综合部组织结构与管理制度PPTPPT课件.ppt

综合部组织结构与管理制度 岩土五公司 目录 综合部职能组织结构岗位职责管理制度 综合部职能 综合部的主要职能是在公司经理的领导下 积极贯彻本公司的管理方针与经营政策 负责本公司经营管理的整体协调与综合事务的运作 协调各部门之间的和不同层级人员之间的关系 以提升公司内部经营管理效率 降低公司运营成本 具体主要负责本公司的各类会议 固定资产和低值易耗品 后勤保障事务 接待事务 通信网络事务 文书档案 人事劳资 印章管理 团委党务 工会事务等综合性事务的开展与管理事宜 组织结构 拟设置岗位 岗位职责 综合部部长1 相关管理制度及工作计划的制定 1 组织制定 修订和完善部门相关管理制度 同时监督和检查制度的执行情况 2 组织制定综合管理部发展规划 工作计划与费用支出预算方案 2 行政人事管理 1 参与制定公司人力资源发展的各种规划 审批后监督实施 2 制定部门工作计划 将工作计划细分为具体指标并交部门员工落实完成 3 定期组织公司内部员工培训 提高员工工作效率 3 会议管理 1 负责组织召开管理层会议 2 通报会议决议 并监督决议执行情况 岗位职责 综合部副部长1 管理制度的制定工作 协助部门负责人制定相关管理制度 并监督相关部门执行 2 行政人事工作 1 协助部门负责人进行会议接待与安排等各项活动 2 组织公司各种行政公文的起草 收发 催办及保存工作 3 协助部门负责人做好人才招聘 培训与考核等人事工作 4 组织制定公司办公费用计划 监督办公用品的购买 保管和发放工作 3 会务工作 负责公司办公会议及年度 半年度 季度 工作会议等会议的组织工作 并做好会议记录服务 4 后勤工作 组织做好办公区域卫生管理 安全管理等必要的后勤服务和后勤保障工作 5 资产管理工作 协助上级领导制定各种公司资产管理制度和流程 审批通过后予以严格执行 定期组织资产盘点工作 汇总盘点结果 编写盘点报告 并上报有关领导审核 6 协调各部门之间的行政关系 为各部门工作开展提供相应的服务 7 其他工作 完成公司领导交办的其他工作 岗位职责 行政专员1 文书管理 1 负责公司重要报告 半 年度工作总结等综合性材料的组织起草工作 2 负责监督文电 信函 请柬等外来文书的收取 送阅和分发 3 负责文件的编码 发放 更改 回收 销毁 借阅 2 会务工作 1 负责起草公司办公会议以及年度 半年度 季度 工作会议相关文件 2 负责公司管理层议定事项的督办工作 3 协助上级领导做好会前准备和会后清理工作 负责会议记录 纪要的整理 打印 存档 下发等工作 并对会议决议进行催办 落实 4 负责会议室仪器管理 3 团委党务 工会工作 在党支部和团委书记指导下 贯彻上级党委精神 落实上级党委下达的目标和任务 协助党支部开展民主生活会 工会宣传 收取党费 岗位职责 人事专员 一 1 编制招聘制度和工作计划 协助公司领导制定并完善公司招聘制度 不断优化招聘工作流程 协助人事主管制订并完善公司各类员工招聘计划2 分析招聘需求 定期或不定期地对公司人力资源状况进行调查分析 掌握内部人员供求情况 进行招聘需求分析3 负责招聘工作 1 负责建立并拓展招聘渠道 保证招聘来源 2 负责招聘信息的起草和发布 3 进行简历甄别 筛选 招聘前的测试和初试等相关工作 4 负责人员面试前的准备4 负责招聘资料管理 负责所有应聘人员的简历存档管理 建立 完善并维护人才数据库5 负责录用手续办理 负责人员录用手续的办理工作6 培训及考试工作 1 组织相关人员进行员工培训需求调查 分析 2 做好培训前期准备工作 准备培训材料 开发 利用多媒体辅助设施和其他设施 3 根据领导审批的培训方案 协助相关人员顺利完成员工培训工作 及时解决培训中出现的各种问题 4 对培训项目进行实时跟踪和管理 对培训效果进行总结和评估 建立并管理公司员工培训档案 5 员工外部培训管理 与外部职业培训机构等业务合作单位建立良好的合作关系并根据公司发展情况 组织员工进行外部培训 6 负责统计当年相关专业考试时间 通知并组织报名相关人员参加 统计考试结果汇报公司领导 岗位职责 人事专员 二 7 薪酬管理 1 制定薪酬制度 协助公司领导制定并完善公司薪酬管理制度 2 进行薪酬调查1 收集相关政策及行业薪酬福利状况的信息 为薪酬决策提供参考2 调查分析员工薪酬福利需求 为制定薪酬福利制度提供依据3 进行员工薪酬满意度调查 3 做好薪酬福利管理1 汇总 统计各部门员工考勤 休假 加班情况2 负责员工各项社会保险的统计 基数核定 缴费等工作3 根据公司薪酬方案编制公司员工工资表 保证员工工资的按时发放4 解答员工关于保险 休假 工资等方面的问题5 负责公司薪酬管理各项报表 文件 表单的整理和归档8 劳动关系管理 1 组织员工办理签订 续签手续劳动合同 2 负责员工各类档案 含各类证件 的保存 管理工作 3 进行员工劳动关系管理 负责公司劳动纠纷的处理工作9 负责公司人员名片印制和公司员工考勤工作 岗位职责 内勤专员1 负责公司内部盖章及对外合作单位盖章 资料章 注册章及公章 并做好相应记录 2 负责资产 办公用品管理 了解公司资产 办公用品的使用及库存情况 制订资产采购计划 1 资产登记保管工作1 按照公司规定要求 对新购进的资产进行编号登记2 负责分类整理新购进的公司资产 做好入库保管工作 2 资产发放工作1 按公司要求负责有关资产 办公用品的发放工作 并做好资产发放登记2 负责监督各部门资产 办公用品使用情况 严禁浪费 3 日常资产管理1 检查公司固定资产 低值易耗品和办公用品的使用情况 发现并处理使用过程中存在的各种问题2 组织执行公司资产 办公用品的发放 维修 保养 调用等工作 4 资产报废盘点工作1 根据公司规定做好对已损坏资产的报废工作 2 协助资产主管进行公司资产盘点工作 并整理盘点数据 协助资产主管完成盘点报告3 负责资产盘点材料的整理和归档保存工作 3 负责公司档案资料的保管和借阅 含书籍借阅 工作 岗位职责 外勤专员1 负责资料外审送达 取回工作 2 负责成都区域以外的资料托运工作 3 负责到建委 水务局等行政部门办理相关证照 4 负责到各勘察作业所在地行政部门办理备案工作 5 负责外来客人的住宿活动安排及公司聚会订餐用餐 6 完成领导交办的其他工作 岗位职责 前台接待1 日常行政工作 1 负责电话接听和记录工作 收发传真和快递工作 负责来访客人的接待工作 2 负责来电来文的整理 分类 登记 按领导批示将来电来文分送有关部门并加以催办 3 负责会议通知 会务联络 信息反馈等服务工作 4 负责报刊 书籍征订工作 并负责分发 5 负责公司桶装水的订购 6 负责办公室公共区域卫生管理 2 负责公务用机票 火车票的订购 并做好记录 3 负责技术资料归档工作 4 保持公司电话 网络畅通 5 负责办公区域花卉更换工作 6 负责内部和外部客人的接送工作 7 完成领导交办的其他工作 前台接待1 日常行政工作 1 负责电话接听和记录工作 收发传真和快递工作 负责来访客人的接待工作 2 负责来电来文的整理 分类 登记 按领导批示将来电来文分送有关部门并加以催办 3 负责会议通知 会务联络 信息反馈等服务工作 4 负责报刊 书籍征订工作 并负责分发 5 负责公司桶装水的订购 6 负责办公室公共区域卫生管理 2 负责公务用机票 火车票的订购 并做好记录 3 负责技术资料归档工作 4 保持公司电话 网络畅通 5 负责办公区域花卉更换工作 6 负责内部和外部客人的接送工作 7 管理制度 综合部管理制度第一条总则一 为了加强办公室管理 明确公司内部管理职责 使内务管理工作更加标准化 制度化和规范化 结合实际情况 特制订本制度 二 本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定 三 办公室人员应明确各项工作职责 简化办理流程 做到每周有计划 每月有总结的工作目标 第二条文书管理制度 一 文件管理制度一 管理要点1 为使文件管理工作制度化 规范化 科学化 提高办文速度和发文质量 充分发挥文件在各项工作中的指导作用 2 文件管理的范围包括 上级下发文件 公司各类制度文件 外部传真文件 政策指导类文件 各类合同文件等 3 制度类文件按照公司文档统一格式进行编写 统一页眉 页脚 写明公司全称及文件性质 正文部分写明题目 时间 发文部门 内容等信息 措辞规范 表达无歧义 4 根据文件属性 类别 对所有文件进行编号 根据编号定期归档 做好相应的文字记录 以备查阅 二 制度规范1 文件的起草 收发 打印 归档整理 借阅销毁等由办公室人员负责执行 2 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部 各部门一律不得自行向上 向下发送正式文件 3 公司对内公开文件由综合部负责起草和审核 经理签发 各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草 综合部负责审核 审核无误后行政办公室打印 打印后送回起草部门校对 校对无误方可正式打印 由公司经理签发 管理制度 4 凡寄至公司的文件 传真等 由前台接待签收并做好相应记录 5 机密文件由部门主管保管 内勤专员对一般性文件进行分类管理 定期整理并制作相关报表提交给部门主管 6 各部门因工作需要可借阅一般性文件 需严格履行借阅手续 对有密级程度的文件 需综合部领导审批 总经理批准后方可借阅 7 内勤专员对文件借阅情况进行登记 做好借阅记录并限期清退 8 按时间 内容 部门 名称等内容分门别类进行整理 附件 批件 定稿等资料收集完全 存档备案 半年一小清 年终一大清 9 根据存档时间及存档的必要性对文件进行保管 按照文件管理制度进行处理 第三条 办公用品管理制度一 管理要点1 为了加强办公用品管理 规范办公用品管理各项程序 节约办公经费 提高利用效率 2 内勤专员负责办公用品的处理和管理工作 权责一致严格要求 3 办公用品保管实行 日清月结 出入库等量 年终查存统计 原则 4 办公用品的采购 应进行多方比较 保证性价比和质量 择优选用 合理开支 管理制度 二 制度规范1 公司办公用品的采购 保管 发放和办公设备的入库登记由综合办公室全权负责 2 办公用品购置应遵循以下程序 每月25号之前各部门将所需办公用品报至办公室 综合办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量 做出采购计划 经部门领导批准 财务部签字后方可采购 对急用品的采购 可根据具体实际进行灵活处理 但必须经部门领导批准 3 根据物品所属类别 对办公用品进行及时出入库登记 注明名称 数量 规格 单价 出入库时间等 做到账物相符 4 各部门申领的办公用品需及时发放 并做好填表记录 因特殊情况急需领用未填表登记 事后须及时补填 5 任何人未经允许不得进入办公用品管理室 不得私自挪用办公用品 6 内勤专员负责收发入 离职人员的办公用品 7 管理员定期对办公用品进行盘查 核实库存 保证出入库等量 三 管理流程编制 需求计划表 审批采购入库登记发放编制需求计划统计申购情况月末清算汇总出库登记 管理制度 第四条 图书管理制度一 管理要点1 为了让大家有一个良好的借阅环境 快捷的办理手续 规范图书管理工作 2 根据图书类别 对图书进行编号 并制作目录卡以备员工查阅 二 制度规范1 各部门可根据实际工作需要 申请申购图书 2 按照各部门的实际需求申购图书 办公室每季度负责采购图书1 2次 3 对所有图书进行分类整理 贴上类别标签并编号登记 注明购进日期 作者 出版社及其他有必要的项目 4 按照规定时间借阅图书 归还图书 借阅期满 未按时办理续借手续经通知仍未还书者 按照规定进行惩处 5 借书人员妥善保管好图书 不得在书中圈点 画线 涂写 如严重损害或丢失图书 需做出相应的赔偿 丢失图书者全额赔偿 6 内勤专员定期对图书进行清点 如遇图书丢失 查明原因 报部门主管 按指示行事 三 管理流程 管理制度 1 申购流程 填写申购单 审批 采购 图书入库登记2 借还流程 查阅图书目录卡 填写借阅单 图书卡签字 图书借阅 续借图书 再次填写图书借阅单第五条 会议管理制度一 管理要点1 为了提高会议质量 促进有效沟通 提高行动能力 进而规范会议管理 2 根据公司实际及具体的情况 确定会议召开的必要性 3 清楚会议召开目的 合理安排时间 做到少而精 讲究高效原则 4 会议负责人有效的控制会议 明确会议召开与否的界限 提高会议主持人控制会议进程的能力与水平 保证会议实效 5 按照制度规定 严格会议管理 参会人员准时参加会议 并遵守会议纪律 6 会议组织者审时度势 明确会议要点 做好一切准备工作 二 制度规范1 收集会议议题 根据选定的议题收集会上所需资料 拟定会议时间 地点等做好会议通知工作 2 会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护 行政专员负责做好相应的会议记