员工报销费用规定制度.doc

起草部门From：*部编 号No.：呈报部门To：公司总经办日 期Date：抄送部门To：各部门批准Sign:员工费用报销管理规定第一条：目的为了严格公司管理制度，合理控制公司经营费用，根据公司经营活动的特点，特制订制度。第二条：适用范围本制度适用于公司所有员工。第三条：报销职责：1、报销人须对报销单据的真实可靠、完整性负全部责任；如发现有不真实的报销内容，不予报销，并给予处罚（请领导补充）。2、报销所属部门主管须认真核实单据再签名，并为所签报销单负连带责任，若有包庇作假等行为，追加签名者责任（请领导补充）。第四条：报销时间：费用报销单于每月10号之前上交财务部，报销费用审核完后，财务部于25号之前发放报销费用（如有特殊原因延后须提前知会）。项目部报销单也必须在10号之前寄到部门主管收取，请提前安排并寄出报销单，以免延误报销时间。第五条：报销流程报销人填制单据部门负责人出纳财务主管总经办审批（票 据 齐 全） （审核 并 签名） （审核票据 及 报销内容） 第六条：报销单粘贴、填写及发票要求1、费用报销单须采用公司统一报销单、黑色签字笔填制，并注明报销日期，用途，附件张数、金额及相关备注。费用报销单的填写一律不允许涂改，尤其是金额，合计金额要精确到分，并要保证大、小写一致，大写金额为零的不得以“”、“/”等代替，否则无效。2、报销发票须粘贴整齐，贴于费用报销单后方，一份报销单最多报销四项费用。3、报销项目及粘贴过程中应区别费用性质（如：交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费等）分类报销、粘贴，便于归类计算和整理。 4、员工报销费用必须凭相对应的发票报销，如特殊原因未有发票可凭收据报销（不得自制收据及原始凭证报销），收据上方须写上公司名称并盖有出票方的章印方可报销。缺少的部分发票，员工须找齐其他发票做填补。如有单据丢失情况发生的，可填写现金支出证明单由知情人证明情况（无知情人的由上级审核批准），经签字批准后按照费用报销金额的90%准予报销（请领导补充修改）。第七条：报销规定：1、业务招待费管理：1.1定 义a)业务费：指因业务需要赠送客户的礼金、礼品、纪念品、烟、酒等。b)招待费：指因业务需要宴请客户的用餐费（包括工作餐）、娱乐费用、接待客户发生的差旅费、住宿费，参观费等及招待来访客户的茶叶、水果、饮料等费用。招待费的接待对象为上级领导、业主单位、重要业务联系单位、政府机关相关人员等。1.2管理流程1.2.1 公司用于接待客人的茶叶、水果、饮料，以及以公司名义制作的纪念品、礼品等，统一由公司综合部按照公司要求采购、订做、保管、发放，各部门需领用时，按有关规定填写礼品领用单，办理领用手续。1.2.2 各部门因公需要宴请客户及购买礼品赠送客户的，应事前填写招待费申请单，经相关领导审批后方可开支。因工作外出或无法填写申请单时，由招待申请人以电话、短信、邮件的方式向有关领导提出申请，经批准后方可实施招待，事后三个工作日内补办申请手续，无补办手续的不得报销招待费用。申请限额只准“一事一用，不得互相套用。业务招待费申请标准审批表：金额初审复审审批申请金额1000部门负责人分管副总经理申请金额1000部门负责人分管副总经理总经理1.2.3 因公宴请接待客户时，由相关部门实行对口接待，严格控制公司陪客人数，原则上陪客人数不得超过2人，若公司陪同用餐人员多于2人时，应事先经过分管副总经理批准。宴请接待严格执行分档次接待原则，各档次选定1-2家酒家、宾馆对应接待，禁止越档次接待。定点酒家（宾馆）每月定期结账，结账报销时应附每次明细消费清单。1.2.4 公司下属分公司、子公司员工因公务出差到总公司，一律在食用工作餐；总公司员工因公务到分公司、子公司出差原则上用工作餐接待。特殊情况报总经办批准。1.2.5 接待人员必须在业务招待费发生后10个工作日内填具招待费报销单，并附招待费申请单（如果属于出差过程中产生的招待费，需附有招待费用使用说明）经相关部门负责人、总经理审批核准后，出纳人员方得凭以报销。业务招待费报销遵循谁经手谁报销的原则，不得由他人代报业务招待费。公司业务招待费报销需凭写有公司名称的合法、有效发票（陪同人员必须在发票背面签名确认金额并对签名负连带责任）及招待费申请单报销，不得虚报、冒领，上述情形一经查出，除追回已经报销款项外，并视其情节轻重给予不同程度的处罚；无票、收据、填写不清晰或理由不充分以及不符合业务招待标准、报销流程、审批权限的，财务部有权拒绝报销。1.3用餐标准及陪同人员1.3.1 一般业务往来单位至公司办公的经理级以下的工作人员需用餐的，可由公司负责具体接洽办公事务的人员负责至前台工作人员处登记并预订工作餐（标准：20元餐）；如实际情况确需超标准支付的，须报总经办批准；内部人员招待用餐（到综合部做登记，就餐对象、人数、金额，签名确定），如未知会批准者，不予报销，对内招待按30元/人标准。1.3.2 对业主单位和重要业务联系单位经理级以上工作人员的接待，由相关业务部门负责，内部陪同人员不得超过2人，每次接待及宴请标准控制在80元人以内，酒水标准白酒控制在150元瓶以下，如实际情况确需超标准支付的，须报总经办批准；1.3.3 特殊情况下由总经办批准掌握标准。报销时需提供总经理签名确认的招待费用申请单；1.3.4 招待用白酒一般不超过2瓶。2、出差管理流程2.1差旅费借支a)差旅费借支必须事先填报出差借款单，写明出差日期、出差目的、按公司规定标准预支差旅费金额等，呈部门负责人、总经理核准后，向财务部门预支差旅费，出差完毕后凭相关票据进行核销。b)借款原则上由出纳将金额打入借款人银行卡内，特殊情况需领现金且金额在2000元以下，提前2天声明。（建议办公室人员给现金，项目部汇款至指定账户）2.2差旅费报销2.2.1异地出差且必须在外住宿者才可报销住宿费及差旅补贴。2.2.2出差人员必须在出差前填写出差申请单，经审批后交综合部存档，返回后需继续完善出差申请单的实际出差时间，并办理考勤登记、填写差旅费补贴明细清单以备出纳核算工资及补贴费用。2.2.3出差补助 出差人员按出差起止时间每人每天补助70元，其中误餐补贴30元天，生活补贴40元天。起止时间必须与出差申请单中的实际出差时间保持一致。出差人员不得另行报销出差期间其他任何个人用餐费用与通讯费用。（开会的时候是说：市场部70元/天，其他部门人员50元/天。）2.3交通工具使用规定：职务分类飞机火车轮船其它交通工具总经理、副总经理、技术总监经济舱软席车二等舱按实报销其他人员特殊情况经总经理批准可乘坐经济舱硬席车（乘坐软席车须事前报总经理批准）三等舱（乘坐二等舱须事前报总经理批准按实报销出差交通工具的选择必须以经济为原则，尽量乘坐火车。市区和机场之间的交通工具原则上应选择大巴、地铁和市内公交车，特别紧急或特殊情况可以选择出租车，但需要同时填写出租车使用情况汇总审批表做为报销附件交给出纳。乘坐火车及长途汽车，凭铁路局、公路局或汽车公司的购票证明报销差旅费，乘坐轮船凭轮船公司的船票存根报销差旅费。因急需公务或情况特殊必需搭乘飞机者应在出差申请单上填写“特殊说明”，其航空保险由公司统一为个人购买，员工个人额外增加购买的保险费用需自行负担。搭乘公司的交通工具者，不得再报销交通费。2.4其他规定：a)员工出差时限由部门负责人视情况需要事先予以核定。b)因公务紧急、未能及时履行出差审批手续的，出差前可以通讯、邮件等方式请示并经批准，出差后补办相关手续。c)出差员工在出差返回后须到公司考勤执行人处办理考勤登记。d)出差期间因工作需要而延长出差时限的，须报请部门负责人审核批准，因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的，须及时通知部门负责人并在出差结束后提供相关证明，经调查确实后批准支付因延长时限而产生的差旅费。e)员工出差期间原则上不得报支加班费；节假日出差的，经部门负责人批准并由人力资源部复核后，可酌情安排补休。f)借款及报销原则为：前款不清，后款不借。g) 出差人员往返需要订机票、火车票等务必提前三天以上通知综合管理部安排预订，否则所产生的相关超支费用自理，或不予以支持！所有机票预订需经总经办同意批准！2.5出差费用标准及相关规定2.5.1出差时间核算一天之内出差时间在4小时以内的按半天计，4小时（含）以上的按全天计算。2.5.2出差住宿费用标准 金额：元职务分类项目一般地区北京、上海、厦门和广东省、海南省总经理、凭单据实报实销凭单据实报实销副总经理、技术总监180250副总工程师、工程总设计师、部门负责人、主任工程师、高级技术人员150200其他人员110150一类地区：特指上海、北京、广州、珠海、深圳、福州、厦门；二类地区：除港澳台及出国地区、一类地区以外的其他地区。以上表格中的费用为最高限额，所有费用必须清楚填写日期，在规定限额内实报实销：若出差应报销住宿费无相关凭证者，则按相应住宿费标准的60%支付。3、日常办公用品购置如报销费用为购买公司日常办公用品费用的（各部门需采购物品每月初报出纳处汇总，由出纳填写好请购单综合部安排统一采购），报销时须附上综合部经理签字认可的请购单；购买电器、电脑配件等重大物件须附上总经办签字认可的请购单。所有购买物品，须同时附上购买明细。4、车辆运营管理公司员工用车须在综合部做好登记用车申请记录，总经办批准方可用车，汽车使用费报销（只包括加油、路桥、停车、保养洗车等正常费用，不包括交通罚款费及用车不当造成的损失）须与用车登记一致。5、办法解释本办法自2012年1月1日起执行，公司有权根据本办法的实施情况及具体情况的变化，对本办法进行修改，如另有追加条款，将另行明文通知。6、附表6.1出差申请单6.2差旅费补贴明细清单6.3出租车使用情况汇总表6.4出差借款单6.5招待费用申请表6.6招待费用使用说明表6.7招待费用报销单6.8礼品领用单出差申请单出差人所属部门出差时间年 月 日 至 年 月 日出差地点出发时间暂支旅费出差事由交通工具1、飞机：经济舱（其他人员乘坐，请在下列填写特殊说明）2、火车：软座；硬座3、轮船：二等舱；三等舱4、其他：特殊说明：领导审批：综合部审批：部门审批：申请人：实际出差日期： 月 日 至 月 日（共 天） 综合部确认： 差旅费补贴明细清单年 月 日项目名称起讫地点事 由补贴日（元）出差时间补贴金额合计合计人民币（大写）合计（小写）综合部确认： 出差人：出租车使用情况汇总审批表序号使用日期时间金额起止地点使用情况说明合计金额：使用人签名：批 准： 出租车使用情况汇总审批表序号使用日期时间金额起止地点使用情况说明合计金额：使用人签名：批 准：出 差 借 款 单申请日期： 年 月 日出差人姓名所属部门出差日期预计出差天数出差事由：序次日期地点客户名称访视目的12345预支差旅费金额其中：预支住宿费预支机（车）票费预支招待费预支其他费用领导审批财务审批部门负责人审批招待费用申请单编号： 年 月 日申请人招待事由招待对象招待日期招待天数招待规格接待人员 招待费分类 餐费礼品其它用餐酒店品 名招待内容陪同人员领用/购买购买商店数 量单 价餐费金额礼品金额招待金额招待费合计 万 仟 佰 抬 元 角 分整附：招待对象联系表 单位 姓名 职务联系方式领导审批