计算机应用基础第4章-Excel.ppt

第4章Excel 1 Excel电子表格 Excel是专门用于表格数据处理的软件 具体用途表格输出图表输出快速计算 公式 填充 数据处理 排序 筛选 分类汇总 学习内容数据输入格式设置 公式输入与填充数据处理方法 人民邮电出版社 2 Excel电子表格 概述工作簿和工作表的操作编辑工作表数据公式的应用设置工作表格式打印工作表数据处理 人民邮电出版社 3 单元格命名 C5 界面 人民邮电出版社 4 可编辑 概述 具有共性的操作与word等相同打开保存另存为关闭退出新建 工作簿 5 概述 基本概念工作簿一个Excel文档 文件 称为一个工作簿 文件的扩展名为 XLS 一个工作簿中可包含多种不同类型的工作表 最多255张工作表工作表是用户处理和存储数据的工作对象 它包含输入和编辑的数据 可以绘制图形 引入图片等 由一系列单元格组成 最多可有65536 256个单元格 人民邮电出版社 6 可编辑 工作表操作 选定工作表直接单击该工作表的标签操作工作表单击右键 7 输入数据 输入数据前 先选取活动单元格或单元格区域 1 直接输入数据可输入字母 数字等单元格内回车Alt Enter2 输入分数 输入数字0和空格 再输入分数 否则Excel按日期处理 3 若想把输入的数字作为文本处理 必须在其前增加一个撇号 比如输入学号 电话号码等 人民邮电出版社 8 在单元格E7 E9中直接输入数据 人民邮电出版社 9 输入数据 2 记忆式键入例如 在A2单元格中输入 电子表格 在A3单元格 只要输入 电 字 后面的 子表格 会自动地被填充 人民邮电出版社 10 输入数据 选择列表用鼠标右击某个单元格 从弹出的快捷菜单中选择 选择列表 人民邮电出版社 11 输入数据 3 自动填充数据使用数据自动填充功能可以在相邻单元格中填充相同数据或序列 填充相同数据在当前单元格粗边框的右下角有一个小黑方块 称为填充柄 拖动该填充柄 可以自动填充单元格数据 直接拖动当前单元格的填充柄或配合Ctrl键拖动填充柄 人民邮电出版社 12 输入数据 在E2单元格中输入 计算机 拖动填充柄到E5 人民邮电出版社 13 输入数据 序列填充 快速输入具有某种规律的数据序列 例如 1 2 3 等差 2 4 8 16 等比 星期一 星期二 1月 2月 使用填充柄或选择 编辑 填充 序列 人民邮电出版社 14 输入数据 数字序列的自动填充 等差序列 和 等比序列 两种类型在数字序列中存在一个间距值 Excel根据初始单元格选项自动计算其间距值 从而决定填充数字序列 1 2 3 4 1 3 5 7 人民邮电出版社 15 例如 在A2和A3中分别输入 1 和 2 然后选定单元格区域A2 A3 拖动填充柄至A8 人民邮电出版社 16 或者 在A2输入 1 然后选定单元格区域A2 A8 再选择 编辑 填充 序列 在打开的 序列 对话框中进行设置 人民邮电出版社 17 在A2单元格中输入 1月 拖动填充柄到A5 其它序列的自动填充包括日期 时间以及文本数字混合序列等 人民邮电出版社 18 查看可填充的扩展序列或自定义新序列选择 工具 选项 序列 对话框的 自定义序列 选项卡 人民邮电出版社 19 输入数据 4 添加批注在单元格内添加批注 就是对单元格内容的补充说明 选取要插入批注的单元格 选择 插入 批注 在该单元格旁边出现的批注框中 输入批注 人民邮电出版社 20 用户输入批注后 单元格右上角会出现一个小红点 只要将鼠标指针移到该单元格中 就可以阅读此批注内容 人民邮电出版社 21 插入与删除单元格 插入行 列 单元格或区域插入单元格时 现有的单元格将移动 给新的单元格让出位置 选择 插入 单元格 行 或 列 人民邮电出版社 22 插入与删除单元格 删除行 列 单元格或区域单元格的全部内容和位置一起被移去 空出的位置由相邻单元格取代 选择 编辑 删除 清除行 列 单元格或区域清除单元格中的内容 格式或批注 但空白的单元格仍存在 选择 编辑 清除 内容 等 人民邮电出版社 23 移动与复制数据 工作表中某个单元格或某一区域中的数据进行移动或复制 利用鼠标拖动 近距离 使用 剪贴板 远距离 选取要移动的单元格 或单元格区域 单击 剪切 或 复制 按钮选取要粘贴数据的单元格或单元格区域左上角的单元格单击 粘贴 按钮 人民邮电出版社 24 单元格数据的移动 复制 选择性粘贴 选择 编辑 选择性粘贴 打开 选择性粘贴 对话框 人民邮电出版社 25 粘贴 与 选择性粘贴 的区别 粘贴 或 选择性粘贴 全部 选择性粘贴 数值 选择性粘贴 批注 复制 人民邮电出版社 26 Excel电子表格 概述工作簿和工作表的操作编辑工作表数据公式的应用设置工作表格式打印工作表数据处理 人民邮电出版社 27 可编辑 Excel单元格的三种类型数据 数值普通数值以及日期 时间等数据 主要可用于各种计算 文本说明性 解释性的数据描述 如 汉字 英文字 电话号码 学号 邮编等 公式特点以 号开头 它可以是简单的数学式 也可以是包含Excel函数的式子 其数据可以来自其他单元格 28 公式的应用 Excel具有非常强大的计算功能 用户直接输入一些数据后 可以通过公式计算得到其他数据 Excel之所以具有如此强大的数据处理能力 公式是最为重要的因素之一 创建自定义公式使用函数公式的复制与移动 人民邮电出版社 29 创建公式 1 公式以等号 开头 包含各种运算符 常量 变量 函数以及单元格引用等的一个式子 例如 3 5 A2 B2 sin C2 人民邮电出版社 30 创建公式 2 输入公式在编辑栏中输入公式或在单元格中直接输入公式例如 在单元格C2中输入公式 A2 B2 编辑栏中也显示了公式 没有 则变成文本 人民邮电出版社 31 公式的创建 3 计算用户在单元格中输入正确的公式后 Excel会自动计算 运算结果显示在单元格中 运算公式显示在编辑栏中 人民邮电出版社 32 公式的创建 如果工作表中的数据有变动 系统会自动重算 人民邮电出版社 33 使用函数 函数是一些预先定义的内置公式 例如 SUM E2 E8 求和AVERAGE E2 E8 求平均值MAX E2 E8 求最大值COUNT E2 E8 求数据是数值的单元格个数SUMIF E2 E8 4 条件求和SIN E2 求正弦值 人民邮电出版社 34 使用函数 1 直接输入函数 人民邮电出版社 35 2 使用 公式选项板 输入函数单击需要输入函数的单元格 单击 运算 工具栏上的 按钮 名称框中会显示函数名称 单击其右侧的下三角按钮打开函数列表 选取函数 在 公式选项板 对话框中输入参数 单击 确定 按钮 完成函数的输入 使用函数 人民邮电出版社 36 单击 人民邮电出版社 37 可编辑 拖动 单击 38 3 利用 粘贴函数 功能单击 粘贴函数 按钮或选择 插入 函数 在打开的 粘贴函数 对话框中选择所需的函数 并单击 确定 按钮 继续在打开的 公式选项板 对话框中输入参数 使用函数 人民邮电出版社 39 人民邮电出版社 40 公式的复制与移动 单元格引用和单元格区域引用标识工作表上的单元格或单元格区域 并指明公式中所使用的数据的位置 通过引用 可以在公式中使用工作表不同部分的数据 A2 B2 人民邮电出版社 41 公式的复制与移动 单元格区域定义区域 冒号 表示对两个引用之间 包括两个引用在内的所有区域的单元格进行引用 例如 SUM A3 C5 联合 逗号 表示将多个引用合并为一个引用 例如 SUM B2 B4 B3 D3 交叉 空格 表示产生同时隶属于两个引用的单元格区域的引用 SUM B2 B4B3 D3 人民邮电出版社 42 公式的复制与移动 相对单元格引用 引用的是相对于公式单元格位于某一位置处的单元格 公式中对单元格或区域的相对引用 基于它们与公式单元格的相对位置 人民邮电出版社 43 复制 移动公式时 其中的相对单元格引用会发生变化 复制C2单元格的公式到C3 C4 人民邮电出版社 44 公式的复制与移动 绝对单元格引用 引用的是特定位置处的单元格 B 1 表示单元格B1绝对引用 人民邮电出版社 45 公式的复制与移动 复制C2单元格的公式到C3 C4 人民邮电出版社 46 公式的复制与移动 绝对引用与相对引用的区别 复制或移动公式时如果公式中使用相对引用 则单元格引用会自动随着移动的位置相对变化 如果公式中使用绝对引用 则单元格引用不会发生变化 人民邮电出版社 47 可编辑 公式的复制与移动 混合引用混合引用是指包含一个绝对引用坐标和一个相对引用坐标的单元格引用 可以绝对引用行相对引用列如B 5 也可以绝对引用列相对引用行如 B5 48 Excel电子表格 概述工作簿和工作表的操作编辑工作表数据公式的应用设置工作表格式打印工作表数据处理 人民邮电出版社 49 设置工作表格式 调整工作表的行高与列宽设置单元格格式自动套用格式 人民邮电出版社 50 调整工作表的行高与列宽 使用鼠标拖动 人民邮电出版社 51 设置单元格格式 对工作表中的不同单元格 可以根据需要设置不同的格式使用格式工具栏使用 格式刷 复制单元格的格式使用 格式 菜单或快捷菜单选择 格式 单元格 命令 在打开的 单元格格式 对话框中进行设置 该对话框中有6个选项卡 人民邮电出版社 52 人民邮电出版社 53 数字 选项卡设置多种数值显示格式向单元格输入数值时 数值可能不是以输入时的形式出现在工作表中 人民邮电出版社 54 可编辑 设置数值的小数位数 55 设置单元格格式 对齐 选项卡设置数据对齐方式默认 文本左对齐 数字右对齐 逻辑值和错误值居中对齐 设置其他格式 如合并单元格 旋转单元格中的内容等 人民邮电出版社 56 人民邮电出版社 57 自动套用格式 选定单元格区域选择 格式 自动套用格式 在 自动套用格式 对话框中选择所需的格式 人民邮电出版社 58 Excel电子表格 概述工作簿和工作表的操作编辑工作表数据公式的应用设置工作表格式打印工作表数据处理 人民邮电出版社 59 可编辑 打印工作表 页面设置设置打印区域分页浏览 60 可编辑 Excel电子表格 概述工作簿和工作表的操作编辑工作表数据公式的应用设置工作表格式打印工作表数据处理 61 数据处理 数据排序数据筛选分类汇总创建数据图表 人民邮电出版社 62 数据排序 对数据清单中的数据进行排序简单的列排序根据某一数据列的内容对数据排序 单击工具栏的 升序 按钮或 降序 按钮 人民邮电出版社 63 数据排序 数据清单排序根据多列的内容对数据排序 单击需要排序的数据清单中的任一单元格选择 数据 排序 在 排序 对话框中进行设置 人民邮电出版社 64 决定第一行是否参与排序 人民邮电出版社 65 多关键字排序关键字 院系 专业 学年总分 人民邮电出版社 66 人民邮电出版社 67 排序后 人民邮电出版社 68 数据筛选 筛选是一种用于查找数据清单中的数据的快速方法 从众多的数据中挑选出符合某种条件的数据显示出来 而隐去不符合条件的其它数据 不显示 自动筛选 高级筛选 人民邮电出版社 69 自动筛选 单击需要筛选的数据清单中的任一单元格选择 数据 筛选 自动筛选 单击需要筛选的数据列的下拉列表框的按钮 选择条件 全部 前10个 或 自定义 等 人民邮电出版社 70 单击 人民邮电出版社 71 自动筛选 自定义 条件选项的应用选择 自定义 在打开的 自定义自动筛选方式 对话框中 设置筛选条件 人民邮电出版社 72 多条件 总分 245并且总分 255 人民邮电出版社 73 筛选结果 数据表的内容并没有改变 改变的只是显示内容 人民邮电出版社 74 自动筛选 取消数据清单中的筛选选择 数据 筛选 自动筛选 人民邮电出版社 75 分类汇总 创建分类汇总在数据清单的适当位置加上统计信息选定汇总列 并排序 必要的前提 单击需要分类汇总的数据清单中的任一单元格选择 数据 分类汇总 在 分类汇总 对话框中进行设置 人民邮电出版社 76 分类汇总 要求 计算各系计算机课程的平均分 人民