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费用支出制度解析 财务管理部 2020 3 19 内容简介 费用支出制度 费用支出流程 发票及单据规范性 总则 参考制度 报销 借款 发票介绍 单据黏贴 课程回顾及问题解答 转账支付 单据填写 2020 3 19 总则 优化费用资源配置 合理安排和控制各项费用支出 发挥费用投入对业务发展的保障 激励和引导作用 提高经营效益 支持发展 讲求效益 依法合规 防范风险 流程科学 权责明确 预算约束 全程控制 必须依据现行法规要求和制度规定办理费用支出 确保证明文档的真实性 充足性和有效性 强化费用预算管理 并从事前 事中 事后对费用支出实施控制 根据提高效率和防范风险的需要 不断健全和完善费用管理流程 明确费用管理方面的权限与责任 参考制度 中国银行软件中心费用实施细则 下载地址 知识管理系统 财务管理 财务制度 中国银行股份有限公司总行本级财务报销发票管理办法 费用支出流程 报销审批流程 职能部门审核 部门经办审批 报销单据提交 财务管理部审核 职能部门审核 项目负责人审批 报销单据提交 财务初审 部门主管审批 财务复审 财务主管 总监审批 FMS财务系统审核及支付 达到特定审批金额 电子流程 纸质流程 财务审批流程 2020 3 19 特别注意事项 发票报销时效原则上应为上月或当月 费用归口管理部门或考勤审批部门原则上应在5个工作日内审批完毕 注意保持电子单与纸质单的同步处理 员工及各审核节点要注意保持电子单和纸质单的一一对应 避免重复提交 办理费用报销业务时 应取得正规票据 如发现提供虚假票据 不按照业务发生的真实情况进行申报 财务管理部有权拒绝受理此笔业务 原始凭证如有遗失丢失 需取得原开出单位盖有效签章的证明 注明原凭证号码 金额 内容等 由财务管理部主管 总部财务负责人批准后 才能代作原始凭证 2020 3 19 特别注意事项 原始凭证一律不得涂改 原始凭证有非日期 金额和付款人名称上的错误 要由出具单位重开或更正 并在更正处加盖出具单位发票专用章 原始凭证有日期 金额和付款人名称错误的 必须重开 不得在原始凭证上更改 对于已结项的项目 其各类开支应在项目管理部发出结项通知5个自然日内申报完毕 超过时限按费用报销重新申报 每年12月的费用申报以财务管理部书面通知为准 差旅费报销介绍 订票费5元 张 300元 人天 80元 人天 差旅费可报销范围 差旅费 城市间交通费 机场大巴 机场快轨 差旅费报销介绍 差旅费报销介绍 机票 火车软卧票申请表 特别注意事项 差旅费报销分为异地差旅费 培训差旅费 研发差旅费和外事出访费 去往机场的往返大巴票可报销 其他交通票据不在此内 电子机票报销时应附登机牌 费用报销单据的开票日期为员工出差期间日期 中行内部收据和盖有财政章的专用收据可予以报销 如果交通工具的选择超标 则需要填写 机票 火车软卧票申请表 并由部门主管和办公室主任签字确认 2020 3 19 市内交通费报销介绍 市内交通费报销介绍 的士费报销附件 2020 3 19 特别注意事项 因项目外出或加班的 要由项目经理签字 部门主管不需要在登记表上签字 见附件 请正常登记考勤记录 正常工作日为21 00之后 节假日需要有签到和签退记录 人力资源部依据考勤记录 加班申请给予核实确认 超过100元的的士票需主管签字 出租车费报销登记单 空白处需用斜线划掉 2020 3 19 特别注意事项 费用支出流程 2020 3 19 转账支付审批流程 归口费用 非归口费用 转账支付审批流程 归口管理部门 是指按照职能分工 负责统筹经办或管理某类工作时 对相关费用支出进行控制的部门 主要包括 人力资源部 办公室 资源管理部 总体部 工会经费由软件中心工会单独负责 2020 3 19 转账支付审批流程 2020 3 19 转账支付Vs 费用报销 相同点 均已获得发票 不同点 特别注意事项 凡是签订商务合同的费用支出 一律由资源管理部负责办理支付申请手续 不需要签订商务合同的费用支出 由费用经办部门申报 经预算监管部门同意后 办理费用支付申请手续 特殊因公需支付款项再获得原始发票的支出 需先行办理借款申请 待完成付款的5个自然日内提交费用报销 办理还款手续 需申领支票的 支票申领人应在出票10个自然日内 遇节假日顺延 办理支票支付业务 申领支票后未使用 超过支票办理期限造成的退票或由于其他原因造成的废票 应及时通知出纳人员 并交回原支票 如需重新申领支票 需向出纳人员说明原因 2020 3 19 费用支出流程 2020 3 19 填写纸质一式三联借款单 并提交电子借款单 借款部门审批 财务管理部审批 借款审批流程 总经理室成员审批 借款金额在5000元 含 以上 特别注意事项 员工借款原则上一律采用网银支付方式 特殊情况 如新员工预支工资 需现金结算的 应提前告知财务管理部进行相应准备 借款金额在人民币5 000元以下 由部门主管 财务管理部主管审批 人民币5 000元 含 以上的支票申领由部门主管 财务管理部主管 总部或分中心财务负责人审核批准 2020 3 19 发票及单据规范性 发票介绍 发票基本要素 发票名称 发票代码及号码 联次及用途 付款单位名称 收款单位名称 商品名称或经营项目 计量单位 数量 单价 大小写金额 收款范围 开票日期 发票税务监制章以及收款单位 开票单位 加盖的发票专用章等 定额发票应在票面注明发票开具时间 特别注意事项 财务报销发票的付款单位栏应统一填写 中国银行总行 或 中国银行股份有限公司总行 开具发票时必须加盖发票专用章 且印章必须按国务院主管部门规定式样 有开具单位名称 税务登记证号 发票专用章字样的印章 如右图 原发票专用章 即无单位名称 无税号 可用至2011年12月31日 原发票使用的财务专用章不再有效 特别注意事项 财务开支经办人应在每张发票背面显著位置上用黑色钢笔签字 银行业监管费发票除外 确认开支行为 铅笔 红笔签名无效 财务开支部门申请财务报销时 如单张物品及服务采购发票金额超过5000元 含 同时供应商 开票人 未经内部采购评审程序确认并提供支持性附件 开支部门应提供该张发票在税务局网站查询截图以确保真实性若发票上标注 机打发票手写无效 者 任何信息均不能手写 若标注 除付款人名称外手写无效 这种情况的发票抬头可以手写 并在手写处加盖发票专用章 发票及单据规范性 2020 3 19 单据填写 纸质报销单模板 单据填写 电子单据模板 单据填写 单据填写 单据填写 2020 3 19 单据填写 支票领用审批单模板 单据填写 转账支付电子单 单据填写 2020 3 19 单据填写 借款单模板 单据填写 单据填写 2020 3 19 特别注意事项 报销单据请用钢笔或黑色签字笔书写 不允许用圆珠笔 红色签字笔 铅笔等书写 在填写项目时请注意不要超出方框范围 小写金额的填写 数字前必须加人民币符号 若没有小数数位 需在整数后加 00 若小数数位不足两位者 需在末尾处加 0 不允许用 或其他方式封尾 大写金额的填写 在填写大写金额时 若该位数没有数据 需填写 零 不允许用划掉或其他方式填写 报销单据不能涂改 如有错处请用 划掉 在上边填写正确的信息 并请经办 审批人员签字确认 员工将报销单据粘贴好后提交给部门经办人 并同时提交电子审批单 出租车费报销登记单 空白处需用斜线划掉 发票及单据规范性 单据黏贴 视频播放 单据黏贴 要点1 按长短排序 短的放前面 注意不要前后上下颠倒 2 每张发票上都要均匀的涂抹上胶水 以防止发票丢失 票据粘贴要求平整 牢固 禁止使用订书钉装订票据 3 粘贴比较琐碎的单据时 先粘贴较小的单据 并粘在粘贴单的右部 4 最后将填写好的报销单粘贴在所有单据的左侧 注意不要遮挡住发票的有效信息 所有单据正面朝上 5 填写报销单时请使用黑色签字笔 不可以使用圆珠笔 报销单的金额不能涂改 如有修改需请项目经理和部门主管在修改过的金额旁签字确认 单据黏贴 每张票据横向错开 正面向上 均匀粘贴在一张白纸上 单据黏贴 粘贴比较琐碎的单据时先粘贴较小的单据 并粘贴在粘贴单的右部 然后粘贴较大的单据 单据黏贴 单据黏贴 单据黏贴 最后将填写好的需要签批的 费用报销单 粘贴在所有发票单据的左边 所有单据正面朝上 单据黏贴 注意不要遮挡住发票的有效信息 统一粘贴 勿装订 单据黏贴 单据黏贴 粘贴均匀 不宜过厚 单据黏贴 统一粘贴在左端 正面朝上 确保能自右向左打开翻阅 单据黏贴 粘贴时尽量与报销单齐边 勿长于报销单 Q A 员工自查要点 检查纸质报销单 电子报销单 发票加总金额是否一致 电子报销单 和 纸质报销单 中项目编码 或部门编码 必须一致 异地差旅费如计入项目成本 出差事由应为与项目开发直接相关的事项 研发差旅费在纸质报销单封面右上角注明 研发 字样 且需总体部主管签字确认 员工如有借款 报销时勿忘在电子单 是否借款 借款一栏选择 是 并填写正确的借款金额 员工自查要点 支持性附件完整性1 超标乘坐交通工具是否附有 飞机 软卧申请表 2 改变行程是否有 改变出差行程审批表 3 出差培训类报销必须附有纸质出差培训任务相关文件 通知 4 会议费相关报销必须附有纸质会议通知5 打印出来的发票验证截屏办理涉及办公用品 服务用品 清洁用品等多项物品的采购并申请财务报销时 除提供发票及商品清单 还应提供实物管理入库单等支持性附件 并确保相关支持性文件真实 充分 员工自查要点 部门工会经费发票背面需经办人和工会小组长双签 报销时需将 工会经费使用