会务接机流程和要求.doc

会务接机流程和要求一、接机1、确定好接机的2个跟车人员；2、 由接机负责人来统筹牵头负责接机，以及与之衔接的跟车等事宜。 在每个过程中明确每个节点、环节的负责人；3、 对接机每个人人员发放或者自备一份参会人员通信录，包括姓名、地市、性别、联系电话、航班、房间号；4、事先打印好黏贴便签，印有地市、姓名、航班、房间号，由接机和跟车人员，在接到参会者后，协助拿送行李箱，直接送至酒店房间。确保参会者到机场后，行李箱交给接机人员后，直接在房间看到行李箱，可以根据航班情况，安排接送车，若集中在一段时间，可以将人和行李分车运送。到酒店后，由专人负责将行李送至房间；5、接机处3个接机人员，2个跟车人员。要求接机、跟车人员，内部沟通好，清楚衔接流程，清楚自己的该做什么，负责什么，知晓整个会议的行程安排。行李标签由跟车人员负责保管，并负责将参会人员行李安全送至酒店接待行李的负责人；6、需要根据航班情况，提前计划好大巴运送次数、时间；7、在整个安排确定后，为每位工作人员进行一次全流程培训或者会务整体安排的告知，让大家熟悉整体情况，以免参会者问起，答不上来；8、印发工作人员操作手册，里面印有参会人员名单（姓名、地市、性别、联系电话、航班、房间号）、整体计划安排、各个环节的内容、统一负责人及联系方式，工作人员分工联系表等，便于出现紧急意外情况，大家都清楚哪块问题找谁。二、接机场景过程模拟1、航班起飞前，由统一负责短信发送的人员，负责发送温馨提示短信：“X主任，您好，我是XXX会务工作人员XXX，您的航班将在X月X日XX时刻到达南京禄口机场。届时我将在XX位置持“XXX”接站牌等您，有任何需求都可以和我联系（联系电话XXXX），祝您旅途愉快”。之前由接机负责人与短信负责人确认沟通好；2、1号2号接机人员（其中一个举牌子）和2个跟车人员在机场出口等待，3号接机人员在VIP贵宾室，3、在航班落地后，1号或2号接机人员电话联系参会者：“XXX，您好，我是XXXX，我在XX位置持“XXX”接站牌等您”。电话未接通者，可以短信；4、在见到参会者后，由1号或2号接机人员上前，“您是XXXX单位+职位您好，我是XXXXX，欢迎您来到南京。请先到机场VIP贵宾室稍作休息，一会有专车送您到宾馆。行李请交给我们，我们直接为您送到宾馆您的XXX房间”，这时，1号跟车人员负责接过行李箱，贴上事先准备好的行李标签，将行李送至大巴车上，2号跟车人员负责带参会者到VIP机场贵宾室休息。对于接到直接走，不需要去贵宾室等的参会者，直接由2号跟车人员送至大巴车上；5、到了VIP机场贵宾室后，由2号跟车人员交接至3号接机人员，并介绍，“这是XX单位xx”。2号接机人员负责招呼休息，可以对VIP贵宾室或者住宿、安排等情况稍作介绍；6、完毕后，1、2号跟车人员和接机人员再次在机场出口汇合，接下一位；7、在参会者到达差不多时，大巴要出发前，1、2号跟车人员先确认行李安全无误，再回到VIP贵宾室，由3号接机人员告知，“请各位领导跟随我们工作人员上车前往xxxx酒店”，1、2号跟车人员，1人在前，1人在后，带引参会者上车；8、大巴途中，由1位跟车人员发送水给各位参会者，并根据情况作简要交流介绍。到达酒店后，将参会者引导至酒店的接待人员，将行李交付给酒店处行李负责人员，并核对数量，名单；9、接机过程中，始终保持微笑，递送东西时要双手。接待的基本要求是：礼貌得体、热情大方、不卑不亢；10、接机过程中，各角色可以轮流担当；11、着装统一要求：男生 黑皮鞋，白色衬