危机管理办法.doc

危机管理办法危机管理办法1.目的为了明确在危机处理过程的责任部门及责任人，以规范危机管理的全过程，使危机处理过程中有法可依，特制定本办法。 2.适用范围集团公司各本部、中心、室。3.公共关系中心职责集团公共关系中心全面负责集团危机管理工作。对危机管理过程中反应迅速、表现出色、在捍卫品牌的过程中做出重大贡献的部门和个人进行表彰，并对在危机管理过程中处理失当、给品牌造成损失的部门与个人进行处罚。4.危机事件管理4.1 危机事件定义本制度所指的危机事件为正常运营中潜在的或突发性的，危害到公司品牌形象和业务发展等方面，需要立即做出反应并紧急处理的事件。主要表现形式为：消费者投诉媒体曝光或者意图曝光的采访政府部门执法检查或处罚其他对公司品牌与市场造成重大影响的事件，比如投毒、高层人事变动导致的资本市场动荡、竞争对手进行的恶意攻击、严重的产品质量问题等等。4.2 危机管理的目标危机管理是危机监测、危机预防、危机处理和危机公关以及危机经验总结与分享的全过程。4.2.1 危机管理的第一目标：捍卫品牌捍卫品牌就是避免危机事件的发生，并在危机发生时进行快速、妥善的处理，从而减少品牌因此而遭遇的风险，降低对各方面业务的负面影响。4.2.2危机管理的第二目标：建设品牌任何一个公司或组织都不可能不发生危机，妥善应对危机，不仅是一个被动的行为，更是一个主动向公众展示“以用户为中心、以诚信为立业之本”美好形象的过程。良好的危机处理手段，不仅不会让用户走开，而且有可能把用户彻底变成我们的忠诚支持者、提升品牌的美誉度。从这个意义上来说，一个好的危机管理团队，必然是一个既能够捍卫品牌，又能够建设品牌的团队。4.3 危机处理、汇报流程危机处理、汇报流程如下图所示： 危机处理、汇报流程示意图在发现危机信息后，首先由当地城市经理或经销商出面协调解决，当问题不能妥善解决时，要逐级上报，分级处理，不得越级上报。4.4 危机事件分类4.4.1 危机事件按照发生时间分类可分为预知潜在危机事件和不可预知危机事件1）可预知潜在危机事件：是指已经预知到的将对品牌形象及集团业务发展带来负面影响的潜在危机事件。2）不可预知危机事件：是指不可预知的、突发性的对品牌形象及集团业务发展带来负面影响的危机事件。4.4.2 危机事件按照内容重要性分类危机事件按照内容重要性分为特级、一级、二级、三级。1）特级危机事件：是指危害程度非常严重，对集团可能造成全局性影响，对媒体具有强烈吸引力的危机事件；2）一级危机事件：是指危害程度较为严重、可能造成大范围影响的；3）二级危机事件：是指危害的影响范围小、对媒体有一定吸引力，可能是在多区域曝发的危机，亦或是执法部门的检查不合格的危机事件； 4）三级危机事件：是指危害的影响范围小、对媒体吸引力弱或是不构成吸引力，仅在单一区域发生，没有跨区扩散的趋势的危机事件；4.5 危机管理团队集团全体员工都是危机管理团队的一分子。作为品牌和业务的捍卫者，任何员工一旦发现可预知和不可预知危机事件，必须按照公司规定和流程上报相关部门，并配合进行危机处理和危机公关。4.5.1 危机管理核心团队：危机管理小组危机管理小组是集团危机管理的核心团队，是全面参与危机管理操作，并承担相应具体责任与义务的工作人员组成的集体。一旦发现危机事件，危机管理小组即可投入工作，对危机进行有效管理。4.5.1.1 危机管理小组职责定义：可预知危机事件和不可预知危机事件发生后，危机管理小组作为集团唯一有权进行危机处理的团队，应立即行动，全权部署、执行危机应对方案，在紧急情况下，经集团总裁授权，有权协调和组织公司范围内各方资源，确保控制事态和危机应对方案的顺利贯彻执行。4.5.1.2 危机管理小组组建原则：员工一旦发现可预知或不可预知危机事件，必须在第一时间按照流程上报相关受理部门，受理部门牵头召集咨询部门组建危机管理小组，并由小组共同制定危机应对方案（包括客户端的危机处理方案和针对媒体等外部危机的公关方案）、协调公司资源执行。全部危机处理措施以危机受理部门为主来执行。在危机事件涉及到媒体的情况下，无论危机由哪一个部门受理，危机管理小组的组织者和领导者均为公共关系中心，海骏协助工作。4.5.1.3 危机管理小组成员：由受理部门牵头，组织咨询部门的相关负责人共同组成。以下为各级危机事件管理小组成员，仅供参考，特殊情况特殊对待：1）特级危机事件管理小组成员：总裁、营销副总裁、行政副总裁、公共关系中心经理、危机所属本部营销总监、经销商、城市经理及相关咨询部门负责人。2）一级危机事件管理小组成员：危机所属本部营销总监、危机处理部长、销售总监助理、销售中心或区域分公司经理、省经理、经销商、城市经理及相关咨询部门负责人。3）二级危机事件管理小组成员：危机发生地的销售中心经理、省经理、经销商、城市经理及相关咨询部门人员。4）三级危机事件管理小组成员：危机发生地的经销商、城市经理、省经理及相关咨询部门人员。5）咨询部门：集团公司各中心、室及各事业部所设相关部门。其职责是根据危机事件的紧急需求，无条件地提供法律、战略资源、财务、生产技术等相应的咨询和服务。6）特级危机事件处理完毕后，危机管理小组整理总结报告上报营销中心办公室、总裁办公室。危机管理过程中，若出现争议或无法协调配合的问题，或需要更大范围的支持，危机管理小组将相关问题直接上报公共关系中心，由营销中心总监协调。在恶性的、涉及到公司利益重大损失的危机情况下，集团总裁成为危机管理小组的负责人，协调和组织集团各方资源，确保控制事态和危机应对方案的顺利贯彻执行。4.5.2 危机受理部门及负责人：危机受理部门采取分级处理的的原则：1) 三级危机事件：受理部门为危机发生地的经销商、城市经理，第一责任人为当地经销商和城市经理。2) 二级危机事件：受理部门为当地省经理、销售中心，第一负责人为省经理、销售中心经理。3）一级危机事件：受理部门为所属各事业部的营销系统或是危机处理部门，第一责任人为营销总监或是危机部负责人。4）特级危机事件：受理部门为公共关系中心，第一责任人为公共关系中心经理。受理部门负责危机处理的具体实施，有效降低负面影响，在处理危机过程中要积极主动，不得推诿，在逐级处理危机时，一定要各尽其责，不得在有能力解决或是未采取任何措施的情况下，就将危机上报，如最终危机处理费用小于受理部门上报费用，要酌情对受理部门进行考核。4.5.3 危机咨询部门及职责：1）咨询部门：各本部销售部、市场部、质量技术管理中心、人力资源中心、财务部、对外联络中心、董事会办公室、法务中心等。2）职责：根据危机事件的紧急需求提供法律、战略资源、财务等相应的咨询和服务。5.危机管理制度5.1危机事件管理责任人 全体员工5.2 职责集团全体员工都必须建立高度的危机防范意识，在工作中的每一个环节都严格遵守公司的各项危机管理规定，积极规避危机、及时发现危机、勇敢面对危机。5.3 危机管理流程5.3.1 危机事件管理的流程共有五个关键环节：1）危机监测程序：对危机事件进行全面监测。2）危机预防程序：包括采取危机预防的制度性措施和对可预知危机所采用的危机预防程序。3）非媒体危机处理程序：发现不可预知危机事件，进行甄别、通报；成立危机管理小组，制定应对行动方案；实施危机处理；效果总结等过程。具体来说，就是对涉及到消费者投诉、政府执法部门监督检查等方面的、不牵涉到媒体的危机事件进行妥善处理的程序。4）媒体危机公关程序：在危机事件可能或者已经引起了媒体的反应和参与，可能会导致媒体曝光的情况下，根据危机管理小组提出应对方案，设计公关行动并付诸实施。5）危机管理总结：包括相关人员撰写危机处理总结报告、危机管理小组根据报告每季度进行一次危机经验汇总和分享、以及根据实践中的新经验对危机管理机制进行完善和调整等。5.3.1.1 危机监测程序危机监测的对象不仅包括事件性危机，也包括媒体端危机。公司每一个部门都应该针对本部门所涉领域可能出现的危机实施危机监测。5.3.1.2 危机监测流程1）监测：各部门对自己业务范围内可能发生的危机进行监测，发现可预知潜在或不可预知已发生危机事件，则相关部门应在第一时间(2小时内)按照流程进行通报，启动危机事件管理程序。各事业本部处理危机必须有书面的沟通和问题解决过程记录，每月5号前，将事业本部上月所发生的危机记录，以邮件形式发至危机管理小组邮箱内，对其它相关信息则每季度汇总一次，按照既定流程每月5号前汇总给危机管理小组。2）总结与分析：危机管理小组每季度对汇总的信息进行分析，并根据这些情况，针对下一步的危机管理工作拿出具体调整的举措。3）调整与预防：危机管理小组根据分析的结果，有针对性地安排预防危机的各种措施，比如发出预警、加强有针对性的培训等等。5.3.2 危机预防程序危机预防程序，指的是做好日常性危机预防工作，建立高效的危机预防规范，针对可预知危机事件在潜伏期作好预防工作都可以避免危机事件的恶化，危机预防在危机管理过程中起到关键作用。5.3.3 可预知潜在危机预防流程1）通报阶段：相关部门在危机监测中发现可预知危机事件，第一时间填写危机事件通报表并通报相关部门。2）成立危机管理小组：公共关系中心召集相关受理部门组建成立危机管理小组并制定危机应对方案。3）公关预防：危机管理小组重点制定公关预防方案，准备对外统一口径及指定统一发言人。4）媒体监测：针对可预知潜在危机事件进行重点媒体监测。 5.3.4 非媒体危机处理流程非媒体危机处理流程，就是在危机事件发生后的第一时间了解危机根源，采取措施直接处理掉危机事件，有效防止危机扩散的整个工作流程。它分为三个阶段：1）事件通报阶段本阶段，发现危机、或者发生危机的部门应完成以下工作：危机事件发生的2小时内，填写危机事件通报表，通过电子邮件或传真发送给相关受理部门；特别紧迫情况下，危机发现人员在第一时间口头向受理部门或公共关系中心进行通报；就危机事件的发展进行事态密切跟踪，随时通报事态发展情况。2）决策及应对方案制定阶段受理部门接到危机事件通报并经甄别后，应立即紧急组建危机管理小组。这一过程需要在发现危机、或者发生危机的4小时（半个工作日）之内完成。危机管理小组在发现危机、或者发生危机的当天（或一个自然日）内制定明确的应对方案，为确保执行的速度，方案可以口头方式传达。每个危机管理小组成员都必须对危机事件的管理负责到底。如果发现危机事件24小时内没有进展，必须主动推进。3）危机应对方案实施阶段危机应对方案出台后最迟需在8小时内全面实施。应对方案实施由危机管理小组统一部署；其中，要求发生危机的相关部门应直接参与危机事件处理，并由危机管理小组启动媒体危机公关程序。进入非媒体危机处理程序后，危机管理小组就危机事件的发展态势进行跟踪，随时向小组成员通报发展情况，并在一个工作周内小结危机处理情况。如果在一个工作周后，危机处理不能达到理想结果，或者危机事件仍然存在，危机管理小组应重新评估当前的危机状态，决定是否修正方案，重新部署实施，直到危机事件妥善解决。5.3.5媒体危机公关流程组织的公共关系人员利用公共关系学原理，通过有效的公关手段，减少危机负面影响的扩散，并与公众保持良好的和谐度，规避品牌风险。这中间的核心工作，就是妥善应对各类媒体对危机事件的关注和参与，积极谋求与媒体的正面沟通，争取媒体的理解与支持。5.3.5.1 媒体危机公关成员公共关系中心和销售中心经理，各城市经理为危机公关的执行人员，统一制定和实施对媒体的危机公关策略。5.3.5.2 媒体危机事件分级及公关策略媒体危机公关策略的制定，取决于对媒体危机公关环境的甄别。一般而言，基于媒体危机事件的内容重要性和媒体分级，可分为三种情形，各自应对策略不同：1）轻度危机（蓝色危机）二级、三级危机危机事件有可能在二，三级媒体上进行报道。策略：对于此类危机的处理，首先应由当地分城市经理在公共关系中心指导下与媒体进行快速的单独沟通，针对出现危机的情节或方面，对媒体作出完整、诚恳的解释，将危机消除在萌芽期。其次，危机管理小组应该密切注意事态的发展，在适当时刻果断介入，切断危机可能向其他媒体传播的途径。2）中度危机（橙色危机）一级危机事件有可能在二，三级媒体上报道，或二级、三级危机事件可能在一级媒体上报道。策略：对于此类危机的处理，除做出与上述轻度危机相应的处理外，危机管理小组的工作重点，应放在预防其它媒体尤其是二、三级媒体的跟进采访上。3）重度危机（红色危机）特级危机事件可能在一级媒体上报道，而且其它媒体也在保持高度关注。此类危机发生时，事态演变非常快，如不能果断应对，将可能导致品牌的灾难性损失。策略：首先应采取果断措施，在第一时间与该媒体高层领导进行诚恳沟通，避免该媒体的报道，从而避免事态的进一步恶化。其次，针对危机尽快发布关于非常积极的、有建设性的新闻，在相关媒体上尽可能多地进行传播。根据情况需要，正式声明、媒体沟通会等措施可以迅速实施。5.3.5 媒体危机公关的必要准备：启动媒体危机公关程序，在团队内部要做以下准备工作：在危机出现前，对外，相关部门按照集团的精神，加强与媒体的合作，建立良好的媒体沟通渠道和健康的媒体关系，对内则应有完善的危机管理制度和培训；当危机事件出现，准备好统一的对外发言策略，制定FAQ（常见问题回答）；指定公司统一的发言人，授权其对危机的问题进行解释和阐述,并设立专人或专线电话，配合发言人处理媒体采访需求，在非工作时间也应设立媒体可以联络到的电话或其他联系方式；针对危机问题准备必要的新闻背景资料，以备媒体索取；6危机管理操作流程7.危机事件管理的基本原则：7.1及时沟通、注重预防:全体员工、尤其是直接参与危机管理团队的员工应提高危机意识，及时发现潜在风险，并协同把这些潜在风险进行化解。在危机事件发生时，及时的信息沟通更是采取妥善对策的必要条件；7.2快速反应、分工合作:对发生的危机事件，各级危机管理的责任人应尽快作出分级判断，快速启动相关非媒体危机处理流程或制定媒体危机公关方案；为了兼顾效率与成本，必须贯彻实施严格的分级应对制度，由相应的层级为主应对某一类型的危机。与此同时，协助进行危机处理的其他部门和层级的人员，都应该全力以赴、争分夺秒地处理每项相关工作，在很多情况下，短时间的延迟往往会导致危机的爆炸性扩散；7.3统一口径、严肃纪律：在所有危机事件发生时，危机管理负责人应快速制定统一