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第6章电子表格处理软件 ExcelforWindows 6 1Excel2003概述6 2工作表的建立和编辑6 3工作簿的管理和编辑6 4图表的制作思考题 1 6 1Excel2003概述使用表格来处理数据 具有条理清晰 简洁明了的优点 所以在日常工作中 人们经常要编制和处理各种表格 由于计算机的发展 诞生了电子表格 电子表格 SpreadSheet 是指画在屏幕上的表格 它因使用电子技术而得名 在美国和欧洲等计算机普及的国家 PC用户大量使用表格处理系统 已经习惯了 一切皆表格 的思维方式 Excel是Microsoft公司开发的表格处理系统 也是Microsoftoffice的一个重要组成软件 随着Excel引入我国 特别是Excel5 0中文版的诞生 使Excel也在我国迅速推广 现在国内用户最常用的是Excel2003 本章主要介绍中文版的Excel2003中文版的一般功能及常用操作方法 2 6 1 1Exce12003的功能与特点1 主要功能表格编辑功能 2 表格管理功能 3 设置工作表格式 4 绘制统计图表 5 数据列表管理 3 2 主要特点 1 Excel2003将工作表组织为工作簿 使表格处理从二维空间扩充为三维空间 2 Excel2003提供了上百种统计图 使数据的表示更加直观和丰富多彩 3 允许在工作表中使用公式与函数 这样大大简化了Excel2003的数据统计工作 4 Excel2003继承了Windows2000风格的用户界面 5 通过Windows9x操作系统的OLE技术 Excel2003可以与Windows9x的其它应用程序 如Word2003 共享信息 4 6 1 2Excel2003的运行环境 运行与退出1 运行环境中文Excel2003在中文Windows95 98 NT 2000 ME XP平台上都可以运行和使用 所以系统必须具有支持中文Windows9x NT 2000 XP的硬件环境 2 运行在WindowsXP中开始运行Excel2003 又可分为用开始菜单启动 用资源管理器启动等多种方法 5 1 用开始菜单启动 其步骤如下 单击 开始 菜单 再单击 程序 菜单的 MicrosoftExcel 命令 就可以开始运行Excel2003 且开启了一个默认的Excel工作簿 2 用资源管理器启动 其步骤如下 在资源管理器中 找到所要运行的Excel工作簿文件 文件后缀名是xls 双击该文件 可以运行Excel2003 且打开了所要运行的Excel工作簿 6 3 退出同标准的Windows程序退出操作相同 用鼠标执行 文件 退出 命令来退出Excel2003 单击窗口的关闭按钮也可退出Excel2003 ALT F4退出 7 6 1 3Excel2003的基本操作界面 图6 1Excel2003的基本操作界面 8 1 常用工具栏 图6 2常用工具栏中的按钮工具 1 新建 按钮 2 打开 按钮 3 保存 按钮 4 电子邮件 按钮 5 打印 按钮 6 打印预览 按钮 9 7 拼写和语法 按钮 8 剪切 按钮 9 复制 按钮 10 粘贴 按钮 11 格式刷 按钮 复制后粘贴单元格及对象的格式 12 撤销 按钮 取消上一步的命令或动作 13 恢复 按钮 恢复上一步的命令或动作 14 插入超级链接 按钮 在光标处插入超级链接 15 自动求和 按钮 插入求和函数并建议求和的区域 10 粘贴函数 按钮 17 升序 按钮 18 降序 按钮 19 图表向导 按钮 绘图 按钮 21 显示比例 下拉按钮 22 MicrosoftExcel帮助 按钮 23 其它按钮 11 图6 3格式工具栏 2 格式工具栏 12 1 字体 下拉按钮 2 字号 下拉按钮 3 加粗 按钮 4 倾斜 按钮 5 下划线 按钮 6 左对齐 按钮 7 居中 按钮 8 右对齐 按钮 9 合并及居中 按钮 10 货币样式 按钮 11 百分比 按钮 12 千位分隔样式 按钮 13 增加小数位数 按钮 14 减少小数位数 按钮 15 减少缩减量 按钮 16 增加缩减量 按钮 17 边框 列表按钮 18 填充色 列表按钮 19 字体颜色 列表按钮 20 其它按钮 13 3 编辑栏 图6 4编辑栏 1 名称框 2 取消 按钮 3 确认 按钮 4 编辑公式 按钮 5 输入 编辑行 14 4 工作区Excel的工作区是一张表 如图6 5所示 图6 5工作区 15 1 单元格 指工作区中的一格 由行和列划分出来的方格 也称为 单元 单元格是Excel2003的基本工作单位 2 当前活动单元 此单元 格 是输入焦点 即在此单元格中可以直接输入文字 数字或公式 将鼠标移到一个单元格 单击鼠标 此单元格就成为当前活动单元 3 填充控点 拖动此点可以复制或清除单元格中的数据 4 工作表标签 工作表的名称 16 5 活动工作表标签 正在操作的工作表的名称 6 工作表标签分隔线 移动此分隔线可以增加或减少显示工作表标签 7 窗口水平分隔线 移动此分隔线可以把工作区从水平方向上划分为两个窗口 并可改变窗口的大小 使用水平分隔线的好处是当工作表比较长 同一屏幕显示不完的时候 可以在上半窗口中仅显示列标题 而在下半窗口中滚动数据 使所需的数据显示出来 移动窗口水平分隔线的方法是将光标移到窗口水平分隔线处 当光标变为上下箭头的形状时 按下鼠标不放 向下 或向上 拖曳鼠标 达到适当的位置后 再释放鼠标 要将窗口分隔取消 只要将窗口水平分隔线拖到工作区顶部即可 17 8 窗口垂直分隔线 移动此分隔线可以把工作区从垂直方向上划分为两个窗口 并可改变窗口的大小 使用水平分隔线的好处是当工作表比较宽 同一屏幕显示不完的时候 可以在左半窗口中仅显示行标题 而在右半窗口中滚动数据 使所需的数据显示出来 移动窗口垂直分隔线的方法是 将光标移到窗口水平分隔线处 当光标变为左右箭头的形状时 按下鼠标不放 向左 或向右 拖曳鼠标 达到适当的位置后 再释放鼠标 要将窗口分隔取消 只要将窗口垂直分隔线拖到工作区的垂直滚动条处即可 9 全选 按钮 单击 全选 按钮可将当前工作表的所有单元格全部选择 返回节目录 18 6 2工作表的建立和编辑 中文Excel2003的主要功能就是处理报表 即对大量数据进行计算和分析 建立并编辑工作表是Excel2003最重要的部分 假设表6 1是某计算机公司一个月的配件销售表 用Excel2003来管理这样的表是很方便的 下面就以该表为例进行工作表的学习 19 6 2 1建立工作表 1 打开工作表在默认情况下 Excel2003中每个工作簿包含3张工作表 启动Excel2003时 如果未指定工作簿的文件名 系统将自动打开一本新的工作簿 并为它取默认名Book1 xls 其中 xls是Excel2003为工作簿文件规定的统一扩展名 20 默认情况下在工作簿窗口内显示的是第一张工作表Sheet1 此时在状态栏的工作表标签中Sheet1被加亮并在下方出现一条下划线 如果你想用第二张工作表建立销售表 只需移动鼠标指针 在工作表标签的Sheet2上单击一下即可 此时Sheet2将代替Sheet1加亮显示并出现下划线 其实 Book1 Sheet1 Sheet2等默认名也是可以改变的 例如你可以把Book1改变为 销售 Sheet1改成 一月 Sheet2改成 二月 等等 改名的操作详见6 3 2节 21 2 输入数据选定空白的工作表 例如Sheet1 后 就可以输入数据了 输入的数据可以为常量 也可以是公式和函数 Excel2003能够识别常量数据 包括文本型 数值型和日期时间型等 并支持简单数据输入 区域数据输入和系列数据自动填充等3种输入方法 在讨论这3种输入方法前 先对输入数据的类型进行说明 1 输入数据的类型 当向单元格输入常量数据时 Excel2003能自动把它们区分为文本 数值和日期时间等3种类型 22 日期或时间数据 Excel2003内置了一些日期与时间的格式 当输入数据与这些格式相匹配时 Excel2003将把它们识别为日期型数据 yy mm dd dd mm yy h mm AM PM 等都是Excel2003常用的内置格式 文本数据 Excel2003除被识别为公式 一律以等号 开头 参阅6 2 2节 数值或日期型的常量数据外 其余的输入数据均认为为文本数据 文本数据可以由字母 数字或其它字符组成 在单元格中显示时一律靠左对齐 23 2 简单数据输入 简单数据输入指每选择一个单元格 输入一个数据 输入数据前需先将鼠标指针移到所选单元格中 然后单击鼠标左键 此时在该单元格四周将出现一圈加黑的边框线 表示此单元格已被激活 单元格激活后 即可输入数据 单元格还可以由键盘进行选择 当进行大量数据输入的时候 使用键盘可以加快输入速度 表6 2列出了常用的按键及其功能 24 表6 2常用的按键及其功能 25 3 按区域输入数据 所谓按区域输入 就是在选择活动单元格之前 先选定一个区域作为数据的输入范围 这种方法的优点是 当活动单元格到达所选区域的边界 例如某行 列 的行 列 尾时 如果按Tab 或Enter 键选择下一个单元格 Excel2003能自动进行换行 列 激活下一行 列 首的单元格 从而可达到简化操作 加快数据输入的目的 图6 6区域的选定 26 4 系列数据自动填充 向工作表输入数据时 有时会用到一些系列 即符合排列顺序 数据 例如一月 二月 十二月 星期日 星期一 Excel2003提供的 填充 功能 可以帮助用户快速地输入整个数据系列 而不必逐单元格输入 这种自动输入可通过 编辑 填充 命令来实现 也可用鼠标拖动 自动填充柄 来完成 后者的操作更为简捷 27 自动填充已定义的序列 Excel2003中文版预先设置了 Sun Mon Tue 星期日 星期一 一月 二月 甲 乙 丙 等中 英文数据序列 供用户按需选用 可参考图6 10 如图6 8 a 所示 若用户需在A1 A4单元内自动填充 甲 乙 丙 丁 28 填充尚未定义但有明显变化规律的序列 表6 3列出了一些有明显变化规律的序列 类似这样的规律序列数据可用 编辑 填充 命令 其操作步骤如下 表6 3有明显变化规律的序列 29 选定一个或两个单元格作为初始区域 输入序列的前一个或两个数据 如输入100 在A1格 80 在A2格 用鼠标指针将要填充到的区域全选择 如将A1 A4选择上 执行 编辑 填充 序列 命令 则A3填入60 A4填入40 30 建立自定义的 自动填充 序列 Excel2003提供的公用 自动填充 序列较少 但用户可以建立自己的 自动填充 序列 以下是建立自定义 自动填充 序列的操作步骤 选择 工具 选项 自定义序列 选项 屏幕显示自定义序列选项对话框 如图6 10所示 31 图6 10自定义序列对话框 32 在 自定义序列 框中选择 新序列 选项 然后单击 增加 按钮 光标跳到 输入序列 框中 输入新的序列 每一序列项用Enter键结束 在 输入序列 列表框中占一行 新序列建好后 单击 确定 按钮 33 6 2 2使用公式与函数 允许用公式来计算单元格中的数据 这历来是表格处理软件的特点 函数通常是公式的重要成分 在Excel2003中 函数的功能得到进一步的完善 在Excel2003中 一切公式均以 开头 例如 10 20 函数的一般形式为 函数名 例如SUM Excel遵从 由左到右 的运算规则 公式中的括号优先级最高 即在负号之前 34 1 公式 1 可用的运算符 Excel2003在公式中 可使用运算符来完成各种复杂运算 它们是算术运算符 比较运算符和文本运算符 表6 4至表6 7列出了各类运算符的用法及其优先次序 35 表6 5比较运算符 表6 6文字运算符 36 表6 7运算符的优先次序 37 2 引用单元格数据 例 计算下列各公式的值 B3 C2 B3 的 C2 是 C3 元 F3 G3 解 式的结果为 CPU进价 式的结果为 CPU的进价是1000元 式的结果为 140 这是CPU此月总销售数 批发与零售的总和 38 3 公式的应用 在Excel2003中 凡涉及到计算问题都需要输入计算公式 如果使用公式 当计算内容改变时 Excel2003会自动按照公式重新计算出新结果 并替换原来的结果 例 试利用公式计算上图销售表中的销售额 税金和利润 已知 销售额 批发量 批发价 进价 零售量 零售价 进价 税金 销售额 5 利润 销售额 税金 39 解 计算销售额 先是单击H3 输入 F3 D3 C3 G3 E3 C3 按下回车键 或是 按钮 编辑栏将显示公式 F3 D3 C3 G3 E3 C3 H3单元格直接显示公式计算出来的数值 即22003 计算税金 先单击I3 输入公式 H3 0 05 按回车键 编辑栏将显示上述公式 I3直接显示结果值 即1100 计算利润 单击J3 输入公式 H3 I3 按回车键 编辑栏显示上述公式 J3显示计算结果 即20900 其它单元格的计算与上3步类似 40 计算结束后的结果如图6 11所示 图6 11计算的结果 41 2 函数函数是Excel2003预先定义好的常用公式 Excel2003提供了11类函数 其中包括常用函数 财务 统计 文字 逻辑 查找与引用 日期与时间 数学与三角函数等 1 自动求和 SUM 函数是最常用的函数 42 2 用函数指南引导操作 Excel2003函数的一般形式为 函数名 参数1 参数2 其中 括号内的参数可以多达30个 由于函数种类多 参数不易记忆 给用户增添了困难 通过函数指南 用户可以了解函数的用途 形式与操作步骤 以SUM 函数为例 说明函数 现在仍指南的引导功能 43 例8 以图6 11中的数据为依据 计算利润的总和 用函数指南引导操作 解 单击J7单元格 以激活J7单元格 如果J7中有数据 用 Del 键清除 单击 按钮 屏幕显示 粘贴函数 对话框 如图6 12所示 图6 12 粘贴函数 对话框 44 在 函数分类 框中选择 常用函数 选项 然后在 函数名字 框中选择 SUM 单击 确定 按钮 屏幕显示如图6 13所示 Excel2003自动在Number1框中输入了J3 J6的相加范围 单击 确定 按钮 返回工作表窗口 相加结果显示在J7单元格 即131575 45 图6 13 粘贴函数 第2步 46 3 公式的复制与自动填充在上面的计算中 我们仅仅是对一个单元格输入了公式或函数 那么是不是每个需要计算的单元格都必须逐一输入公式呢 Excel2003通过公式的复制与自动填充 避免了这种低效率的重复工作 Excel2003在 编辑 菜单中提供了一种 选择性粘贴 命令 允许在向目标区域粘贴时只粘贴用户选择的内容 图6 14显示了执行这一命令时屏幕显示的对话框 47 图6 14 选择性粘贴 对话框 48 6 2 3设置工作表 对工作表的设置包括以下6个方面的内容 即行高和列宽 字体 数字格式 对齐方式以及边框线与图案 手工设置可通过 格式 工具栏的按钮或 格式 菜单中的有关命令来完成 所以有时也把对工作表的设置称为工作表的 格式化 使用工具按钮操作方便 快捷 但格式菜单能够提供的功能更强大 项目也更齐全 Excel2003提供了17种预先定义好的工作表格式 其中包括常用的分类表 统计表 彩色表格等 在一般情况下 用户只需套用其中的一种 再用手工操作对它作一些补充修改就可以满足自己的需要 49 自动套用格式可以理解为对字体 数字 对齐方式 工作表边框 颜色以及列宽行高等已定义好的格式参数的组合 在 格式 菜单中有一条 自动套用格式 命令 选择这一命令后 屏幕上弹出 自动套用格式 对话框 如图6 15 a 所显示 所有的自动格式都显示有一个范例 如果用户想对现成格式作些修改 只需单击对话框中的 选项 按钮 使原来的 自动套用格式 对话框在其下方扩展出一组 应用格式种类 复选框 如图6 15 b 所示 用户可通过这些复选框 选择一些项目进行调整或重新设置 修改结束后单击对话框的 确定 按钮 自动格式化即告完成 50 图6 15 自动套用格式 对话框 a b 51 6 2 4编辑工作表 1 修改 1 全部重输 单击单元格 会重新进入 输入状态 当输入新数据的第一个字符时 格内原有的数据即被清除 由新内容代替 2 局部修改 双击单元格 会进入 修改状态 此时可利用鼠标定位到需要修改的地方 或利用键盘上的编辑键 如方向键 Del键 BackSpace键等 直接修改有错的部分 不需要全部重新输入单元格内容 52 2 插入 清除和删除 1 插入单元格 在向工作表输入数据时 很可能发生这样的操作错误 例如误将G4 G6的数据输入到G3 G5中 此时可通过插入单元格进行修改 以例11来说明插入单元格的一般步骤 53 例11 如图6 9所示列表 但输入数据时误将G4 G6的数据输入在G3 G5 G3原来的数据40未输入 G6也没数据 请修改为正确情况 解 将鼠标指针移至需插入单元格的位置 即G3 单击鼠标左键 选择 插入 单元格 命令 屏幕显示 插入 对话框 如图6 16所示 选定现有单元格移动方向 应选 活动单元格下移 然后单击 确定 按钮 在G3中输入40 54 图6 16 插入 对话框 55 2 插入空白行或列 如要在工作表中插入一个空白行 可按如下步骤操作 将鼠标指针移至需插入的行编号处 单击鼠标左键 选择 插入 行 命令 新行即在选定的编号处生成 原有行均依次下移一行 若需插入一列 选择 插入 列 命令 新列在所选定的编号处生成 原有列向右移动 56 3 清除 清除操作既可用于清除单元格 或区域 中的内容 也可用于清除单元格 或区域 中的格式 在Excel2003中 在某单元格中输入数据后 如果仅是使用Del键删除内容 那么该单元格将继续保留原数据的格式 清除内容的操作步骤为 选定要清除的单元格或区域 使用 编辑 清除 内容 命令 所选单元格或区域中的内容即被清除 清除格式可以通过选择 编辑 清除 格式 命令来完成 57 4 删除 清除命令只能移走单元格的内容 而删除命令将同时移走单元格的内容与空间 在Excel2003的 编辑 菜单中有两种删除命令 一种叫删除工作表命令 可用于在工作簿中删除整张工作表 参阅6 3 2节 另一种就是这里所说的删除命令 用于在一张工作表中删去选定的区域 58 以下是执行删除操作的步骤 选定要删除的单元格或区域 执行 编辑 删除 命令 屏幕显示 删除 对话框 如图6 17所示 在4个删除选项中选定一项 单击 确定 按钮 图6 17 删除 对话框 59 3 移动和复制 1 移动 通过菜单移动 其操作步骤为 选择待移动的区域 例如B3 B6 执行 编辑 剪切 命令或单击工具栏中的 剪切 按钮 选定移动到的目标区域左上角的首单元格 例如B9 执行 编辑 粘贴 命令或单击工具栏中的 粘贴 按钮 于是B3 B6的内容即移至B9 B12 60 通过鼠标移动 其操作步骤为 选择待移动的区域 将鼠标指针移至选定区域的边框线上 此时光标形状将不是通常的十字形 按下鼠标左键 拖曳动鼠标指针至目标区域 松开鼠标左键 61 2 复制 通过菜单复制 其操作步骤为 选择需复制区域 例如C3 J6 执行 编辑 复制 命令或单击工具栏中的 复制 按钮 选定目标区域左上角的首单元格 例如C9 执行 编辑 粘贴 命令或单击工具栏中的 粘贴 按钮 于是C3 J6内容即复制至C9 J12中 62 通过鼠标复制 其操作步骤为 选择需复制区域 将鼠标指针移至选定区域的边框线上 按下 Ctrl 键及鼠标左键 拖曳鼠标指针至目标区域左上角 松开鼠标左键及 Ctrl 键 注意 在执行了移动或复制操作后 目标区域中原有的数据就会被新的数据替换掉 63 4 查找与替换在Excel2003中除了可查找和替换文字外 还可查找公式 但不能替换公式 1 当需在一张工作表或几张工作表 即工作组 中查看某些内容时 可使用 编辑 菜单中的 查找 命令 其操作步骤如下 执行 编辑 查找 命令 屏幕显示 查找 对话框 如图6 18所示 64 图6 18 查找 对话框 65 在 查找内容 框中输入需查找的信息 并在 搜索范围 下拉框中选择查找信息的类型 公式 值或批注 在 搜索方式 下拉框中选择 按行 或 按列 搜索 单击 查找下一个 按钮 开始查找 查到所需信息后 其所在单元格被激活 若需继续查找 可再次单击 查找下一个 按钮 否则单击 关闭 按钮退出 66 2 替换 替换是查找的延伸 适用于一次更换多处相同的内容 但它只能替换内容 不能替换公式或附注 其操作与查找相似 这里不再详述 返回节目录 67 6 3 1工作簿的管理 工作簿管理包括工作簿的建立 保存 打开 关闭 查找 显示等操作 下面简述一些常用的操作 1 建立与保存工作簿启动Excel2003后 系统即自动打开一个名为 Book1 的工作簿 用户若需另外打开其它新工作簿 可执行 文件 新建 命令 在出现的 新建 对话框中选择 工作簿 并单击 确定 按钮 如图6 19所示 6 3工作簿的管理和编辑 68 图6 19 新建 对话框 69 2 打开与关闭工作簿打开工作簿的方法和打开Word文档的方法是类似的 Excel2003的每一个工作薄都有最小化 最大化和关闭按钮 其位置是菜单栏的最右边 只需单击该工作簿的关闭按钮 即可关闭工作簿 如果单击的是Excel2003标题栏的关闭按钮 Excel2003会关闭所有的工作簿后 结束自身的运行 70 3 显示多个工作簿 1 窗口切换 当多个工作簿同时打开时 只能对其中一个进行各种操作 我们把这个工作簿称为当前工作簿 为了方便工作 当前工作薄一般是最大化的 若想将另一工作簿变为当前工作簿 应使用 窗口 菜单显示的工作簿列表来转换 2 重排窗口 若需要同时查看几个工作簿 可使用 窗口 菜单的 重排窗口 命令 Excel2003共有平铺 水平并排 垂直并排和层叠等4种窗口排列的方式 用户可以根据需要选择其中的一种 71 6 3 2工作簿的编辑 1 在工作簿中选择工作表 1 选择某张工作表 只需单击工作簿窗口工作表标签上的表名即可 如图6 20 a 表示Sheet1表被选中 图6 20选择工作表 72 2 选择多张工作表 其操作步骤如下 单击所选工作表中第一张工作表的标签 按住 Ctrl 键 依次单击其余所需工作表的标签 然后松开 Ctrl 键 以上3步完成后 在活动窗口的标题栏内会出现 工作组 字样 选定工作表的标签后 其表名以白色显示 图6 20 b 显示了Sheet1和Sheet2被选择后的情况 73 如果要取消已选定的工作组 在工作表标签上按鼠标右键 激活快捷菜单 选择其中的 取消成组工作表 命令 3 选择全部工作表 只需在工作表标签上按鼠标右键 激活快捷菜单 选择其中的 选定全部工作表 命令 如果想取消选定的全部工作表 只需单击任何一张工作表的标签即可 74 2 插入和删除工作表 1 插入工作表可使用 插入 菜单中的 工作表 命令 但首先需确定插入位置 然后进行插入操作 当要插入n张工作表时 在插入位置上也要选择连续的n张工作表 以便腾出足够的位置来存放新插入的工作表信息 2 删除工作表的操作步骤如下 选定需删除的工作表 执行 编辑 删除工作表 命令 屏幕显示删除工作表对话框 请用户确认是否继续 如图6 21所示 若需删除工作表 单击 确定 按钮 否则单击 取消 按钮 取消本次操作 75 图6 21删除工作表对话框 76 3 移动和复制工作表 1 通过拖放鼠标移动和复制工作表 移动单张工作表最简单的方法是使用鼠标拖放操作 其步骤为 选定需要移动的工作表标签 按下鼠标左键 沿标签行向新位置拖曳 当标签行上沿的倒黑色三角形指向新位置上 松开鼠标左键 77 2 使用菜单命令移动和复制工作表 选定一个或多个需要移动或复制的工作表标签 选择 编辑 菜单中的 移动或复制工作表 命令 弹出如图6 22所示对话框 在 工作簿 的下拉列表框中选择希望复制或移动到的目标工作簿 目标工作簿可以与源工作簿相同或不相同 在 下列选定工作表之前 列表框中选择被复制或移动的工作表在目标工作簿中的新位置 如果选择了 建立副本 选项 即执行复制操作 否则执行移动操作 单击 确定 按钮 78 图6 22 移动或复制工作表 对话框 79 4 重新命名工作表为方便用户使用有意义的名称 例如把Sheet1称为x月份销售表 Excel2003允许用户重新命名工作表 工作表的名字中可有空格 但长度最大不能超过31个字符 重新命名的具体操作如下 双击需更名的工作表标签 标签名会转变为黒底白字 输入新名字 然后回车 返回节目录 80 Excel2003提供了多种内置的图表类型 对于每一种图表类型 又有几种不同的格式 另外 用户还可以自己定制格式 本节将以图6 23为例对图表的制作进行简单介绍 图6 23例图 6 4图表的制作 81 6 4 1创建图表 1 插入统计图表 柱形图 是最常用的统计图形之一 下面就以插入 柱形图 为例说明插入图表的操作步骤 选择用于制作图表的数据 如选择A1 D6 执行 插入 图表 命令 或单击常用工具栏中的 图表向导 按钮 出现 图表向导 对话框 在 图表向导 对话框中的 子图表类型 中选择一种直方图 如图6 24所示 82 图6 24 图表向导 步骤1 83 单击图6 24中 下一步 按钮 出现 图表数据源 对话框 单击 图表数据源 对话框的 下一步 按钮 出现 图表选项 对话框 在 图表选项 对话框的 标题 选项卡的 图表标题 分类 X 轴 等文本框中输入数据 如图6 25所示 84 图6 25 图表向导 步骤3 85 在如图6 25所示中 还可以调整坐标轴 网格线等外观设定 然后单击 下一步 按钮 出现 图表位置 对话框 如图6 26所示 图6 26 图表向导 步骤4 86 如图6 26所示 Excel2003默认为将图表嵌入工作表 单击 完成 按钮 图表就绘制出来 并置于Sheet1内 和图表同时出现的还有 图表 对话框 如图6 27所示 图6 27 图表 对话框 87 单击 统计图形 以外的单元格 图表 对话框就会消失 移动 统计图形 的位置 使数据和 统计图形 不互相覆盖 结果如图6 28所示 88 图6 28完成的外观 89 6 4 2编辑图表 用鼠标在图表上单击 可以分别激活图表上的一个个组成元素 再进行删除 编辑等操作 编辑操作主要通过图6 27的 图表 对话框来进行 通过编辑图表 可以获得特殊的 更加符合用户所需外观的图表 返回节目录 90 6 5数据的筛选 6 5 1自动筛选 自动筛选 要求在数据清单中 必须有列标题 操作如下 1 单击数据清单中的任一单元格 选中数据清单 2 执行 数据 筛选 命令 选择 自动筛选 再单击需要筛选的数据列顶端的下拉箭头 拉出如图6 29所示的列表 91 图6 29从下拉列表中选择想显示的项目 92 3 选定筛选条件 若要选定多个条件 可单击下拉列表中的 自定义 屏幕弹出如图6 30所示 自定义筛选方式 对话框 按照提示 可输入多个筛选条件 图6 30 自定义筛选方式对话框 93 图6 31筛选的结果 94 2 高级筛选 1 在远离筛选数据清单的工作表的某一行中 输入或复制筛选条件标题 应与要筛选的字段名一致 2 在条件标题下面的行中 输入匹配条件 条件值与数据清单之间至少保留一个空行 如图所示6 32所示 在本例中设定的条件是 物理 70且化学 80 3 执行 数据 筛选 命令 选择 高级筛选 屏幕弹出如图6 44所示 高级筛选 对话框 95 图6 32设置筛选条件 图6 33 高级筛选 对话框 96 4 在 方式 框中选中 在原有区域显示筛选结果 在 数据区域 框中指定数据区域 本例为 A 4 H 10 在 条件区域 框中指定条件区域 包括条件标题 本例为 A 1 H 2 5 若要从结果中排除相同的行 可以选定 选择不重复记录 本例不选择 6 单击 确定 按钮 即可看到如图6 34所示的结果 97 图634条件筛选结果 98 6 5 4数据的分类汇总 1 分类汇总基本要素 1 分类字段指定按某个字段对数据清单进行分类汇总 首先要按该字段进行排序 99 2 汇总方式使用诸如 汇总 和 平均 之类的汇总函数 实现对分类汇总值的计算 也可同时使用多种计算类型 对分类汇总进行计算 3 汇总项指明对哪些字段给出汇总结果 100 2 分类汇总举例以图6 35所示的数据清单为例 以 地区 作为分类字段 对 销售金额 进行 求和 汇总 操作如下 1 对数据清单按分类汇总的列排序 本例按 地区 排序 在数据清单中选取一个单元格 2 执行 数据 分类汇总 命令 在屏幕显示如图6 36所示分类汇总对话框 101 图6 35数据清单 图6 36 分类汇总 对话框 102 3 在 分类字段 框中选择 地区 在 汇总方式 框中选择汇总方式函数 默认为 求和 在 选定分类汇总项 框中选择需要汇总的字段名 这里选择 销售金额 可以有多项 4 单击 确定 按钮 汇总结果如图6 37所示 103 图6 37分类汇总的结果 104 图6 38单击 2 按纽的结果 例如 单击数字符 2 结果如图6 38所示 显示地区销售金额和总计行 105 6 6数据透视表 6 6 1数据透视表的创建与修改 1 数据透视表的创建 1 将单元格指针移到数据清单内的任一单元格中 执行 数据 数据透视表和图表报告 命令 进入 数据透视表和数据视图向导 3步骤之1 对话框 106 图6 39用来创建数据透视表的数据清单 107 2 选择 MicrosoftExcel数据清单或数据库 按 下一步 按钮 屏幕显示 数据透视表和数据视图向导 3步骤之2 对话框 在这个对话框中可以看到自动选定的数据表区域 如果不正确 可以重新设置 其方法是单击 选定区域 输入框右边的折叠按钮 重新设置 然后再单击折叠按钮 返回上一对话框 3 按 下一步 进入 数据透视表和数据视图向导 3步骤之3 对话框 选择数据透视表显示的位置 可选项有 新建工作表 和 现有工作表 两项 为了便于区分 最好选择 新建工作表 108 4 单击 版式 按钮 屏幕显示如图6 40所示 版式 对话框 图6 40 版式 对话框 109 5 按照字段名称 分别拖到 行 列 数据 及 页 区域中 6 将 销售代理 拖放到 列 处 商品名称 拖放到 行 处 销售数量 销售金额 拖放到 数据 区 若要删除拖到区域内的字段 只要将其拖出该区域即可 7 单击 确定 按钮 返回 数据透视表和数据视图向导 3步骤之3 对话框 再单击 完成 按钮 即可看到如图6 41所示结果 即各代销商的实际销售情况 110 图6 41创建出的数据透视表 111 2 数据透视表的修改 图6 42数据透视表工具栏 112 6 7Excel与其它文件类型相互转换 6 7 1打开其它程序建立的文件并保存为Excel工作簿步骤如下 1 单击 打开 按钮 系统弹出 打开 对话框 如图6 43 图6 43 113 2 在 查找范围 列表中 找到包含要打开的文件的驱动器 文件夹或internet地址 3 在 文件类型 列表中 指定要打开的文件类型 4 在 文件名 编辑框中输入要打开的文件名 然后单击 确定 Excel就会在工作表中打开指定的文件 5 在Excel对该文件操作完后 单击 文件 菜单中的 另存为 命令 系统会弹出 另存为 对话框 6 在 另存为 对话框的 保存类型 列表中 选中MicrosoftExcel工作簿 xls 选项 单击 保存 按钮 经过上述操作之后 就把其它类型的文件转换成了一个Excel工作簿文件 114 6 7 2把Excel建立的工作表保存为其他文件类型步骤如下 在Excel中建立一个工作表选择 文件 菜单中的 保存 命令将该表保存到一个工作簿中 选择 文件 菜单中的 另存为 命令 并在 另存为 对话框中的 文件类型 列表中 选择 网页 如图6 43 115 4 在 另存为 对话框的 文件名 编辑框中输入网页文件名 系统会自动加上扩展名 htm 这种类型的文件能被任何一个浏览器打开 5 如