6 组织结构与组织工作.ppt

魏明重庆工商大学管理学院 管理学Management 2 第六章组织结构与组织工作 组织职能 Organizing 是管理的重要职能 管理者所确立的任何目标 所制定任何计划 尤其是战略 都必须付诸实施才是有意义的 而实施计划 实现目标的首要问题就是组织本章的主要内容组织管理的任务与组织设计的内容组织结构及其基本形式人员配备问题权力配置问题 3 回顾 组织的特征 功能及其实现 4 一 组织管理的任务与组织设计 组织 Organization 是人们为了实现其共同目标而形成的具有特定结构的集合体组织职能 Organizing 组织工作 又称 组织 是指根据组织目标 在分工的基础上 建立协作机制 形成特定结构的过程组织管理的基本任务 通过设计和维持组织内部的结构和相互之间的关系 使组织中的各个部门和各个成员能为实现组织目标而协调一致地工作 5 组织管理的主要内容 组织管理主要围绕分工 建立协作机制 确定组织的结构三个方面展开 即组织设计 其主要内容 分工与部门化 其结果是产生 岗位 和 部门 形成组织层级和管理幅度的基本架构制定行为规范 明确每个岗位和部门的工作任务 职责 考核标准等 以求行为的一致性人员配备与使用 将与岗位要求相适应的人配备到各岗位 合理使用 以发挥每一成员的优势权力设置与指挥链形成 完成每一职责需要相应的权力相匹配 权力设置的结果就形成权力链信息沟通与关系协调 建立岗位间 部门间信息沟通体系 协调各种组织关系 6 分工与部门化 分工与工作专门化 workspecialization 一般用工作专门化来描述组织分工的状况 工作专门化是指将整项工作任务细分为若干步骤 每一步骤由一个单独的个人来完成的现象部门化 departmentalization 将相同或相似岗位组合在一起形成部门的过程 部门化的方式主要有 职能部门化产品部门化地区部门化过程部门化顾客部门化分工与部门化是组织管理与组织设计的重大问题 7 管理层次与管理幅度 部门化的结果就是形成管理层次与管理幅度管理层次是指部门化后形成的纵向管理层级的数量 管理幅度是指部门化后一个管理者直接管理的员工的数量 又称管理跨度 spanofcontrol 在组织规模一定时 管理层次与管理幅度呈反向变化关系 即层次越多 幅度越小 层次越少 幅度越大锥型组织与扁平组织 根据组织层次与幅度的关系 将组织的结构形态分为锥型组织与扁平组织一般说来 在其他条件不变的情况下 扁平组织往往具有更高的效率 8 正式行为规范与非正式行为规范 为了协调员工的行为 组织必须制定规章制度 这是分工之后实现协作的重要保障 正式制定的规章制度就是组织正式的行为规范但还有一类行为规范也对组织行为产生重大影响 非正式行为规范 即组织成员间结成的非正式人际关系 文化 组织惯例等等组织的正规化程度就是指组织各项工作的标准化以及员工行为受正式制度 规则与程序 约束的程度不同组织的正规化程度是不同的 正规化程度是描述一个组织的结构的重要维度机械式组织与有机式组织 机械式组织一般指正规化程度较高的组织 也称为官僚组织 有机式组织一般指正规化程度相对较低 员工行为在很大程度上受人际关系 组织惯例 文化等非正式规范的影响 9 权力配置与指挥链 权力配置的结果形成组织的指挥链条指挥链 chainofcommand 是指从组织高层延伸到基层的一条职权线 基本作用就是界定管理过程中谁指挥谁 谁向谁报告工作 管理学中 指挥链称为 直线 指挥链既是命令链 从上到下 也是责任链 从下向上 指挥统一是组织设计的一条基本原则 组织中每一个员工原则上只对一个上级管理者负责 而不应同时接受多个管理者的指挥 最高管理者向整个组织负责 10 权力配置与集权 分权 在权力配置中 除了指挥权问题之外 决策权的配置也是重要的方面 组织的决策是集中制定还是分散制定一个极端是组织的所有决策都由组织高层管理者集中制定 中层与基层管理者只负责执行 高度集权另一个极端是组织所有的决策分散在采取行动的管理者和员工手中 高度分权任何组织的集权与分权都是相对的 而不是绝对的 集权化 centralization 与分权化 decentralization 11 组织设计中的人与事的关系 人员配备与使用是组织设计中的重大问题 是 因事选人 还是 因人设事 是组织系统设计必须考虑的 可以说这是管理理念在组织设计与管理中的体现古典组织理论 强调以工作为中心 依靠权力来维系组织内部之间的关系行为组织理论 认为组织是由人所组成的 有效的组织模式应注重组织中的人际关系 给予组织成员较多的行动自由和发挥潜在能力的机会系统 权变 组织理论 认为要根据组织所处的内外部环境进行系统设计以人为本是现代组织管理的基本理念 思考 如何在组织设计中体现 以人为本 的基本理念 12 沟通体系 分工后的协调在很大程度上取决于组织内信息是否畅通 因此建立有效的沟通体系也是组织管理与设计的重要内容 包括 沟通渠道 纵向沟通 横向沟通 混合沟通沟通模式 单向沟通 双向沟通 多元沟通沟通方式 书面 口头 电话 网络等沟通技巧 不同情景下不同的沟通方式的运用建立组织信息中心是现代组织管理的发展趋势 13 组织设计的过程与结果 组织设计的任务是建立组织结构和明确组织内部的相互关系 设计结果 提供组织机构图 部门职能说明书 岗位设置方案 岗位职责说明书 流程图 14 组织结构图 组织结构图描述的是一个组织内部部门的设置情况及其各部门之间的关系 与其相对应的是部门职能说明书 15 组织结构图示例 16 部门职能说明书基本要素 部门职能说明书 部门基本信息 部门职能描述 部门主要责任 部门主要权力 部门岗位设置 根据公司现状及未来的发展战略 可将部门的职能分为 主要职能 和 一般职能 与公司发展战略密切相关 对公司业务发展起重要作用的职能归入主要职能 操作性的 维持公司日常运作的职能划分为一般职能 主要责任是部门宗旨的具体表现 对完成该部门主要职能后所产生结果的要求 合理的职权体系应当做到责 权对等 为完成各项职能 部门应当享有相应的权力 部门内的岗位设置与定编方案 17 岗位职责说明书的元素说明 岗位职责说明书 重点工作与一般工作 为突出重点 将岗位工作分为重点工作与一般工作 为便于记忆 各条工作前以4 6个字做为提要 与部门职能对应 每一项部门职能都能分解到相应的岗位 每一条岗位工作也都是部门职能的体现 主要责任 明确责任 避免 只对工作负责 不对结果负责 岗位权力 通过岗位职责说明书梳理岗位权力 避免 有责无权 权责不对等 职级 与责任相对应的报酬 18 二 组织结构及其基本形式 组织结构是指组织内部固定化的组织关系 反映了组织内分工与协作的基本状况 是组织对各项工作的制度性安排 组织结构是维持组织存在所必须的组织关系是指组织内部人与人之间结成的关系 包括正式组织关系与非正式组织关系正式组织关系 是指为了实现有效协作 组织通过制定正式制度而产生的职务关系 或权力关系 非正式组织关系 是指组织成员基于共同的兴趣 爱好 友谊 情感 利益等而形成的人际关系组织设计的结果 形成特定组织结构 19 一 影响组织结构设计的因素 组织结构设计一般涉及到以下几方面 分工的专业化程度部门化方式以及管理层次 管理幅度的确定正式规章制度 规则 程序等 的完备程度决策权的集中化与分权化程度指挥链的设计 断裂 交叉等信息沟通体系 等等组织在设计过程中对以上问题的不同选择 形成不同的组织形态和结构形式机械式组织与有机式组织是组织结构设计过程中的两种基本形态 20 两种基本组织形态 机械式组织与有机式组织 机械组织的特征高度专门化严格部门划分指挥链明确窄管理幅度高集权化高正规化 有机式组织的特征跨职能团队跨层级团队信息自由流动宽管理幅度高分权化低正规化 现实中 组织对结构的选择往往在众多因素影响下 在机械式与有机式之间予以选择 影响结构选择的因素主要包括 21 组织结构设计的影响因素 组织结构设计主要影响因素 影响因素 发展战略 业务特点 组织规模 发展阶段 人力资源状况 22 二 常见的组织结构形式 组织结构形式是指具体组织结构的构成要素的组合方式必须明确 不同组织的组织结构形式是不同的 可以说 有多少个组织 就有多少种结构形式但各种组织结构之间会有很大的相似性 也就是说 它们的基本构成形式是差不多的常见的组织结构形式 直线 职能制 事业部制 矩阵制 模拟分权制以及直线制 职能制 项目组 委员会等等 23 直线制与职能制 直线制是一种简单的组织结构形式 表现为单一指挥链 直线 构成的组织结构 军队最为典型职能制是泰罗提出的一种组织结构形式 表现为多条交叉的指挥链形成组织的基本结构直线制的优点就是效率高 指挥统一 缺点是 武断 不能适应复杂的工作职能制的优点是能发挥专业化分工优势 缺点是指挥不统一 效率低下 24 直线 职能制 直线 职能制将直线制与职能制结合起来 一方面建立单一指挥链 指挥统一 另一方面建立职能部门 在各自职能范围内提出专业化建议或参谋 以发挥专业化分工的优势直线 职能制的优点是 指挥统一 效率高 而且也能发挥专业化分工的优势直线 职能制的缺点是 直线部门与职能部门之间的协调难度较大 如果运行不当 有可能使直线制与职能制的缺点都表现出来等等 直线 职能制是一种常见的结构形式 一般为中小组织 尤其是中小企业 采用 25 事业部制 当组织 企业 存在多个产品业务或地域市场时 那么往往根据相对独立的产品业务或地域市场建立相对独立的业务单元 事业部 组织分成两个部分 总部与事业部总部与各事业部之间分权总部集中行使重大决策权 如投资 事业部经理的任免等 事业部行使业务经营权各事业内部一般采用直线 职能制结构形式总部是组织的决策中枢 各事业部则是业务中心 企业利润中心 CEO 制造 研发 财务 人事 营销 投资 总部 事业部A 事业部B 事业部C 制造 研发 财务 人事 营销 事业部制也是一种常见的结构形式 一般为大型组织 尤其是大型企业 采用 26 模拟分权制 模拟分权制介于直线 职能制与事业部制之间的一种形式这种结构形式一般运用于组织规模较大 但是由于产品生产过程的连续性又难以将之分解为相对独立的事业部 只能模拟事业部的形式 27 项目组与矩阵制 项目组是一种辅助性结构形式 它是指组织在原有组织结构 一般是直线 职能制 基础上 为了完成某一特定任务 从各部门抽调人员形成一个组织 该结构的主要特征就是 双头指挥 当一个组织中同时设立多个项目组时 就称为矩阵制结构矩阵制能够打破部门间的利益壁垒 提高协作程度 不足在于破坏了指挥统一的原则 制造 研发 财务 人事 营销 总经理 项目经理 制造 研发 财务 人事 营销 总经理 A项目经理 B项目经理 C项目经理 D项目经理 28 讨论与思考 观察并描述重庆工商大学组织结构 重庆工商大学组织结构最接近哪种形式 其优点和缺陷怎样 组织结构的有效运行应该注意哪些问题 29 三 组织结构设计的基本原则 组织在设计结构时 应该遵循组织结构设计的基本原则 对各种结构形式的组织设计普遍适用的要求 同时也是评价组织结构设计是否合理的一般性标准组织结构设计的基本原则主要有 目标导向原则 并随战略的变化而调整分工与协作原则 合理分工与有效协作是组织工作的目的权责对等原则信息沟通原则人事匹配与以人为本原则经济高效原则指挥统一原则 30 三 人员的配置 一个组织的能力大小 在很大程度上取决于组织所聘用与保有的人员的素质得到并保有合适的员工 是一个组织能够得以成功的关键之一 组织结构的设计为贯彻落实实现组织目标所必须开展的工作奠定了基础 但若不能根据各岗位的要求选配到合适的人员 则最好的组织结构也无法有效地发挥作用 因此 在设计合理的组织结构的同时 还需为所设计的各岗位选配合适的人员 31 人员配备及其目的 人员配备的目的谋求人与事的最佳组合 人员配备组织通过对工作要求和人员素质的分析 为每一个岗位配备合适的人员以完成实现组织目标所需开展的各项工作的过程 32 人员配备的原则 使组织系统得以运转 组织中的每个岗位都配备有符合岗位素质要求的人 为留住人才创造条件 通过轮岗 转岗或岗位的重新设计 为员工才能的充分发挥和实现个人的发展目标创造良好的条件适应组织发展需要 考虑到组织结构和岗位设置将来可能发生的变化 使每个人的知识和才能得到公正评价和运用 工作要求与其能力相符 工作目标具有挑战性 工作内容符合兴趣爱好 使每个人的知识和能力得以不断发展和提高 知识与技能的提高 不仅可满足人们较高层次的心理需要 而且也是组织成员得以不断晋升发展的基础 人与事的最佳组合 33 人员配备的内容 人力资源规划 确定人员需要种类和数量 以组织设计中的岗位类型和岗位定编数为依据 招聘与甄选 选配合适人员 对组织内外的候选人进行筛选 以作出合适的选择 培训与考核 使人员适应发展需要 34 四 权力的配置 在组织结构设计过程中 强调了任务的分派和责任的明确 同时伴随着任务和责任的分派 进行了权力的配置 在一个组织的各种关系中 权力的分布或委派是至关重要的 权力是每一个人得以履行其职责的必要条件 有责无权或授权不当是组织管理工作中经常出现的严重问题 35 管理者的特权 在一个组织中 任何一个组织成员都拥有一定的权力 开展活动的权力 咨询参谋权力等 但管理者拥有特权 由支配权 强制权 奖赏权所构成的指挥权 在一个组织中谁拥有权力 36 一个组织中有三种不同的权力类型 参谋权力是组织成员所拥有的向他人咨询或建议的权力 三种性质的权力 直线权力是组织中上级指挥下级的权力 表现为命令权力关系 职能权力是根据高层管理者的授权而拥有的对其他部门或人员的直接指挥权 直线有大权职能有特权 参谋建议直线指挥 三者应该是怎样的关系 在一个组织中 存在着多少种不同的权力类型 它们分别是什么 37 下列权力属于什么样的权力 要求集团各部门 子公司按本部门要求及时准确提供资金使用计划信息的权力 监督检查各部门和子公司执行资金使用计划的情况 对违反计划行为及时制止并提出处理建议的权力 对本部门所属员工进行调配 考核和奖惩的权力 38 上下级之间的权力授予 所谓授权是指上级给予下级以一定的权力和责任 使下级在一定的监督之下 拥有相当的自主权而行动 授权是管理者成功的分身术 人的精力是有限的 管理者不可能亲自决定或监控所有工作 因此必须要将一部分权力授予下级 39 授权对组织的益处 能使管理者专注于重大问题提高下属的积极性 增进其责任心授权也是培养管理人才的重要方式弥补管理者自身能力的不足 40 授权对管理者自身的益处 授权也能为管理者自身带来益处 有助于其获得更大的权力 提高其晋升空间 晋升条件能力 工作业绩群众基础 群众意见接班人 候选人领导赏识 领导