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第6章处理电子表格 1 6 1工作簿的创建与打开 运行Excel2000 可以选择 开始 程序 MicrosoftExcel 命令 这时会自动创建一个名为 Bookl 的新工作簿窗口 工作簿是用于处理和保存表格内容的文件 工作簿的扩展名为 xls 2 6 1 1新建一个工作簿 如果你已经打开了工作簿窗口 当前需要创建一个新工作簿 操作步骤如下 1 选择 文件 新建 命令 出现 新建 对话框 2 在该对话框中选择 常用 标签 选择内容区的 工作簿 图标 单击 确定 按钮 就创建了一个新工作簿 或单击 常用 工具栏中的 新建 按钮 或按 Ctrl N 组合键可以快速创建一个新工作簿 3 6 1 2打开一个已有的工作簿 在当前编辑的工作簿窗口中打开一个已有的工作簿 具体操作步骤如下 1 选择 文件 打开 命令 或单击 常用 工具栏的 打开 按钮 或按 Ctrl O 组合键 出现 打开 对话框 2 在 查找范围 下拉列表框中选择文件所在的磁盘 3 找到目标文件后双击该文件 或选定该文件 单击 打开 按钮 即可打开目标工作簿 4 6 2工作表的编辑 一个Excel工作簿中最多可包含255张工作表 默认的工作表只有三个 即Sheet1 Sheet2 Sheet3 一个工作表有65536行 256列个单元格 Excel中用 列标行号 来表示某单元格 例如 B6 代表第B列与第6行相交处的单元格 5 6 2 1数据输入 1 输入数字在Excel2000中 可以输入以下数值 0 9 Ee默认情况下 数字沿单元格右对齐 在输入分数 负数 百分数时 应注意以下几点 1 分数的输入 应先输入一个0和一个空格 再输入分数 否则会作为日期处理 2 负数的输入 可直接输入 或将数字用双括号括起来输入 3 百分数的输入 先输入数字 再输入百分号 2 输入文本文本包括汉字 英文字母 数字 空格以及其他一些符号 默认情况下 文本沿单元格左对齐 对于如邮政编码 电话号码等数字的输入 可把该列设置为文本型 或在输入前先输入一个 单引号 否则当该列列宽不够时会以科学计数法显示 3 输入日期和时间4 单元格显示格式的设定 6 6 2 2单元格或单元格区域的选定 1 选定单元格2 选定单元格区域3 选择多个不相邻的单元格区域4 选定整行 整列5 选定整个工作表 7 6 2 3快速输入数据 1 输入相同的数据2 自动填充3 使用前两个数据实现等差序列的填充4 等比序列5 自定义序列 8 6 2 4移动单元格数据 1 移动单元格数据 1 选择需移动的一个或多个单元格 鼠标指向该选定区域的黑色边框 当鼠标指针变成向左倾斜的空心箭头形状时 按下鼠标左键拖动至目标单元格 2 用户也可以 剪切 粘贴 命令 所达到移动单元格的目的 2 复制单元格数据将鼠标指向选定单元格的边框位置 当指针变成向左倾斜的空心箭头形状时 按下 Ctrl 键并拖动至目标单元格 或使用 复制 粘贴 命令复制到目标单元格 9 6 2 5插入单元格 行或列 如果你需要插入单元格 具体操作步骤如下 1 选定一个或多个单元格后 选择 插入 单元格 命令 或在选定区域单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 插入 命令 出现 插入 对话框 2 选择 活动单元格右移 或 活动单元格下移 单选按钮 单击 确定 按钮 即可插入所需的单元格 如果在该对话框中选择了 整行 或 整列 单选按钮 则会在选定区域的上方插入行 或在选定区域左侧插入列 10 6 2 6删除单元格 行或列 1 选定需删除的单元格 行或列 2 选择 编辑 删除 命令 或在选定区域单击右键选择 删除 命令 出现 删除 对话框 从中选择要删除的对象 单击 确定 按钮即可删除 11 6 3工作表的设置 对工作表进行格式化并不影响其内容 例如更改行高和列宽 为选择的单元格添加边框 更改单元格内文本的对齐方式 更改工作表中字符的字体及字号 更改日期格式 更改数字格式等 这样可以起到美化工作表的作用 Excel2000提供了许多方法来格式化工作表 12 6 3 1设置行高和列宽 1 设置行高 1 选定需设置的一行或多行 2 选择 格式 行 行高 命令 或在选定区域单击右键 在弹出的快捷菜单中选择 行高 命令 出现 行高 对话框 3 在 行高 框中输入所需数值 单击 确定 按钮 2 设置列宽当列的宽度不够时 单元格内会显示为 这时可以双击列标的右边线 使列宽调整至最佳宽度 单元格中内容就会正常显示 13 6 3 2设置标题行合并居中 具体操作步骤如下 1 按照实际表格的最大宽度选择标题区域 2 单击 格式 工具栏中的 合并及居中 按钮 完成标题的居中 也可使用另外一种方法 选择 格式 单元格 命令 在出现的 单元格格式 对话框中选择 对齐 标签 在 文本控制 栏勾选 合并单元格 复选框 在 文本对齐 栏的 水平对齐 下拉列表框中选择 居中 单击 确定 按钮 也可以完成标题的居中 14 6 3 3设置单元格中的数据对齐 Excel2000对于单元格中数据的对齐方式 除了可以使用 格式 工具栏中的左对齐 右对齐 居中对齐三种格式外 还可以根据个人需要使单元格中的数据在任意角度对齐 1 垂直对齐2 设置任意角度 15 6 3 4设置单元格中文本换行 如果单元格中的文本需要换行 可以按 Alt Enter 组合键换行 或者使用另外一种方法 具体操作步骤如下 1 选择需设置的单元格 2 右键单击选定区域 选择 设置单元格格式 命令 打开 单元格格式 对话框 3 选择 对齐 标签 在 文本控制 栏勾选 自动换行 复选框 4 单击 确定 按钮 就可以实现单元格中的文本自动换行 16 6 3 5设置数字格式 1 右键单击已选定的单元格区域 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 命令 打开 单元格格式 对话框 选择 数字 标签 在 分类 列表框中选择所需数字格式 2 单击 确定 按钮 17 6 3 6设置日期格式 具体操作步骤如下 1 选定需设置的单元格区域 2 右键单击选定区域 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 命令 打开 单元格格式 对话框 3 选择 数字 标签 选择 分类 列表框中的 日期 在 类型 列表框中选择所需的日期格式 4 单击 确定 按钮 在设置的单元格中输入数据会显示为设置后的格式 18 6 3 7设置边框线 1 隐藏网格线 1 选择 工具 选项 命令 出现 选项 对话框 2 选择 视图 标签 在 窗口选项 栏取消 网格线 复选框的勾选 3 单击 确定 按钮 网格线就消失了 2 添加边框线 1 选取需添加边框线的单元格区域 2 右键单击选定区域 在弹出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 命令 打开 单元格格式 对话框 选择 边框 标签 选择所需的边框类型 单击 确定 按钮 19 6 4工作表的计算 Excel2000中除了可以输入数据以外 最重要的是它的数据处理能力 我们可以在单元格中输入公式或者使用Excel提供的函数来完成对工作表中数据的计算 并把结果反映在表格中 来完成各种复杂的运算 20 6 4 1公式的输入 1 输入公式输入公式前应首先输入一个等号 输入公式表达式完毕后 一定要按回车或单击 编辑栏 中的 输入按钮 来确认输入结束2 公式的显示或隐藏按 Ctrl 组合键 可以在显示公式和显示计算结果之间切换 3 公式中的运算符使用数学运算符号把单元格引用 常量 函数以及括号等连接起来就构成表达式 常用运算符包括3类 算术运算符 文本运算符和比较运算符 21 6 4 2单元格引用 1 单元格地址引用2 公式的复制3 相对引用4 绝对引用5 混合引用6 引用其它工作表中的单元格 22 6 4 3函数的使用 函数是一种预设的公式 其目的是可以简化和缩短工作表中的公式 节省用户输入和编辑公式的时间 完成指定操作任务 最后返回结果值 用户可以把函数认为是随时可以使用的工具 1 常用函数介绍2 函数的输入方法3 快速获得函数帮助4 使用 自动求和 命令 23 6 5工作表的管理 24 6 5 1设置工作簿内默认的工作表个数 具体操作步骤如下 1 选择 工具 选项 命令 出现 选项 对话框 2 选择 常规 标签 在 新工作簿内的工作表数 框中输入或选择需设定的工作表数 如输入 5 3 单击 确定 按钮 这样 以后新建的工作簿中的默认工作表个数就是刚才设置的5个 25 6 5 2选定工作表 如果只需选定一个工作表 只需用鼠标单击工作表标签 工作表名称 如需选定多个不相邻的工作表 首先按住 Ctrl 键 再单击每个需选定的工作表标签 如需选定多个相邻的工作表 首先单击第一个工作表标签 然后按住 Shift 键 单击最后一个工作表标签 26 6 5 3插入工作表 选择 插入 工作表 命令 就可以在当前编辑的工作表前面插入一个新的工作表 或在工作表标签上单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 插入 命令 打开 插入 对话框 选择 常用 标签中的 工作表 选项 单击 确定 按钮 新的工作表将插入到选定工作表的左侧 提示 选定工作表的个数就是你执行 插入 工作表 命令后插入工作表的个数 27 6 5 4删除工作表 具体操作步骤如下 1 选定需删除的工作表 2 选择 编辑 删除工作表 命令 或鼠标右键单击选定的工作表标签 在弹出的快捷菜单中单击 删除 命令 在弹出的 是否确认删除 对话框中单击 确定 按钮 28 6 5 5重命名工作表标签 操作步骤如下 1 选定需重命名的工作表标签 2 选择 格式 工作表 重命名 命令 或在工作表标签上单击鼠标右键 在弹出的快捷菜单中选择 重命名 命令 输入新名称后回车 工作表重命名的最简便方法是双击工作表标签 直接输入新名称后回车 29 6 5 6移动或复制工作表 1 在同一工作簿内移动或复制工作表移动工作表 首先单击需移动的工作表的标签 然后按住鼠标左键 此时工作表标签栏上方出现一个小黑三角形指针来指示该表的位置 拖动指针到所需的位置 松开鼠标即可 复制工作表 只需在拖动时按住 Ctrl 键 2 在不同工作簿内移动或复制工作表 30 6 5 7隐藏工作表 具体操作步骤如下 1 选定需隐藏的工作表 2 选择 格式 工作表 隐藏 命令 工作表就会从窗口中消失 如果需要显示隐藏的工作表 选择 格式 工作表 取消隐藏 命令 打开 取消隐藏 对话框 对话框中显示出了隐藏的工作表 选择需要显示的工作表 单击 确定 按钮 31 6 5 8冻结行和列标题 对于一些比较大的工作表 超过了屏幕的高度或宽度 向下或向右拖动滚动条时 会显示不出行或列的标题 这时可以使用 冻结窗格 命令 这样在拖动滚动条时 标题会保持不动 冻结行和列标题的具体操作步骤如下 在表格中除行标题和列标题后数据区中的第一个单元格设置插入点 选择 窗口 冻结窗格 命令 即完成窗格的冻结 如需取消冻结 可选择 窗口 撤消冻结窗格 命令 32 6 6图表的创建 我们习惯用视觉来获取知识 喜欢记忆形象的图形 不容易记忆成串的数字 Excel2000可以把表格中的数据用图表的形式表现出来 可方便用户查看数据的差异 图案和预测趋势 也可以帮助用户分析和比较数据 33 6 6 1插入图表 插入图表之前 应首先确定生成图表的数据来源 1 选择需创建图表的数据区域 作为生成图表的数据来源 2 选择 插入 图表 命令 或单击 常用 工具栏中的 图表向导 按钮 出现 图表向导 4步骤之1 图表类型 对话框 然后依提示逐步完成操作 34 6 6 2编辑图表 1 更改图表类型首先选中需要修改的图表 然后选择 图表 图表类型 命令 在出现的 图表类型 对话框中可以选择丰富的子图表类型 2 添加或删除图表数据选定需添加的数据 直接拖到嵌入式图表中 或复制要添加的数据 粘贴到图表中 或选择 图表 数据源 命令 在出现的 源数据 对话框中重新选定图表的数据区域 如果用户要删除图表数据 只需在图表中选定需清除的项目 按 Del 键即可删除 3 在图表中添加标题 1 选中需添加标题的图表 2 选择 图表 图表选项 命令 出现 图表选项 对话框 3 选择 标题 标签 在相应的文本框中输入所需标题内容 单击 确定 按钮 35 6 7工作表的打印 36 6 7 1页面设置 选择 文件 页面设置 命令 出现 页面设置 对话框 该对话框中有四个标签 页面 标签 可以设置纸张大小 打印方向 起始页码等工作 如果你不想使长工作表的最后几行单独成页 例如 将一个5页多2行的工作表放置在整整5页中 在这里可以选择输入 调整为 1页宽5页高 页边距 标签 主要设置文字和纸张之间的边缘距离以及与页眉和页脚之间的距离 在预览框可直观地看到效果 页眉 页脚 标签 可填写页眉与页脚的相关信息 工作表 标签 可用来选择打印工作表的某个区域 打印顺序和是否打印网格线等 37 6 7 2插入分页符 插入分页符 首先应选定插入分页符的位置 如果插入水平分页符 应选择行号 如果插入垂直分页符 应选择列标 如果选择了某个单元格将插入水平分页符和垂直分页符 选择好插入位置后 选择 插入 分页符 命令 即可插入所需分页符 38 6 7 3重复打印行标题 1 选择 文件 页面设置 命令 出现 页面设置 对话框 2 选择 工作表 标签 单击 打印标题 栏中的 顶端标题行 框右侧的 压缩对话框 按钮 可将对话框暂时移开 然后在工作表中选定标题所在区域 选定以后 再次单击该按钮可将对话框恢复原状 单击 确定 按钮 如果需要重复打印列标题 在 打印标题 栏中的 左端标题列 框中设置就可以了 39 6 7 4打印预览 如果需要在打印之前看到实际打印出来的效果 可以在打印前做好修改工作 除了可以在 页面设置 对话框中选择 打印预览 按钮进行预览 还可以选择 文件 打印预览 命令 或单击 常用 工具栏中的 打印预览 按钮进行预览 单击 关闭 按钮或按下 Esc 键 可退出打印预览状态 回到编辑窗口 40 6 7 5打印 当通过打印预览观察到打印效果 感到满意后 就可以正式打印了 可以选择 文件 打印 命令 打开 打印 对话框 在这里用户可以根据需要选择打印范围 打印选定区域 打印选定工作表或全部打印输出等打印方式 41 6 8数据清单的使用 Excel2000中 不需要把建立的数据清单转换成数据库 只需执行所需的数据库操作 例如查找 排序或分类汇总 系统就会自动认为你的数据清单是一个数据库 数据清单中的列被认为是数据库的字段 数据清单中的列标题被认为是数据库的字段名 数据清单中的每一行均被认为是数据库的一条记录 42 6 8 1创建数据清单 Excel2000提供了一系列功能 可以很方便地管理和分析数据清单中的数据 在运用这些功能时 注意要根据以下规则在数据清单中输入数据 1 每张工作表仅使用一个数据清单 不要在一张工作表上建立多个数据清单 某些清单管理功能如筛选等 一次只能在一个数据清单中使用 2 在设计数据清单时 应使同一列中的各行具有相似的数据项 3 应使清单独立 工作表的数据清单与其他数据间至少留出一个空列和一个空行 在执行排序 筛选或插入自动汇总等操作时 这将有利于Excel检测和选定数据清单 4 应将关键数据置于清单的顶部或底部 避免将关键数据放到数据清单的左右两侧 因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏 5 在修改数据清单之前 请确保隐藏的行或列也被显示 如果清单中的行和列未被显示 那么数据有可能会被删除 6 请在清单的第一行中创建列标 Excel将使用列标创建报告并查找和组织数据 7 不要在数据清单中放置空行和空列 这将有利于Excel检测和选定数据清单 8 单元格开头和末尾不要插入多余的空格 这会影响排序与搜索 43 6 8 2使用记录单编辑数据清单 具体操作步骤如下 1 在数据清单数据区中单击选定任一单元格 2 选择 数据 记录单 命令 出现 记录单 对话框 3 使用记录单添加新记录 单击记录单中的 新建 按钮 在显示的空记录中输入新记录的值 按 Tab 键下移一个字段 按 Shift Tab 组合键上移一个字段 4 使用记录单删除或修改记录 可在记录单中单击 上一条 或 下一条 按钮 显示当前记录的上一条或下一条记录 删除记录应单击