组织系统设计与运行原理.ppt

组织系统设计与运行原理 首先来了解一下 为什么要建立组织 为什么要有管理 古希腊时有一位年轻的牧羊人 放的羊越来越多 经常有丢失的事情发生 他自己也感到非常疲劳 吃力 他的岳父告诉他一个方法 那就是 先找出几只头羊 让每一只头羊带领一群羊 只要看住那几只头羊就可以了 结果牧羊人管理的非常轻松 再没有发生过丢羊事件 这就是最早的管理和组织吧 组织管理运行中的最大敌人 首先要知道存在于企业中的 管理过程中所遇到的最顽强的抵抗是什么 我们说 是习惯 那些不良的习惯是影响管理效果的最大敌人 看看企业员工的组成 一个企业的所有员工 来自不同家庭 受过不同的教育 经历过不同的企业 甚至不同的地域 必然养成了种种不同的习惯 大家常听到有人会说 我们以前是怎样怎样做的 这些就是习惯 而且大多数是不良的习惯 不良习惯带来的害处 各自为政 职责不清 越级指挥 互相推诿 步调不一 重复犯错 执行不力等等现象充斥在我们的工作中 这些不良的习惯已经对企业的效率 成本 工期 质量产生了巨大的副作用 我们的目的是 向旧有的习惯宣战 改变不良的习惯 养成良好的习惯 做到这一点接下来的工作就都好做了 一个企业包括两大系统 组织系统和运作系统我们首先来简述 企业的组织系统架构设计部门职能和管辖范围的界定述职组织系统的功能 组织架构设计思路 组织架构设计的原则 一个上级的原则责权一致的原则既无重叠又无空白的原则 几个名词概念 指挥线 连接上下两个岗位之间的连线 也叫关系线 表示上对下的指挥权力 下对上的报告途径 上级 直接上级 间接上级和临时上级下级 直接下级 所属下级和临时下级管理幅度 一个管理者有效管理下属的人数 也叫管理跨度 部门职能与管辖范围的界定 三个原则 不重叠原则 无空白原则 整体原则 岗位说明书 岗位名称 岗位职责 主要权力 直接上级 直接下级 直接责任 领导责任 管理范围 任职条件等 直接责任 凡需要管理人员亲自做和所连带的责任 领导责任 对其所负责的区域所领导的下属 职责所涉及的范围 以及对其领导行为产生的最终结果负责 对工作结果负责 对本部门的秩序 面貌 质量 效益 安全 发展 生存负责 实行问责制 述职 定期述职逐条审查岗位说明书的执行情况调整不合适的条款上级重读岗位说明书 下级逐条报告执行情况 上级当场表态 做好记录 特别述职 组织系统的功能 分工系统协作系统定位系统正 副职之间的关系 分工系统 把企业运作所需要的所有工作分配给企业的所有成员 没有工作没人干没有人没工作干要求达到 界定清楚 既无重叠又无空白 分工系统协作系统定位系统正 副职之间的关系 协作系统 确定岗位之间的关系相互服务 互相控制 分工系统协作系统定位系统正 副职之间的关系 定位系统 企业的所有员工都能在组织系统中找到自己的岗位图中没有岗位的人不在企业之内每个岗位在组织系统中都能找到自己固定的位置 分工系统协作系统定位系统正 副职之间的关系 正 副职之间的关系 原则上不设副职 设副职的副作用 决策慢难以高度统一虚化责任引起派系之争正职不满副职容易越级指挥副职不满正职容易消极怠工当正职管理幅度过大时可设副职 运作系统 运作系统包括三部分 垂直指挥系统横向联络系统检查反馈系统 垂直指挥系统 一 垂直指挥系统的原则1 只有一个上级原则 特例 2 服从的原则3 逐级的原则 不越级指挥 不越级汇报 什么情况下可以越级指挥 什么情况下可以越级汇报 只有一个上级的原则 无论对哪一项工作来说 一个下属应该只接受一个领导人的命令 这就是一个上级的原则 它是一项普遍 永久 必要的准则 管理树上每一个领导岗位只有一个最高负责人 该岗位职务所规定的权力也只能赋予这个人 责任也由同一人承担 这个人即是该岗位的正职 虽然通过授权 副职可以对该部门有授权范围内的指挥权 但该部门的领导责任仍然由正职承担 服从的原则 没有服从就没有管理在一般情况下 下级无权判断上级的对错 上级的对错由上级的上级来判定 特殊岗位可以拒绝上级明显外行或违法的指挥军队为什么战斗力强 逐级的原则 不能越级指挥 可以越级检查不能越级汇报 可以越级申述什么情况下可以越级指挥 紧急情况下直接下属表示或实际不服从指挥直接下属无力完成上级安排的任务必要时整体指挥 什么情况下下级可以越级申述 申述就是告状 上级有违法乱纪行为上级有出卖和危害企业的行为上级滥用职权 对申述者有重大不公行为如属诬告 申述者必须承担相应责任 二 垂直指挥系统常用形式1 命令2 会议命令有口头命令和书面命令 手谕 命令的组成部分 受令人 完成标准 完成时限完成标志 复命时限 四小时复命制 命令语言的基本要求 简练 准确 无需形容和描绘 尽量使用专业术语 概念清楚 排除误解 有可操作性和检查性 保证传达渠道畅通无阻 无标准 无准确概念 无操作性的 三无 语言不要出现在命令里 四小时复命制 对于任何命令不管完成与否 都要在规定时间内复命 如执行人在执行开始后 发现有困难或阻力 应努力去克服完成 确有不能克服的困难 执行人无法按时 按标准完成 需立即向下命令者复命 讲明不能完成的困难和原因 如任务已经完成 也要复命 立即 我们规定为不超过四小时 这条规定特别重要 为什么企业中都感叹执行力差 为什么领导布置的工作都石沉大海 为什么已经造成损失了才发现工作都没做 不及时复命 造成工作延误 受令人必须承担责任 会议 会议经常用来多向指挥和总体指挥种类 动员会 协调会 调度会 研讨会 专题会 评比会 总结会等等要素 时间 地点 人员 议题 议程 结论 纪要 要诀 必须有数据 有责任人 有措施 有完成时限 有检查人 有记录 三 垂直指挥系统的重要法则不间断 时间 决策 指挥渠道 及时前后一致 人换法不换 确保执行可监督检查 横向联络系统 一 部门之间的运作原理1 相互服务 相互制约的原则 一线不能求二线 2 各尽其职 各负其责3 统一指挥 步调一致4 不同的职能部门内部有各自不同的运作和管理方式 5 各部门采用不同的绩效考核办法6 工作流程和工艺流程构成了企业自动化的运作机制 垂直指挥系统和横向联络系统的关系垂直指挥系统不能随意改变部门的职能 正常情况下 垂直指挥系统不干预工作流程和工艺流程 改变流程是企业立法过程垂直指挥系统有责任定期检查各部门执行流程情况 并有统计 分析 上报上级部门有责任修改 废止不适用的程序 建立新的流程 5 下级部门在执行流程中发生的不正常现象要及时投诉6 上级部门通过垂直指挥系统接受投诉 并裁决7 在职能部门不能履行职责时 上级有权干预其工作 直到各项流程正常运作为止8 各种流程 制度构成企业的 法律 强调 工作纪律和工艺纪律 规范的企业要做到 企业有制度 运行有规范 工作有流程 指挥有条理 人人有职责 事事有人做 问题有方案 绩效有考核 检查反馈系统 一 为何要建立检查反馈系统 1 责任 接受检查 反馈信息是责任 进行检查 搜集信息同样是责任 2 变化 内外部各种情况在变化 企业必须迅速 准确地感知变化 恐龙 3 复杂性 检查反馈系统是企业的神经 机构复杂的企业如无神经 将瘫痪 4 纠错 企业通过检查反馈可以及时发现和纠正错误5 授权 检查和反馈可以告诉授权人 受权人是否能负起责任6 避免失误 检查反馈系统可以帮助管理者在酿成大错之前亡羊补牢 检查反馈系统要遵循三个原则控制点的原则真实的原则概率的原则 二 检查行政检查不受级别限制 任何一个管理人员对其所属下级中的任何一个岗位都有检查权力 同时也检查的义务和责任 没有特别授权不能检查别人的所属下级 检查是责任 失察是失职 行政检查分常规检查 目标检查和巡视检查巡视检查 基层主管工作的大部分时间应该在现场巡视 肯德基 高层主管也要安排出一定时间进行现场巡视现场巡视是最好的检查 好处有 通过巡视可以获得对工作现状的直接了解能及时发现和解决工作中的问题向下属表示你的存在给下属表现自己的机会在感情上拉近和下属的关系 其他检查还有 专业检查值班检查专职检查秘密检查社会检查 三 反馈反馈是指社会 客户 员工对企业的形象 服务 产品 管理和政策产生的反应 具体来源如下 各种统计数据 原始数据必须真实各部门上报的资料建立渠道搜集反映 内部 外部 建议箱 意见箱 客户投诉 评论等