--“时间管理与工作效率提升”PPT课件.pptx

时间管理与工作效率提升 莫勇波博士 1 讲课提纲 导入 时间管理概述一 制定目标 确立工作重点二 四象限时间管理法则三 二八时间管理法则四 工作计划的制定五 为重要任务做万成准备六 碎片化时间管理后记 合理安排工作与休闲 2 时间的经济价值 每天工作8小时 每年242个工作日 3 时间是不可移动的没有办法储存时间无法增加时间 借不到 买不到 租不到 时间的本质特性 4 5 没有目标 命中是偶然的 打不中是必然的 1 明确你的工作目标 一 制定目标 确立工作重点 6 从单位目标与部门目标出发 设立个人目标 2 目标的设定 7 目标制定的Smart原则 8 3 衡量当前的工作重点与目标之间的关系 您现在工作中在哪些方面花费时间最多 这些工作是否服务于你现阶段的中心目标 9 1 时间的四象限法则 二 四象限时间管理法则 10 1 四象限时间管理法则 第1象限 重要且紧急 第2象限 重要但不紧急 第3象限 不重要但紧急 第4象限 不重要不紧急 紧急性 11 马上就做 制定工作计划 交由下属做 敢说不 删掉 12 2 确立重点 确立轻重缓急次序 没有工作重点的后果我们要 做最重要的事项 做最优先的事项 做最紧急的事项 13 3 成功人士的时间安排 1 要事第一 合理安排紧急与要事的关系 2 计划周密 而且总能按计划执行 3 多投资与目标相关的重要事项 拿出大量的时间做重要工作的准备工作 4 尽量避免紧急事项 防患于未然 5 不做那些非生产性的工作 14 三 二八时间管理法则 15 1 帕累托原理 避免将时间花在琐碎的多数问题上 避免将时间花在琐碎的多数问题上 因为就算你花了80 的时间 你也只能取得20 的成效 你应该将时间花于重要的少数问题上 因为掌握了这些重要的少数问题 你只花20 的时间 即可取得80 的成效 16 2 艾维李效率法 美国管理学家艾维李提出了 10分钟6件事效率法1 列出明天 下周 下月 要做的6件重要事情 2 把这6件事情按重要程序排序 分成功之路号 2号 3号等 3 上班开始先做1号 完成之后做2号 再做3号 依次类推 直至下班结束 17 3 确定重要任务 解决问题 的关键措施 要懂得抓重点 抓关键 而不是婆婆妈妈啥事都做啥都没做好 要找到重要任务的关键措施关键措施即是能够发挥牵一发而动全身的作用 关键措施之外的其他措施只作为辅助性措施 若有时间则操作 没有时间就省略 做事抓不着重点 鸡毛蒜皮 婆婆妈妈做了一大堆 最终累人累已 浪费时间 木有用 18 1 将工作区分为重要工作与常规工作 重点工作 最有效益的工作 要采取万全策略 做到完美极致 常规工作 例行性工作 要流程化 简单化 快速做完 压缩时间 四 为重要任务做万全准备 19 2 提前准备 磨刀不误砍柴工 计划安排周密合理么 物料 工具 资源 资金 准备准备充足了么 技能 能力 是否具备 准备好了没有 人员是否足够 是否合用 心态是否调整好 是否准备好了做事 积极 消极 20 持续改进 持续进步 P D C A P D C A P D C A 特点 周而复始 大环带小环 阶梯式上升 进步 再进步 正式实施 21 1 制定计划的剥洋葱法 从目标出发 制定计划必须确定主要目标与主要计划 实现目标的过程是由现在到将来 由小目标到大目标 一步步前进的 但是运用 剥洋葱法 则是由将来到现在 由大目标到小目标层层分解 设定目标 实现计划 五 工作计划的制定 22 剥洋葱图 23 2 月计划制定的方法与步骤 1 以年度目标为指针 以剥洋葱的办法确定本月目标 2 以本月目标为指针 提出确保本月目标落实的具体任务 3 从本月任务中确定工作重点并将之具体落实到每周的安排中 将之标注在每周重点任务栏上 4 填写常规工作 例行性 和其他需处理的事项 24 3 月计划制定的范例及练习 25 1 确定本周的工作目标2 列出所有一周要做的事情并按照重要性进行排列 3 确定截止时间 最后完成时间 4 具体安排到每天的工作日程中 4 周计划的制定 26 5 周计划制定的范例及练习 时间安排上要不可安排得太满 要留有余地 27 1 确定目标 写下任务2 确定优先顺序 简化及授权3 列出待办清单 估计各项事务的时间长短4 留些缓冲时间给未预见的事情 5 排出日程表 6 日计划的制定 28 7 日计划制定的范例及练习 时间安排上要不可安排得太满 要留有余地 29 华罗庚 时间由分秒积成 善于利用零星时间的人 才会做出更好的成绩来 钻时间的空子 六 碎片化时间管理 30 整理办公桌草拟信函回复电话 邮件批复阅读文件闭目养神 1 填补法 琐碎事琐碎时间完成 31 工具 瑞士奶酷法 1 工作中 生活中并不是一件事完成了才开始另一件事的 某项事需要花30个小时 但并不是需要我们找一个30小时的完整时段 而是几分钟 几小时的积蓄下来的 2 因此 需要做一个事项进度表 将这一事项分解成为若干小事 并把其安排在碎片化时间内完成 3 有些事项 非常棘手 若你一连几小时花在上面的话 会非常折磨人 不如将其分解成若干小事 利用碎片化时间一点一点点的往前推进 最后就可以发动总攻 攻克难关 32 1 合并同类事项 同类会议合并 同类文件相继性完成 同类事项一次性完成 相似业务相继一起做完 2 创造时间区间 早到或晚走 3 逆势操作 避开上下班交通堵塞时 避开午餐人多时 2 合并法 化零为整提高效率 33 3 并行法 与碎片化时间并行 回家与运动并行 走路回家 回家与学习 打电话并行 路上打电话 车上观察思考 看书 等待与学习并行 把等待的时间利用起来 等待开会时看看文章 行业新闻 看别人的广告创意 看英文单词 听英文广播 出差与工作并行 出差时顺便收集客户信息 情报 计划构想 开会与工作并行 开无聊会议时签批文件 闲散时间打电话 打电话给家人 电话关心下属 电话同事维护同事关系 电话问候领导 闲散时间聊聊天 找喜欢跟你聊天的人聊聊天 保持感情 闲散时间参加聚会 参加一些必要的聚会 维护关系圈子 34 统筹并行法 项目管理统筹法 35 劳逸结合 和谐管理 注意劳逸結合工