ERP系统使用作业指导书.doc

ERP系统使用作业指导书 某科技公司ERP系統使用作業指導書1.目的為使本公司ERP系統運行正常化與程序化特制訂之。 2.範圍ERP系統所涉及到的所有部門（業務/工程/PMC/採購/品質/生產/IT/人力資源行政部/財務部）。 3.定義ERP企業資源計劃（Enterprise ResourcePlanning）4.職責業務部負責顧客要求的識別與評審，客戶資料、成品報價、客戶訂單等數據的建立和維護。 研發部負責新產品的開發與試產安排，改良產品的首件製作與確認，圖面、物料編碼及BOM的建立與完善，各類工程資料的製作與發放，工程更改通知單的製作與發放，與產品相關的標準的發放。 工程部參與理解訂單的各項要求，負責產品生產流程與組裝標準的制定（含工時定額），生產中製程異常的分析與解決，設計改良方案的提出並報研發部確認，工具、夾具、治具的設計與製作，工裝夾具清單的製作與發放。 PMC部（生管，物控，倉庫）負責訂單需求消化；物料需求，工單等資料的建立和維護並分發相關工單到研發部與工程部、品質部、生產各產線、倉庫、採購部；負責生產計劃（含試產計劃）的安排和控制，物料計劃的安排和控制；原材料、成品出入庫嚴格管理及其資料的建立和維護。 採購部負責供應商資料、材料報價、採購單等數據的建立和維護，物料的採購及其交期的控制，協助品管搞好供方交貨的品質。 品質部負責按生產訂單檢驗標準的實測，負責生產首件的確認和針對生產物料、成品及半成品的品質檢驗工作。 （ERP中僅限IQC檢驗。 ）生產部負責生產計劃的落實，生產進度和品質的控制，生產過程的物料領退料，半成品/產成品入庫開單的管理與維護。 （暫未設ERP站點）人力資源行政部ERP相關使用人員信息的提供，部門間的協調溝通。 財務部負責收付帳款的維護，產品成本的核算及維護（控制產線用料儘量以每一張工單為準，從材料成本和標準工時兩方面管控），日常憑證的建立和維護。 IT部負責操作權限的分配，系統異常的處理，網絡環境維護，根據公司要求系統憑證、報表的個性化設置及管理，ERP系統的後期維護。 目前ERP必須錄入單據如總單據流5.作業程序說明5.1報價作業5.1.1客戶以郵件或傳真的方式將圖紙及要求發給業務員，營銷部業務員負責與顧客進行溝通，並將圖紙及具體要求轉發給技術部。 5.1.2如需要產品開發，將顧客所需新開發樣品信息製作開發項目建議書交給技術部；如製作量產產品改進樣品（B2類訂單），將顧客所需樣品信息製作新樣板生產指令單交給技術部；由技術部評估是否能達到客戶要求，是否能夠開模，評估後由技術把是否能夠達到客戶要求能否開模通知業務，由業務把信息反饋給客戶。 5.1.3若能夠達到客戶要求，由技術部按照樣品管理規定製作樣品，並將製作好的樣品交營銷部，營銷部業務員接到技術部做好的樣品寄給顧客確認，業務員對樣品進行跟蹤記錄。 5.1.4送樣後客戶確認樣品可以進行報價，由業務員向技術部索取BOM表進行報價（報價單由總經理審核），報價完成後由業務跟單員在30分鐘內把報價資料輸入ERP系統。 5.2訂單處理作業5.2.1訂單評審市場接到客戶訂單後，營銷部業務員將顧客原始訂單進行識別分類（A標準量產訂單；B需改進後量產訂單（B1類訂單指性能不改變，僅外觀、顏色、包裝等更改的；B2類訂單指性能改變的）；C全新開發產品主訂單），根據分類做好訂單評審表分發給生產部PMC或技術部評審，由技術部確認圖面、BOM資料，評審OK後，是新型號時由技術部繪製圖面，編制新料號，製作新BOM，並交由BOM文員將相關資料錄入ERP系統，BOM文員需在新料號及新BOM表從該部門流出後半個工作日內完成系統錄入動作）。 評審表流經物控（會同採購）確認材料交期後交生管確認交貨日期（A當顧客要求的交貨日期明確時，營銷部發出訂單評審表時，填在訂單評審表上的交期不是顧客的交期，而是在顧客交期的基礎上提前4天，以此日期交給生產部PMC組進行訂單評審.B當顧客沒有明確的交期時，營銷部在訂單評審表上不填寫交期，並加以備註.以PMC組評審回來的交期加上4天為顧客的交期，將PI發給客戶確認。 ）5.2.2訂單下達由營銷業務員根據訂單評審表上的交期製作Proforma Invoice回復客戶交貨日期且客戶同意交貨日期後，在確認約定的付款條件得到有效執行後，由業務員在30分鐘內將訂單資料錄入ERP系統，依並列印出交總經理批准，訂單批准後開始生效，同時下達給生管安排生產，營銷部業務員按與顧客簽訂的訂單要求對訂單進行跟進。 5.3物料編碼訂單評審過程中涉及新產品（或舊產品改良中涉及到新物料等）採用前必須進行物料的編碼動作，由技術部負責按產品承認規格書依據現有物料編碼原則編制新料號（編碼原則未涉及到部分則同步維護編碼原則），編制完成後，以料號發行通知單形式會簽採購，PMC後經研發經理核准後分發各相關部門，BOM文員則依據此單半小時內於ERP進行相應的商品信息建立作業。 5.4BOM製作及E變更5.4.1BOM製作技術部IE根據研發人員發出新機種之材料清單及所提供之樣品，依據BOM分層原則繪製出BOM結構圖及詳列出相應物料清單經技術經理核准後發行，BOM文員收到後2小時內完成ERP產品結構（BOM）建立作業（生效日期儘量大於當前日期），準確完成後交由IE校核，校核完成後將生效日期改回當天（目前易助ERP系統無BOM審核功能）。 5.4.2E變更因生產過程中產品品質改良，呆料代用等需求經批量測試ok後由研發發出規定格式之紙質E，會簽相關物流，品質部門，先後研發經理審核，總經理批准後分發各相關部門，BOM文員2小時內於ERP系統中變更更新舊有BOM，其它相關部門若有任何要求R/D修改BOM之需求，均可填寫ECR給技術部確認，確認可行則執行E變更流程。 5.5物料需求計算PMC部物控人員接到營銷部訂單後，先查成品庫存量。 若庫存量大於訂單中產品數量，則通知營銷部填寫發貨申請單（ERP銷貨單）交倉庫安排出貨。 若庫存量小於訂單中產品數量，則PMC依據訂單及BOM結合當前的庫存狀況、生產狀況在ERP系統物料需要模塊選擇合適展算公式進行物料需求分析，得出物料的實際需求量，及相應的生產工單/委外單或採購底稿建議，PMC據實際狀況對相關建議（如數量及交期）進行維護，確認無誤後列印出需求分析建議，會簽採購/生產並依次交部門主管審核，核准後由物控發放採購底稿/工單/委外單/，同時以系統簡訊形式通知相關部門人員，並把簽核後的採購底稿交採購。 對客供物料部分，營銷部通知技術部加入BOM之客供物料（製作BOM時可將此類物料列為可選配件），採購跟進有關客供物料供貨商及時交貨並交PMC倉庫進行收貨確認，以配合生產出貨。 5.65.6.1採購部根據PMC提供的物料需求單制定內部採購計劃與物料跟催表，經採購部主管經理審批後，於ERP中製作相應的採購單（或由採購底稿拋轉，也可於採購作業中取來源單生成）（主要是價格，供應商，交貨日期，相關備註）經採購經理批准後FAX或E-MAIL給供應商，並進行交貨跟蹤。 供應商由採購部按供應商管理規定進行評價、選擇與管理，並切實維護ERP之供應商信息及供應商商品價格信息，原輔料價格按價格管理規定進行詢價、議價、比價和定價。 行政、辦公等用品的採購按行政用品採購管理規定執行。 儀器、設備的採購按儀器設備採購管理規定執行。 （詢價單是否於系統內製作？）非訂單方式請購物料，各部門提出請購單（ERP中統一由物控建立）核准後採購在ERP系統中開採購單並取請購單，採購單經核准後依規定進行物料採購動作。 5.7倉庫收料倉庫倉管員接到供應商送貨單後首先核對供應商所送貨物與送貨單、採購單所寫採購單號，貨物，數量是否一致，若有差異應及時在送貨單上填上實收數據，簽名蓋章交送貨人回單，點收無誤後由倉管員於ERP系統錄入收料單並發送消息通知倉庫組長審核，倉庫組長審核收料單後後發送消息通知品質部IQC檢驗來料。 IQC按來料檢驗標準檢查貨物，IQC檢驗完成後，對檢驗合格物料於ERP系統錄入驗收單，對檢驗不合格物料於ERP系統錄入驗收退回單。 驗收單、驗收退回錄入後由品質部經理審核。 對於驗收單審核後需列印並分發至PMC、倉庫及財務部門。 物料驗收退回後，若需要特採物料，則需重新走收料、驗收流程，並且在驗收單的性質屬性選擇特採。 5.8採購發票外購入庫後，採購人員依據供應商提供的採購發票（若為定金則開立預收發票），在ERP收付系統採購發票（預收發票）作業中建立相應發票，將發票與相應的進貨單據進行關聯，並傳送給財務主管審核，並根據採購發票成立應付帳款，以便後續對應付帳款作帳務處理。 可同時處理藍字發票和紅字（退貨單）發票。 5.9生產/委外計劃控制PMC根據訂單，物料庫存狀況，物料採購回料日期，現有生產狀況，技術資料和設備、工具、夾具、治具狀況，產品工時定額編排生產排產表（ERP系統則做物料需求分析，因目前未用ERP工藝模塊，因此需藉助手工排產，物料需要分析之工單發放做參考），並將排產表及時發放到各生產產線、品質部、採購部、倉庫、營銷部、技術部。 排產表確定後，PMC須在8小時內將工單列印交生產相關部門，並提前兩天以上（急插單除外）發出工單（含表身，原生產投料單）給倉庫及各生產產線，工單（表頭）同時發放到品質部。 5.10生產領料根據生管的排產，倉庫以PMC下發之工單（含表身）為依據進行備料，生產部門依據工單到倉庫備料區領取正確物料，倉庫按單發料，一次性發放完成的領料單的實發數量欄填寫全發並簽注日期，如果分批發料則在實發數量欄後填寫實發數量，雙方共同點算確認簽字，並交由倉庫文員錄入ERP系統的領料單中並審核。 領料單經倉庫、生產車間、PMC簽名後分發保存.（註倉管員依據實發量規範填寫於物料管制卡上，並備註上單據號。 5.11生產退料5.11.1實物退料生產中若有發現不良或生產餘料退料，由生產物料員開出退料單，（注意選擇倉別原料來料不良時選擇來料不良倉，人為不良退貨時選擇不良倉，經品管確認後，交由倉管員確認實物後雙方確認簽名，各自取回相關單據，餘下各聯單由倉管員送交倉庫文員進行ERP審核入帳。 5.11.2帳面轉單如果多發的部分（如布類），由生產部物料員開立退料單（在備註欄註明轉帳），倉管員簽名確認後，交由倉庫文員錄入ERP退料單列印並在ERP系統中審核，同時找到其它工單中的相同料號物料，開出領料單（註明此料已在產線，此單為轉帳，見退料單）。 5.12生產移轉各生產車間的物料，半成品、成品如有需要，可互相轉接（例如工單間物料挪用，以及工序移轉），無需將實物送入倉庫，同時填寫產線物料轉接單，轉接時此物品必需已通過了品質部的檢驗，產線物料轉接單由兩產線物料人員簽名及轉出車間OQC，生產主管確認簽名後，並交PMC、倉庫各一份，由倉庫文員1小時內錄入ERP做相應出入帳。 5.13委外領、退、入庫5.13.1委外送料當生管下達委外計劃後，物控列印委外單交委外負責人（目前採購部負責跟進外協加工之生產進度及數量），議定加工費並安排備料及相應模具，倉管員準備完成後，交到倉庫文員於ERP系統中錄入並列印委外送料單，經主管審核，廠商到廠後，依委外送料單的數量清點數量，無誤後，雙方在委外送料單上簽名蓋章，其中一聯交委外供應商，一聯交財務、一聯交倉庫。 若委外材料是從供貨廠商是直接送往委外廠商時，則是首先通知供貨廠商直接送貨到委外廠商，並FAX回傳送貨單到到採購部門，採購部門回簽送貨單並交倉庫補辦材料入庫手續，同時倉管員交倉庫文員於ERP系統收料單錄入相應數據並虛擬走完IQC驗收流程（因委外廠商直接送料部分無法檢驗），審核完驗收單後倉庫文員依據收料單于ERP中相應做委外送料單，並交委外廠商確認蓋章簽回，其中一聯交委外供應商，一聯交財務、一聯交倉庫。 5.13.2委外退料委外商退來料不良時，給品管檢驗確認後，倉管員簽名確認物料及數量後退到來料不良品倉，並將廠商退料單交倉庫文員於ERP系統中開具委外退料單並審核入帳。 5.13.3委外入庫接委外廠商的送貨單後，倉管員依委外單進行點數確認，並交品管檢驗，品管檢驗OK後，將其中一聯交倉庫文員以委外進貨單審核入庫，並列印將其中一聯交供應商，一聯交財務，一聯交倉庫。 5.14補料5.14.1生產欠料補料PMC根據生產計劃，督促採購部有組織追蹤物料，確保物料供應及時有序。 生產產線針對工單生產物料領用狀況及排產表，對欠料部分，須填寫生產欠料表交PMC，PMC與採購部或供應商溝通後及時在生產欠料表填寫回料日期並反饋至生產車間、倉庫與生產主管，料到後則由倉庫文員於ERP系統領料單（需取來源工單）錄入並由PMC主管審核後交倉管員及生產部會簽進行實物收發動作。 5.14.2來料不良退料補料對於生產過程中屬來料不良的物料，生產部門獨立填寫退料單並註明退料原因如來料不良列印退料單，由PMC、生產主管及品質部批示後交倉庫簽收，憑此退料單填寫領（補）料單並連同退料單一同交PMC核簽、主管審核後交倉管員進行一退一領實物交換動作，同時倉管員將退領單轉交給ERP文員進行ERP系統退料單領料單錄入及審核確認，並列印相應有退/領料單後交倉管員及生產部門雙方簽名確認。 5.14.3非來料不良（超耗）補料因生產損壞等不屬於來料原因要求補料時，須填寫補料單，並應詳細列明要求補料之原因（如生產不良、設計更改壞、設計不良壞），對於屬設計更改壞、設計不良壞的，在寫明退料原因後，由PMC、生產主管及技術部批示後交倉庫簽收，憑此退料單填寫領（補）料單並連同退料單一同交PMC核簽，經PMC批准後交倉管員進行領料。 補料單必須經PMC主管簽名後，倉管員簽名發料，並交由倉庫文員於ERP系統中錄入及審核入帳（領料單表頭取超耗補領料）。 所有補料必須100%退回壞料，若不能100%退回壞料，生產車間須書面解釋，相關部門提交改善報告。 5.15生產入庫半成品/成品入庫時，所有產品必須經品質部OQC檢驗，檢驗OK後交PMC簽名，標示清楚，規格、包裝均確認無誤後，生產產線憑會簽合格的送檢單交由倉管清點數量後入庫，並由倉庫文員於ERP系統中錄入生產入庫單並交PMC審核，並列印入庫單交倉管員及生產部門確認簽收，同時把其它各聯分發給其它相關部門（含財務）。 5.16訂單出貨業務員根據訂單未出明細錶轉成EXCEL格式，產生出貨計劃，列印出給業務主管、PMC主管審核。 業務員根據出貨計劃在確認生產已經完成（品管已經檢驗完）並在約定的付款條件得到有效執行後業務員做手工發貨通知單（一式四份）交營銷部經理審核後，再給財務二次審核，財務審核後返回三聯給營銷，營銷將財務審核過的發貨通知單遞交給PMC（營銷留底一份）。 PMC根據發貨通知單安排倉庫發貨。 倉庫收到發貨通知單後，根據發貨通知單發貨，並於ERP中錄入銷貨單會簽PMC、營銷業務員，銷貨單簽名確認後提交財務審核。 5.17銷售發票管理訂單銷貨後，銷售業務員依據原銷貨單于ERP系統收付系統銷售發票作業中建立相應的銷售發票（若為定金則為預開發票），並傳送給財務主管審核，並根據銷售發票成立應收帳款，以便後續對應收帳款作帳務處理。 可同時處理藍字發票和紅字（銷退單）發票。 5.18存貨管理存貨盤點PMC及財務共同協商建立盤點制度，依庫別或循環盤點碼進行盤點計劃擬定（倉庫確定盤點前所有物流單據正確），盤點計劃經總經理審核下發各相關部門，依據盤點計劃做好物料的截止收發動作，並於ERP存貨管理盤點嚮導核對盤點清單後列印出（不含實盤數）並交盤點召集總負責人，總負責人於盤點動員會後分發各盤點計劃指定之小組負責人.盤點完成後，倉庫文員依據最終確定之實盤數錄入ERP盤點單，倉庫書面羅列盤點差異分析報告交財務。 財務人員據實填上單價並統計出金額會同盤點清單及差異分析報告交總經理審核，財務根據總經理審核結果據實審核ERP系統盤點單（審核自動生成盈虧調整單）並列印盤盈虧報表留存。 PMC於ERP存貨管理將庫存呆滯分析，收發存匯總分析）等分析報錶轉為excel檔，會同財務，採購分析並加以控制處理，並擬定相關預防措施.庫存報廢作業按物料報廢流程經財務及