账凭证 其他费用 账证 余额表 决策支持 会计报表 财务分析 图5 2总账系统与其他子系统的关系 13 5 1 3总账管理系统的基本操作流程 总账系统的总体操作流程 总账初始化 总账日常业务处理 总账期末处理 开始下月业务 14 5 1 3总账管理系统的基本操作流程 总账日常业务处理 图5 3总账系统初始化操作流程 15 5 1 3总账管理系统的基本操作流程 总账期末处理 总账初始化 图5 4总账系统日常业务处理操作流程 16 5 1 3总账管理系统的基本操作流程 开始下月业务 总账日常业务处理 图5 5总账系统期末处理操作流程 17 5 2总账系统初始化 18 5 2 1系统初始化定义 系统初始化定义是指从手工会计系统转化成电算化会计系统所做的有关初始性工作 系统初始化工作是使用电算化会计软件的一项基础性工作 只有完成了初始化工作 才能用会计软件进行日常的会计处理 初始化工作在使用电算化会计软件过程中占有非常重要的地位 这项工作的好坏直接影响到能否顺利开展会计电算化工作及其质量 必须加以正确对待 19 5 2 2总账系统初始化设置的内容 总账系统初始设置包括 设置系统参数设置会计科目外币设置设置凭证类别设置结算方式设置分类定义设置编码档案录入期初余额等 20 5 2 3总账系统初始化流程 启动总账系统 图5 3总账系统初始化操作流程 21 5 2 4设置系统参数 选项设置必要性在首次启动总账系统时 需要确定反映总账系统核算要求的各种参数 使得通用总账系统适用于本单位的具体核算要求 软件越通用 意味着系统内置的参数越多 系统参数的设置决定了企业的应用模式和应用流程 总账系统的业务参数将决定总账系统的输入控制 处理方式 数据流向 输出格式等 设定后一般不能随意更改 22 5 2 4设置系统参数 选项设置参数分类凭证 账簿 凭证打印 预算控制 权限 会计日历 其他 23 5 2 4设置系统参数 例5 1以账套主管 CWO01陈建 的身份在2011年1月3日注册进入211账套 启动总账系统 具体操作 l 执行 开始 程序 用友ERP U872 企业应用平台 命令 打开 登录 对话框 2 在 登录 对话框录入各种账套登录信息 打开 企业应用平台 24 5 2 4设置系统参数 3 在 企业应用平台 中 单击 业务工作 选项卡 选择 财务会计 总账 文件夹 如下图所示 25 5 2 4设置系统参数 注 在单击 总账 文件夹时 若系统弹出 请将系统的日期分隔符设置为 再重新进入总账系统 对话框则参考 26 5 2 4设置系统参数 总账系统启动后 系统内预设了一系列总账系统业务处理控制参数 用户可以根据企业的具体需要进行更改 可通过总账系统的 设置 选项 功能 实现参数的调整 27 28 一 凭证 选项卡 29 一 凭证 选项卡1 制单控制主要设置在填制凭证时 系统应对以下操作进行控制 1 制单序时控制此项和 系统编号 选项联用 制单时凭证编号必须按日期顺序排列 10月25日编至25号凭证 则10月26日只能开始编制26号凭证 即制单序时 如果有特殊需要可以将其改为不序时制单 30 一 凭证 选项卡1 制单控制主要设置在填制凭证时 系统应对以下操作进行控制 2 支票控制若选择此项 在制单时使用银行科目编制凭证时 系统针对票据管理的结算方式进行登记 如果录入支票号在支票登记薄中已存在 系统提供登记支票报销的功能 否则 系统提供登记支票登记簿的功能 31 一 凭证 选项卡1 制单控制主要设置在填制凭证时 系统应对以下操作进行控制 3 赤字控制若选择了此项 在制单时 当 资金及往来科目 或 全部科目 的最新余额出现负数时 系统将予以提示或不允许保存该凭证 赤字控制方式 选择赤字控制且制单时 如果选择 提示 单选按钮 余额出现负数时 系统仅仅提示该科目出现负数 如果选择 严格 单选按钮 余额出现负数时 系统不允许保存该张凭证 32 一 凭证 选项卡1 制单控制主要设置在填制凭证时 系统应对以下操作进行控制 4 可以使用应收受控科目若科目为应收款系统的受控科目 为了防止重复制单 只允许应收系统使用此科目进行制单 总账系统是不能使用此科目制单的 所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证 则应选择此项 33 一 凭证 选项卡1 制单控制主要设置在填制凭证时 系统应对以下操作进行控制 5 可以使用应付受控科目若科目为应付款系统的受控科目 为了防止重复制单 只允许应付系统使用此科目进行制单 总账系统是不能使用此科目制单的 所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证 则应选择此项 34 一 凭证 选项卡1 制单控制主要设置在填制凭证时 系统应对以下操作进行控制 6 可以使用存货受控科目若科目为存货系统的受控科目 为了防止重复制单 只允许存货系统使用此科目制单 总账系统制单时不能使用 如果希望在总账也能使用这些科目填制凭证 则应当选择此项 例5 2设置211帐套 不可以使用存货受控科目 的 凭证 控制参数 35 一 凭证 选项卡2 凭证控制 1 现金流量科目必录现金流量项目 选择此项后 在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额 2 自动填补凭证断号 如果选择凭证编号方式为系统编号 则在新增凭证时 系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号 如无断号则为新号 与原编号规则一致 36 一 凭证 选项卡2 凭证控制 3 批量审核凭证进行合法性校验 批量审核凭证时 针对凭证进行二次审核 提高凭证输入的正确率 合法性校验与保存凭证时的合法性校验相同 4 凭证录入时结算方式和票据号必录 选择此项后 在录入凭证时如果使用银行科目或往来科目则必须输入结算方式和票据号 37 一 凭证 选项卡2 凭证控制 5 主管签字以后不可取消审核和出纳签字 选择此项后 不能取消审核和出纳签字 6 同步删除业务系统凭证 选择此项后 在录入凭证时同步删除业务系统凭证 38 一 凭证 选项卡3 凭证编号方式系统编号 即在填制凭证时由系统按月份和凭证类别顺序编号 不能手工修改 手工编号 即在填制凭证时根据月份和凭证类别手工依次编号 39 一 凭证 选项卡4 现金流参照科目现金流量科目 以现金流科目为参照科目 对方科目 以对方科目为参照科目 自动显示 选择此项 自动显示何种参照科目 40 二 账簿 选项卡账簿页签主要用于账簿显示 打印格式和方式的设置 41 三 凭证打印 选项卡 凭证打印 页签主要用于凭证显示 打印格式和方式的设置 42 三 凭证打印 选项卡打印凭证页脚姓名 在打印凭证时 是否自动打印制单人 出纳 审核人 记账人的姓名 打印包含科目编码 在打印凭证时 是否自动打印科目编码 43 四 预算控制 选项卡 44 四 预算控制 选项卡超出预算允许保存 选择 预算控制 选项后此项才起作用 从财务分析系统取预算数 如果制单输入分录时超过预算也可以保存超预算分录 否则不予保存 45 五 权限 选项卡 46 五 权限 选项卡1 权限控制制单权限控制到科目 选择此项 则在制单时 操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单 要在企业应用平台的 数据权限 中设置科目权限 再选择此项 权限设置有效 47 五 权限 选项卡1 权限控制制单权限控制到凭证类别 选择此项 则在制单时 只显示此操作员有权限的凭证类别 同时在凭证类别参照中按人员的权限过滤出有权限的凭证类别 要在企业应用平台的 数据权限 中设置凭证类别权限 再选择此项 权限设置有效 48 五 权限 选项卡1 权限控制操作员进行金额权限控制 选择此项 可以对不同级别的人员进行金额大小的控制 例如财务主管可以对10万元以上的经济业务制单 一般财务人员只能对5万元以下的经济业务制单 这样可以减少由于不必要的责任事故带来的经济损失 如为外部凭证或常用凭证调用生成 则处理与预算处理相同 不做金额控制 49 五 权限 选项卡1 权限控制凭证审核控制到操作员 如选择此项 则只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证 出纳凭证必须经由出纳签字 如选择此项 则要求现金 银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账 凭证必须经主管签字 如选择此项 则要求所有凭证必须由主管签字后才能记账 50 五 权限 选项卡1 权限控制允许修改 作废他人填制的凭证 若选择了此项 在制单时可修改或作废别人填制的凭证 否则不能修改 可查询他人凭证 如选择此项 则允许操作员查询他人凭证 51 六 会计日历 选项卡 52 六 会计日历 选项卡可查看各会计期间的起始日期与结束日期 以及启用会计年度和启用日期等信息 数量小数位单价小数位本位币精度此处仅能查看会计日历的信息 如需修改请到系统管理中进行 53 七 其他 选项卡外币核算部门 个人 项目排序方式等 54 八 自定义项核算 选项卡 55 应注意的问题 1 总账系统的启用日期不能在系统的启用日期之前 2 已录入汇率后不能修改总账启用日期 3 总账中已录入期初余额 包括辅助期初 则不能修改总账启用日期 4 总账中已制单的月份不能修改总账的启用日期 其他系统中已制单的月份不能修改总账的启用日期 5 第二年进入系统 不能修改总账的启用日期 56 5 2 5录入期初余额 期初余额 功能包括两个方面 一方面输入科目期初余额 即用于年初输入余额或调整余额 另一方面核对期初余额 并进行试算平衡 57 5 2 5录入期初余额 提示 1 年初启用系统时 直接录入 年初数 2 年中启用系统时 录入启用月份的月初数 累计借方 累计贷方 年初数将自动计算出来 3 凭证记账后 期初余额的录入界面为浏览只读状态 不能修改 58 5 2 5录入期初余额 提示 4 期初余额录入有三种情况 不涉及辅助核算的末级科目 直接录入 不涉及到辅助核算的非末级科目 在其下末级科目录入 系统会自动向上汇总 直到一级科目 涉及辅助核算的科目 在末级科目上双击调出期初余额录入界面录入 59 5 2 5录入期初余额 提示 5 期初余额的试算平衡资产类合计是否等于负债加所有者权益类合计 上级科目值与所属下级科目对应值的合计是否相等 以及辅助账的合计是否与其上级科目对应值 所有科目的借方发生额合计是否等于所有科目的贷方发生额合计 60 5 2 5录入期初余额 1 录入基本科目余额操作 1 在 企业应用平台 中 单击 业务工作 选项卡 选择 财务会计 总账 文件夹 2 双击 期初余额 命令 打开 期初余额录入 窗口 3 在期初余额录入 窗口 找到相应的科目 双击其后的 期初余额 栏 输入相应的数据即可 61 5 2 5录入期初余额 62 5 2 5录入期初余额 1 录入基本科目余额提示 如果某科目为数量金额类 外币核算 应录入期初数量 外币余额 而且必须先录入本币余额 再录入数量 外币余额 非末级会计科目余额不用录入 系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入 出现红字余额用负号录入 修改余额时 直接录入正确数据即可 凭证记账后 期初余额变为浏览只读状态 不能再修改 63 5 2 5录入期初余额 例5 32011年1月 211账套的基本科目的期初余额如表5 1所示 请录入 64 5 2 5录入期初余额 2 录入个人往来科目余额如果某科目涉及个人往来辅助核算 则应在系统打开的 个人往来期初 对话框中录入相关信息 例5 4输入 1221其他应收款 科目的期初余额 相关信息 采购部赵政出差借款12000元 65 5 2 5录入期初余额 2 录入个人往来科目余额操作步骤 1 在 期初余额录入 对话框中 将光标移到 1221其他应收款 科目所在行 系统提示 个人往来 信息 如下图所示 66 5 2 5录入期初余额 2 录入个人往来科目余额 2 双击此行 期初余额 栏 打开 辅助期初余额 对话框 单击 增行 按钮 直接录入或双击后单击 参照 按钮选择 部门 采购部 个人 赵政 金额 12000 元 如下图所示 3 单击 退出 按钮 67 5 2 5录入期初余额 2 录入个人往来科目余额提示 可以单击 往来明细 继续录入个人往来的明细內容 主要包括业务发生的时间 摘要 凭证号等 如果系统启用的时间不是1月份 则期初余额还应该包括年初余额和累计发生额 只要求录入最末级科目的余额和累计发生数 上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算 借贷方累计发生额直接录入 期初余额在辅助项中录入 如果某科目涉及部门辅助核算 则必须按辅助项录入期初余额 具体操作参照个人往来科目期初余额的录入 68 5 2 5录入期初余额 3 录入单位往来科目余额如果某科目涉及客户或供应商辅助核算 则需要在系统中打开的 客户往来期初 或 供应商往来期初 对话框中录入相关的信息 69 5 2 5录入期初余额 3 录入单位往来科目余额例5 51 录入 1122应收账款 科目的期初余额 280800 元 其中明细资料是 2010年11月18日 销售给宏基公司产品的应收款 转账凭证261号 2 录入 2202应付账款 科目的期初余额 108110 元 其中明细资料是 2010年12月18日 向伟创公司采购材料的应付款 转账凭证111号 70 5 2 5录入期初余额 3 录入单位往来科目余额操作步骤 1 在 期初余额录入 对话框中 双击 1122应收账款 科目的期初余额栏 打开 辅助期初余额 对话框 2 单击 往来明细 按钮 打开 期初往来明细 对话框 71 5 2 5录入期初余额 3 录入单位往来科目余额 3 单击 增行 按钮 直接录入或单击 参照 按钮选择 日期 2010 11 18 凭证号 转261 客户 宏基公司 摘要 销售未收款 系统默认方向 借 输入金额 280800 元 如下图所示 72 5 2 5录入期初余额 3 录入单位往来科目余额 4 单击 汇总 按钮后 单击 退出 按钮 5 在 期初余额录入 对话框中 找到 2202应付账款 科目 重复操作步骤 1 4 继续录入 2202应付账款 科目的期初余额 108