婚庆行业管理系统技术建议书.doc

婚庆行业管理系统技术建议书 北京国华鸿源科技有限公司文档编号：HQGLFA001系统技术建议书婚庆行业管理系统 2011-5-10 版权所有，侵权必究目 录1.系统功能概述42.系统功能需求描述62.1系统管理62.1.1人员管理62.1.2操作员管理62.1.3权限管理62.1.4日志管理62.1.5数据备份/恢复62.1.6密码修改62.1.7登陆退出72.2基础设置管理72.2.1门店设置管理72.2.2部门设置72.2.3人员分类设置72.2.4收入类别设置72.2.5支出类别设置72.2.6造型图片类别设置72.2.7人员等级分类设置82.2.8物品分类设置82.2.9合同分类设置82.2.10客户服务内容设置82.2.11交付产品设置82.2.12知识分类设置82.2.13回访试卷管理82.3客户管理82.3.1客户资料管理82.3.2客户到访记录92.3.3客户跑单管理92.3.4客户回访记录92.3.5客户付款管理92.3.6客户数据统计92.4合同管理102.4.1合同模板管理102.4.2合同起草102.4.3合同审批申请112.4.4合同审批112.4.5合同签订112.4.6合同执行管理112.4.7客户服务执行122.4.8合同变更管理122.4.9合同付款进度查询122.4.10后续产品交付管理122.5财务管理132.5.1收入凭证管理132.5.2支出凭证管理132.5.3财务收支确认142.5.4成本/利润核算142.6仓存管理142.6.1采购申请142.6.2采购审批142.6.3入库管理142.6.4库存物品状态查询142.6.5出库管理152.6.6库存盘点152.6.7库存报表152.7派单/档期管理152.7.1派单管理152.7.2档期管理152.8供应商管理152.8.1婚庆人员管理152.8.2场地供应商管理162.8.3物品采购供应商管理162.8.4供应商评价管理162.9造型图片管理162.9.1造型图片入库162.9.2造型图片查询、下载162.10知识管理162.10.1知识入库162.10.2知识查询、下载172.10.3知识浏览记录管理172.11我的工作平台172.11.1工作事项提醒172.11.2通知消息172.11.3工作备忘录172.11.4短信发送172.12统计分析172.12.1资金流统计分析172.12.2客户统计分析182.12.3签约情况统计分析182.12.4人员情况统计分析181. 系统功能概述婚庆管理系统是基于婚庆礼仪公司的实际业务管理需要，形成覆盖婚庆礼仪活动全过程的管理信息系统。婚庆管理系统包括系统管理、基础设置管理、客户管理、合同管理、收支管理、供应商管理、仓存管理、知识管理、统计分析等功能模块。系统管理实现操作员管理、权限分配、基础设置、操作日志跟踪、数据备份/恢复、密码修改等功能。基础设置管理，对系统参数进行设置，如部门设置、人员类别设置、合同类别设置、物品类别设置、人员费用等级设置等。客户管理实现客户进店咨询、签单/跑单、后期回访等全过程的记录。合同管理，婚庆公司合同包括人员合同、现场布置合同、设计物品合同、代买代购合同、运输人工类合同等，实现合同的起草、签订、执行等管理。合同的类别可根据业务需要灵活设置。收支管理，包括预付款收入、合同收款、采购支出等。供应商管理，包括婚庆礼仪人员，现场布置施工方，商品供应方等的信息记录、管理。仓存管理，实现对物品的管理、物品采购管理、出入库管理、库存盘点、物品使用预约等的管理。知识管理，包括文字、图片、多媒体（视频/音频）等类型知识，形成知识库，可以方便地检索、查询。统计分析，实现对月报、季报、年报，可以对客户、签单数量、跑单数量、收入、人员使用等方面进行统计分析，作为公司管理控制与决策使用。2. 系统功能需求描述2.1 系统管理2.1.1 人员管理 对公司工作人员的基本信息管理，如姓名、所属部门、学历、进入公司时间等信息。2.1.2 操作员管理实现对本系统具有操作权限的操作员管理2.1.3 权限管理 对操作员的权限进行灵活配置，不同权限的操作员使用不同的系统模块。2.1.4 日志管理 日志管理实现查看、删除操作员操作的日志，实现对系统操作的跟踪监控。并可以将日志导出为文本文件。2.1.5 数据备份/恢复 对系统数据进行定期备份，在数据库发生损坏性故障时通过备份数据进行恢复。2.1.6 密码修改操作员登陆后，输入旧密码，并两次输入新密码无误后，系统进行密码修改操作。2.1.7 登陆退出即退出系统，返回到登陆界面。2.2 基础设置管理 灵活的基础信息分类设置，可以对系统数据进行细分管理、结构化管理，同时也使得系统进行分类统计的基础。2.2.1 门店设置管理 设置公司门店，如西单店，东单店，包括门店名称、门店地址、门店经理、联系电话等。2.2.2 部门设置 基于公司划部门管理的需求，设置公司部门信息，如顾问部、运营部、供应商管理部等。2.2.3 人员分类设置如主持、化妆师、摄影、摄像等人员类别。2.2.4 收入类别设置 设置财务收入的类别。2.2.5 支出类别设置 设置财务支出的类别，如人员支出、房租支出、水电支出等。2.2.6 造型图片类别设置对场地布置、花艺布置的造型图片类别进行设置。2.2.7 人员等级分类设置 设置主持、化妆、摄影、摄像等的等级，及各等级的价格。2.2.8 物品分类设置 如灯具、音响等物品类别。2.2.9 合同分类设置 对合同类别进行设置。2.2.10 客户服务内容设置 包括服务阶段名称、各阶段的服务内容。2.2.11 交付产品设置 设置交付产品的名称，及产品说明。2.2.12 知识分类设置 对知识库的知识进行分类设置，如婚庆主持知识、场地布置知识等。2.2.13 回访试卷管理 设置回访试卷问题、分值。2.3 客户管理2.3.1 客户资料管理 包括客户姓名、年龄、联系方式、预计婚礼日期、婚礼要求、接待人员（跟单人员）等信息。可分类别查询客户（查询类别条件包括：全部客户、已签约、跟进过程中、跑单客户）。可根据姓名、婚礼日期、跟单人员进行客户查询。 查看客户资料时，附带显示该客户付款记录、到访记录、回访记录等。 2.3.2 客户到访记录 记录客户来电咨询、现场到访等的记录，包括其提出的要求，到访时间等信息。2.3.3 客户跑单管理 记录客户跑单原因、签约公司等信息。2.3.4 客户回访记录 在事后对客户回访的记录，以问卷形式提问，并给每道题打分，系统自动汇总总分。2.3.5 客户付款管理 与收支管理、合同管理等功能相关联，可以查看某客户的历次付款记录，剩余款项情况等。2.3.6 客户数据统计可以按照客户状态（意向客户、跑单客户、签约客户、执行完客户）等进行查询，针对不同状态客户，执行后续业务。2.4 合同管理2.4.1 合同模板管理 针对不同类型合同，设置不同的合同固定模板，在进行合同签订时，仅需对合同个性化部分（如客户姓名、合同金额、具体要求）进行修改即可生成合同文本。2.4.2 合同起草 基于合同模板，填写合同个性化部分，生成最终合同。可以进行合同的预览、打印等。 对于人员合同，列出供应商清单（主要指主持、化妆、摄影、摄像，按照等级进行分类），选择供应商（可按照婚礼的时间查询供应商的档期）后，自动生成合同。选择供应商后，自动给供应商发送短信，并需供应商短信回复进行确认。 场地布置合同，需从造型图片库中选择造型图片，并将图片的说明文字自动带入合同，说明文字可修改。 采购合同，填写采购清单及价格。1）服务内容编辑对该合同的客户服务进行个性化设置，即默认为预先设置的阶段和内容，但针对具体合同可进行修改。包括某阶段预定义的执行结束日期。2）产品交付要求合同交付产品登记，合同拟定时，填写所需交付的产品名称、预计交付日期、质量要求等。3）物品预约登记 某婚礼所需的物品，如场地布置的铁架等，在合同拟定时进行预约。查看库存各物品的状态及图片，填写预约日期（预计占用日期、预计归还时间，系统 不做强制判断，即已占用的，也可进行预约）。2.4.3 合同审批申请 合同在起草完成后，如需审批，则提交审批请求，系统需给合同审批人发送审批提示信息（可通过系统的工作桌面提示，或者邮件，或者短信提示，具体提示方式需进一步明确）；2.4.4 合同审批具有审批权限的人员进行合同审批，如多级审批，则某级审批完后，系统给上一级审批人发送审批提示信息（可通过系统的工作桌面提示，或者邮件，或者短信提示，具体提示方式需进一步明确）2.4.5 合同签订 审批完成的合同进入签订流程，与客户签订的纸质版合同应扫描后上传进入本系统，以避免纸质合同丢失的风险。2.4.6 合同执行管理显示合同的需执行内容、时期，操作员可以进行操作，标注某项执行内容执行状态，记录执行情况，以方便管理层跟踪合同情况。2.4.7 客户服务执行选择合同，对该合同的客户服务执行情况进行记录，某阶段执行完毕后给标识。2.4.8 合同变更管理 合同执行过程中，因客户需求发生变化，或者合同金额等发生变化，应签订变更合同，系统合同相关数据重新生成。 当客户合同出现延期等情况时，可查看已付款情况，对部分款项进行扣除，剩余的付款转入合同已付款。2.4.9 合同付款进度查询与收支管理功能进行关联，查询合同付款日期，支付金额等。2.4.10 后续产品交付管理1) 供应商产品交付管理登记供应商交付产品的情况，可对交付日期、存放位置、验收人等进行记录2) 产品交出管理将产品（如摄像光盘、相册等）交付给客户时，进行登记，如交付日期、签收人、交付人等。3) 产品交付状态查询选择合同或者客户，可查看该合同的产品交付情况（包括供应商交回情况，向客户交出情况）。产品全部交付完毕，该客户的合同执行状态为结束。当某合同无产品交付时，以婚礼日期结束为合同结束。2.5 财务管理2.5.1 收入凭证管理 (1)预付款收入 记录意向客户的预付款情况。（2）合同变更收款 当出现合同变更，如婚礼延期等时，需查询客户付款情况，进行部分费用扣除，剩余款项转入合同已付款。(3)合同执行收款 记录签约客户每一阶段的付款情况。2.5.2 支出凭证管理(1)采购支出采购物品时的支出记录(2)人员支出针对主持、摄影、摄像等人员的支出。（3）其他支出如房租、水电支出等。说明：合同起草时候，供应商的价格录入系统，收支管理时，供应商实际支付清单，可能有变化。支出和收入的凭证，有制单人、审核人。2.5.3 财务收支确认 财务人员对支出和收入的凭证进行确认，确认后的凭证可进入成本/利润合算。2.5.4 成本/利润核算 可以对某场婚礼，进行成本利润核算（利润=合同收入-人员开支、场地开支、物品摊销等）。可以按照时段，进行公司整体的成本/利润核算。2.6 仓存管理2.6.1 采购申请 操作人员提出采购申请。2.6.2 采购审批 具有审批权限的人对采购申请进行审批。2.6.3 入库管理 新采购的商品，或者借用的物品入库时进行登记管理，需填写商品的可摊销次数，系统自动计算每次摊销成本（采购价格/摊销次数）。借用的物品如果有损坏的需记录情况。物品有图片。2.6.4 库存物品状态查询查询物品的状态如借出、预约情况等。包括被某场婚礼借出，被某场婚礼预约，预约日期等。2.6.5 出库管理 物品在领用或者借用时，进行登记管理。（领用时需填写某场婚礼，易耗品按照平均成本直接计入该婚礼；非易耗品，按照库存商品的均次分摊成本，计入该婚礼）2.6.6 库存盘点定期进行库存盘点，并根据实际盘点情况进行库存状态的更新。2.6.7 库存报表 库存物品统计汇总、盘点统计汇总、使用记录统计汇总等。2.7 派单/档期管理2.7.1 派单管理将某场婚礼的服务管理任务等派给某管理人员。（与客户管理时的跟单人员或者接待人员的关系？）管理人员可查看每个人的排单。2.7.2 档期管理个人可对自己档期进行登记和修改，主要是主持、摄像、摄影、化妆的档期。2.8 供应商管理2.8.1 婚庆人员管理 主持人、化妆师、摄影师、摄像师的等级、成本和结账价格和联系方式。2.8.2 场地供应商管理 灯光供应商、搭建供应商的常规报价和联系方式。2.8.3 物品采购供应商管理 代买代购各种类别供应商联系方式和成本，比如乐队，沙画，冰雕等。2.8.4 供应商评价管理 对供应商的服务态度、价格等进行评价。 包括试卷评分，定性评价，最终的评价报告由评分和定性评价共同组成。2.9 造型图片管理2.9.1 造型图片入库 将场地造型、摆花造型等图片、说明文字上传到数据库。2.9.2 造型图片查询、下载 对造型图片进行查询、下载。需对下载权限进行控制。2.10 知识管理2.10.1 知识入库 将不同类别知识，录入或者上传入数据库。2.10.2 知识查询、下载 对知识库中知识进行查询、下载。需对下载权限进行控制。2.10.3 知识浏览记录管理 记录各知识的被查询记录，分析知识的使用频率，发现员工的知识需求点。2.11 我的工作平台2.11.1 工作事项提醒如审批任务提醒、日常工作提醒等。2.11.2 通知消息由管理员发送的群发通知消息，或者同事发送的工作消息。2.11.3 工作备忘录自行设定工作备忘录，并设定提醒时间。到时间时，系统自动弹出小