高效工作与时间管理PPT课件.pptx

高效工作与时间管理 目录 1 时间都去哪儿了 2 时间管理是什么 3 时间管理的意义 4 时间管理存在的问题 5 时间管理的原则 6 时间管理技巧 7 时间管理工具 时间都去哪儿了 5年 走亲访友 6年 排队 9年 开会 学习 4年 其它 23年 睡觉 80年 1年 找东西 8年 吃饭 7年 个人卫生 2年 打电话 15年 工作 人生需要规划 时间需要打理 高效工作从时间管理开始 时间管理是什么 时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯 令自己更富绩效 更富效能 把事情很快地做完 叫做效率 把事情很快又很对地做完 叫做效能 时间管理就是事情的规划或长期的计划 时间管理的基础是信念时间管理的前提是目标时间管理的重点是规划时间管理的优劣在技巧时间管理的关键是执行 时间管理是什么 时间管理的意义 有效时间管理可减轻工作压力 掌握有效的时间管理策略 除了能避免时间截止时所带来的压力 能提早完成工作 不造成紧张与不安感 有效时间管理可思考工作计划 有效的时间管理 使领导者与成员可获致充裕的时间回顾与评鉴 进行下一步计划之安排与思考 探求其改善与努力的方向 有效时间管理可提高组织效能 有效的时间管理可使领导者与成员在工作时间内获致更多的 空白时间 来从事重要但不紧急的事务 进而提高组织效能 有效时间管理可促进目标达成 这是许多领导者最重要的目的 为了让组织的目标能快速的达成 有效率的完成组织的使命 时间管理存在的问题 01 想到哪里 做到哪里 无计划 02 花过多时间思考要做的事 担心这个担心那个 找借口推迟行动 拖延 03 花费时间给别人帮忙 而忽略自己的事情 大包大揽 04 会议没有议题 跑题偏题 浪费时间 会议病 时间管理存在的问题 05 突然到访的客人及电话 会打乱原来的时间安排 不速之客 06 找文件 同事打扰 走神等 干扰 07 老是想着过去犯的错误和失去的机会 唏嘘不已 又或者空想未来 这两种心境都是极浪费时间的 惋惜不已或做白日梦 08 消极情绪使人失去干劲 工作效率下降 消极情绪 时间管理的原则 时间管理四象限 20 80原则 对象原则 目标原则 有序原则 1 目标刺激我们奋勇向上在人生旅途上 没有目标就好像走在黑漆漆的路上 不知往何处去 美国一份统计结果显示 一个人退休后 特别是那些独居老人 假若生活没有任何目标 每天只是刻板地吃饭和睡觉 虽然生活无忧无虑 但他们后来的寿命一般不会超过7年 目标原则 2 有目标才有结果目标能够激发我们的潜能 那么我们究竟如何选择或是指定目标呢 有两个方面需要考虑 1 目标要符合自己的价值观 2 要了解自己目前的状况 成功完全是一种个人现象 只有你所完成的事情和你的价值观相符 你才会觉得成功 目标原则 3 如何制定目标一个目标应该具备以下五个特征才可以说是完整的 1 具体的 specific 2 可衡量的 measurable 3 可达到的 Canbeachieved 4 相关的 relevant 5 基于时间的 time based 目标原则 时间管理的原则 20 80原则 对象原则 目标原则 有序原则 时间管理四象限 有计划 有组织的进行工作 就是把目标正确的分成工作计划 通过采取适当的步骤和方法 最终达成有效的结果 通常体现在以下五个方面 将有联系的工作进行分类整理 将整理好的各类事物按流程或轻重缓急加以排列 按排列顺序进行处理 为制定上述方案需要安排一个考虑的时间 由于工作能够有计划的进行 自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行 哪些是可以同时进行的工作 有序原则 有序原则 做计划的步骤 探寻完成目标的各种途径 2 选定最佳的完成方式 将最佳途径转化成月 周 日的工作事项 4 编排月 周 日的工作次序并加以执行 5 确立目标 1 3 定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径可行性 6 有序原则 行动 有了计划 就必须要有行动 行动是一件了不起的事情 1 切实实行你的计划和创意 以便发挥它的价值 不管主意有多好 除非真正身体力行 否则永远没有收获 2 实行时心理要平静 估计困难 做好准备 及时调整 时间管理的原则 对象原则 目标原则 有序原则 时间管理四象限 20 80原则 以目标的实现为导向 一般认为是按照事情的紧急程度来判断事物处理的先后顺序的 假如越是紧急的事 其重要性越高 越不紧急的事情 重要性越低 可以遵循上面的判断规则 可是在大多数情况下 越重要的事情越不紧急 例如参加管理技能培训 向上级提出改进营运方式的建议 培养接班人等 如果我们按事情的 缓急程度 办事的话 不但使重要事情的履行遥遥无期 而且使自己经常处于危机或紧急状态下 最大的恶果是原来不紧急的事必然转化为重要又紧急的事 时间四象限原则 时间四象限原则 现在你不妨回顾一下上周的工作和生活 你花在哪个象限的时间最多 请注意 在划分第一和第三象限时要特别小心 急迫的事很容易被人误解是重要的事 其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的指标 如果答案是肯定的 便应归入第三象限 时间四象限原则 时间管理的原则 目标原则 有序原则 时间管理四象限 20 80原则 对象原则 20 80原则 合理的安排时间 按事情的 重要程度 编排行事优先次序的准则是建立在 重要的少数与琐碎的多数 的原理基础上 例如 80 的销售来源自20 的顾客 80 的电话是来自20 的朋友 80 的总产量来自20 的产品 80 的财富集中在20 的人手中 时间管理的原则 有序原则 时间管理四象限 20 80原则 对象原则 目标原则 任何人类的组织 不论大小 都有其周而复始的节奏性 周期性 而我们作为社会或是团体组织中的一员 毫无疑问的要与周边的部门或人发生联系 在这种情况下 我们需要互相尊重对方的时间安排 也就是说要与别人的时间取得协作 认清并适应组织的节奏性与周期性是成功的要素 你也许拥有全世界最伟大的广告构想 但是如果你在各公司都已做完广告预算后才提出你的构想 你可能就不会有太好的运气 可能要等到几个月后 你的构想才会被慎重考虑 甚至可能会一不小心扔到垃圾桶里 对象原则 与别人的时间取得协作 时间管理技巧 让你的工作轻松高效 提前做好一天的规划 可以提前一天 也可以提前一个星期 比如在头一天工作结束后或者周五下班之前 花五分钟的时间来计划一下第二天或者下个星期的工作 把桌子收拾干净 然后把接下来要做的任务列成清单 再根据紧急程度或者重要程度排出优先次序来 时间管理技巧 让你的工作轻松高效 给每个待做的任务设定时间段 每一个不同的任务都应该有自己所需的时间 例如 写工作总结 30分钟 等等 这会帮助你跟踪了解自己一天的时间都是怎样利用的 同时也可以帮助你更好地进行多任务安排 时间管理技巧 让你的工作轻松高效 应对突然来访的客人 为工作创造安静的时间迅速起身结束讨论安排特定的时间会面避免浪费别人的时间 时间管理技巧 让你的工作轻松高效 在会议中节省你的时间 1 会议有必要吗 2 写下议程3 按时开始 按时结束4 先说最重要的事项5 概括总结6 分配具体的责任7 做好会议记录并互相传阅 时间管理技巧 让你的工作轻松高效 办公室美学 秩序是一种美 均匀 对称 平衡和整齐的事物能给人一种美感 简洁就是速度 条理就是效率 整洁的办公环境 让人心情愉悦 节省寻找文件物品的时间 能提高工作效率 时间管理技巧 让你的工作轻松高效 偶尔休息一下 这件事看上去不错 可对于那些常常陷入工作不能自止的人来说 就显得相当困难了 因为休息可能会干扰他的工作热情或者思路 灵感什么的突然就不见了 不过 你得明白休息的重要性 然后试着训练自己学会休息 你一天的绝大部分时间都坐在电脑前 可能除了上厕所连伸展一下身体的机会都没有 因为连午餐都是送到面前的盒饭 你的脑神经和整个肢体早已经陷入麻木状态了 不需要很长时间 每天进行几次5分钟的休息就可以让你从生理到心理都很快恢复过来 时间管理技巧 让你的工作轻松高效 在一天的工作结束后 留给自己一些可以期待的事情做 也许你非常喜欢读书 那么可以赶紧去开始阅读那本精彩的小说 也许你只是想坐下来看看报纸 或者跟孩子 宠物在一起玩玩闹闹 如果是做一顿简单但很美味的晚餐呢 有可期待的事情要做 会帮助你迅速从繁忙的工作模式中解脱出来 让你不会觉得 为什么工作总是占用自己那么多时间 这也是时间管理中非常重要的一点 你可要牢记在心了 时间管理工具 使用OA时间安排 OA系统 计划 会议 日程 时间安排 可以安排工作任务的时间 并共享 安排给别人 还可以设置提前提醒 时间管理工具 使用OA时间安排 时间管理工具 使用OA时间安排 时间管理工具 待办单 待办单 将每日要做的一些工作事先列出一份清单 排出优先次序 确认完成时间 以突出工作重点 避免遗忘 未完事项留待明日 待办单主要包括的内容 非日常工作 特殊事项 行动计划中的工作 昨日未完成的事项等 待办单的使用注意 每天在固定时间制定待办单 一上班就做 只制定一张待办单 完成一项工作划掉一项 待办单要为应付紧急情况留出时间 最关键的一项 每天坚持 时间管理工具 使用OA工作计划 02 03 04 01 建立管理秩序 提升管理技巧 实现公司及个人目标 考核的起点和基础 减轻管理者管理压力 为什么要制定工作计划 时间管理工具 使用OA工作计划 制定计划的依据 SMART原则 Specific明确性 Measura