巴苏一级公路内业资料作业指导书.doc

巴苏一级公路内业资料作业指导书 S218线巴苏一级公路建设项目路基桥涵工程资料归档作业指导书S218线巴苏一级公路建设管理办公室S218线巴苏一级公路总监理工程师办公室目录 一、相关单位在资料归档工作中各自的责任和工作内容 二、公路工程档案资料收集的基本要求 三、资料的形成、积累、排序、成册流程框图 四、公路工程档案的收集单位、收集内容及完成时间 五、公路工程档案文件的立卷方法及立卷格式 六、施工原始资料组卷成册时须注意的几个问题 七、工序档案资料的填写顺序和填写单元 八、试验归档资料的收集单元 九、归档资料的说明 十、照片档案S218线巴苏一级公路路基工程档案资料归档作业指导书为了指导巴苏一级公路在管理、监理、施工过程中及时、准确、完整地收集工程各种档案资料，按照工程档案资料收集及档案管理要求，为项目建设交竣工提供系统完整的归档资料，特编制本作业指导。 一、相关单位在资料归档工作中各自的责任和工作内容。 （一）建设单位的职责和工作内容 1、对勘察、设计、施工、监理等单位工程文件的形成、积累和立卷归档工作负有管理和领导责任。 2、对所管工程项目的档案资料工作进行管理、协调、评比、奖惩等工作。 3、制定结合本项目实际情况档案资料归档标准和管理办法。 4、颁布档案资料归档标准和管理办法。 5、负责收集、汇集成册如下档案资料a.竣（交）工验收文件b.单项工程交工验收文件c.建设依据及上级有关指示d.征地拆迁资料e.工程管理文件f.支付报表g.财务决算文件h.工程决算文件i.项目审计文件j.科研及新技术应用资料k.其他文件（无法归类的文件）有关建设单位文件资料收集的详细目录见表1。 （二）监理单位的职责和工作内容 1、对本单位及所辖合同段档案资料的归档标准和上级管理文件精神负有上承下达、贯彻落实的责任。 2、对施工单位日常施工资料的真实性、完整性进行检查。 3、对表格填写中的问题给予解答。 如表格中有产生歧义及疑问的地方，应向业主或总监理工程师办公室请示。 4、完成监理独立抽检资料和评定以及所辖合同段的档案资料工作进行检查、督导、汇总和移交。 5、收集、汇集成册如下档案资料a.监理管理文件b.工程质量控制文件c.工程进度计划管理文件d.工程合同管理文件e.其他文件（无法归类的文件）f.其它资料g.以上文件类归档资料以类别为单元、按时间先后顺序排列，施工抽检资料以工序为单元、按时间先后顺序排列，以分项、分部、单位、标段工程为轴线、按260页左右为标准汇集成册，并制作扉页、卷内目录、卷内备考表，经检查验收合格后，移交业主指定的档案管理部门。 有关监理单位文件资料收集的详细目录见表2。 （三）施工单位的职责和工作内容 1、对本合同段档案资料的形成、积累、收集、汇集、成册及移交工作负有直接责任。 2、对上级颁布的归档标准和管理办法，要融会贯通、贯彻落实。 3、独立完成施工原始记录，应保证施工原始记录的完整性和真实性，做到填写无空项、漏项，签字齐全。 4、独立完成试验资料、评定资料，符合规范及业主对内业资料的相关要求。 5、工作中要注意解决涉及各种规范的各种问题，做到日结日清，为日后交工验收的顺利进行奠定良好的基础。 6、收集、汇集成册如下档案资料a.竣工图表b.工程管理文件c.施工质量控制文件d.施工安全及文明施工文件e.进度控制文件f.计量支付文件g.合同管理文件h.施工原始记录i.缺陷责任期资料（竣工验收前收集）j.以上文件类归档资料以类别为单元、按时间先后顺序排列，施工自检资料以工序为单元、按时间先后顺序排列，以分项、分部、单位、标段工程为轴线、按260页左右为标准汇集成册，并制做扉页、卷内目录、卷内备考表，经检查验收合格后，移交业主指定的档案管理部门。 有关施工单位文件资料收集的详细目录见表3。 （四）业主指定的档案管理部门的职责和工作内容 1、对本项目的档案资料工作负有合同责任和义务。 2、承担本项目的档案资料工作的技术咨询和业务指导。 3、在建管办及总监办的管理和协调下，按照公路工程施工技术标准、公路工程施工监理规范、公路工程质量检验评定标准等技术标准，对本项目的档案资料工作进行总体统筹、检查验收。 4、接收经检验合格的档案资料。 5、负责办理档案馆号。 6、负责文件档号的分类及分配。 7、负责案卷的装订和出版。 8、协助施工、监理单位文件档案的交工验收工作。 9、协助建设单位档案验收工作。 10、协助建设单位文件档案的竣工验收工作。 二、公路工程档案资料收集的基本要求（一）建设、施工、监理单位归档的文件及工程各种原始资料应为原件，施工、监理等单位需要自行归档保管的资料可为复印件。 （二）归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，填写内容符合工程勘察设计、施工、监理等方面的技术规范，标准和规程，符合项目管理归档资料的各种统一要求。 （三）归档资料应采用耐久性强的黑色碳素墨水、签字笔书写。 禁止使用圆珠笔，铅笔，复写纸，红色墨水等易退色，易挥发等不易长期保存的材料书写。 传真件应附一份复印件一同归档。 （四）各类文件及资料的纸张应采用韧力大，抗折耐酸，能够长期保存的纸张，幅面尺寸规格为A4幅面（210mm297mm）。 （五）各类图纸一般为A3幅面（297mm420mm），竣工图纸一般要求采用CAD制图，应字迹清楚，结构部位明确，图表整洁，标注齐全，签字手续完备。 （六）照片，录音，录像带中影像应清晰且保证其保存的有效性，电子文件应使用不可擦除性光盘。 （七）现场办公的口头通知、领导指示以及其它各类等事项用等应以相应资料为依据，完善签字盖章。 有关变更草图和复印图纸应出正式图纸。 （八）图纸、资料表面应干净，不得有涂改、复印划痕、黑斑等 三、资料的形成、积累、排序、成册流程框图单位工程资料分部工程资料分部工程资料分部工程资料分项分项分项分项分项分项工序工序工序工序工序工序工序工序工序工序工序工序工序工序工序工序工序工序 四、公路工程档案的收集单位、收集内容及完成时间（一）建设单位竣工验收前需收集的档案资料详细目录见表1。 （二）监理单位交工验收前需收集的档案资料详细目录见表2。 （三）施工单位交工验收前需收集的档案资料详细目录见表3。 （四）施工单位竣工验收前需收集的档案资料详细目录见表3。 五、公路工程档案文件的立卷方法及立卷格式（一）立卷的文件材料应按照时间顺序或施工顺序进行排序，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和使用。 （二）根据档案材料产生的情况，可按单位、分部、分项或结构部位等组卷。 一般厚度不超过3厘米（260页左右），装订线应统一在距文件左侧边缘1厘米处。 （三）立卷方法 1、按档案资料类别的不同各相关单位分别进行收集a.项目依据性档案资料按工程立项，工可研报告，环境保护等问题组卷。 b.设计基础性档案资料按工程、水文地质，勘察设计，勘察报告，重要土岩样说明，水文气象等问题组卷。 c.工程设计档案资料按初步设计，施工图设计，变更设计，设计概算、预算，公路用地图等问题组卷。 d.工程管理档案资料按项目管理，征地拆迁，招投标，合同管理等问题组卷。 e.施工管理档案资料按合同段，施工顺序组卷。 如施工管理（进度计划管理），技术管理，质量检查，试验检测等问题组卷。 f.监理档案资料按标段，施工顺序组卷。 如监理管理，进度计划，技术管理，质量控制，计量与支付，费用与合同管理等问题组卷。 g.交（竣）工档案资料按综合性工作，质量检测，交工报告，竣工图表，财务管理等组卷。 h.科学研究材料按课题立项，研究实验，总结鉴定，成果申报，奖励和推广应用等阶段组卷。 2、对于一份文件几个问题或多个事情的处理。 对于一份文件涉及几个合同段和几个问题的一般归在第一个合同段第一个问题（按专业路基、桥涵、隧道等）所在的卷中。 涉及一个合同段和几个问题的一般归在第一个问题（按专业路基、路面、桥梁、隧道、涵洞等）所在的卷中。 但第一个合同段（问题）的案卷题名必须体现出几个合同段（问题）的内容（无需复制分别归档）。 3、卷内文件的排序。 管理性文件材料按问题，时间或重要程度排序；施工资料按工序，时间，检测步骤进行排序。 一般文字在前、图样在后，批复在前、请示在后；正件在前、附件在后，印件在前、定（草）稿在后，转发件在前、原件在后。 避免出现工序逻辑上的错误，时间上的矛盾。 4、施工原始记录及监理抽检记录按公路专业性质分类组卷。 （四）立卷格式案卷由案卷封面、卷内文件目录、档案资料、卷内备考表和卷脊组成。 1、案卷封面及组成（图例见附图1）a.档案馆号由业主指定的档案管理部门填写办理。 b.档号由业主指定的档案管理部门分类及分配。 c.案卷题名应简明扼要，准确地反映出卷内文件的内容。 包括公路项目名称、起止桩号、单位工程（分部、分项）名称及文件名称，项目名称应与批准的立项名称相符。 d.立卷单位指案卷形成的单位或工作部门。 e.起止日期卷内文件形成的起止日期（卷内最早一份文件的日期至最晚一份文件的日期）。 f.保管期限依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，主要分为永久、长期、短期三种，长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下（包括十五年），保管期限详见交通部交办发xx390号文，长期与永久类保管的档案资料应分开组卷，不得混装。 g.密级暂不填写。 2、卷内目录（图例见附图2）卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注组成，排在文件材料首页之前，不编页号。 a.序号指卷内文件排列的位置号，一份文件、一道工序所组成的一套文件、一个结构、一个部位或段落一个号，用阿拉伯数字由1依次编号。 b.文件编号即发文号（一般由机关代字、年度、顺序号组成，填写时应照实抄录，不得省略）、图号或设备、项目代号；联合发文填写几个发文单位的文号或主发单位的文号。 c.责任者即文件的发文机关或署名者。 一般使用全称或通用标准简称，不能使用“本部”、“本局”等含义不明、难以判断的简称。 联合发文的在主发文单位（机构）后加等几个单位。 d.文件材料题名应填写文件材料标题的全称。 无标题或标题不能说明文件内容的（如会议纪要、通知、指令等）原标题照写但需另自拟标题外面加上中括号，会议记录需重新拟题名时，应写明会议的时间和主要内容。 文件资料题名内容填写时要顶格。 e.日期填写文件材料的形成日期。 填写时省略年月日用阿拉伯数字和“.”表示。 施工原始记录，监理抽检表等工序资料按结构，部位打印目录时，可以明确日期的填写到日，不能明确日期的填写到月。 f.页号填写每份文件的起止页号（包括文件传阅处理单）。 如果归档文件符合档案要求的成册（合订本）资料，已编写页号的在卷内目录中填写本册首页在本卷内排列次序的位置页号，备注栏注明从某页至某页为合订本一册。 页号用打码机重新打码编号，统一使用黑色油墨，一卷一个连续号由001开始。 文件材料正面书写在右下角，反面书写在左下角，空白页不编号。 g.备注填写归档文件需要补充或说明的情况。 3、备考表（图例见附图3）备考表排列在卷内文件材料尾页之后，不编页号。 其内容应标明卷内文件材料的总页数，各类文件的页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。 a.立卷人档案组卷人手写签名。 b.审核人由组卷单位负责人审查手写签名。 c.立卷时间填写完成案卷的日期。 d.审核时间填写审核案卷完成的日期。 e.互见号反映同一内容而在同一档案的位置。 4、卷脊卷脊由保管期限、档号、案卷题名组成，粘贴在档案盒脊背。 案卷题名从右至左竖行排列，首行空两字。 5、案卷的装订案卷装订前应对破损文件材料进行修复，并拆除档案材料上的金属品，横向表格材料应把表头向左边方向。 装订采用三孔一线方法，装订线左边距10mm,孔距8cm，应右下整齐，兼顾左侧（本项目此项工作由业主指定的档案管理部门完成）。 六、施工原始资料组卷成册时须注意的几个问题（一）内容齐全、手续完备工程施工检查控制应覆盖工程各个组成部分的全过程，各项指标应符合设计要求和现行公路工程有关规范、规定。 每张检查表、认真量测真实记录数据、记录，表格样式满足有关规范、规定的要求，否则不能归档。 签名齐全,无明显涂改痕迹。 （二）完整系统、便于查阅:施工原始资料要求按照公路工程质量检验评定标准（JTG F80/1-xx）附录A中对工程进行的单位工程、分部工程、分项工程分类，对资料进行、归档，以方便查阅。 （三）遵循原则、严禁交叉归档时要遵循以标段及单位工程为框架,分项工程结合分部工程为单元编排目录和组卷的原则，结合试验及工序过程中的质量检测来编排。 在每分册施工原始资料中，一个分项工程资料如能装成一个分册或一本的都应按分项来分本装订；也可根据装订厚度要求分成若干本。 在分册时，每一分册前都应加上扉页，对其内容进行必要的说明。 严禁使用分项工程之间互相交叉的方法进行。 （四）目录清晰、分类排序对于分项工程施工原始资料，应按施工工序通用表格、验收检查通用表格、成品检查表、施工中间控制检查表的次序进行编排目录。 七、工序档案资料的填写顺序和填写单元在上述资料中（一）路基填方的110号表格按每层每道工序或一个检查段落为单元进行检查填写，11号表格在检查路床顶面时以检查段落或分项工程为单元进行检查填写。 （二）路基挖方在开挖过程中，要检查填写 2、6（宽度）、7号表格，挖至路床顶以下0.8m时，要检查填写18号表格，填至路床顶面时，要检查填写9号表格；开挖时 2、 6、7号表格按每一开挖层的一个检查段落填写，填筑时18号表格按每层每道工序或一个检查段落为单元进行检查填写，10号表格以分项工程为单元进行检查填写。 （三）路基工程排水工程的15号表格按每一个检查段落为单元进行检查填写。 （四）防护工程（挡土墙平均墙高小于6m或面积小于1200m2时）的112号表格按每一个检查段落为单元进行检查填写。 （五）防护工程（大型挡土墙） 1、基础工程的所有表格按每一个检查段落为单元进行检查填写。 2、墙身工程的所有表格按每一个检查段落为单元进行检查填写。 3、墙背填土的所有表格按每一个检查段落为单元进行检查填写。 （六）防护工程（窗孔式护面墙、满铺式护坡）按每一个检查段落为单元进行检查填写。 （七）防护工程（拱形骨架护坡）按每一个检查段落为单元进行检查填写。 （八）防护工程主（被）动防护网按每一个检查段落为单元进行检查填写。 （九）小桥及符合小桥标准的通道、人行天桥，涵洞 1、桩基工程按每根桩基为单元进行检查填写。 2、扩大基础（基础）按每座为单元进行检查填写。 3、墩柱（承台或系梁）桥台按每墩台为单元进行检查填写。 4、台帽的所有表格按每墩台为单元进行检查填写。 5、梁（板）预制的所有表格按每块或每规定批量为单元进行检查填写。 6、就地浇筑梁（板）所有表格按每座桥为单元进行检查填写。 7、小桥梁（板）安装的所有表格按每座桥为单元进行检查填写。 8、小桥桥面铺装的所有表格按每座桥为单元进行检查填写。 9、小桥混凝土防撞护栏的所有表格按每座桥为单元进行检查填写。 10、涵洞、通道基础及下部工程的所有表格按每座为单元进行检查填写。 11、涵洞、通道主要构件预制、砌筑、浇筑工程的所有表格按每座桥为单元进行检查填写。 12、桥头搭板的所有表格按每桥台为单元进行检查填写。 13、小桥、涵洞、通道桥台背回填的所有表格按每桥台为单元进行检查填写。 14、小桥锥护坡的所有表格按每桥台为单元进行检查填写。 15、小桥、涵洞、通道一字墙和八字墙的所有表格按每桥台为单元进行检查填写。 16、小桥、通道总体的所有表格按每桥台为单元进行检查填写。 （十）特大、大、中桥 1、钻（挖）孔桩的所有表格按每根为单元进行检查填写。 2、扩大基础的所有表格按每座为单元进行检查填写。 3、墩柱（承台或系梁）桥台的所有表格按每墩台为单元进行检查填写。 4、盖梁、墩（台）帽的所有表格按每个、每墩台为单元进行检查填写。 5、梁（板）预制的所有表格按每片为单元进行检查填写。 6、就地浇筑梁（板）的所有表格按每浇筑段为单元进行检查填写。 7、梁（板）安装的所有表格按每片为单元进行检查填写。 8、桥面铺装的所有表格按每跨或每联为单元进行检查填写。 9、混凝土防撞护栏的所有表格按每跨或每联为单元进行检查填写。 10、桥头搭板的所有表格按每桥台为单元进行检查填写。 11、桥台背回填的所有表格按每桥台为单元进行检查填写。 12、桥台锥、护坡的所有表格按每桥台为单元进行检查填写。 八、试验归档资料的收集单元（一）施工准备阶段原材料试验资料，应按每一个分项工程涉及到的所有原材料分别进行收集。 作为附件与该分项工程的标准试验报告一并附在分项开工报告的后面。 （二）施工准备阶段标准试验资料，应按每一个分项工程涉及到的所有试验项目分别进行收集。 作为附件与该分项工程的原材料试验资料一并附在分项开工报告的后面。 （三）路基工程所用填筑土按每个取土场内每种土源，以分项工程为单元进行收集的原材试验资料。 （四）路基工程所用石灰按每个料源每批次或每个规定数量，以分项工程为单元进行收集的原材试验资料。 （五）路基、桥梁工程所用水泥按每个生产厂家每批次，以分项工程为单元需进行收集的原材试验资料。 （六）路基、桥梁工程所用细集料按每个料源每批次或每个规定数量，以分项工程为单元需进行收集的原材试验资料。 （七）路基、桥梁工程所用粗集料按每个料源每批次或每个规定数量，以分项工程为单元需进行收集的原材试验资料。 （八）路基、桥梁工程所用钢材按每个生产厂家每批次或每规定数量，以分项工程为单元需进行收集原材试验资料。 （九）桥梁工程所用钢绞线、锚具、夹片、橡胶支座按每个生产厂家每批次或每规定数量，以分项工程为单元需进行收集试验资料。 九、归档资料的几点说明（一）所有归档资料分别按每层、每一检查段落、每一个施工循环、每批次、每道工序、每一个构件、每一个部位等进行，用工序资料以时间顺序编排一个检查段落或构件的资料，用检查段落或构件的资料编排一个分项工程的资料（注意工序完工并检测合格后应填写中间交工证书，检验申请批复单放在工序检查资料的第一页，中间交工证书附在工序交工所有资料的最后面；分项工程完工后应进行分项工程质量检验评定，但分项工程质量检验评定表另行单独组卷成册），用分项工程的资料以时间顺序汇集一个分部工程的资料，最后以时间顺序汇总单位工程的资料。 （二）监理工程师抽检资料除无需填写检验申请批复单和中间交工证书外，应按照规定的检查频率，系统完整的填写监理抽检资料资料。 （三）开工报告、分项工程评定，各自单独组卷成册。 十、照片档案照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。 底片又称负片，照片又称正片。 （一）收集要求 1、对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为已有。 2、对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。 3、对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。 主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整，未加修饰剪裁等特点。 4、底片、照片、说明应齐全。 5、底片照片影像应一致。 6、对无底片的照片应制作翻拍底片；对无照片的底片应制作照片。 （二）照片档案的 1、照片档案依据其价值划定保存期限，一般分为永久、长期、短期三种。 2、底片装入底片袋内保管，一张一袋。 对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样，对拷贝底片，应在底片袋的左上方表明“K”字样。 3、照片册一般由297mm210mm大小的若干芯页和封面、封底组成，芯页以30页左右为宜，有