OUTLOOK培训PPT课件.pptx

Outlook2010邮件礼仪及使用技巧 1 电子邮件的主题 邮件主题的注意事项 切忌空白和冗长标题主题反映邮件内容 可适度突出标题回复邮件时 不要RERE一大串不可出现错别字和不通顺之处 2 称呼和问候 恰当称呼收件者 拿捏尺度 中文 X经理 X先生 小姐英文 Hi XXX熟悉的人可以用Dear多人 各位同事 大家或ALL邮件的开头和结尾最好有问候语 3 称呼和问候 小技巧 不知道某部门人员的邮件怎么办 不知道某位领导的具体职位怎么办 4 正文内容 当中国人问朋友借钱时 会说 我被老爸赶出了门 被女朋友踹了 现在又碰了经济危机找不到工作 你能不能借我1000元 同样的情况 一个老外会说Couldyoulendme1000yuan youknowIwasexpelledbymyfather dumpedbymygirlfriendandwhatisworseIamjoblessduetotheeconomiccrisis 先来看下中国人外国人的不同思维模式 5 正文内容 4W1H原则Who这封邮件和谁有关系 我嘛 What什么事情 我需要做什么或需要我做什么 Why为什么 事情起因 When什么时候需要回复或完成 How怎么做 KISS原则KISS原则 KeepItSimpleandShort 邮件写作的4W1H原则和KISS原则 6 正文内容 From 工会代表小王TO 人事主管小李小李 你好今天参加了企业工资集体协商动员大会 以下会议上的几件事情我在这里转达给你 公司现有的工资协商制度需做修改 届时放在职代会上通过 关于女职工保护权益 我们最好根据公司情况 写一份出来 把我们能做到的写上去 届时也放职代会上通过 另外集体合同看看是否有地方还需要修改 届时也放职代会上通过 实际运用 7 正文内容 小李 你好今天参加了企业工资集体协商动员大会 关于会议上涉及到的3件事情烦请你去完成关于工资协商制度 根据会议下达文件修改工资协商制度 届时放在职代会上讨论关于女职工保护权益 根据公司实际情况 参照镇里版本 进行修改 届时同样放在职代会上讨论关于集体合同 检查公司现有版本是否符合这次会议下发的材料 如不符合之处请予以修改 届时也放职代会上讨论 实际运用 言简意赅 8 语言的选择 尽量选择适合的语言英文邮件只是交流的工具 不是用来炫耀的 交流时要照顾双方的沟通顺畅 收件人中有外籍人士 应该使用英文邮件交流 尊重对方习惯 不主动发英文邮件 字体的大小不要为了突出内容而使用过大的字体 也不要使用过小的字体 建议 中文用宋体或新宋体英文用Verdana或Arial字型字号用五号或10号 9 回复的技巧 10 回复的技巧 理想的回复时间是2小时内 一般不超过24小时 及时回复 11 回复的技巧 XX 你好关于这4件事情 回复如下 请注意 红字部分关于工资协商制度 公司现有的工资协商制度需根据这次会议下达文件稍做修改 届时放在职代会上通过文件已收到 我会尽快根据会议的文件进行修改关于女职工保护权益 镇里有一个版本 我们最好根据公司情况 写一份出来 把我们能做到的写上去 届时也放职代会上通过同工资协商制度关于集体合同 公司也已有 看看是否有地方还需要修改 届时也放职代会上通过上次不少同事提了些意见 有些地方我准备这次一并修改关于员工手册 现有员工手册是否要修改下 是否要放职代会上通过 目前新的员工手册还在制定中 我们争取赶在职代会前完成 进行针对性回复 12 回复的技巧 原则 如果只需要一个人知道的事 采取单独回复如果收到一封邮件发送给你 同时CC给其他人的话 一般采取全部回复重要邮件应添加上级为抄送对象 区分Reply和ReplyAll 13 TO CC BCC 区分TO CC BCC 14 TO CC BCC BCC的私密特性 发送的人看到的 TOCC和BCC看到的 15 OUTLOOK使用技巧 16 邮件的模板制作 邮件模板的制作 邮件模板有什么好处 节省同样重复邮件的编写时间节约寻找同批次收件人的时间我的运用 校园招聘邮件模板 只需要更改细节就可以反复使用 不用每次招聘前重新再做编写 17 邮件的模板制作 邮件模板的制作 打开邮件 文件 另存为 选择存储位置 保存类型选择outlook模板 保存 18 2020 3 19 19 定制邮件规则 定制邮件规则 右击邮件 规则 创建规则或管理规则 20 定制邮件规则 实战举例 51JOB简历的自动归档 创建规则 主题包含XX 1 联动进入预设文件夹 2 邮件自动分类到预设文件夹内 21 巧用邮件日历 使用邮件日历规划工作安排 你是否为如何安排自己的工作时间而发愁 你是否总是忘记自己的会议安排 你是否还在用纸笔进行工作安排记录 所有问题一个对策 OUTLOOK帮你轻松解决 22 巧用邮件日历 实际运用 所有问题一个对策 OUTLOOK帮你轻松解决 工作巧安排 利用日历功能对面试时间做管理 防止重复安排 日历有自动提前15分钟提醒功能 防止忘记会议 23 巧用邮件日历 共享日历功能 把自己的日程安排发给其他人 让别人知道你的安排 24 会议邀请 会议邀请功能 建议 会议邀请发出后 OUTLOOK会自动在会议开始前提醒你邀请参加的人员 所以请谨慎使用 不要滥用造成别人困扰 25 显示对话记录 如何查看LYNC的对话记录 邮件 对话历史记录中可以查看以往的对话记录特别提醒 在对话后迅速关闭LYNC 对话记录可能会无法自动保存 26 添加后续标志 有些邮件需要后续跟踪 但自己老忘怎么办 怎么区分一些重要邮件 你需要学会使用后续标志 27 添加后续标志 后续标志的使用方法 28 撤回已发未读邮件 邮件发错了人怎么办 邮件发出后发现内容有错怎么办 29 撤回已发未读邮件方法 撤回已发未读邮件 邮件 已发送邮件 打开要撤回 替换的邮件 操作 撤回该邮件 在弹出的对话框中进行需要的勾选 30 如何做到定时发送邮件 定时邮件功能 新建邮件 选项 延时传递 传递选项 设置传递时间 31 定时邮件在公司的局限性 定时邮件功能 定时发送邮件必须保持程序运行的状态 ad及outlook保持运行状态 公司的ad长时间不用会自动断开 故无法发送需要时间跨