第章办公中的桌面休息管理PPT课件.ppt

第6章 办公中的桌面信息管理 办公自动化实用技术 电子教案 中国水利水电出版社 1 2020 3 18 可编辑 2 本章内容介绍 在办公业务处理中 办公人员经常需要进行电子邮件交流和桌面信息管理 比如管理邮件 安排约会 建立联系人和任务等 利用有关软件可以提高这些活动的管理效率 本章介绍利用Outlook2002组织和共享桌面上信息并与其他人通信的方法 主要讲述该软件的基本功能 处理业务范围及具体操作方法 包括创建和维护联系人列表 创建 发送 接收和管理电子邮件 创建和运用任务 使用日历对约会 会议等日常事务进行管理以及日记 便笺的创建与应用 2020 3 18 可编辑 3 本章主要知识点 Outlook的账号设置联系人的创建与维护E mail创建 收发与管理任务的创建与应用利用日历创建约会利用日历安排会议日记和便笺的使用 2020 3 18 可编辑 4 1 Outlook的启动与退出 Outlook的启动Outlook的用户账号设置Outlook的界面组成Outlook的退出 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 5 Outlook的启动 启动Outlook有许多方法 常用的有以下两种 1 双击Windows桌面上的快捷方式 MicrosoftOutlook 图标 2 选择单击 开始 程序 MicrosoftOutlook 命令 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 6 Outlook的用户账号设置 初次启动Outlook时会出现一个向导 提示用户进行账户设置 操作步骤如下 1 启动Outlook 得到 Outlook启动 对话框 如图6 1 单击 下一步 按钮 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 7 在如图6 2所示的对话框中 选择 不升级 单击 下一步 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 8 在如图6 3所示的 账户配置 对话框中选择 是 单击 下一步 按钮 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 9 在如图6 4所示的对话框中 选择 POP3 然后单击 下一步 按钮 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 10 5 在如图6 5所示的 电子邮件账户 对话框中 进行如下操作 1 在 用户信息 一栏 输入用户的名字和电子邮件地址 如 火艳 和 Huo Yan 2002 2 在 服务器信息 一栏 输入接收邮件服务器和邮件发送服务器的名称 如在 接收服务器 和 邮件发送服务器 对应的文本框中分别输入 和 3 在 登录信息 一栏 输入用户名和密码 如 Huo yan 2002 和 888888 4 单击 其他设置 按钮 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 11 6 在 Internet电子邮件设置 对话框的 连接 选项卡中 选择 连接 方式 单击 确定 按钮 如图6 6所示 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 12 Outlook的界面组成 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 13 Outlook的退出 单击Outlook窗口右上角的关闭按钮或单击 文件 菜单下的 退出 命令等 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 14 联系人的创建 Outlook中的 联系人 文件夹可以将与某个联系人所有相关的信息都集中在一起 例如 姓名 电话号码 联系地址 商务传真 电子邮件 生日 纪念日等 还可以方便快速地查找某个人的联系方式 也可将会议请求 电子邮件或任务请求发送给联系人 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 15 创建 联系人 的操作步骤如下 启动Outlook 单击 文件 新建 联系人 命令 打开如图6 8所示的 未命名 联系人 窗口 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 16 在图6 8的 联系人 窗口逐项输入于越的个人资料信息 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 17 电子邮件的使用 创建 发送和接收电子邮件管理邮件电子邮件使用注意事项 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 18 创建邮件 1 输入邮件的主题 参会人员要求 和以上正文内容 2 按要求对邮件的正文进行格式设置 3 收件人 抄送等文本框的填写要求会用 联系人 文件夹自动填写 下面说明利用Outlook进行该电子邮件的创建方法 操作步骤如下 1 启动Outlook 选择 文件 新建 邮件 命令 弹出如图6 10所示 未命名的邮件 对话框 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 19 一封邮件由邮件头和邮件体两部分组成 邮件头类似于人工信件的信封 包括收件人 抄送 邮件主题等信息 其中 收件人 一栏填入收件人的E mail地址 是必须填的 抄送 一栏根据需要可以填入其它收件人的E mail地址 主题 填入一个对邮件内容的作简短概括的词语 邮件体是一封邮件的正文部分 2 在空白邮件窗口中作如下操作 收件人 文本框 输入收件人的E mail地址 yu yue 抄送 文本框 输入其他收件人的E mail地址 qishuyun lulu haosheng malilai 注意中间用 或 隔开 密件抄送 文本框 也是输入接收邮件副本人的E mail地址 与 抄送 文本框的不同是该文本框中的E mail地址其他收件人是看不到的 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 20 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 21 主题 框 输入文字 参会人员要求 正文 框 在主题的下半部分 按总裁的要求输入原文并进行适当编辑和排版 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 22 发送邮件 邮件编写完成后 需要发送 操作时 单击图6 12所示窗口中的 发送 按钮 即可完成邮件发送 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 23 接收邮件 单击 工具 菜单下的 发送和接收 命令 然后选择接收电子邮件帐户的种类 新收到的邮件将放到 收件箱 里 用户可以随时阅读邮件 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 24 管理邮件 邮件排序邮件筛选邮箱管理 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 25 邮件排序 在 收件箱 最右侧 邮件列表 上面有一行图标按钮和文本按钮 每一个图标或文本都表示一种特定的含义 它们会被标记在所收到邮件的前面 根据这些图标可以区别对待所收到的邮件 从左到右分别表示 重要性 邮件类型图标 有已读和未读两种状态 标记状态 当对邮件作有标记时显示该图标 附件 当邮件有附件时邮件前标出该图标 显示邮件的发件人 显示邮件的主题 显示邮件的接收时间 显示出邮件的大小 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 26 Outlook可以按照这八个字段进行排序 操作步骤如下 1 鼠标右击 邮件列表 框上面一行的任一字段的名称 如右击 发件人 图标 在弹出的快捷菜单中 选择 升序排序 或 降序排序 命令 2 在弹出的 查看摘要 对话框中单击 排序 按钮 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 27 图6 14对话框的 排序依据 下拉列表框中 选择字段名称 如在排序依据中选择 接收时间 然后单击 递增 或 递减 最后单击 确定 按钮 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 28 邮件筛选 邮件筛选就是将符合指定条件的邮件挑选出来 操作步骤如下 1 在 Outlook面板 中 单击 收件箱 在出现的 收件箱 窗口中 选择 视图 当前视图 命令 2 在出现如图6 15所示的级联菜单中提供了多种视图方式 其实它们也就是各种选择筛选条件 有 邮件 收件人 等 根据需要可以进行选取 3 单击筛选条件后 邮件列表框中符合条件的邮件留下 不符合条件的邮件被隐藏 如图6 16所示是选择 邮件时序表 将指定日期 默认为当天 的邮件筛选出 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 29 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 30 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 31 邮箱管理 用户对邮箱的管理包括查看邮箱的大小 按大小或时间搜索邮件 对邮件进行删除 移动或存档 以及清除整理邮箱 操作步骤如下 1 在 收件箱 窗口中 单击 工具 菜单下 邮箱清除 弹出如图6 17所示 邮箱清除 对话框 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 32 2 在 邮箱清除 对话框中单击 单击此处 C 按钮 可以查看邮箱的大小 单击 单击此处 H 按钮可以查看 已删除的邮件 大小 单击 查找 按钮 可以查找符合某种条件的邮件 单击 自动存档 按钮 可将旧项目移至本机的存档文件中 在 文件夹列表 的 存档文件夹 中可查看这些项目 单击 清空 可将 已删除的邮件 文件夹中的所有邮件彻底删除 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 33 电子邮件使用注意事项 预防电子邮件病毒电子邮件的使用技巧与建议 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 34 预防电子邮件病毒 因特网是一个巨大的信息库 每天有数不清的信息在网络上流动 网上同样也可能有恶意的程序 如果这些程序是精心编写的网络病毒 那么 它可以通过网络尤其是电子邮件迅速传播 危险很大 对付邮件病毒 第一是防 如拒收陌生人的邮件 不从陌生的站点下载文件等 第二是杀 如果不慎下载了邮件病毒 可以利用各个病毒厂商的最新杀毒软件可以查杀邮件病毒 第三是要杀防结合 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 35 电子邮件的使用技巧与建议 1 尽量使用专门的邮件管理程序现在网上某些网站还提供免费邮箱服务 但其主要供个人使用尚可 如果用于办公业务则有些不太安全 并且不太方便 因为免费信箱的基本操作方法都是用浏览器来操作的 而专用的电子邮件管理程序 如Outlook OutlookExpress和FoxMail 处于篇幅所限 本书主要介绍了第一种 其实后两种程序某前使用也比较多 读者可以自己学习 可以在离线的状态下撰写邮件 可一次写上若干封 全部完成后再按 发送 按钮自动接通网络集中发出 收信时自动将所有信件一次取回 然后可离线阅读 收发工作完成后自动断线 所以在线时间全部都是在传输信件 效率将大大提高 2 正确设置E mail软件正确设置E mail软件 如使用Outlook OutlookExpress等软件提供的 收发邮件后自动挂断连接 挂断前先提示是否要挂断 等功能 可使收发结束就自动断线 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 36 3 尽量不要用正式注册的账号收发邮件尽量不要用在ISP正式注册的E mail账号来收发邮件 甚至不要对外公布这个账号 它一般只提供固定的容量 一旦超出就按每K多少钱来收费 如果遭到邮件炸弹轰炸 或是收到好多垃圾邮件 就要付出经济代价 4 多申请几个不同站点的免费信箱如果条件允许 不妨多申请几个不同站点的免费E mail信箱 用于不同用途 如用一个来专门收私人信息 一个处理公务信函 一个收订电子刊物等等 这样 信箱各司其职 显得有条有理 5 及时取消订阅的邮件列表和电子刊物如果确信不再需要所订阅的邮件列表和电子刊物 则转至相关网址取消订阅 不然电子信箱会塞满各种无关信息 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 37 6 公共场合尽量少填写个人信息在聊天室和一些需要登记个人信息的场合 要尽量少地填写个人信息 以免遭到垃圾邮件的侵袭 7 及时整理信箱检查信箱并及时删除已经下载的信件 删除尚未阅读但确信不要的信件 以节省时间和信箱空间 8 注意清除浏览器的历史记录和缓存如果用户在通过浏览器查看自己免费信箱中的信件时 从收件箱中直接打开每封信 那么浏览器会把这些信件长期保存在历史记录和缓存中 攻击者可以在脱机方式下查看历史记录 找出收件人的信件 因此 当在公用的机器上进行电子邮件操作后 应该清除浏览器的历史记录和缓存 以防别有用心的人查看这些信息 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 38 任务的创建和使用 任务是一项与人员或工作相关的事务 用户可以接受上级分派的任务 也可把任务分派给其他人 当用户有一个新任务要求时 就需要创建一个新的任务项目 下面以实例问题说明如何创建任务 问题情形如下 假设海田公司为了丰富职工业余生活 促进企业文化建设 决定7月28日 星期天 组织一次郊游活动 现在需要给相关人员下派该任务 要求各位职工报名参加 下面就以该事项为例 讲解如何创建和分派任务 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 39 1 任务的创建 1 在Outlook面板中 单击 任务 图标 打开 任务 MicrosoftOutlook 窗口 2 选择单击 文件 新建 任务 命令 弹出如图6 18所示的 未命名 任务 窗口 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 40 3 在图6 18所示的窗口中 进行如下操作 在 主题 文本框输入任务名称 星期天去郊游 单击 开始 截止日期 下拉列表框的 选择开始和截止的日期 单击 状态 下拉列表框的 选择任务的状态 未开始 进行中等 单击 优先级 列表框的 选择任务级别 低 普通和高 选择 提醒 复选框 设置提醒时间和声音 单击 可选提醒的声音 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 41 创建好的任务如图6 19所示 单击 保存并关闭 按钮 将创建的任务保存 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 42 2 任务的分派 任务的分派是将已建立的或新建的任务作为电子邮件内容向其他人发送 以分派给任务承担者具体任务 操作步骤如下 1 在Outlook面板中 单击 任务 图标 在右侧的 任务列表 框中双击要分配的任务主题 将任务打开或者新建一任务 2 单击如图所示的 任务 窗口中 动作 菜单下的 分配任务 命令或常用工具栏中的 分配任务 按钮 弹出如图所示的窗口 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 43 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 44 日历的使用 利用日历创建约会利用日历安排会议 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 45 利用日历创建约会 在繁忙的日常生活工作中 工作人员有时往往会忘记或耽误某一约会 通过Outlook的日历安排约会 不论 公务 还是 私务 都会在日历中显示出来 而且根据设置 还可以在约会前播放音乐以提醒时间到了 下面以实例问题说明如何利用日历创建约会 问题情形如下 为海天公司的董事长John先生 开一个生日Party 时间 2002年7月21日 下午7 00 地点 西花园西餐厅 另外 在安排约会时要设置提醒音乐 要利用 日历 安排以上的约会 操作步骤如下 1 在Outlook面板中 单击 日历 图标 选择 文件 新建 约会 命令 弹出如图6 23所示的 未命名 约会 窗口 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 46 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 47 2 在 未命名 约会 窗口作如下操作 1 在 主题 文本框中输入 John先生的生日Party 2 在 地点 文本框中输入 西花园西餐厅 3 在 开始时间 中选择 02 07 21和19 00 4 在 结束时间 中选择 02 07 21和21 00 5 选中 提醒 复选框 认定提醒的时间 15分钟 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 48 利用日历安排会议 在 日历 中可以快速安排会议 并且能够显示会议所涉及的人员和资源的时间是 忙 还是 闲 即是否与会议时间冲突 同时也可以将此会议安排发送到与会者手中 还可以对与会者进行响应跟踪 要利用日历安排本节实例要求的产品策划会议 操作步骤如下 1 在Outlook面板中单击 日历 图标 打开 日历 窗口 2 在日历窗口中 选择 动作 新建全天事件 命令 弹出 未命名 事件 窗口 如图6 25所示单击选择其中的 计划 选项卡 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 49 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 50 3 单击 添加其他人 按钮右侧的 在下拉菜单中单击 添加自通讯簿 命令 弹出 选择与会者及资源 对话框 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 51 4 在图对话框中 显示名称来源 右侧的下拉列表框中 选择与会者所在的文件夹 在 名称 列表框中选择与会者的姓名 单击 必选 可选 或 资源 按钮 最后单击 确定 按钮 返回上图所示对话框 5 单击 约会 选项卡 在 主题 文本框中输入主题说明 产品策划 在 地点 文本框中输入开会的地址 公司多媒体演播厅 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 52 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 53 日记和便笺的使用 利用日记可以记录下自己最近作的一些事情 以便回顾和总结 而利用便笺可以随手写下自己最近需要处理的一些事务 以便给自己作出提醒日记的使用便笺的使用 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 54 日记的使用 创建日记条目自动记录日记条目打开日记条目 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 55 便笺的使用 创建便笺编辑便笺 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 56 创建日记条目 创建日记条目的操作步骤如下 1 打开 文件 菜单 选择 新建 下的 日记条目 打开编辑日记的窗口 2 窗口中的输入内容如图6 28所示 其中 主题 文本框 输入日记所记该次活动或事件的简短概述 条目类型 下拉列表 单击右侧的 从中选择能表达日记内容的类型 单位 文本框 输入所记活动组织者的单位名称 时间 列表框 选择所记活动或事件的日期和时间及持续的时间 另外 在窗口下部的 正文 编辑框中输入简短的对此次活动或事件的感想和看法等文字内容 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 57 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 58 自动记录日记条目 在Outlook中 通过设置还可以自动记录某些工作内容 操作步骤如下 1 在Outlook主窗口中 选择单击 工具 选项 命令 弹出如图6 29所示的 选项 对话框 2 在图6 29中 单击 日记选项 按钮 弹出图6 30所示 日记选项 对话框 3 在如图6 30所示 日记选项 对话框中的 自动记录 列表框中选择要自动记录的项目 在 联系人 列表框中选择要自动记录的姓名 在 记录文件 列表框中选择自动记录的文件类型 最后单击 确定 按钮 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 59 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 60 打开日记条目 根据需要 有时可以打开过去的日记条目 操作步骤如下 1 在 文件夹列表 中单击 日记 项 打开 日记 窗口 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 61 2 在日记窗口右侧列表框中单击 年 月 右侧的 在弹出的日历中选择日期 3 选中要打开的日记名称 单击 文件 下的 打开 命令 或双击要打开的日记名称 都可以打开对应的日记条 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 62 创建便笺 创建便笺有多种方法 本小节介绍其中一种 操作步骤如下 打开 文件 菜单 指向 新建 单击 便笺 命令 在弹出的黄色便笺纸上输入要记录的文字 下一页 上一页 返回 2020 3 18 可编辑 63 编辑便笺 如上图所示 便笺中的文字存在错误 近快 应为 尽快 此时就需要对其进行编辑 便笺的编辑包括对便笺中的文字进行修改 删除 复制等操作 还可以为便笺设置不同的纸张颜色 操作步骤如下 1 文字的编辑在Outlook主窗口的 文件夹列表 中单击 便笺 打开便笺窗口 然后双击要编辑的便笺图标 在黄色便笺纸中进行修改即可 2 便笺颜色的设置在便笺图标上右击鼠标 在快捷菜单中指向 颜色 项 在下一级菜单中单击相应的颜色名 可以将便笺按其