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办公技能培训 网站建设 培训主题 文字排版Word2003 电子表格Excel2003 演示文稿PowerPoint2003 1 2 3 模块一文字排版软件Word2003培训内容 一 Word简介二 工作界面的设置三 文本 段落格式编排四 制作表格五 邮件合并六 文件存档与加密 页面设置 打印 Word是MicrosoftOffice办公套装软件中使用频率最高 功能最强的一个组件 它能够进行图文混合处理 大大方便了文稿的编辑 可以高效率 高水平地处理各种办公文件 商业资料 科技文章以及各类书信 一 Word简介 标题栏 菜单栏 工具栏 标尺 编辑区 视图切换命令 任务窗格 滚动条 状态栏 1 工具栏的显示与隐藏 1 视图 菜单 工具栏 每一个命令对应着一个工具栏 单相应的菜单命令可以显示或隐藏其对应的工具栏 2 右键单击显示在屏幕上的任意工具栏 在系统弹出的工具栏快捷菜单中 每一个菜单命令对应对着一个工具栏 单击相应的菜单命令可以显示或隐藏其对应的工具栏 页面视图 应用最广泛的一种视图方式 在排版过程中真正体现了 所见即所得 二 工作界面的设置 工具 菜单中 选项 对话框的使用 P121 3 网格线 显示网格线用于查看行间距 不可作为打印对象 4 段落标记 回车符 在对文本内容排版时 一个回车符即为一个段落 5 全屏显示 以满屏的形式显示整编文档 6 显示比例 选择不同比例用于显示文档排版效果 其显示比例只能在10 500之间 快速改变显示比例可在按住Ctrl键同时滚动鼠标轴 1 选择输入法Ctrl 空格 中英文两种输入法之间进行切换 Ctrl Shift 在多种输入法之间进行逐一切换 2 编辑文本 必须时刻注意插入点 光标 的位置 输入文字 自动换行 且默认文本为两端对齐状态 三 文本 段落格式编排 屏幕滚动 A Ctrl 上翻一段 B Ctrl 下翻一段 C PageUp 上翻一屏 D PageDown 下翻一屏 3 撤销Ctrl Z 撤销用户所做的一步或多步操作 4 恢复Ctrl Y 恢复用户所做的一步或多步操作 5 删除文本 A 退格键 Backspace 在没有选中任何内容时 每按一次退格键将删除光标左边一个字 B DEL键 在没有选中任何内容时 每按一次DEL键将删除光标右边一个字 C 当选中某一固定文本时 按退格键或DEL键都可删除该固定文本 6 选定文本 使用鼠标选定文本 2 2 使用键盘选定文本 剪切Ctrl x与粘贴组成移动操作 复制Ctrl C与粘贴Ctrl V组成复制操作 A 要移动选定内容 可以用鼠标拖动的方法 B 要复制选择内容 可同时按住CTRL键不放 用鼠标将选定内容拖至目的位置C 在移动或复制时 可用鼠标右键拖动选择内容 在释放鼠标键时 出现快捷菜单 显示移动和复制的有效选项 10 查找Ctrl F 可以方便快速的在文档查找所需的内容 11 替换Ctrl H 选中所需替换的文字 直接输入新的文字 或双击 改写 钮再输入内容 12 定位Ctrl G 打开 查找与替换 对话框 进行设置 选择定位目标为 页 输入有效的页号即可 13 选择性粘贴 对复制的文本进行格式转换粘贴 字符格式化 1 使用格式工具栏设置字符格式 字体 字形 字号 颜色 下画线 上标 下标等 2 使用 格式 菜单中的 字体 对话框设置字体和字符间距 3 快速复制格式 格式刷的使用 单击格式刷按钮 可一次复制格式到拖动过的文本上 双击格式刷按钮 可多次复制格式到拖动过的文本上 再次单击格式刷按钮或按Esc键 可取消格式刷上格式 段落格式化 1 使用格式工具栏设置段落的首行缩进 悬挂缩进 左缩进 右缩进 段前间距 段后间距 行间距 大纲级别和对齐方式等 四种对齐方式效果示意图 2 使用水平标尺设置段落缩进 3 使用 格式 菜单中的 段落 对话框设置段落格式 1 插入图片 图文混排 安装OFFICE时自带的图片库 用于完成图文的混合排版 其中的图片可以取消组合 进行编辑 但不能用透明工具进行修饰 可以是任意的图片类型 是指将一般文字经过各种特殊的着色 变形处理得到的艺术化的文字 也作为一个对象插入到文档中 是图形对象不能作为普通文本对待 2 修饰编辑图片 1 显示表格和边框工具栏 A 单击 表格 菜单 绘制表格 B 单击 常用 工具栏中的 表格和边框 按钮C 右键单击显示在屏幕上的任意工具栏 在系统弹出的工具栏快捷菜单中 选择 表格和边框 2 插入自动表格 三种形式 根据固定列宽 确定表格的行数 列数 根据内容调整表格 根据窗口调整表格 3 光标在单元格之间的移动 可用 ab键 光标向右移动一个单元格 或用四个方向键在表格中进行上下左右移动 四 制作表格 4 表格选定 A 鼠标在左页边距单击 选定鼠标所指向的一行 B 鼠标移动在表格上方 当其变为黑色向下的箭头单击 选定鼠标所指向的一列 C 鼠标移定在单元格的左下角 当其变为倾斜45度角时单击 选定鼠标所指向的单元格D 鼠标单表格左上角 田 按钮 即可选整张表格 5 插入行或列 选定一行 插入一行选定一列 插入一列选定一个单元格 插入一个单元格 有四种插入方式 6 合并单元格 选定两个或两个以上的单元格合成一个单元格 7 拆分单元格 将一个或多个单元格拆分成若干个行或列 8 拆分表格 选定其中一行 将表格拆分成若干个上下关系的表格 Ctrl shift Enter 9 表格的自动套用格式 套用现有的一个表格去套用Word中一种自带表格样式 10 自动调整 使表格在根据固定列宽 根据内容 或根据窗口进行转换 平均分布各行或各列11 标题行重复 使一张表格在不同的页面中都有一个相同的标题12 绘制斜线表头 用于制作不规则的表头 13 转换 转换时确定文字分隔符号的样式 文字转换成为表格 表格转换成为文字 注意 转换的样式的会根据你所制定的文字分隔符号的不同而不同 邮件合并 使用Word的 邮件合并 功能把Word文档和Excel表格完美地合并到一处 实现了数据的批量处理 有效减轻了工作量 第一步 创建文档或打开文档 设置文档类型 第二步 创建数据源或打开数据源第三步 查看数据源列表进行编辑第四步 插入相对应的数据项 插入域 第五步 查看合并数据第六步 合并整合文档 五 邮件合并 1 新建空白文档方法 A 单击 常用 工具栏上的 新建 按钮 B 在任务窗格 新建文档 组中单击 空白文件 C 按快捷Ctrl N 2 新建模板文件 单击任务窗格的 新建文档 组中3 创建模板文件 单击 文件 菜单中的 另存为 命令 在 保存类型 框中 单击 文件模板 六 文件存档与加密 页面设置 打印 3 文档保存及加密 A 单击 文件 菜单中的 保存 命令 B 单击工具栏中的 保存 按钮 C 按Ctrl S键 在 另存为 对话框 在 保存位置 列表框中指定文档的保存位置 在 文档名称 框中输入文档名称单击 保存 4 页面设置 双击标尺页边距部分 用于编辑当前文档的打印效果A 页边距 纸张页边距及排版方向 横向 纵向 B 纸张 纸张大小 C 版式 设定页眉页脚边距 D 文档网络 设定一页纸所写文本的行数 5 打印预览 用于查看打印前的排版效果是否达到最佳样式 6 打印 Ctrl p 将编辑好的文件输出 打印在纸张上 在打印文件的对话框中可以设置打印范围 打印的份数及正反面打印 7 属性 显示文档的档案情况 8 退出 关闭当前窗口中的所有文件退出整个 ord程序 9 关闭文档 A Ctrl W 指关闭当前文档而不退出整个WORD程序 B ALT F4 指关闭当前文档并且退出整个WORD程序 10 打开文档方法 A 在应用程序窗口中单 文件 下的 打开 命令 B 单击常用工具栏中的 打开 按钮或按快捷键Ctrl O 模块二电子表格Excel2003 一 Excel简介二 图表的创建和编辑三 公式与函数的运用数字运算符常用函数介绍函数的简单应用四 数据分析与管理应用数据排序 筛选建立数据透视表 集电子数据表 图表 数据库 数据报表等多种功能于一体的电子表格软件 用于对数据的财务处理 科学分析和计算 并通过图表等各种形式显示说明数据之间的关系 实现对数据的组织和管理 一 Excel简介 Excel中的工作簿 工作表 单元格 1 工作簿工作簿 计算和储存数据的文件 Excel文档就是工作簿 其默认扩展名是 xls 默认的模板文件扩展名是 xlt 2 工作表 数据工作表 图表工作表3 单元格和单元格区域单元格是工作表的基本单元 是工作表中行和列的交点 其命名由单元格所在的 列名 和 行名 组成 单元格区域是指多个单元格组成的矩形区域 其表示由左上角单元格和右下角单元格加 组成 P184 单元格组成工作表 一张工作表最多包含65536行256列 工作表组成工作簿 一个工作簿即为一个文件 一个工作簿最多可包含255个工作表 键盘选取单元格 1 普通视图 即单页预览 2 分页预览 以多页的视图方式查看文件 3 编辑栏 用于编辑公式和运用函数 4 页眉和页脚 页面设置 A 页面 纸张排版方向 横排 竖排 B 纸张大小 A4 A3 B5等 C 页边距离 纸张上 下 左 右 页眉页脚边距 D 居中方式 水平 垂直 E 分页参数 使用打印区域设置并用逗号隔开 F 页眉页脚 用于制作工作表标题 只能在打印预览状态可见 G 工作表 用于设置分页参数及重复标题行 编排打印 二 图表的创建和编辑 F11 选择要用来创建图表的数据单元格 单击 插入图表 命令进入图表向导 第一步 选择图表类型 第二步 在数据区域中输入数据源 并选择一种系列的产生方式 第三步 在图表选项中对图表进行标题 坐标轴 图例 数据标志 数据表进行修饰 第四步 在图表位置中选定要放置的位置 分类轴 水平坐标轴显示的数据 分类轴标题 绘图区 柱形图所在的灰色背景的矩形区域 数值轴 垂直坐标轴显示的数据 数值轴标题 数值轴主要网格线 绘图区内水平刻度线 图表标题 图表顶端显示的标题 图表区 整个图表区域 图例 指示图表中各系列的颜色 系列 分类轴所对应数据项 其名称显示在图例中 1 图表对象说明 图表工具栏 2020 3 19 43 2 图表的复制 移动 删除和缩放 图表的复制 可以采用复制粘贴的方法 对于嵌入式图表还可以按住Crtl键用鼠标直接拖动 图表的移动 可以采用剪切 粘贴的方法 对于嵌入式图表还可以用鼠标直接拖动 图表的删除 选中图表按Del键直接删除或者删除整个图表工作表 图表的缩放 选中图表 用鼠标直接拖动图表上的句柄 3 图表区域内的各种对象的格式设置对图表区域内的各个图表组成部分进行格式设置 可以用鼠标左键双击需修改的对象 4 单独打印图表 选定图表 单击打印 三 公式与函数的运用 1 公式公式是对单元格中数值进行计算的等式 通过公式可以对单元格中的数值完成各类数学运算 公式的输入由等号 开头 其后为常量 单元格引用 函数和运算符等 运算符在Excel中包含四种类型的运算符 算术 关系 文本和引用运算符 运算符 创建公式 如图 在工作表的G3单元格中输入公式 2 使用函数函数 是一种预设的公式 它将指定的参数按特定的顺序或结构进行计算并返回结果 一个完整的函数包括函数名称和参数两个部分 函数分类 参数 是函数中用来执行操作或计算的元素 参数的类型与具体的函数有关 常见类型包括 数值 文本 单元格引用 单元格区域 名称 标志 函数嵌套 引用作用 标识公式中所用的单元格区域 引用分类 相对引用 绝对引用 混合引用 A 相对引用 被引用单元格的位置与公式单元格的位置相关 其优点是我们移动 复制或自动填充时可以保持公式单元格和引用单元格的相对位置不变 如 AVERAGE E3 E9 B 绝对引用 绝对引用的单元格位置不会随公式单元格位置的改变而改变 绝对引用形式 在单元格的行 列号上加上美元符号 如 G 6C 混合引用 将固定公式中引用的行或列 如 G6或G 6 函数中的地址引用 1 SUM 数学与三角函数 用于计算单元格区域中所有数值的和 在编辑栏中执行 SUM 引用要进行求和的数据 确定 SUM E3 J3 2 AVERAGE 统计函数 用于计算参数单元格区域中所有数值的算术平均数 在编辑栏中执行 AVERAGE 引用要进行求平均值的数据 确定 AVERAGE E3 J3 常用函数 3 IF 逻辑函数 用于判断一个条件值是否满足 如果满足返回一个值 如果不满足则返回另一个值 输入逻辑值 条件值 另一条件值 4 COUNTIF 统计函数 用于计算某个区域中满足给定条件的单元格数目 操作步骤 将光标定位 单击 fx COUNTIF 引用要进行统计的区域 引用具体条件 5 COUNTBLANK 统计函数 用于计算某个区域中空的单元格数目 在编辑栏中执行 COUNTBLANK 引用要进行统计的数据区域 确定 6 MAX 统计函数 用于求一组数中的最大值 在编辑栏中执行 MAX 引用要进行求最大值的数据 确定 7 MIN 统计函数 用于求一组数据中的最小值 8 TODAY 日期函数 用于计算工龄 操作步骤 将光标定位好 单击 fx TODAY 在编辑栏中执行 TODAY 参加工作时间 365 确定 注意 使用TODAY所计算出的结果随当前电脑系统默认日期而改变 9 RANK 统计函数 返回某数字在一列数字中相对于其他数值的大小排位 指定具体数字 一组数或一个数据列表 空 10 VLOOKUP 数据匹配函数 在数据区域首列查找指定的值 并返回数据区域当前行中指定列处的值 需要查找的值 查找区域 待返回的值的列序号 FALSE 注 可选参数 为TRUE或者忽略 则表示返回近似匹配值 为FALSE时 只找精确的匹配值 如果找不到 就返回错误值 N A 11 DATE 日期函数 返回日期时间代码中代表日期的数字 填写需要截取的日期数 12 MID 文本函数 从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符 需要提取文本字符串的数据元格 准备提取的第一个字符的位置 Text中第一个字符为1 指定所要提取的字符串长度 13 INT 小数取整 不同于 格式 工具栏中的 减少小数位数 命令 14 AND 用于设置待测定的条件 最多30个 其内容可以是逻辑值 数值其引用结果为TRUE或FALSE 15 subtotal 用于求 部分数据之和 即小计 一般结合筛选命令使用 例 公式 函数运用 数据保护 工作薄的保护在 工具 菜单中选择 保护 命令 再在其子菜单选择 保护工作薄 命令 屏幕则显示相应对话框 工作表的保护单元格区域的保护 四 数据分析与管理应用 1 排序 用于对单元格中的数据以递增或递减方式进行排列数据 2 筛选 前10个筛选 显示某级数据中最大值或最小值 自定义筛选 条件筛选 等值的筛选3 高级筛选 操作步骤 设置条件区域 光标选位在数据区域中 执行 高级筛选 并在对话框中输入筛选的数据区域 条件区域 确定筛选结果的所放位置 数据分析 4 数据透视表 一种可对大量数据进行快速汇总并建立交叉列表的交互式表格 不仅可以转换行和列 用以查看源数据的不同汇总结果 显示不同界面以筛选数据 还可以根据需要显示区域内的数据 是用户分析 组织复杂数据的有力工具 操作步骤 将光标定位在数据清单中的任一单元格 执行 数据 菜单 数据透视表和数据透视图 在其对话框中第一步 选择好数据源类型及报表类型 单击下一步 第二步 选定要进行操作透视表的数据 单击下一步 第三步 单击 版式 进行透视表的创建 选择透视表要放置的位置 单击完成 模块三演示文稿PowerPoint2003培训内容 一 PowerPoint简介二 PowerPoint制作与编辑三 设置动画效果四 设置播放技巧五 文件打包 页面设置及打印 是一种能够制集文字 图形 图像 声音及视频剪辑于一体的媒体演示 展示制作软件 一般运用于会议 演讲 产品展示 学术报告等 一 PowerPoint简介 标题栏 菜单栏 工具栏 视图命令 状态栏 任务窗格 缩略图 滚动条 一个演示文稿是由一张或多张幻灯片组成的 且都以幻灯片为单位进行编辑操作 如输入文本 插入对象等操作 新建演示文稿 1 空演示文稿 包含了一张默认版式的幻灯片 用户可以在随即出现的 幻灯片版式 任务窗格中选择自己所需要的版式 2 根据设计模板 其中提供的几十种幻灯片模板 从中选择一个能满足或接近实际需要的模板 即新建一个包含一张该说式幻灯片的演示文稿 3 内容提示向导 为用户提供了一种更为快捷的方法 只要在PowerPoint内置的大量演示文稿中选择接近于实际需要的演示文稿 并根据向导的提示对文稿内容稍加改动 就可以得到一个非常专业的演示文稿 4 根据现有演示文稿 方便用户快速新建同类似的演示文稿 二 PowerPoint制作与编辑 1 插入一张新幻灯片 Ctrl M 或选定前一幻灯片按回车键 2 选择幻灯片版式 如右图 在提示框 占位符 中输入内容 3 复制幻灯片 选定后按 Ctrl D 或使用幻灯片副本命令 4 删除幻灯片 选定后按 Backspace 或 Del 5 移动幻灯片 选定后直接拖动至目标位置 6 幻灯片 从文件 插入PPT格式文件 进行幻灯片复制 7 幻灯片 从大纲 插入文本格式文件 进行文本复制 8 在幻灯片中插入右则图中内容 完成各种幻灯片的制作 插入表格 使用以下表格工具栏进行编辑 点击 插入 选择 表格 插入日期和时间 使用以下工具栏进行编辑 点击 插入 选择 日期和时间 插入艺术字体 使用以上艺术字工具栏进行编辑 点击 插入 选择 图片 中的 艺术字 不断学习 点击 插入 选择 图片 中的 剪贴画 或 图片 插入图片 使用以上图片工具栏进行编辑 插入组织架构 使用以下组织结构图工具栏进行编辑 点击 插入 选择 图片 中的 组织结构图 插入数据图表 使用以下图表工具栏进行编辑 点击 插入 选择 图表 修饰演示文稿 1 字