秘书实务第十二章随从工作PPT课件.pptx

第十二章随从工作 2020 3 18 1 上次回顾 1 什么是谈判 什么是商务谈判 2 什么是模拟谈判 其意义是什么 3 秘书在受权谈判中如何把握自身的双重角色 2020 3 18 2 本章目标 1 了解随从工作的类型和特点2 明确随从工作的意义和要求3 掌握随从工作的内容和方法4 以及商务随从的内容和方法 2020 3 18 3 导入案例 一天 总经理告诉秘书小于 他要到x市去开会 让她陪同一起去 她问总经理坐啥车 秘书长说坐火车 赶上开会就行 不用早了 小于看了看列车时间表 算了一下 坐明天9点车就正好 既不用起早又不用贪黑 欣赏一路风光 晚上又不耽误休息 她下午买了预售票 就告诉领导明天在家等着就行了 文件 路费都准备齐了 车也安排了 她就安心回家了 第二天 她按时去接了领导 在贵宾室检票 她见贵宾室候车人很少 很是得意 2020 3 18 4 检票时 傻眼了 买的票不是软卧 但时间有限 车还是上了 但要补软卧票时 列车员告诉他 这次车没软卧 有软卧的是7点快车 虽然领导一再说 没事 但她身上就像背个大麻袋似的 压力太大了 一路上 为了减轻秘书小于的压力 总经理总是找话说 就像哄小孩似的 但是 这样更使小于觉得不自在 总算到站了 而且接站车也一直在等他们 这总算给小于一点欣慰 由于他们是坐慢车来的 会议的晚饭开过了 又现给他们热饭 虽然饭菜很好 但小于吃了两口就饱了 思考 秘书合理安排领导差旅的重要性 2020 3 18 5 分析 秘书安排好领导的差旅 是秘书工作的一个重要部分 安排过程中 一定要细心谨慎 上述案例 秘书只是看错一次车 但却给领导增加了不少麻烦 若领导身体不好就更麻烦了 服务中出事 往往都在小事上 又多在高兴和轻易之中 所以 时时要小心 小事也不可马虎 2020 3 18 6 第一节随从工作概述 1 随从与随从工作 随从 主要是指秘书人员跟随领导者外出活动 随从工作 是指秘书跟随领导者外出活动期间 为保证领导者顺利开展工作所从事的一切流动服务活动 2020 3 18 7 2 随从工作的类型和特点 随从工作的类型 1 调查研究型 2 检查考核型 3 处理问题型 4 看望慰问型 5 商务谈判型 6 参加会议型 2020 3 18 8 随从工作的特点 1 流动性大 2 时限性强 3 环境复杂 4 情况多变 5 工作要求高 2020 3 18 9 3 随从工作的意义和要求 随从工作的意义 1 做好随从工作 有利于提高领导工作效率 2 做好随从工作 有利于树立领导机关和领导者的形象 3 做好随从工作 有利于锻炼秘书的才干 2020 3 18 10 如果你是领导 会挑选怎样的人作为随从人员 2020 3 18 11 随从工作的要求 1 工作要主动 2 办事要细心 3 说话要谨慎 4 不要帮倒忙 2020 3 18 12 第二节出差的准备 2020 3 18 13 1 思想准备思想准备 是指在出差前 秘书要摸清领导者出差的意图和任务等情况 做到胸中有数 2020 3 18 14 2020 3 18 15 2 组织准备组织准备 是指秘书对领导出差活动的事前组织协调工作 2020 3 18 16 2020 3 18 17 3 资料准备资料准备的内容 被视察单位 合作单位的有关资料 与出差任务有关的上级规定和文件 与出差任务有关的其他信息资料等 2020 3 18 18 4 物资准备 办公用品准备 笔 纸 电话 通讯录等 生活用品准备 衣物 药品 洗漱用具等 旅游用品准备 照相机 地图 摄像机等 出差资金准备 2020 3 18 19 讨论 出行前领导的行踪是否可以随便泄露呢 2020 3 18 20 安排上司出差 2020 3 18 21 2020 3 18 22 时差问题 时差的计算方法 两个时区标准时间 即时区数 相减就是时差 时区的数值大的时间早 比如中国是东八区 8 美国东部是西五区 5 两地的时差是13小时 北京比纽约要早13个小时 如果是美国实行夏令时的时期 相差12小时 2020 3 18 23 上司出差时 秘书应准备些什么 应确定是国内出差还是国外出差根据出差内容制定计划按照计划进行工作安排 2020 3 18 24 国内商务旅行的准备 一 需要了解的情况原因 地点 时间 人员安排二 应该做的准备工作三 做好出差的善后工作 2020 3 18 25 1 准备旅行计划 2020 3 18 26 思考 旅程表和出差计划 哪个更详细 2020 3 18 27 举例 旅行计划表 旅行日程表 总经理行程安排上海 北京2008年5月13日 5月15日 内容包括 时间 目的地 要具体到机场 火车站 码头和住宿 交通工具 抵离时间 航班 车次 旅馆食宿 活动安排 2020 3 18 28 2020 3 18 29 2020 3 18 30 2020 3 18 31 2 选择交通方式 交通工具 考虑目的地 费用 个人喜好等因素 一是指出发 返回的交通工具 二是指商务活动中使用的交通工具 秘书需了解这方面的有关知识 地理知识 交通知识 票务知识 2020 3 18 32 3 制定约会计划内容 1 目的地 省 市名 2 时间 日期 时间 3 对象 xx公司 约会者姓名 联系方式等 4 其他 备注 需要特别提醒的事 如需要带xx材料 2020 3 18 33 4 为商务洽谈搜集资料 准备有关材料 1 准备各类相关文件 如 讨论的问题有关的信件 备忘录等 2 贮备旅行地点风土人情及各种礼节方面的资料 2020 3 18 34 5 准备旅行用品 例如身份证 信用卡 名片 公司产品资料 客户资料 手机 笔记本 活动日程表 地图 照相机及一些私人物品 如备用眼镜 替换衣服 袜子 洗漱用品 药品等 有的还可能要带笔记本电脑 2020 3 18 35 6 协助准备行李 行李分为托运行李 自理行李和随身携带物品 秘书人员帮助了解飞机可以免费携带行李的重量和大小 可通过航空公司的旅行手册 或者通过旅行社代办人员 托运行李的重量每件不能超过50公斤 体积不能超过40 60 100厘米 自理行李的重量不能超过10公斤 体积每件不超过20 40 55厘米 随身携带物品的重量 每位旅客以5公斤为限 2020 3 18 36 7 安排差旅费 预支差旅费 先预支 后报销 2020 3 18 37 2020 3 18 38 案例 宝洁公司杨总经理今年5月5日周三要从上海出差到北京 预订了浦东机场上午9 50的DH851班机 飞机将在11 00到达 之后他将入住距离机场仅30分钟的皇朝宾馆 当天下午14 00 16 00参观北京天成公司 参考产品质量 天成公司派车接机 之后杨总要应酬一些商场上的朋友 5月6日9 00与天成公司进行商务会谈 随后签订协约 下午五点坐火车赶往西安 入住西安饭店 5月7日周五 9 00杨总拜访西安大地公司总经理 并洽谈商务 中午12点视察本公司驻西安的办事处 下午两点乘坐飞机返回上海 公司派车接机 请根据上面内容 拟定一份出差旅程表 2020 3 18 39 2020 3 18 40 出国商务旅行的准备 2020 3 18 41 2020 3 18 42 一 出国手续1 办理护照 1 撰写出国申请 2 办理护照手续2 办理签证3 办理 国际预防接种证书 黄皮书 4 办理出境登记卡5 订购机票6 办理保险 2020 3 18 43 办理出国旅行手续的内容 程序 出国申请手续主要有五项 一 办理出国申请 一般包括 出国事由 出国团组的人数 出国路线 外国公司所在国名称 出国日程安排 出国时间 在国外活动时间 地点 回国时间 等 申请文书后面要附 出国人员名单 写清出国人员姓名 年龄 性别 职务 职称 以及外国公司所发的邀请函 副单 2020 3 18 44 护照是一个国家的公民出入本国国境和到国外旅行或居留时 由本国发给的一种证明该公民国籍和身份的合法证件 各国颁发的护照种类不尽相同 中国的护照分为外交护照 公务护照和普通护照 普通护照又分因公普通护照和因私普通护照 办理护照 2020 3 18 45 办理护照 1 护照的作用 2 护照的种类 外交 公务和普通三种 3 护照的办理 在国内 由外交部及其授权单位办理 在国外 由我国驻外使 领馆等负责办理 第一 携带有关证件 任务批件 政审批件 邀请书 第二 认真填写有关卡片和申请表 第三 拿到护照后 再认真检查核对 2020 3 18 46 二 出入境手续 2020 3 18 47 签证 visa 是一个国家的主权机关在本国或外国公民所持的护照或其他旅行证件上的签注 盖印 以表示允许其出入本国国境或者经过国境的手续 也可以说是颁发给他们的一项签注式的证明 护照是持有者的国籍和身份证明 签证则是主权国家准许外国公民或者本国公民出入境或者经过国境的许可证明 三 申请签证 2020 3 18 48 1 签证的作用和种类申请所去国家 地区 和中途经停国家的签证 签证也分为外交 公务和普通三种 有入境 入出境 出入境 过境签证 居留签证 2 签证的办理因公出国的人员签证 通常由外交部或中国旅行社代办处 向有关国家驻华使馆 或驻华总领馆 申办 紧急时 也可向我有关驻外使 领馆发报 请其向驻在国申请 抵达时由机场移民局发给 因私 一般可通过中国旅行社签证代办处办理 2020 3 18 49 黄皮书 英文名为internationalcertificateofvaccination国际通用的黄皮书是 国际预防接种证书 是世界卫生组织为了保障入出国 边 境人员的人身健康 防止危害严重的传染病 通过入出国 边 境的人员 交通工具 货物和行李等传染和扩散而要求提供的一项预防接种证明 其作用是通过卫生检疫措施而避免传染 四 办理健康证书 2020 3 18 50 健康证书即预防接种证书 惯称 黄皮书 为防止国际间某些传染病的流行 世界卫生组织正式通过的 国际卫生准则 规定 入境者在进入一个接纳国的国境前 要接种牛痘 霍乱 黄热病的疫苗等 2020 3 18 51 五 办理出境登记卡 携带出国人员的护照 户口簿 居民身份证办理临时出境登记手续 凡出国超过六个月的 含六个月 人员 则要携带上述证件到其常住户口所在地的公安派出所办理注销户口手续 并将第一张 出境登记卡 换为第二张 出境登记卡 2020 3 18 52 思考 上司出差 需要准备哪些物品 53 出差物品携带表 54 差旅用品一览表 一 55 差旅用品一览表 二 56 第三节出差的途中 1 周密安排领导活动2 热情接待来访人员3 认真做好各种记录4 及时上传下达5 起草文字材料6 做好联通工作 2020 3 18 57 2020 3 18 58 2020 3 18 59 第四节出差的结束 1 安排返程交通2 处理出差资料3 抓紧有关问题的落实4 清理经济账目 2020 3 18 60 第五节商务随从工作 1 确定旅行日程和任务2 制定旅行计划3 订票和准备旅行物品4 周密安排旅行活动5 返回后的工作 2020 3 18 61 案例 移动通信公司领导因公务需要 携王秘书到西安出差 主要是洽谈手机生产项目合作前期有关事宜 请思考小王出差前要做哪些准备工作 假如小王没有随同领导一起出差 那在领导出差中 出差后 小王要做哪些工作 62