邮件沟通技巧--word-outlook使用技巧PPT课件.ppt

国人通信GRENTECH 邮件沟通技巧及PPT Word Outlook使用技巧 目录 邮件沟通技巧 1 PPT使用技巧 2 Word使用技巧 3 Outlook使用技巧 4 邮件沟通技巧 沟通要素 邮件概述与技巧 沟通要素 Where How 一 5 W 1 H Who Why When What 六个 C clearly chiefly courtly constructly correctly completely 邮件概述与技巧 正式工作报告 难以简单用口头表达说明清楚的事项 知识推荐和信息传递 没有见面交流条件的其他交流内容 to 收件人 即主要阅读这封邮件的人 cc carboncopy 抄送 需要了解信息的相关人等 bcc blindcarboncopy 密送暗送 1 寻求跨部门支持的邮件 一般主送给寻求支持的人 抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持 2 项目通报类的邮件 主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级 项目主要领导 3 工作计划的发送对象 经理人的工作计划主送工作计划的下达对象 抄送直接上级 间接上级 部门内部相关经理人 为保持部门内部计划对外的一致性 部门内部计划原则上只有一个计划可以跨部门传达 特殊情况可以根据需要处理 标题 一目了然 不留空白 用于检索归类的依据 语言得体写邮件抬头称呼对方 以示礼貌 并引起主要收件人的关注内容清晰1 如果带有附件 尽量在邮件正文对附件内容进行简单陈述 避免收件人打开附件才能知悉沟通事项 要给附件起一个合适的文件名 别人下载后 不用另起名 2 控制邮件正文字数 确保邮件正文层次清晰 内容明确 避免长篇大论 3 列点叙述 清晰明了 保持冷静发信之前闭上眼睛想想 正文 Attention 重要而紧急的急需对方回复的事情 最好打电话沟通或者一个电话配合一封email PPT使用技巧 Addtitletext PPT的目标 PPT的逻辑 成功PPT演示 我们期望用好PowerPoint以后 会议时间缩短 报告说服力增强 订单成交率提高 12 我们的目标 齐 整 简 适 PPT的逻辑很重要 商业PPT的灵魂是逻辑 首先 从目的出发 然后 分角度去拆解 最后 从各角度去思考 逻辑视觉化的工具 金字塔原理 学会从结论说起 一个糟糕的汇报者 假如他学习了金字塔 老板 我最近在留意原材料的价格 发现很多钢材都涨价了 还有刚才物流公司也打电话来说提价 我又比较了几家的价格 但是还是没有办法说服他不涨价 还有 竞争品牌 最近也涨价了 我看到 对了 广告费最近花销也比较快 如果 可能 老板 我认为我们的牌子应该涨价20 而且要超过竞争品牌 因为第一 原材料最近都涨价了30 物流成本也上涨了 第二 竞争品牌全部都调价10 20 我们应该跟进 第三 广告费超标 我们还应该拉出空间 可以做广告 老板 你觉得这个建议是否可行 产品推介演讲结构 18 AIDA结构 产品推介常用结构 解决方案常用结构 成功PPT演示 我为什么要做这个演示 我要在这个演示中做什么 21 确定你的目标 成功PPT演示 听众背景 听众立场 兴奋点和兴趣点 分析你的听众 会场 时间 设备和顺序 了解你的限制 成功PPT演示 寻找合适的材料 选择有力支持观点的材料选择自己有切身感受的材料选择有冲击力的材料选择有真实感的材料选择可检验的材料 成功PPT演示 成功PPT演示 写下完整演讲词 把你想说的写下来把你写的背下来按你的理解去讲 成功PPT演示 开场白和结束语 标准开场白礼貌的欢迎自我介绍意图过程框架图规则 1 删除网上下载资料的换行符 e g 在输入半角 l 是英文状态下的小写L不是数字1 在替换框内输入 p 单击全部替换 就能把大量换行符删掉 删除空行的方法 在输入半角 p p 英文状态下 在替换框内输入 p 单击全部替换2 让Word表格快速一分为二将光标定位在要分开的表格某个位置上 按下 Ctrl Shift Enter 组合键 这时你就会发现表格中间自动插入一个空行 这样就达到了将一个表格一分为二的目的 Word使用技巧 3 简洁输入经常在文档中使用的信息比如要经常输入下列信息 公司名称 有限公司公司地址 深圳市联系方式 0755 12345678可以先选定这些内容 再单击office按钮 word选项 校对 自动更正选项 在替换框中输入标记名称 如 公司名称 添加 确定 以后凡是在文档中要用到这个信息的地方键入 公司名称 不要引号 这几个字后就自动替换成上述内容 4 用 记事本 去除格式网页上COPY下来的东西往往都是有网格的 如果直接粘贴在WORD中会杂乱无章 先粘贴到记事本当中 再粘贴到WORD中 就可以去除网格等格式 再全选选择清除格式 居中再取消居中即可取消所有格式 可以直接在WORD中进行 选择性粘贴 选择无格式文本 图片会消失 5 即时翻译文档中的英文单词Word2007已经内置了强大的翻译功能 操作步骤如下 1 在Word2007的 功能区 中 切换到 审阅 选项卡 2 在 校对 组中 单击的 翻译屏幕提示 按钮 然后在下拉菜单中执行 中文 中国 命令 以此来启用屏幕取词翻译的功能 3 将鼠标指针停留在任意一个英文单词上 相应的翻译结果就会以屏幕提示的方式显示出来 6 一次性完成文档中的所有样式设置用户如果已经在文档中为各级标题指定了样式 但又觉得这些标题样式的风格在整体上不是很协调 可以选择内置的样式集 每个样式集都包含了一整套可应用于全篇文档的样式设置 操作如下 1 在默认显示于最前端的 开始 选项卡中 找到 样式 组 然后单击 更改样式 按钮 2 在弹出的下拉菜单中 将鼠标指针移至 样式集 子菜单项 所有样式集选项会以菜单的方式显示3 用鼠标指针滑过每个样式集 可以直接在文档中预览效果 当确定要使用某个样式集时 只需单击它即可 7 如何告知他人这是最终版本的文档使用全新的 标记为最终状态 功能操作如下 1 打开或新建一个文档 对其进行编辑或修改 直至确定将其作为最终版本 2 单击 Office按钮 并从菜单中执行 准备 标记为最终状态 命令 3 执行该命令之后 会弹出一个提示对话框 让你确认这次标记行为 只要你确定过后 文档的状态属性将被设置为 最终状态 并禁止任何人的编辑 修改或保存操作 而且会在状态栏中显示 标记为最终状态 图标 8 巧妙去除Word2007页眉中碍眼的横线操作如下 双击文档中的任意页面的页眉 使页眉处于编辑状态 在 开始 选项卡 单击 样式 组的对话框启动器 在 样式 窗口 指向 页眉 并单击其后出现的三角箭头 再单击 修改 在 修改样式 对话框 单击 格式 按钮 再单击 边框 在 边框 选项卡的 设置 标题下 单击 无 两次单击 确定 按钮 依次关闭对话框 9 Word2007快速绘制分割线在编辑文档时 出于美观和醒目的需要 有时需要为文档添加一些分割线 如果利用特殊符号来输入 则可以达到事半功倍的效果 输入三个 然后回车 就可以得到一条直线三个 得到一条虚线 三个 得到波浪线 三个 得到双直线 三个 得到中间加粗的三直线 10 Word2007快速将多个文档合而为一1 新建一个文档 并使其页面设置等与要合并的多个文档一致 也可以打开其中一个要合并的文档 然后另存为一个新的文档 并将其中内容全部删除 2 单击功能区中的 插入 选项卡 然后单击 对象 按钮右侧箭头 并单击弹出菜单中的 文件中的文字 命令3 在 插入文件 对话框中选中要合并的多个文档 所需要文档集中存放在同一文件夹内 Word中的常用快捷键 Outlook使用技巧 通讯录管理 日历管理 数据安全 Outlook 邮件收发软件 工作协同工具 时间管理利器 1 联系人分组 通讯录管理