第二章帐务处理系统PPT课件.ppt

第二章帐务处理系统 一 帐务处理系统的功能结构二 帐务处理初始化三 凭证处理四 期末业务处理五 帐簿输出 1 账务系统的特点 1 遵循复式记账方法2 数据处理一般以记账凭证为起点3 实现信息的多元分类4 内部账簿体系有较大的变化5 记账规则和记账程序6 内部控制的重点在凭证处理上7 可以提供定期或实时的财务报表8 通用性和规范性最强 2 总账系统数据流图 系统的逻辑模型 P71 3 帐务处理系统的功能结构 帐务处理系统 初始设置 凭证处理 期末处理 帐簿输出 出纳管理 往来管理 部门管理 项目管理 系统服务 4 帐务处理初始化 系统初始化是会计软件启用前根据本单位的具体业务要求对系统的基本设置 包括本单位的会计核算规则 方法和基础数据 初始设置是一个非常重要的环节 是手工账和电脑账的衔接过程 该部分的设置将直接影响后续的操作流程和系统正常处理功能的实现 5 帐务处理初始化 1 初始化模块功能结构 初始设置 设置帐簿 人员管理 科目设置 凭证类型 常用摘要定义 余额录入 汇率管理 结算方式 6 帐务处理初始化 2 初始化前的准备工作会计资料的准备仔细阅读使用手册准备会计科目准备科目余额准备各帐户的未达帐项确定记帐凭证类型 7 帐务处理初始化 人员分工的准备系统运行环境的准备 8 3 初始化设置工作建立和设置帐套账套是用于存放核算单位会计数据的实体 一个账套代表一个核算单位 一个会计软件通常允许同时建立多套账 分别代表不同的会计核算单位 一般需要指定账套编号 名称及设置账套属性 9 2 人员管理设置人员 授权 设置和更改密码 10 3 科目设置 会计科目体系科目设置内容科目编码与名称 科目类别 助记码 余额方向 计量单位 外币核算 数量核算 辅助核算 帐页格式等 11 在科目设置时应注意的问题 会计科目的建立应先建高级科目 再建下级科目某一科目开始使用后 该科目不仅在本年度内不能被删除 而且对该科目的编码也不能修改会计科目体系一旦开始使用 仅可通过该功能增加各科目的同级科目 而不能在最低级科目下再增加下级科目 12 4 设置凭证类型5 录入科目余额 年初余额和累计发生额6 常用摘要定义7 常用凭证定义8 汇率管理9 结算方式设置 13 4 建帐正确性检查 14 一 凭证处理 功能主要包括 凭证输入 凭证修改 凭证审核 记帐凭证处理模块的功能特点1 凭证输入凭证输入的基本内容 凭证日期凭证类型 15 凭证处理 附件摘要科目金额辅助核算数据的输入外币核算数量核算 16 凭证处理 往来辅助核算部门辅助核算项目辅助核算银行类科目辅助凭证输入功能常用摘要输入常用凭证输入编码的提示输入 17 凭证处理 2 凭证修改错误凭证的 无痕迹 修改凭证输入后还未审核或审核未通过 已审核但还未记帐错误凭证的 有痕迹 修改已记帐的凭证错误 18 凭证处理 3 凭证审核具有凭证审核权的人只能审核他人输入的凭证 19 4 记帐1 帐务系统记帐原理2 记帐处理过程选择记帐凭证对所选凭证进行合法性检验打印记帐凭证汇总表正式记帐3 记帐过程中的数据处理 20 4 对记帐处理中的几点说明记帐处理只能对本月的记帐凭证进行记帐 上月已结帐 有不平衡的凭证不能记帐在记帐过程中不得中断退出记帐中断的处理每月的记帐次数是任意的 21 二 期末业务处理 期末会计业务主要包括 期末转帐业务 试算平衡 对帐 结帐及会计报表的编制1 期末转帐业务成本费用的结转 期末转帐业务有销售成本的结转 汇兑损益的结转 22 期末转账是结账之前必须执行的固定业务 一般分为内部转账和外部转账两大类 内部转账是指总账系统内部科目间的转账 即将一个或多外科目的余额或发生额转到另一个或多个科目 外部转账是由其他系统为总账系统编制的转账凭证 23 期末转账的特点 多在会计期末进行 且一般通过编制转账凭证实现 转账凭证可自动生成 转账凭证一般从账簿中取数生成 这要求转账前所有业务必须输入系统 转账业务有严格的先后次序结转生成的凭证一般存入临时凭证文件 与其他其他一样需要经过审核才能记账 但一般不允许修改或删除 24 自动转账凭证的实现方式 系统预设的转账向导 如结转损益 自定义转账凭证 外部转账凭证 25 2 试算平衡 对帐试算平衡功能 就是将系统中所设置的所有科目的期末余额按平衡公式 借方余额 贷方余额 进行平衡检验 并输出科目余额表及是否平衡信息 对帐功能就是对各个帐簿的数据进行核对 以检查各个对应帐户数据是否平衡 若发现错误 系统将记录错误信息并可输出这些错误信息 26 3 结帐结帐就是计算和结转各帐簿的本期发生额和期末余额 并终止本期的帐务处理工作 27 月份结账工作主要是备份数据以及设置某些控制参数或状态 年末结账还需执行年度初始化的工作 例如生成新年度的凭证文件和各种总账文件 并将年末余额结转为下一年度的年初余额等等 28 结账基本步骤 启动结账功能 选择结账月份 进入结账向导 系统自动备份账套数据 以便结账不成功时能自动或人工恢复到结账前状态 检查结账条件是否具备 结账处理 如执行年度初始化等 设置结账标志或其他状态后结束结账过程 29 停止本月各帐户的记帐工作计算本月各帐户发生额合计计算本月各帐户期末余额并将余额结转下月月初 30 月末结帐应注意事项 结帐前应将本月所有的凭证登记入帐 否则系统拒绝结帐每月试算平衡并对帐正确后才能结帐某月结帐后 表示该月业务处理完毕 将不能再输入该月凭证 该月不能再记帐结帐必须按月连续进行每月只能结帐一次结帐只能有有结帐权的人进行 31 三 帐簿输出 账表管理 总账系统必须提供打印输出各种日记账 明细账和总账的功能 尽管资产负债表 损益表由专门的报表系统编制 这里仍要提供输出具有固定格式的账表 如资金日报表 科目汇总表 余额表 试算平衡表等 32 1 帐簿输出的方式日常账务输出包括屏幕显示输出 打印输出 磁盘复制输出和利用网络线路传输输出等几种形式 其中 磁盘输出多用于数据备份或数据上报 尤其是会计报表 的输出 利用网络线路传输输出一般多用于单位分支机构向上级报账或报表 屏幕显示和打印则是会计数据输出中最常用的输出形式 33 2 凭证输出 凭证打印时可只打印一张凭证 也可通过输入凭证号区间方式连续打印一组凭证软件虽然具有打印已记账凭证和未记账凭证的功能 通常在月底待本月凭证全部入账后才将全部凭证打印出来作为会计档案予以保存 34 凭证打印操作时一般有以下选择项目 1 凭证类别 2 凭证范围 3 时间范围 4 凭证格式 5 凭证范围 35 3 总账输出 总分类账的账簿格式通常有两种 一种是传统的借 贷 余三栏式总账 另一种是用以代替总账的包含全部发生额与余额数据的发生额及余额对照表 为了节约成本 提高效率 通常以发生额及余额对照表来代替总分类账 36 1 总分类账输出输出总分类账的一般程序为 用户选择确认所要输出的总账的限定条件 系统按设定条件输出所选范围内的总分类账 通过账页格式的选择操作 显示其他的账页格式 通过菜单或工具栏中的 显示明细账 命令 可查询当前总账科目所属的当前月份的明细账 37 2 余额表输出余额表用于查询统计各级科目的发生额和余额 可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额 本期发生额 累计发生额 期末 当前 余额 38 4 明细账输出 账务系统中可输出任一科目的三栏式明细账 明细账包含三栏式 数量金额式 外币式 数量外币式等格式种类 账务处理系统中 任何级别的会计科目都可以输出明细账 软件可满足用户按业务发生日期排序 按有无发生额筛选 或按包含的辅助核算事项归类来输出账务资料的要求 设置的条件包括 按摘要内容 发生额范围 日期范围 凭证号范围 结算形式 票据号 制单人 复核人等 39 5 多栏账输出 多栏账是在账簿输出环节由用户根据需要进行设置和定义的 凡是设有下级明细科目的科目 即非最末级科目 均可将其下级明细科目设置为栏目 以多栏式账簿形式输出 P104 40 6 日记账输出 系统可为用户提供每一个科目的日记账 一些软件需要用户对提供日记账的科目先行设置 即要求在系统初始化时在会计科目设置模块中定义科目的日记账属性 通常只设现金 银行存款日记账 有些软件则自动提供全部科目的日记账 会计电算化工作规范 对现金和银行存款日记账要求 每天登记和打印 每天业务较少 不能满页打印的 可按旬打印输出 41 7 账证联查 所谓账证联查是指在查询账簿的时候通过联动操作直接查询与当前显示内容相关的记账凭证或其他账簿 或者在输出记账凭证时通过联动操作直接查询与当前凭证相关的总账或明细账的