第章采购运作管理ⅡPPT课件.pptVIP

第6章采购运作管理 1 6 1采购质量管理6 2采购结算管理6 3外协采购管理6 4采购绩效评估 主要内容 2 6 1采购质量管理 6 1 1采购质量管理概念及意义6 1 2采购质量管理的内容6 1 3采购质量问题处理 3 6 1 1采购质量管理概念及意义 影响产品质量的原因多种多样 错综复杂 既有内部原因 也包括外部环境影响 如图6 1所示 4 6 1 1采购质量管理概念及意义 采购质量管理指针对采购质量方面问题的计划 组织 领导和控制活动 通常包括制定质量方针和质量目标 质量策划 质量控制 质量保证和质量改进 采购质量管理是一个完整的过程 贯穿于整个采购流程 如图6 2所示 5 采购质量管理流程 6 6 1采购质量管理 6 1 1采购质量管理概念及意义6 1 2采购质量管理的内容6 1 3采购质量问题处理 7 6 1 2采购质量管理的内容 1 事前规划 确定清晰的物料规格关于质量最简单的定义就是符合规格 由此可见 规格必须是清晰的 物料的规格确定方法取决于所订购物料的种类 物料种类不同 其规格也大不相同 1 原材料 2 零部件 8 6 1 2采购质量管理的内容 2 事中执行 选择合适的供应商供应商管理一般包括供应商的开发 选择 评价和关系管理等方面 具体内容会在第7章详细描述 采购方还可以协助供应商建立品管制度 定期或不定期检查供应商是否按照规范施工 派驻检查员抽查供应商在制品的质量 监视供应商的质量管理措施是否落实 确保采购品的质量没有异常状况 9 6 1 2采购质量管理的内容 3 事后考核 利用有效地检验方式根据合同规定的交货期 供应商在按订单生产备货完成之后 向采购方发出交货通知 通知采购方进行货物的验收 目前 采购产品检验方式主要有三种 免检 自检和第三方检验 10 6 1 2采购质量管理的内容 表6 9某公司液晶屏检验记录单 11 6 1 2采购质量管理的内容 表6 10某公司液晶屏检验异常报告单 12 6 1采购质量管理 6 1 1采购质量管理概念及意义6 1 2采购质量管理的内容6 1 3采购质量问题处理 13 6 1 3采购质量问题处理 不合格产品的处理对于这些不合格的产品 需要建立一套清晰透明的处理体系 1 需要对不合格产品进行标记分类 2 对不合格产品进行责任认定 3 选择不合格产品的处理方式 14 6 1 3采购质量问题处理 表6 11某公司退货单 15 6 1 3采购质量问题处理 2 供应商供货质量综合评定企业自行建立一套供应商供货质量综合评价体系 分为供应商供货种类 供货数量 供货质量 供货速度等方面 给每个方面分配权重 进行打分 随时更新数据 16 6 1采购质量管理6 2采购结算管理6 3外协采购管理6 4采购绩效评估 主要内容 17 6 2采购结算管理 6 2 1采购结算管理流程6 2 2采购结算方式6 2 3采购结算管理要点 18 6 2 1采购结算管理流程 所谓采购结算 是指在商品经济条件下 各经济单位间由于商品交易 劳务供应和资金调拨等经济活动而引起的货币收付行为 采购结算管理一般分为四个阶段 货品验收入库 采购单据汇总 付款申请和结算付款 见图6 3 19 采购结算流程 20 6 2采购结算管理 6 2 1采购结算管理流程6 2 2采购结算方式6 2 3采购结算管理要点 21 6 2采购结算管理 6 2 2采购结算方式1 预付货款结算方式预付货款是指企业因生产需要 在与供应商谈判过程中 按采购合同的约定 以一定的采购数量和采购价格为依据 预先支付给供应商的货款 预付货款结算管理流程如下所示第一步 采购部与选定的供应商就采购方式 付款方式 采购项目 采购价格等进行谈判 达成共识 确定预付款量 原则上不得超过总货款的50 签订采购合同 根据合同要求及采购价格进行采购订单预算 22 6 2采购结算管理 6 2 2采购结算方式1 预付货款结算方式第二步 采购部填写 预付款申请单 表6 12 报采购部经理审核 采购部经理签字后报财务部经理审核 财务部经理签署意见后报总经理审批 表6 12预付款申请单示例 23 6 2采购结算管理 6 2 2采购结算方式1 预付货款结算方式第三步 预付款申请经总经理审批后 由财务部按照程序将货款转入供应商账户 并保存付款凭证 通知供应商查收货款 第四步 供应商收到货款后进行备货 发出交货通知 第五步 采购部协同相关部门进行货物验收入库 确认无误后根据供应商提供的原始发票填写 付款申请单 表6 13 上报采购部经理 财务部经理 总经理逐级审核审批 按照合同要求支付剩余货款 24 6 2采购结算管理 表6 13付款申请单 第六步 财务部存档 交易完成 25 6 2采购结算管理 6 2 2采购结算方式2 当场付款结算方式当场付款的采购也称为现场采购 具体管理流程如下 第一步 采购人员制定采购计划 经审批后由采购经理组织采购工作 包括对各项目的市场调查分析等 确定现金采购的项目 编制采购预算 第二步 采购人员根据采购预算申请借款 填写借款单 报采购部经理 财务部经理 总经理逐级审核审批 第三步 借款申请经总经理审批后 由财务部按照程序拨付借款 第四步 采购部领取借款 到达事先确定的采购地点 如订货会 展销会或者供应商场等 进行采购 根据企业实际要求与供应商议价 达成一致后进行交易 26 6 2采购结算管理流程 6 2 2采购结算方式2 当场付款结算方式第五步 供应商备货 采购人员预支结算货款 现场支付现金 供应商收款后开具发票 第六步 采购人员整理各式单据 列明各项费用情况 填写报销单 交由采购部经理 财务部经理 总经理逐级审核 第七步 总经理签字后 财务部会计人员核销后存档 工作结束 27 6 2采购结算管理 6 2 2采购结算方式3 后付款结算方式 1 货到付款方式 2 月结方式 3 用量挂账方式 28 6 2采购结算管理 6 2 1采购结算管理流程6 2 2采购结算方式6 2 3采购结算管理要点 29 6 2 3采购结算管理要点 1 企业内部控制 1 适当的岗位职责分离 2 正确的授权审批 3 充分的凭证和记录 4 必要的监督检查 30 6 2 3采购结算管理要点 2 结算过程中出现的问题及处理方法 企业采购业务中 由于供应商生产 运输 装卸等种种因素影响 采购的货物会发生溢余短缺等情况 需要根据不同的情况进行相应处理 31 6 2 3采购结算管理要点 1 入库数量与发票数量不一致 表6 14入库数量大于发票数量处理 2 结算过程中出现的问题及处理方法 32 6 2 3采购结算管理要点 表6 15入库数量小于发票数量处理 2 结算过程中出现的问题及处理方法 33 6 2 3采购结算管理要点 2 订单数量与入库数量不一致 问题3 C公司向供应商A订购常用电器零部件100个 供应商备货后发出交货通知 采购方验货后发现该零部件有120个 入库数量大于订单数量 处理方法 该种情况发生在C公司与该供应商建立了长期友好的合作关系 且采购物品是常用的 多次采购的基础之上 由于供应商自身生产 或者装运时为了更好的利用空间 供应商会将多余的产品一并发给采购方 如果下次采购方订购100个零部件 供应商可以交货80个 同理 如果此次供应商只发货70个 需在下次补齐所欠的30个 针对此种问题的处理方式是建立供应商往来账 将这些交易情况 订单发货收货数量都记录在案 在双方规定的账期内进行结算 2 结算过程中出现的问题及处理方法 34 6 1采购质量管理6 2采购结算管理6 3外协采购管理6 4采购绩效评估 主要内容 35 6 3外协采购管理 6 3 1外协采购决策6 3 2外协采购流程6 3 3外协采购方式6 3 4外协采购管理要点 36 6 3 1外协采购决策 1 外协采购决策的原则 1 专注核心业务 2 低成本 3 高质量 4 缩短交货期 6 3外协采购管理 37 6 3 1外协采购决策 2 外协采购决策应该考虑的因素 1 内部因素企业是否选择外协采购 首先需要考虑自身因素 如自己是否具备产品 零部件加工能力 加工成本是多少 加工周期多长 是否需要添置额外的厂房和设备及人员 是否有利于发挥企业的核心竞争力 如果得到否定的答案 企业则需要选择外包 2 外部因素在分析了内部因素之后 企业还需要考虑外部因素 如市场上是否有合适的供应商 供应商的地理位置是否方便产品 零部件的运输 国家宏观政策对产品 零部件的影响 技术发展水平与可得性等 6 3外协采购管理 38 6 3 1外协采购决策 3 外协采购决策的制定过程 39 外协采购流程 图5 4采购合同管理流程 40 6 3外协采购管理 6 3 1外协采购决策6 3 2外协采购流程6 3 3外协采购方式6 3 4外协采购管理要点 41 6 3 2外协采购流程 1 外协采购申请外协采购申请由企业工艺部门提出 经过企业相关部门评审 确定需要外协的产品品种 零部件和某些零件的外协工序 然后设计部门提出相关的技术要求 工艺部门提出相关的工艺要求 质检部门提出相关的质检要求 由采购部门汇总 形成外协件总需求 6 3外协采购管理 42 6 3 2外协采购流程 2 外协供应商选择标准制定 43 6 3 2外协采购流程 2 外协供应商选择标准制定 44 6 3 2外协采购流程 3 外协供应商选择外协供应商选择与一般供应商选择类似4 商务谈判应用谈判技巧对合格外协供应商逐一进行商务谈判5 签定外协加工合同经过双方友好协商 就外协加工条款达成一致 在 中华人民共和国合同法 的框架下 形成外协加工合同 双方签字 盖章后生效 6 监控加工质量 45 6 3外协采购管理 6 3 1外协采购决策6 3 2外协采购流程6 3 3外协采购方式6 3 4外协采购管理要点 46 6 3 3外协采购方式 外协采购的方式一般包括产品外协 零部件外协 部分加工工序外协三类 产品外协产品外协是指企业将产品设计好之后 全部委托其他企业进行生产和组装 然后由该企业进行销售 2 零部件外协零部件外协是指产品中的部分零部件委托给其他企业生产的情况 3 部分工序外协企业在零部件加工过程中 某些工序由于设备或技术原因 自己无法完成 需要其他企业协助完成 47 6 3外协采购管理 6 3 1外协采购决策6 3 2外协采购流程6 3 3外协采购方式6 3 4外协采购管理要点 48 6 3 4外协采购管理要点 外协采购管理是个动态管理的过程 与一般采购管理相似 这里仅就外协供应商管理 外协价格管理 外协件质量管理和与外协供应商建立长期合作关系进行讨论 49 6 3 4外协采购管理要点 1 外协供应商管理企业首先需要建立外协供应商评价标准 然后应用此标准去选择外协供应商 在选择过程中 主要是实地考察供应商的生产工艺 生产设备 要从生产能力 技术水平 质量保证和价格合理等多方面进行考察 与一般供应商管理方式相类似 外协供应商也需要经过开发 调查 认证 选择等步骤 50 6 3 4外协采购管理要点 2 外协价格管理企业应该成立一个以财务部门为主的采购价格小组 完善采购价格管理机制3 外协件质量管理外协零部件 不论是成品还是半成品 理论上都要经过质检部门严格检查 不合格的零部件 不得入库4 重视与外协供应商建立长期合作关系与供应商关系管理类似 每年可以集中一至二次对外协供应进行评比 质量信得过又能按时交货的外协供应商应给予一定的奖励 以继续发展双边关系 反之出了问题又得不到及时纠正的外协供应商 应根据合同法予以解除 51 6 1采购质量管理6 2采购结算管理6 3外协采购管理6 4采购绩效评估 主要内容 52 6 4采购绩效评估 6 4 1采购绩效评估概述6 4 2采购绩效评估指标体系6 4 3采购绩效评估标准6 4 4采购绩效评估方法 53 6 4 1采购绩效评估概述 1 采购绩效评估的含义采购绩效包括采购效益和采购业绩 是指采购产出与相应的投入之间的对比关系 54 6 4 1采购绩效评估概述 2 采购绩效评估的意义 1 为企业提供决策支持 2 促进企业内外良好沟通 3 提高采购业务的透明度 4 为员工提供激励和指导 55 6 4 1采购绩效评估概述 3 现有企业采购绩效评估存在的问题 1 管理层面存在的问题1 决策层没有给予足够的支持2 采购绩效评估人员缺乏必要的沟通与反馈3 采购绩效评估集中于采购部门 2 采购绩效评估体系存在的问题1 绩效评估指标不健全 指标缺乏战略性高度2 绩效评估只关注于结果3 往往只关注财务指标4 绩效评估指标缺乏重点 56 6 4采购绩效评估 6 4 1采购绩效评估概述6 4 2采购绩效评估指标体系6 4 3采购绩效评估标准6 4 4采购绩效评估方法 57 6 4 2采购绩效评估指标体系 企业在进行采购绩效评估指标体系的构建时 可以从三个层面进行采购绩效评估 即战略层面 战术层面和运作层面 1 战略层面采购绩效评估的一个重要指标是采购战略与企业战略的匹配度2 战术层面采购绩效评估还需要考察企业是否形成供应商联盟3 运作层面主要对采购运作过程中的各项活动进行评估 58 6 4采购绩效评估 6 4 1采购绩效评估概述6 4 2采购绩效评估指标体系6 4 3采购绩效评估标准6 4 4采购绩效评估方法 59 6 4 3采购绩效评估标准 1 历史绩效2 预算或标准绩效3 同业平均绩效4 目标绩效 60 6 4 3采购绩效评估标准 1 历史绩效选择公司以往的绩效 作为评估目前绩效的基础 是相当正确 有效的做法 但只有在公司采购部门 无论组织 职责或人员等都没有重大变动的情况下 才适合使用此项标准 61 6 4 3采购绩效评估标准 2 预算或标准绩效若过去的绩效难以取得或采购业务变化甚大 则可以以预算或标准绩效作为衡量基础 标准绩效具有固定性 持续性 可达成性和挑战性 62 6 4 3采购绩效评估标准 3 同业平均绩效若企业其他同业公司在采购组织 职责及人员等方面相似 则可与其进行绩效比较 以辨别彼此在采购工作成效上的优势 若个别公司之绩效资料不可得 则可以整个同业绩效的平均水准来比较 63 6 4 3采购绩效评估标准 4 目标绩效预算或标准绩效代表在现况下 应该 可以达成的工作绩效 而目标绩效则是在现况下 非经过一番特别的努力 否则无法完成的较高境界 目标绩效代表公司管理当局 对工作人员追求最佳绩效的 期望值 64 表6 17某公司2013年第一季度采购绩效考核表 65 6 4采购绩效评估 6 4 1采购绩效评估概述6 4 2采购绩效评估指标体系6 4 3采购绩效评估标准6 4 4采购绩效评估方法 66 6 4 4采购绩效评估方法 1 定期评估定期评估是配合公司年度人事考核制度进行的2 不定期评估不定期绩效评估 是以专案的方式进行的 67 本章小结 本章是采购运作管理的第二部分 重点介绍了采购质量管理 采购结算管理 外协采购管理与采购绩效评估等 与采购成本管理相似 采购质量管理也贯穿整个采购过程 采购质量是整个产品质量问题的源头 企业可以通过事前规划 事中执行与事后考核三步走来进行采购质量控制 事前规划是指确定清晰的物料规格 规格即生产的成品或所使用的原材料 零部件等规定的质量标准 关于质量最简单的定义就是符合规格 事中执行是指选择合适的供应商 有能力 信任度高的供应商有利于提高采购质量 事后考核是指利用有效的