控制的含义和作用PPT课件.ppt

控制 1 控制 第1节控制的含义与作用第2节管理控制的过程与要素第3节管理控制的类型和方法第4节管理控制的基本原则 2 导入案例 导入案例介绍了一家商店的经理对自己的下属列出了工作的标准 比如每天接待200名顾客 上班时间不许随意离开工作岗位等 在实际的管理工作中 管理者可以依靠控制这项职能对下属的工作进行评估 也可以通过控制来检查实际工作和计划之间是否存在偏差 3 第1节控制的含义与作用 一 为什么需要控制案例 哈勃望远镜的失败控制是管理工作的第四大职能 在管理过程循环中 如果说制定计划是管理工作的第一步 然后是组织和领导计划的实施 那么 接下来的问题便是要考虑计划实施的结果如何 计划所确定的目标是否得到顺利实现 甚至计划目标本身制定得是否科学合理 4 第1节控制的含义与作用 二 控制的概念及其完整的含义 控制 一词最初来源于希腊语 掌舵术 意指领航者通过发号施令将偏离航线的船只拉回到正常的轨道上来 由此说明 维持朝向目的地的航向 或者说维持达成目标的正确行动路线 是控制概念的最核心含义 所谓控制 从其最传统的意义方面来说 就是 纠偏 也即按照计划标准衡量所取得的成果 并纠正所发生的偏差 以确保计划目标的实现 5 第1节控制的含义与作用 二 控制概念及其完整的含义从广义的角度来理解 控制工作实际上应包括纠正偏差和修改标准这两方面内容 这是因为积极 有效的控制工作 不能仅限于针对计划执行中的问题采取 纠偏 措施 它还应该能促使管理者在适当的时候对原定的控制标准和目标做适当的修改 以便把不符合客观需要的活动拉回到正确的轨道上来基于这种认识 我们将管理中的控制职能宽泛地定义 由管理人员对组织实际运行是否符合预定的目标进行测定并采取措施确保组织目标实现的过程 6 第1节控制的含义与作用 三 控制在管理工作循环中的地位现实中 组织的运行往往是 非零 起步的 这样 上一阶段控制的结果就可能导致组织确立新的目标 提出新的计划 并在组织结构 人员配备和领导等方面作出相应的改变 控制可以说既是一个管理工作过程的终结 又是一个新的管理工作过程的开始 而且 计划与控制工作的内容还常常相互交织地联系在一起 7 第1节控制的含义与作用 三 控制在管理工作循环中的地位 8 第1节控制的含义与作用 四 管理控制的目标和作用1 限制偏差的累积一般来说 任何工作的开展都不免要出现一些偏差 虽然小的偏差和失误不会立即就给组织带来严重的损害 但在组织运行一段时间后 随着小差错的积少成多和积累放大 最终就可能对计划目标的实现造成威胁 甚至给组织酿成灾难性的后果 因此 防微杜渐 及早地发现潜存的错误和问题并进行处理 就有助于确保组织按预定的轨迹运行下去 9 第1节控制的含义与作用 四 管理控制的目标和作用2 适应环境的变化组织计划和目标在制定出来后总要经过一段时间的实施才能够实现 在这段实施过程中 组织内部的条件和外部环境可能会发生一些变化 如组织内部人员和结构的变化 政府可能出台新的政策和法规等 这些变化的内外环境不仅会妨碍计划的实施进程 甚至可能影响计划本身的科学性和现实性 因此 任何组织都需要构建有效的控制系统 帮助管理人员预测和把握内外环境的变化 并对这些变化带来的机会和威胁作出正确 有力的反应 10 第1节控制的含义与作用 五 管理控制的基本特点1 目的性管理控制无论是着眼于纠正执行中的偏差还是适应环境的变化 都是紧紧地围绕组织的目标进行的 同其他管理工作一样 控制工作也具有明确的目的性特征 2 整体性管理控制的整体性特点体现在两个方面 先控制的主体组织全体成员 其次 控制的对象覆盖组织活动的各个方面 人 财 物 时间 信息等资源等 11 第1节控制的含义与作用 五 管理控制的基本特点 动态性组织则不是静态的 其外部环境和内部条件随时都在发生着变化 从而决定了控制标准和方法不可能固定不变 人性管理控制本质上是由人来执行而且主要是对人的行为的一种控制 管理控制应该成为提高员工工作能力的工具 控制不仅仅是监督 更重要是指导和帮助 12 第 节管理控制的过程与要素 13 第 节管理控制的过程与要素 1 确立标准控制标准的订立对计划工作和控制工作实际起着承上启下或连接的作用 计划是控制的依据 但各种计划的详尽程度是各不一样的 有些计划已经制定了具体的 可考核的目标或指标 这些指标就可以直接作为控制的标准 但大多数的计划是相对比较抽象 概括的 这时需要将计划目标转换为更具体的 可测量和考核的标准 以便于对所要求的行为结果加以测评 任何一个组织 其针对某一工作的控制标准都应该有利于组织整体目标的实现 在此前提下 对每一件工作订立的控制标准都必须有明确的时间界限和具体内容要求 14 第 节管理控制的过程与要素 1 确立标准从最基层的工作任务控制角度来说 常用的控制标准有四类 一是时间标准 如工时 交货期等 二是数量标准 如产品产量 废品数量等 三是质量标准 如产品等级 合格率 次品率等 四是成本标准 如单位产品成本 期间费用等 15 第 节管理控制的过程与要素 2 测量实绩与界定偏差对照标准衡量实际工作成绩是控制过程的第二步 它分为两个小步骤 一是测定或预测实际工作成绩 二是进行实绩与标准的比较 掌握实绩可以通过两种方式 一是测定已产生的工作结果 另一是预测即将产生的工作结果 16 2 测量实绩与界定偏差控制工作对信息的要求可以从五个方面考虑 1 信息是及时的吗 2 测量单位是适宜的吗 3 收到的信息有多大的可靠性和准确性 4 信息是否适用有效 即对所要解决的问题有用处吗 5 信息是否送给了需要该信息的权力机构 17 第 节管理控制的过程与要素 2 测量实绩与界定偏差在获取有关实际工作绩效方面的信息时 需要全面考虑 1 衡量的项目 2 衡量的方法 3 衡量的频率 4 衡量的主体 18 第 节管理控制的过程与要素 3 分析原因与采取措施解决问题首先需要找出产生差距的原因 然后再采取措施纠正偏差 对偏差原因作了彻底的分析后 管理者就要确定该采取什么样的纠偏行动 具体措施有两种 一是立即执行的临时性应急措施 另一是永久性的根治措施 对于那些迅速 直接地影响组织正常活动的急性问题 多数应立即采取补救措施 19 第 节管理控制的过程与要素 二 控制系统的构成要素 从控制过程的步骤分析中可以看出 有效地控制活动必须满足以下三个条件 1 具有明确的控制目的控制工作的目的性 可以表现为使实际成绩与控制标准 目标相吻合 或者使控制标准 目标获得适时的调整 20 第 节管理控制的过程与要素 二 控制系统的构成要素 2 具有及时 可靠 适用的信息 信息是控制的基础 只有掌握了有关执行偏差或环境变化的足够信息 管理者才有可能作出有针对性的决策来 3 具有行之有效的行动措施 管理者应能够通过落实所拟定的措施方案 使执行中的偏差得到尽快矫正 或者形成新的控制标准和目标 总之 控制系统是由控制的标准和目标 偏差或变化的信息 以及纠正偏差或调整标准和目标的行动措施三部分要素构成的 这三个构成要素共同决定了控制系统的效率和效能 因此 它们也就是有效控制的基本条件 21 第3节管理控制的类型与方法 一 管理控制的类型管理控制活动可以从不同的角度进行分类 22 按照控制信息获取的方式和时点的不同来分类 3 反馈控制 前馈控制和现场控制 第3节管理控制的类型与方法 23 第3节管理控制的类型与方法 一 管理控制的类型管理控制活动可以从不同的角度进行分类 24 第3节管理控制的类型与方法 4 战略控制 绩效控制和任务控制任务控制亦称运营控制 业务控制 主要是针对基层生产作业和其他业务活动而直接进行的控制 绩效控制是一种财务控制 即利用财务数据来观测企业的经营活动状况 以此考评各责任中心的工作实绩 控制其经营行为 此种控制亦称为责任预算控制 战略控制是对战略计划和目标实现程度的控制 战略控制中不仅要进行负馈控制 更常需要进行正馈控制 25 二 控制工作的专业分类 第3节管理控制的类型与方法 控制工作专业分类 1 库存控制 4 预算控制 5 人事管理控制 6 内部和外部审计 3 质量控制 2 进度控制 26 第4节管理控制的基本原则 一 控制应该同计划与组织相适应控制系统和控制方法应当与计划和组织的特点相适应 控制工作越是考虑到各种计划的特点 就越能更好地发挥作用 控制还应当有效的管理控制必须要能够反映一个组织的结构状况并通过健全的组织结构予以保证 否则 只能是空谈 27 二 控制应该突出重点 强调例外按照 次要的多数 关键的少数 原理 管理者不能也没有必要事无巨细地对组织活动的方方面面都进行控制 而是要针对重要的 关键的少数因素实施重点控制 控制也应当强调例外原则 管理者将控制工作的重点放在计划实施中出现的特别好或特别坏的 例外 情况上 可以使他们把有限的精力集中于真正需要引起注意和重视的问题方面 28 三 控制应该具有灵活性 及时性和经济性的特点灵活控制是指控制系统能适应主客观条件的变化 持续地发挥作用 控制工作本是动态变化的 控制所依据的标准 衡量工作所用的方法等都可能随着情况变化而调整 变化 四 控制过程应避免出现目标扭曲问题组织在将规则程序和预算这些低层次的计划作为控制标准时 最容易发生目标与手段相置换的问题 29 五 有效的管理控制需要将财务绩