致远A8系统基础设置必备指南.doc

致远A8系统基础设置手册（简版）实施软件，就像建楼房一样，要先打好基础。A8系统的基础数据，也是系统中最核心的数据，他们是保证系统运行的基础。这些基础数据包括：组织架构、岗位名称、职务级别、人员信息、权限信息，他们设置的正确与否、恰当与否，都会影响系统后期的实施和使用。设置这些基础数据，需要使用单位管理员身份登陆OA系统，进入单位后台设置页面。这里还将介绍文档管理和公共信息的设置。（注：本手册中所有数据都为虚构数据，仅作为参考）。使用单位管理员帐号和密码，登录单位后台管理界面。单位后台的主界面如下图所示：一、组织架构的设置：1、调研到本单位的组织架构图：包括单位内部各个部门的名称、层级和部门领导。例如下图所示：欧美贸易部亚洲贸易部拉丁贸易部非洲贸易部大连龙图贸易有限公司总经理办公室行政部人事部信息部财务部国内贸易部国际贸易部2、将调研到的本单位组织架构，与相关单位领导确认无误之后，将这些信息录入到OA系统中。在“组织信息管理”“部门管理”中录入，如下图所示：此处可以根据需要，将其他部门设置成“总经理办公室”下级部门。在人员信息录入后，需设置部门主管。二、岗位信息的设置：1、调研到本单位的岗位信息：岗位名称要进行细化。由于大商集团组织机构繁多，各个单位之间存在相同岗位，为了做好区分，岗位名称最好由“单位简称+部门简称+具体的岗位名称”组成。可以参考大商电器的岗位设置。序号所属公司名称部门名称姓名岗位职务级别是否部门主管1大连龙图贸易有限公司2总经理办公室王军总经理总经理是3刘文杰行政副总经理副总经理4李涛业务副总经理副总经理5刘文文总经理助理总经理助理6行政部李雪洁行政部经理部门经理是7江帆办公文员员工8田七档案管理员员工9张山东车辆管理员主管10李四司机员工11俞强司机员工12人事部王冰人事部经理部门经理是13何敏人事专员员工14信息部王博信息部经理部门经理是15王振系统管理员员工16刘长春系统管理员员工17财务部张强财务部经理部门经理是18张杰会计员工19李敏出纳员工20国内贸易部张雪国内贸易部经理部门经理是21张东平业务主管主管22鲍雷业务经理员工23李鹤业务经理员工24何平业务主管主管25王云广业务经理员工26张大明业务经理员工27国际贸易部段永和国际贸易部经理部门经理是28徐丽行政助理员工29关欣翻译员工30孔佳佳翻译员工31王珊翻译员工32欧美贸易部史丹利欧美贸易部主管主管33王永平业务经理员工34柳明业务经理员工35戴美丽翻译员工36亚洲贸易部段刚亚洲贸易部主管主管37张丽丽业务经理员工38刘文中业务经理员工39何丽晓业务经理员工40程鹏业务经理员工41赵强业务经理员工42王晓晓翻译员工43拉丁贸易部吴敏拉丁贸易部主管主管44高娟业务经理员工45非洲贸易部吴小丽非洲贸易部主管主管46黄晨业务经理员工47马勇业务经理员工整理后的岗位信息如下表所示：序号岗位名称1总经理2行政副总经理3业务副总经理4总经理助理5行政部经理6办公文员7档案管理员8车辆管理员9司机10人事部经理11人事专员12信息部经理13系统管理员14财务部经理15会计16出纳17国内贸易部经理18业务主管19业务经理20国际贸易部经理21行政助理22翻译23欧美贸易部主管24亚洲贸易部主管25拉丁贸易部主管26非洲贸易部主管2、将岗位信息录入系统：在此处下载岗位导入模板。在OA系统中录入岗位信息时，有个简便的方法。先在单位后台的岗位处，下载一个岗位模板，然后将上表中的岗位名称复制到模板中，再将模板导入即可。注意要删除重名的岗位名称。在“组织信息管理”“岗位管理”中操作，如下所示：利用上图中“批量导入”“导入Excel”导入岗位模板，导入后的显示效果如下图所示：三、职务级别的设置：1、调研到本单位的职务级别信息：可以参考大商集团总部机关的职务级别设置，来制定符合本单位实际情况的职务级别信息。如下图所示：序号职务级别1总经理2副总经理3总经理助理4部门经理5主管6员工2、录入职务级别信息：将调研到的职务级别信息录入系统中。在“组织信息管理”“职务级别管理”中录入，如下图所示：四、人员信息的设置：1、调研本单位人员信息：如上面岗位设置中的人员信息表。2、导入本单位人员信息：如果单位的人员数量比较少，可以采用手工输入的方式，录入人员信息。如果单位的人员数量比较多，可以采用导入人员信息模板的方式批量录入人员信息。首先，到系统后台下载人员信息模板，在“组织信息管理”“人员管理”中操作，如下图所示：在此处下载人员信息导入模板。然后将人员信息表中的内容复制到人员信息模板表中的相应位置，生成人员导入模板。模板中“登录名”列需要我们自己进行设置，这个登录名用来登录OA系统，我们一般的设置方式是姓名的全拼，也可以根据单位实际情况自行设置；“所属单位”列，设置的单位名要与系统中已经设置好的单位名称一致，不然人员将不能导入系统。如下图所示：最后，使用上面图中的“导入/导出”“导入Excel”功能，将上述人员模板导入系统。最后导入的效果如下图所示：五、权限信息的设置：1、系统权限调研：按照角色权限调研确认表中权限项目进行调研。如下所示：单位所在部门姓名缺省用户名密码角色角色权限说明大连龙图贸易有限公司信息部王博admin3123456单位管理员设置单位的部门，职务级别，岗位，人员等基本组织信息，并创建各个应用的应用基础信息大连龙图贸易有限公司行政部田七tianqi123456单位文档管理员单位级文档结构的设计和权限制定大连龙图贸易有限公司信息部王振wangzheng123456单位表单管理员单位级表单模板的制作、设计大连龙图贸易有限公司行政部江帆jiangfan123456单位公告管理员单位公告信息的发布、维护大连龙图贸易有限公司人事部何敏hemin123456单位调查管理员单位调查信息的发布、维护大连龙图贸易有限公司信息部王振wangzheng123456单位讨论管理员单位讨论信息的发布、维护大连龙图贸易有限公司行政部江帆jiangfan123456单位新闻管理员单位新闻信息的发布、维护大连龙图贸易有限公司行政部田七tianqi123456单位文档管理员单位知识文档的管理、维护、授权2、系统权限设置：按照上述调研结果，在系统后台相应设置中，设置相应的权限。（注意：单位公告、调查、讨论、新闻管理员的详细设置，可以参考后面的公共信息及权限设置）1）、单位管理员：这个权限是集团管理员在创建单位时指定的，此管理员登录名称由集团管理员设置。2）、单位文档管理员：在“功能应用设置”“文档中心设置”“文档库管理”中，设置单位文档管理员，如下图所示：在此处设置单位文档管理员。3）、单位表单管理员：在“组织信息设置”“单位角色设置”中，设置单位表单管理员，如下图所示：在此处设置单位表单管理员。4）、单位公告管理员：在“功能应用设置”“公共信息设置”“公告设置”中，设置单位公告管理员，如下图所示：可以根据需要，在此处设置单位公告审核员。在此处设置单位公告管理员。5）、单位调查管理员：在“功能应用设置”“公共信息设置”“调查设置”中，设置单位调查管理员，如下图所示：可以根据需要，在此处设置单位调查审核员。在此处设置单位调查管理员。6）、单位讨论管理员：在“功能应用设置”“公共信息设置”“讨论设置”中，设置单位讨论管理员，如下图所示：在此处设置单位讨论管理员。7）、单位新闻管理员：在“功能应用设置”“公共信息设置”“新闻设置”中，设置单位新闻管理员，如下图所示：可以根据需要，在此处设置单位新闻审核员。在此处设置单位新闻管理员。六、文档管理设置：1、文档管理情况调研：调研单位内部文档管理的实际情况，设置文档管理结构。一般来说，可以设置几个单位级别的文档夹，这些文档夹可以共享给全单位人员来查看；然后再按部门设置文档夹，每个部门一个，并授权给部门文档管理员管理，由这些管理员进行本部门文档夹内部结构的创建和设置。具体的结构设置方式可以按本单位实际情况进行设置。如下表所示：一级文件夹二级文件夹三级文件夹文档管理员共享范围单位制度田七单位全员财务制度人事制度单位文档田七单位全员总经理办公室刘文文总经理办公室行政部江帆行政部人事部王冰人事部信息部王博信息部财务部张强财务部国内贸易部张雪国内贸易部国际贸易部徐丽国际贸易部欧美贸易部亚洲贸易部拉丁贸易部非洲贸易部2、文档管理设置：根据上表调研到的信息，由单位文档管理员在“知识管理”“文档中心”“单位文档”下，进行文档结构的创建。文档结构创建时，要注意按从下到上的顺序创建文档夹，如下图所示：文档结构创建完成之后，需要设置每个文档夹的管理员和共享范围。我们以“总经理办公室”文档夹为例，介绍一下如何设置。首先点击文档夹名称后面的操作按钮，选择“共享”，如下图所示：然后，在打开的窗口中添加管理员和共享的人员，并设置相应人员的权限。权限分为六个，全部、修改、写入、只读、浏览、列表，每个权限的含义可以到A8操作手册中查看。管理员拥有文档夹的全部权限，共享的人员可以根据需要设置相应的权限范围。如下图所示：2、在此为添加的人员设置权限。1、在此添加人员。七、公共信息及权限：1、调研公共信息及权限：根据单位实际需求，创建具体的公共信息栏目。此部分与前面介绍的权限调研和设置一部分内容相似，详细的设置请参考本部分内容。例如下表所示：公共信息应用调研表注：多个分公司直接复制本表使用分子公司：（大连龙图贸易有限公司公司）公告栏目划分栏目名称栏目描述栏目管理员行政公告用于发布一些行政类的通知、公告。江帆人事公告用于发布一些人事类的通知、公告。何敏系统公告用于发布一些信息系统类的通知、公告。王振新闻栏目划分栏目名称栏目描述栏目管理员单位新闻用于展示单位内部的新闻、事件。江帆行业新闻用于展示本行业的新闻、事件。江帆社会新闻用于展示社会综合类的新闻、事件。江帆论坛栏目划分栏目名称栏目描述栏目管理员信息系统讨论区本区域用于讨论与信息系统相关的问题。王振员工俱乐部本区域用于讨论与员工工作、生活相关的问题。何敏管理讨论区本区域用于讨论公司管理上的问题。王军意见薄本区域用于员工提交意见。王冰2、设置公共信息及权限：根据调研到的内容，在系统后台的“功能应用设置”“公共信息设置”中完成栏目的创建和管理员的指定。如下图所示：八、表单流程和公文流程：此部分内容需要前期进行调研，按照调研表格式填写，然后再进行设置。提供调研表的目的是让大家能够较全的收集信息，并且按统一的格式进行整理，方便后面的制作。在调研和整理流程的时候，可以将流程分为两大类，一类是只在