2012 EAS供应链系统运行规定(试行)GL1201.doc

EAS供应链系统运行管理规定(试行)1.目的为保证ERP-EAS系统正式上线后能正常运行，特制定本规定以界定相关部门在EAS系统中的权限，规范纸质表单流转所涉及的各项目的填写，确保电子数据及纸质数据及时、准确、规范、完整。2.适用范围本规定适用于EAS供应链系统上线运行涉及的部门，市场部、制造计划部、车间、技术中心、工艺质量部、火灾实验中心及各销售部门。3.管理职责3.1 网络信息中心是ERP-EAS系统的管理部门。负责ERP-EAS系统的运行管理工作，平衡、协调解决系统运行中存在的问题，并定期组织召开系统运行情况的总结、分析会。3.2 网络信息中心是ERP系统软件、硬件网络维护管理单位。负责系统硬件设备和软件的安装、维护，系统数据修改、维护和备份工作，系统故障记录和处理，批量数据的系统导入、导出，报表的开发和修改，及对用户授权和数据修改的审批。3.3 技术中心是系统中物料基础资料的编写和审核部门，包括物料编码、名称、规格。3.4 财务部是系统中【客户】和【供应商】的管理和审核部门。3.5 采购部库房是现阶段纸质表单的审核和录入部门。4.管理要求4.1 EAS供应链系统管理规范4.1.1 EAS流程涉及【组织架构】、【部门】、【职位】、【职员】的基础资料，新增、修改、删除等管理权限属网络信息中心，如有变动需在一天内上报网络信息中心。4.1.2 EAS流程涉及的组织权限、业务操作权限由网络信息中心统一管理，网络信息中心管理员帐号、密码需妥善保管，不得私自泄露他人，专岗专职。相关部门如需新增登陆账号或进行权限的变更，必须提交经分管副总审批同意的申请表（见表一）到网络信息中心，由网络信息中心统一授权。4.1.3 EAS供应链流程涉及到【客户】、【供应商】基础资料的，涉及编码及名称的管理权限仅属于财务部，对新增、修改、删除【客户】、【供应商】基础资料或者在表单录入过程中有疑问的，相关操作部门必须向财务部咨询、核实。4.1.4 EAS供应链流程涉及到【物料】基础资料的，除“财务专项”类别属于财务部门专用，由财务部做新增、修改、删除等维护操作外，其他所有类别物料的编码和名称，由技术中心负责提供及核对，核对无误后交由网络信息中心做新增、修改、删除操作。如有疑问，网络信息中心须第一时间向技术中心咨询、核实，严禁自行猜测或者随意使用系统内某个物料代替，同时要求技术中心4小时内给出答复。4.2 EAS供应链系统涉及纸质表单填写规则现阶段EAS供应链系统所涉及的表单有：材料领用单、材料交库单、发货提单、成品（半成品）入库单。结合EAS系统电子表单的填写要求，纸质表单的填写规则见表二，填写要求见表三。纸质表单中所涉及材料名称、规格、领用部门、数量、单位、金额等信息必须填写详细、清晰，从上游信息来源获取不全的，需返回上游部门沟通清楚再行填写。4.3 EAS供应链系统电子表单录入要求4.3.1严格按照EAS供应链系统要求，涉及部门选择正确的模块进行基础资料录入，如【物料】、【客户】、【供应商】、【部门】、【人员】等，遇到有疑问第一时间沟通相关基础资料对应责任部门，不得擅自猜测随意录入，录入人对自己录入的表单信息的准确性负责。4.3.2 EAS供应链涉及表单（包括领料出库单、生产入库单、销售出库单等）的“摘要”字段为该表单的“用途”输入项，不允许为空，必须严格按照表一规则录入。注意数字位数、长度、大小写及符号“-”等。4.3.3 EAS供应链涉及表单“备注”字段为该表单对照原纸质表单的表单编号，不管任何类型的出入库单都需要输入，不允许为空，有其他备注信息在原表单编号后面加逗号继续描述，如：“023764，南京发货”。4.3.4 采购退货、领料退库、产品退回车间、销售退库这些类型都应该对应原表单（包含原摘要信息）的不同的事务类型，对应前面顺序应该是：322手工采购退货（正常采购入库是321手工采购入库）、405普通领料退库（正常领料是406普通领料出库）、502生产返修退厂（正常产品入库是501生产完工入库）、233手工销售退货（正常销售出库是254手工销售出库），零星调整或者零星盘盈盘亏通过其他出/入库单的0001其他盘盈入库、0002其他盘亏出库这两个事务类型来填写，不允许随便录入成其他表单或者使用其他的事务类型。4.3.5 表单录入的物料对应的计量单位必须仔细核对，与系统内的默认计量单位是否一致，若不一致及时沟通技术中心和网络信息中心，确认原因及如何修改之后，才可以继续录入。5 EAS供应链涉及的纸质表单流转周期自2012年11月1日起，EAS 供应链系统纸质表单按本规定规则试运行，试运行周期为二个月。2013年1月1日起，ERP供应链系统实现电子表单的传递。6考核6.1 EAS供应链涉及责任部门需严格按照各自的权限及责任要求，执行本规定。如有违反，违反一次扣责任人月度绩效考核1分，扣部门负责人季度绩效考核2分（含责任人同部门负责人为一人）。6.2 EAS供应链涉及表单填写的责任人按照本规定规则及要求填写。如未按填写规则、填写要求填写，违反一项扣除责任人月度考核得分1分。6.3 网络信息中心必须主动了解EAS供应链试运行期间各部门执行情况，收集相应的考核数据，于每月25日提交综合部，由综合部统一进行考核。7附则7.1本规定由网络信息中心负责解释。7.2本规定自2012年11月1日起实施，原相关规定自行废止。编制： 审核： 批准： 表一：南京消防器材股份有限公司ERP账号申请表申请人:职 位:用户所在部门:申请原因说明：申请类型： 新增 权限变更申请权限说明：部门领导意见签字 年 月 日分管副总意见 签字 年 月 日以下由网络信息中心填写：分配用户账号账号密码分配权限备注 说明： 本表网络信息中心需存档管理。表二：EAS供应链系统涉及纸质表单填写规则序号类别规则1正常合同：正常有销售合同号的表单方式：XX年-XXX号；示例：12-001；要求：流水号必须是3位，开头不带字母。2维保合同：涉及维保项目的合同方式：维保XX年-XXX号；示例：维保12-001；要求：流水号必须是3位，开头带维保汉字。3标准产品正常批次生产：无销售合同号的生产领料方式：按照不同的系统分为XX年-ZSS/ZY/ZP/ZS-XX月XX号;示例：水系统12-ZSS-0101、12-ZSS-1201，水系统业务部12-ZS-1001,自灭12-ZY-1102，泡沫12-ZP-0102；要求：月份必须写两位数，批次号也是两位。4检验、送检、抽检：各种检验、送检、认证等方式：送检XX年-XXX号、送检抽检、检验示例：送检12-001、送检抽检、检验要求：送检产品返回时用原送检编号红字退库，检验只能为内部检验，外部单位现场抽查为送检抽检。5新品研发、改进方式：研发XX年-XXX号，改进XX年-XXX号示例：研发12-002、改进12-005要求：技术中心都会给出编码；新品研发改进后的产品不入库，送检合格后剩余部分以生产形式入库，未使用的物料以原编号退库。6实验室使用方式：实验；要求：不允许出现其他字样。7零售：个人购买，无销售合同号方式：零售要求：只出现在销售出库单，不允许出现其他字样。8其他：工具、油类等维护设备的物料方式：其他。要求：不允许出现其他字样。表三：EAS供应链系统涉及纸质表单填写要求表单类型内容填写规则材料交库单供应单位必须写全称，不可简写材料领用单用途填写规则详见表二第1、2、3、4、5、6、8项成品（半成品）入库单产品代号填写完整的物料编码（从物料编码下发当日执行）备注填写规则详见表二第1、3、5项发货提单购货单位填写规则详见表二第1、3、5项品种规格填写规则详见表二第1、3、5项EAS供应链系统实行期间进度安排及考核目标时间进度考核目标部门2012年11月1日-2.12年11月31日2012年12月1日-2012年12月31日2013年1月1日熟悉阶段熟练使用阶段正式上线阶段销售部门待定确定具体工作范围按照确定的工作范围按规则要写填写相关单据市场部销售合同（含维保）号按规则填写销售合同（含维保）号按规则填写销售合同（含维保）号按规则填写技术中心新产品研发、改进涉及的编号下发准确。新产品研发、改进涉及的编号下发准确。新产品研发、改进涉及的编号下发准确。制造计划部1.生产领料单、成品（半成品）入库单按照规则填写2.按公司相关规定及时退库。1.生产领料单、成品（半成品）入库单按照规则填写2.按公司相关规定及时退库。1.生产领料单、成品（半成品）入库单按照规则填写2.按公司相关规定及时退库。采购部入库单按照规则填写1. 入库单按照规则填写2. 确定具体工作范围1. 入库单按照规则填写2. 按照确定的工作范围按规则要写填写相关单据财务部1.【客户】、【供应商】涉及资料的维护，确保信息准确。2.发货提单按照规则填写1.【客户】、【供应商】涉及资料的维护，确保信息准确。2.发货提单按照规则填写3.最终确定发货提单的填写部门1.【客户】、【供应商】涉及资料的维护，确保信息准确。2.充分利用数据信息进行财务分析以供管理层决策。工艺质量部（认证）1.各送检、检验、认证涉及的领料单按规则填写2.按公司相关规定及时退库。1.各送检、检验、认证涉及的领料单按规则填写2.按公司相关规定及时退库。1.各送检、检验、认证涉及的领料单按规则填写2.按公司相关规定及时退库。采购部库房1.审核系统涉及各单据是否按照规则填写2.及时、准确无误的录入单据信息至电子系统（日清）1.审核系统涉及各单据是否按照规则填写2.及时、准确无误的录入单据信息至电子系统（日清）1.审核系统涉及各单据是否按照规则填写2.及时、准确无误录入单据信息至电子系统（日清）网络信息中心1.推动系统按进度安排如期上线2.确保系统数据安全3.收集考核数据以备考核（25日送至综合部）1.推动系统按进度安排如期上线2.确保系统数据安全3.收集考核数据以备考核25日送至综合部）1.系统正式上线2.确保系统数据安全3.收集考核数据以备考核25日送至综合部）EAS供应链系统涉及纸质表单填写示例南京消防器材股份有限公司材料领用单领用部门：总装车间 2012年 11月 5 日开单 月 日领用产品名称图号产品编号投产数 件应用材料规格单件定额重量计划总耗用量 公斤用途11-253材料编号材料名称及规格单位领用件数单件重量实领数量单 价金 额130112301003PHY8/300.1-03 轮轴只55记账 发料人 XXX 供应部门 领用主管 XXX 领用人 XXX填写说明：1、日期、材料编码、材料名称及规格、单位、领用件数、实领数量为必填项。2、用途填写详见表二。南京消防器材股份有限公司材料交库单供应单位： 南京南消消防控股有限公司 交库日期： 2012年 11月 5 日 材料编码材料名称及规格数 量单 位不含税单价不含税金额发票号码645006025消防电源 DC24V/10AH1台1230.771230.77计划单价计划总价税 额109.23包装运输费备注合计金额1440.00财务 记账 验收人 XXX 采购人XXX填写说明1、材料编码、材料名称及规格、数量、单位、不含税单价、不含税金额、税额、合计金额为必填项。2、供应单位必须填全称。南京消防器材股份有限公司 成品（半成品）入库单 2012年 11月5日产品代号产品名称规格型号（图号）单位入库数产品等级备注正品